1 / 46

PEWUJUDAN DAN PENAWANAN REKOD

PEWUJUDAN DAN PENAWANAN REKOD. Pengurusan Suratan Rasmi Kerajaan Pengurusan E-Mel Pengurusan Borang Pengurusan Laporan Pengurusan Rekod Penting Pembukaan Fail Penutupan Fail. SKOP TAKLIMAT. Mengenalpasti jenis-jenis suratan rasmi Mengenalpasti tatacara urusan surat kerajaan

oceana
Download Presentation

PEWUJUDAN DAN PENAWANAN REKOD

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PEWUJUDAN DAN PENAWANAN REKOD

  2. PengurusanSuratanRasmiKerajaan • Pengurusan E-Mel • PengurusanBorang • PengurusanLaporan • PengurusanRekodPenting • Pembukaan Fail • Penutupan Fail SKOP TAKLIMAT

  3. Mengenalpasti jenis-jenis suratan rasmi Mengenalpasti tatacara urusan surat kerajaan yang betul berdasarkan Bahagian VI, PP Bil 5 Tahun 2007 Menyenaraikan cara / kriteria pembukaan & penutupan fail OBJEKTIF DI AKHIR SESI:

  4. Surat-menyurat yang dihasilkan oleh mana-mana pejabat awam mengikut standard yang telah ditetapkan dari segi struktur dan kandungannya • Pelbagai surat menyurat yang diterima oleh sesebuah Jabatan SURATAN RASMI KERAJAAN

  5. Surat • Memo • Borang • Laporan, kertascadangan, minitmesyuarat • E-mail Jenis-jenisSuratanRasmi

  6. Hendaklahmematuhikaedah yang telahdigariskandalam : - Bahagian VI – UrusanSuratKerajaan. Pengurusansurat-menyurat PekelilingPerkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 PanduanPengurusanPejabat

  7. ELEMEN: Alamatpengirim Alamatpenerima Nomborrujukan Tarikhsurat Tajuksurat Pembukaan & pengakhiransurat Penomboranperenggan, mukasuratdanlampiran Penyediaan

  8. Struktur: - Menggunakan kertas rasmi Kerajaan - Nombor rujukan fail dan tarikh - Penerima & alamat - Ketua Jabatan - Memulakan surat dengan tuan/puan/gelaran rasmi sahaja - Pembukaan rencana “Dengan hormatnya saya diarah……”Saya diarah memaklumkan…”, “ Saya diarah merujuk…” (mana-mana yang bersesuaian) - Penutup rencana“Saya yang menurut perintah” dan diikuti oleh tandatangan PenyediaanSuratRasmiKerajaan - Kaedah

  9. Surat keluar : Disediakan dalam : • Perlu direkodkan dalam • Kertas minit fail • Buku daftar surat keluar Pengurusansurat-menyurat (samb.) 3 salinan Salinanasal - Penerima Salinanketiga – Fail timbul Salinankedua - Fail

  10. Kandungan • Tajuk - pendek dan ringkas membayangkan isi surat • Perenggan surat mestilah diberi nombor • Dihadkan kepada satu perkara sahaja • Surat-surat yang dikeluarkan perlu diberi pengelasan keselamatan (Panduan keselamatan) PenyediaanSuratRasmiKerajaan - Kaedah(samb.)

  11. Surat masuk : • Perlu direkodkan dalam buku daftar surat masuk • Dicop/ditulis tarikh diterima • Dimajukan kepada Ketua Jabatan terlebih dahulu • Surat segera (u.p En.……) hendaklah diberi terus kepada Pegawai yang bertanggungjawab • Perlu diberi akuan terima • Perlu dikandungkan kedalam fail serta merta untuk tindakan pegawai bertanggungjawab • Surat keluar : • Perlu direkodkan dalam • Kertas minit fail • Buku daftar surat keluar SuratRasmiKerajaan – Pengendalian (samb.)

