ASPEK PENGURUSAN SALING BERKAITAN ANTARA IPTA : PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI

1. ASPEK PENGURUSAN SALING BERKAITAN ANTARA IPTA : PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI Oleh BAHARUDIN YAACOB Jabatan Hal Ehwal Akademik Universiti Utara Malaysia

2. Bertujuan untuk mencetuskan idea dan cadangan untuk mengkaji tentang sistem Pengurusan Bahagian Akademik (BPA) Insititusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) mengenai : Struktur organisasi Fungsi utama Perjawatan Dasar dan prosedur Proses kerja Memastikan perkhidmatan BPA benar-benar cekap, berkesan dan bertanggungjawab dan dapat menjimatkan kos. Meliputi skop perancangan, pelaksanaan, penyeliaan dan tindakan penambahbaikan yang berterusan. ABSTRAK

3. PERANCANGAN STRATEGIK IPT (2001 – 2010) 5 teras perancangan strategik IPT Mengujudkan perancangan pengajian tinggi yang sistematik. Mengukuhkan pengurusan pengajian tinggi negara. Menambahkan kapisiti, akses dan penyertaan dalam pengajian tinggi Meningkatkan kualiti pengajian tinggi. Mengantarabangsakan pengajian tinggi.

4. PERANCANGAN STRATEGIK IPT 2001-2010 Sebagai nadi utama pengurusan akademik IPTA, maka BPA juga perlu merancang strategi yang berkesan untuk merealisasikan usaha IPTA untuk mencapai sasaran seperti yang terkandung dalam pelan strategik IPTA yang ditetapkan oleh pihak kerajaan. Antara matlamat pelan strategik ini ialah seperti berikut: Pendemokrasian pendidikan Pengantarabangsaan Menghasilkan graduan bermutu tinggi Penekanan teknologi dan komunikasi (ICT) Pembudayaan yang berkualiti.

5. NILAI-NILAI KORPORAT Berintegriti Melaksanakan amanah dan tanggungjawab dengan jujur, adil dan saksama Profesionalisme Berilmu pengetahuan & berkemahiran tinggi dalam tugas Semangat kerja berpasukan Bekerjasama dalam melaksanakan tugas Berorientasikan pelanggan Perkhidamatan terbaik kepada pelanggan dari segi kecekapan masa, tahap layanan dan kualiti perkhidmatan Berorientasikan warga Kementerian Pengajian Tinggi. Perihatin kebajikan staf & utamakan kepentingan organisasi

6. Terdapat 18 buah Universiti dan Kolej Universiti awam yang beroperasi melalui struktur organisasi yang tidak seragam antara IPTA. BPA merupakan nadi kepada setiap IPTA dalam mengurus dan mengawal segala rekod pelajar seperti kemasukan, penjadualan kuliah, pemindahan kredit, peperiksaan dan pengijazahan, Pembangunan Akademik dsb. BPA juga berfungsi sebagai urusetia semua Mesyuarat penting universiti seperti Senat dan semua Jawatankuasa Tetap Senat dan lain-lain jawatankuasa. LATAR BELAKANG

10. J/Kuasa Kemasukan/ Pengambilan Pelajar J/Kuasa Peperiksaan J/Kuasa Hadiah J/Kuasa Ijazah Kehormat J/Kuasa Perancangan & Pembangunan Akademik J/Kuasa Ijazah Lanjutan J/Kuasa Pengajian J/Kuasa Promosi Universiti J/Kuasa Pengijazahan J/Kuasa Seminar Universiti

11. Mengkaji semula tentang sistem pengurusan akademik IPTA agar ianya dapat diseragamkan demi untuk: 1. Mempertingkatkan kecekapan Sumber Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan kecekapan perkhidmatan dan penggunaan sumber kewangan yang maksimum. Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan segala proses kerja dapat dilaksanakan dengan mudah dan cekap. OBJEKTIF

12. supaya susunan staf mengikut Unit agar selaras dengan dan fungsi perkhidmatan setiap Unit. Menghasilkan norma perjawatan yang seragam agar mutu perkhidmatan dapat ditingkatkan dengan cekap dan berkesan. Untuk mengelakkan pertindihan fungsi di antara jabatan Membolehkan beban kerja yang seimbang. Memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi pusat Menjadi justifikasi yang kukuh membolehkan semua permohonan perjawatan dapat ditimbang oleh pihak agensi pusat dengan lebih adil . 2. Mengukuhkan Struktur Organisasi