  12. Memperakukan kepada pegawai pengelas untuk tentukan taraf keslematan surat samada terbuka atau terperingkat Kod keselamatan – dicatatkan sebagai sebahagian drp nombor rujukan fail Tarafkeselamatan

  13. PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN

  14. Surat kepada Ketua / Timbalan Ketua Jabatan - Pembantu Khas (tanpa dibuka) Dialamatkan kepada Ketua Jabatan – u:p pegawai hendaklah diserahkan kepada pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan.

  15. Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat dan mendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan.

  16. SEBELUM DIEDARKAN Tindakan segera memasukkan surat ke dalam fail yang berkenaan mengikut cara seperti yang dinyatakan dalam BAHAGIAN VII – Pengurusan Fail.

  17. Semua surat yang diterima hendaklah diambil tindakan SEGERA.

  18. Semua surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap Setiap surat keluar hendaklah didaftarkan mengikut prosedur yang ditetapkan Tarikh Nombor rujukan fail Alamat yang betul dan tepat Lampiran (jika ada) Tandatangan

  19. Penghantaran melalui mesin faksimili surat asal hendaklah disusuli segera. Selain itu penghantaran surat juga boleh dibuat melalui emel. Peraturan penerimaan dan penghantaran surat melalui mesin faksimili dan emel hendaklah dipatuhi.

  20. CONTOH MENGKANDUNGKAN SURAT Ditebuk 1 incidaribucu & diikatdengantalihijau Kertas Minit No. Helaian No. 11111111111111

  21. PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT

  22. Surat yang diterima & dihantar • Dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia • Menerima – memproses –menyimpan – menghantar (ARAHAN KESELAMATAN) PengurusanSuratTerperingkat

  23. TERBUKA - kulit berwarna putih (Am 435 pin 1/80) • TERHAD - kulit fail berwarna putih dengan cop terhad • SULIT - kulit fail berwarna hijau (Am 436) • RAHSIA - kulit fail berwarna merah jambu berpalang merah depan dan belakang (Am 437) • RAHSIA BESAR - kulit fail berwarna kuning, berpalang merah depan dan belakang (Am 438) Jenis-JenisKulit Fail

  24. CONTOH KULIT FAIL

  25. PENGURUSAN E-MEL

  26. PENGURUSAN E-MEL Perluadaperaturan yang manamengambilkiraisu-isuperundangandanpelupusanrekod Suratrasmi yang diterimaataudihantarsecara e-melperludiambiltindakansebagaimanasurat yang di pos ataudi “despatch” Mestidifailkanbersamasurat-surat yang lain yang dikepilkan (attachment) kedalam fail yang berkaitansamadabentukelektronikataukonvensional

  27. PENGURUSAN BORANG

  28. Perluadaketetapan/peraturanbagiaktivitipewujudanborang • Perluadakawalan : • Bukudaftar • Menggunakannomborturutandansusunanmengikutkronologi • Format mestilahmudah/senangdigunakan • Cara penyimpanansamadabolehdifailatautidak, contoh: • Borangcutitidakperludalam fail putih • Borang-borang yang tidakperlutindakansusulanmemadaidisimpandalamdokettebal PENGURUSAN BORANG

  29. PENGURUSAN LAPORAN

  30. Perluadapanduan/peraturan • Kawalan • Pewujudan – edisi yang keberapa? • Pengedaranlaporan-laporan yang dihasilkan –contoh mailing list • Penyimpananlaporan • Laporanbercetaktidakperludisimpandalam fail • Laporanbercetak yang diterima : • Perludikeluarkandari fail dansimpandiPusatSumber • Sediakanboranggantiandenganmenyatakanmaklumatdimanalaporanberkenaandisimpan • Diatasbucukananlaporandicatatkannomborrujukan fail PENGURUSAN LAPORAN

  31. PENGURUSAN REKOD PENTING

  32. Rekod penting ditafsirkan sebagai • rekod-rekod yang mengandungi maklumat kekal bagi meneruskan fungsi dan aktiviti sesebuah organisasi • Contoh perjanjian, geran tanah,kad pengenalan PENGURUSAN REKOD PENTING

  33. Organsisasi perlu mengenalpasti rekod-rekod tersebut lebih awal • Menyediakan inventori lengkap dengan maklumat tentang siri,lokasi dan nama pegawai yang bertanggungjawab • Membuat salinan pendua samada dalam bentuk mikrofilem atau digital • Menentukan tempat yang selamat daripada sebarang bencana/kelalaian manusia dan sebagainya. PENGURUSAN REKOD PENTING (samb.)