13. Menyelaraskan fungsi dan proses kerja setiap Unit bagi membolehkan pewujudan peranan yang seragam di semua IPTA. Manual Prosedur Kerja, Fail meja, Amalan ISO dan sebagainya boleh diseragamkan dan ia perlu dibuat penambahbaikan dari semasa ke semasa. Manual prosedur kerja yang seragam ini akan memudahkan urusan pengambilalihan tanggungjawab oleh mana –mana staf apabila staf bercuti atau berlaku pertukaran staf. 3 Mengemaskini fungsi dan proses kerja

14. Meneliti semua sistem rekod agar ianya seragam di semua IPTA. Sistem rekod pelajar meliputi rekod pendaftaran, pengkuliahan dan pengijazahan adalah keperluan yang hampir sama oleh semua IPTA manakala rekod pentadbiran seperti senat , pembangunan program baru, perangkaan adalah merupakan perkara penting yang boleh diseragamkan. Sistem rekod dan perangkaan yang sama akan memudahkan penyaluran maklumat kepada pihak Kementerian Pengajian Tinggi tanpa perlu menghubungi IPT. Kemudahan ini akan mempercepatkan proses pengumpulan data/maklumat oleh pihak KPT. 4. Mewujudkan sistem rekod akademik yang seragam

15. Pemodenan sistem automasi boleh memaksimum perkhidmatan dengan lebih cekap, cepat dan sistematik dan akan memberi kemudahan kepada pelajar dan staf. Sistem automasi antara IPTA boleh dikongsi bersama oleh IPTA dan usaha ini perlu diselaras dan diperkukuhkan. Dengan adanya kerjasama ini, maka IPTA tidak perlu lagi meng ”outsource” kepada pihak luar untuk membangunkan sistem bagi IPTA masing-masing 5. Mengautomasikan pentadbiran melalui aplikasi teknologi maklumat yang membolehkan “online services”

16. Peraturan akademik semua IPTA perlu diseragamkan agar ianya adil. Pelajar mendapat kefahaman yang jelas terutamanya dari segi Peraturan Pendaftaran, Peperiksaan dan Pengijazahan. Bentuk hukuman atas kesalahan yang sama perlu seragam agar ianya tidak menimbulkan perasaan tidak puas hati diantara pelajar apabila perbandingan dibuat. Penyeragaman sistem gred peperiksaan juga akan memudahkan penilaian apabila IPTA melaksanakan Program Pertukaran Pelajar diantara IPTA. 6. Menyeragamkan dasar, peraturan , amalan pentadbiran dan hukuman kes tatatertib

17. Kursus dan Latihan amat penting untuk memastikan staf BPA sentiasa cekap dan mampu bekerja dengan pengetahuan yang mendalam. Skop keperluan latihan boleh diseragamkan demi memantapkan lagi pengetahuan staf. Program latihan secara attachment juga boleh dilaksanakan antara BPA IPTA demi mencapai tahap yang lebih memuaskan disamping sebagai satu usaha memotivasikan staf. IPTA tidak perlu lagi menghantar staf masing-masing untuk menjalani latihan dengan pihak swasta dan ini akan menjimatkan kos. 7. Merancang kursus dan latihan secara bersama

18. Database sistem perolehan bahan-bahan boleh diujudkan dengan hasrat perolehan bersama ini akan menjimatkan kos perolehan disamping kualiti yang baik. Perolehan secara bersama daripada pembekal yang sama untuk bekalan bahan-bahan seperti jubah akademik, folder Ijazah, Cetakan Ijazah, pingat/hadiah dan sebagainya akan menjimat masa untuk proses perolehan kerana pembekal boleh dilantik sebagai pembekal tunggal 8. Mengujudkan database perolehan bahan-bahan secara bersama

19. Program promosi memerlukan kos yang tinggi oleh setiap IPTA. Oleh itu IPTA boleh merancang untuk mengadakan program ini secara bersama tanpa memerlukan pihak luar sebagai penganjur. Dengan adanya usahasama ini, maka IPTA tidak perlu bersaing sesama IPTA untuk melaksanakan promosi sedangkan promosi yang dibuat lebih kepada memberi kefahaman kapada pablik tentang program yang ditawarkan oleh semua IPTA. 9. Merancang Program Promosi secara bersama