  34. Menyediakan manual Pelan Tindakan Bencana • Satu pelan untuk bersedia menghadapi bencana, menangani bencana dan menyelamat rekod selepas bencana: • Langkah-Langkah Pencegahan (Prevention) • Langkah-Langkah Persediaan (Preparedness) • Tindakbalas Terhadap Masalah (Response) • Langkah-Langkah Pemulihan (Recovery) PENGURUSAN REKOD PENTING (samb.)

  35. Peralatan • Jenis-jenisKulit Fail • Kaedah • Tajuk fail • Nomborrujukan • Mengkandungkansuratmenyurat PEMBUKAAN FAIL

  36. Kulit fail • Tali hijau • Penebuk lubang • Kertas minit Peralatan

  37. MaklumkankepadaRegistri • (samadadenganmengisiborangatau lain-lain carabertulis) • KeraniRegistriperlumenyemakbukudaftar fail untukmemastikan fail belumdibuka • Pilih fail mengikuttarafkeselamatansurat yang hendakdikandungkan Kaedah

  38. Mestiringkas, padatdanmelambangkanisikandungan fail • Berdasarkankatakuncitesaurus manual klasifikasi • Fail terbuka – tajukdiataskulitluar fail • Fail terperingkat - tajukdiataskulitsebelahdalam fail Tajuk Fail

  39. Kod fail adalah ganti nama kepada tajuk fail • Kegunaan kod adalah untuk: • Mudah mengingati perkara fail • Memudahkan penyusunan fail dalam tempat simpanan Nomborrujukan Fail (Kod fail)

  40. Kod fail menggunakan kaedah blok nombor, contoh: Pentadbiran - 100 Bangunan dan tanah- 200 Aset (Bekalan dan Kelengkapan) - 300 Kewangan - 400 Sumber Manusia - 500 Nomborrujukan Fail (Kod fail)

  41. Lampiran SF 1 Contoh Kulit Fail Yang Lengkap (AM 455-Pin.1/80) ARKIB NEGARA MALAYSIA (CAWANGAN SABAH) ANM 300 - 1/ 6

  42. Terletakdisebelahkanan fail • Rekodmestilahdiberinomborseturut • Nomborturutanhendaklahditulisdandikandungkandalambulatanditepisebelahkanansurat • Semuakertasminitdansurat yang dimasukkanhendaklahditebukditepinya (1 incidaribucu) dandiikatdengantalihijau MengkandungkanSuratMenyurat

  43. Mencapai ketebalan 4 sm/100 lampiran (mana2 yang terdahulu) • Palangkan fail dengan dakwat merah • Dicatat “DITUTUP PADA….JILID 2 DIBUKA” dengan dakwat biru atau hitam, • Buka kulit fail baru dan beri nombor kod yang sama dan tambah Jilid 2 (Jld.2) pada penghujung kod • Fail baru direkodkan dalam indeks atau buku daftar fail • Fail jilid baru hendaklah diikat bersama fail jilid sebelumnya sehingga tidak diperlukan (tidak lebih 3 bulan) PENUTUPAN FAIL

  44. ANM.600 – 23 / 2/1 (AM 455-Pin.1/80) ARKIB NEGARA MALAYSIA (CAWANGAN SABAH) ANM.600-23/2 DITUTUP PADA 1/1/2011 JILID 2 DIBUKA 45

  45. SEKIAN TERIMA KASIH

More Related