20. 1. Carta Organisasi yang tidak seragam PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA

21. Nama organisasi Pengurusan Akademik diantara IPTA juga tidak sama seperti UKM, UNIMAS, UTM , KUSTEM , KUKUM menggunakan nama Bahagian Pengurusan Akademik, Jabatan Hal Ehwal Akademik (UUM), Bahagian Akademik ( KUIM) , Bahagian Perkhidmatan Akademik (UMS), Bahagian Pengajian Prasiswazah (UNIMAS). Nama Jawatan Ketua BPA juga tidak seragam contohnya Ketua Bahagian / Timbalan Pendaftar(UM, UKM, UPM), Pengarah Jabatan (UUM & UIA), Terdapat IPTA meletakkan unit Hubungan Antarabangsa di bawah struktur BPA seperti UMS dan UUM. Terdapat IPTA meletakkan Pusat Pengajian Siswazah di bawah BPA seperti UUM PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA

22. STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKJABATAN PENDAFTARUNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

23. BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKUNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA MALAYSIA

24. CARTA ORGANISASIBAHAGIAN PERKHIDMATAN AKADEMIKUNIVERSITI MALAYSIA SABAH

25. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIKUUM

26. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGAJIAN PRASISWAZAH (BPPs)UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK

27. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKPEJABAT PENDAFTARKOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA

28. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN AKADEMIKKOLEJ UNIVERSITI ISLAM MALAYSIA

29. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK 2006KOLEJ UNIVERSITI SAINS DAN TEKNOLOGI MALAYSIA

30. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKJABATAN PENDAFTARKUKUM

31. 2. Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA Fungsi dan nama Unit diantara IPTA juga tidak seragam sedangkan peranan dan skop tugas semua BPA di setiap IPTA adalah sama. Nama-nama Unit / Seksyen bagi setiap IPTA adalah seperti berikut:

33. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA

34. 3. Nisbah Pelajar / Staf akademik / Pentadbiran & Gred Perjawatan Ketua Bahagian Jumlah staf BPA disetiap IPTA juga tidak sama seperti berikut:

36. 4. Bilangan staf mengikut Gred perjawatan Jumlah staf dan penetapan staf mengikut gred juga tidak sama dan tidak seimbang diantara IPTA dan perbezaan ini boleh dilihat seperti Jadual 3 di bawah:

37. 5. Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit Bilangan staf mengikut Unit juga didapati tidak sama antara Unit BPA di setiap IPTA. Perbezaan bilangan staf mengikut unit akan menyebabkan beban kerja tidak seimbang antara staf terlibat. Perbezaan ini ditunjukkan seperti jadual 4 di bawah:

38. Perbandingan staf mengikut Unit

39. MODEL PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI LUAR NEGARA Secara Umumnya pengurusan BPA bagi IPT di Luar negara adalah sama. Namun bagitu beberapa amalan pentadbiran yang berkaitan boleh diteliti untuk menambahbaikkan lagi pengurusan BPA IPTA dengan meneliti fungsi berikut:

41. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN Bagi memperkukuhkan peranan BPA ini dan seterusnya dapat menjalankan tugas-tugas yang sistematik , adalah disyorkan supaya BPA beroperasi dengan berteraskan perkara berikut:

42. 1. Struktur Organisasi BPA perlu diletakkan di bawah Jabatan Pendaftar atau Timbalan Naib Canselor Akademik . Mengujudkan Unit Penyelidikan & Penasihatan Akademik yang diletakkan dibawah BPA supaya semua perkara yang berkaitan dengan pelaksanaan dasar dan peraturan perlu diteliti, dibuat kajian untuk penambahbaikan yang berterusan. Penasihatan akademik kepada pelajar juga penting bagi memastikan kadar kegagalan pelajar dapat dikurangkan kerana kebanyakan pelajar yang gagal dalam peperiksaan adalah kerana kelemahan mereka dalam merancang masa dan tidak faham tentang strategi pembelajaran.

43. 2. Perjawatan

44. 3. Gred Perjawatan Dicadangkan supaya gred perjawatan bagi setiap Unit di bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan pengurusan dan peningkatan kerjaya pegawai terlibat. Cadangan seperti jadual di atas boleh dijadikan asas untuk perbincangan tentang perkara ini.

45. 4. Norma perjawatan

47. 5. Norma perjawatan Dicadangkan supaya norma perjawatan bagi setiap Unit di bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan pengurusan dan keseimbangan beban tugas staf BPA. Penetapan norma perjawatan yang seragam antara IPTA akan memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi pusat dan boleh menjadi rujukan IPTA baru.

48. 6. Fungsi Unit dan bidang tugas Fungsi Unit-unit dalam BPA boleh diselaraskan dengan mengujudkan manual prosedur kerja yang seragam Dengan adanya MPK dan Fail Meja , maka akan memudah penyediaan dokumen ISO. Penetapan Key Performance Indicator (KPI) berlandaskan perancangan strategik akan memudahkan penilaian prestasi staf. KPI juga akan memudahkan pencapaian perancangan yang ditetapkan. Tugas Pentadbir Fakulti perlu disemak dan perkemaskan.

49. 7. Dasar, peraturan dan hukuman Terdapat sebahagian Perturan Akademik bagi setiap IPTA tidak sama. Antara peraturan tersebut adalah seperti berikut:

50. 8. Sistem Automasi Proses automasi boleh dilaksanakan dengan lebih efektif sekiranya semua IPTA mengadakan perbincangan bersama untuk menghasilkan model sistem rekod yang lebih baik dan boleh diterima secara gunasama. Kepakaran Bahagian Sistem Maklumat di semua IPTA boleh menghasilkan sistem rekod yang lebih canggih merangkumi sistem seperti berikut:

51. 9. Sistem rekod yang seragam Oleh itu, adalah dicadangkan supaya BPA bersama Bahagian Sistem Maklumat IPTA dapat mengadakan perbincangan bersama agar sistem rekod yang seragam dapat diujudkan supaya ia boleh diterima pakai oleh semua IPTA tanpa perlu mana-mana IPTA meng ”outsource” pembangunan sistem rekod kepada pihak luar dan ini akan dapat menjimatkan kos pengurusan semua IPTA.

52. 10. Latihan staf Staf yang cekap merupakan aset kepada Universiti dan mereka perlu diberi motivasi agar prestasi staf terus meningkat secara berterusan. Oleh itu adalah dicadangkan supaya BPA secara bersama berbincang untuk mengujudkan program berikut: Program Attachment staf di Universiti terkemuka Luar negara / pertukaran staf antara IPTA Lawatan Sambil belajar ke Luar Negara Menggunakan kepakaran dalaman dalam mengendalikan kursus dan latihan. Pusat Latihan Universiti

53. 11. Perolehan bekalan bahan-bahan secara bersama Penjimatan kos akan dapat dicapai sekiranya IPTA secara bersama mengeluarkan pesanan perolehan barangan tertentu daripada syarikat yang sama. Oleh itu, usaha untuk merealisasikan cadangan ini boleh dibuat dengan mengadakan perbincangan terlebih dahulu antara IPTA bagi mendapat syarikat yang berwibawa dan perkara ini perlu diluluskan oleh Mesyuarat Eksekutif Universiti (MEU) dan Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti sebelum boleh dilaksanakan.

54. 12. Program Promosi secara bersama IPTA tidak perlu bersaing antara sesama IPTA. Semua IPTA secara bersama boleh bergabung tenaga bersaing dengan IPT luar negara. Program promosi boleh diadakan oleh semua IPTA disetiap IPTA tanpa perlu IPTA menyewa tempat atau mengambil bahagian dalam pameran yang dianjurkan oleh pihak swasta. Pameran yang diadakan di semua IPTA akan membolehkan pengunjung lebih memahami tentang suasana kampus. Kos penyertaan dalam promosi akan dapat dijimatkan. Perkara ini perlu

55. SYOR Bengkel khas diadakan untuk memperincikan cadangan ini demi memastikan semua IPTA dapat melaksanakan segala cadangan ini secara bersama demi untuk memastikan Bahagian Pengurusan Akademik setiap IPTA dapat memainkan peranan masing-masing dengan licin dan sempurna demi manfaat semua pihak. Mengujudkan Mesyuarat Timbalan Pendaftar (Akademik) IPTA untuk menyeragamkan urusan pentadbiran akademik IPTA

56. SEKIAN TERIMA KASIH