VOYAGERIN HANKINNAN NYKYTILA KANSALLISKIRJASTOSSA

1. VOYAGERIN HANKINNAN NYKYTILA KANSALLISKIRJASTOSSA

2. Voyagerin hankinta-client on otettu käyttöön vuonna 2001 • Käytössä kaikki hankinnan toiminnot: • aineiston tilaaminen • vastaanotto • laskujen käsittely • saapumisvalvonta • hankintamäärärahan seuranta • karhunta • EDI

3. 3 ERILLISTÄ MODUULIA • Hankinta-clientista on yhteys • Luettelointi-clientiin (bibliografiset tiedot, varastotiedot, nidetiedot) • Reporter-clientiin (raportit, karhut, tulostus) • kirjaudutaan erikseen • liikkuminen niiden välillä eri komentoja käyttäen

4. REPORTER • Tulostusvain Reporterin kautta • Lomakepohja täytyy muokata Accessissa, jotta saadaan yksikön ja jokaisen hankkijan oikeat tiedot näkyviin • Lomakkeiden tiedot katoavat Voyagerin ja Microsoft Officen päivityksissä • Vaatii Accessin osaamista • Reporter tulostaa automaattisesti kaikkien hankkijoiden raportteja ja karhuja, vaikka ei olisi tarkoitus tehdä paperiprinttiä • Eri näkymä kuin Hankinnassa

6. MITEN BIB-TIETUEEN YHTEYS HANKINTAAN KATKAISTAAN? • Bibliografisia tietueita ja varastotietueita ei voi poistaa, jos ne liittyvät hyväksyttyyn tilaukseen -> Tietueen näkyminen Opacissa estetään – SuppressfromOpac • Tilauksesta ei voi poista riviä • Kesäkuun 2010 päivityksessä korjaus -> ongelma ei ole ratkennut kokonaan Ohje Hankinta- ja luettelointityöryhmän wikissä: https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=67209018 • Tarpeettomia vanhoja tilauksia ja laskuja ei voi poistaa. Hankinnassa ”arkistot” vuodesta 2001 lähtien

7. TILAUSTEN MUOKKAUS • Hyväksyttyä tilausta ei juuri voi muokata • ReceivedComplete-statusta (teos on vastaanotettu) ei voi kumota • Jatkotilauksissa on paljon ”vastaanotettuja” nimekkeitä. Ne eivät siirry seuraavalle tilikaudelle • Hyväksytyn tilauksen valuuttatietoja ei enää voi muuttaa • Cancelafter ja Claiminterval ei voi muuttaa

8. VENDOR • Akateeminen kirjakauppa – 43 kpl Helkassa • Sama välittäjä – monta kirjausta • Oman VendorCoden löytäminen vaikeaa • Vendor-kortista ei yhteyksiä välittäjään

9. KARHUNTA • On kahdenlaista karhuntaa: • Käyttäjä merkitsee jonkun tilatun monografian karhuttavaksi (Mark reason: claim) • Ohjelma merkitsee karhuamista vaativat tilaukset System Claim-nimisellä merkinnällä – automaattinen karhunta • Tilaukset saa automaattisen karhunnan piiriin, jos merkitsee kullekin tilaukselle karhuntaintervallin. Jos karhuntaintervalli on jätetty tyhjäksi, julkaisu ei saa missään vaiheessa System Claim-merkintää!

10. Monografioiden karhunta on työlästä • Searchby -valikosta löytyy 24 hakuvaihtoehtoa, mutta useimmat eivät vastaa tarpeitamme

11. Yhdistetty haku • Tarkempi hakutulos • Hakutuloksena tilaukset (sisältävät monta tilausriviä), ei nimekkeitä • Tilaus avataan ja etsitään karhuamista vaativat nimekkeet • Ikkunaa ei voi suurentaa, pitää käyttää vierityspalkkia

12. TILIT ja TILIRAKENTEET ”Tuleva tilirakenne kannattaa harkita tarkkaan. Kokeile, vertaile, testaa, keskustele, hae vaihtoehtoja, ota taustaorganisaatiosi tarvittavat tahot mukaan ja tutustu muiden ratkaisuihin!” (lainaus Linnea-työryhmän ohjeesta) • Tilirakenteen suunnitteluvaiheessa pitää tietää, mitä tarvitsee moneen vuoden päästä • Vielä monimutkaisempi kuin muut osat • Tilirakennetta ei voi muokata • Tiliä ei voi poistaa, jos sitä on käytetty jossain tilauksessa • Rakennetta vaikea lukea ja ymmärtää, ikkunaa ei voi suurentaa

13. Budjetoitu summa on Monografiat -ylätasolla, tieteenaloittain – nollat • Raportteja on mahdoton tehdä • Raportointi vaatii Accessia ja Exceliä • Valuuttakurssit eivät päivity. Yhteys pankkiin?

14. EDI - Electronic Data Interchange EDI-toiminnon välityksellä voi lähettää monografia- ja kausijulkaisutilauksia ja kausijulkaisureklamaatioita sekä vastaanottaa laskuja ja vastauksia reklamaatioihin Helka-kirjastoissa on kaksi EDI-toimintoa: • lähtevät tilaukset (useimmissa kirjastoissa) • laskujen vastaanotto (vain Opiskelijakirjastossa ja Kansalliskirjastossa)

15. Välittäjä lähettää 2 laskua: • EDI-laskun kirjaston hankintajärjestelmään • varsinaisen laskun yliopiston taloushallintajärjestelmään SAP:iin • Laskut tulevat eri aikaan Hankintaan ja SAP:iin • Hankkija ei näe maksettuja laskuja SAP:issa ja joutuu tulostamaan laskut vertailua varteen • Hankinta-clientissaEDI-lasku ei aina löydä tilausta • EDI-laskun ja oikean laskun hinnat heittelevät • Kansalliskirjastossa välittäjien vaihdon jälkeen EDI:n käyttö on vähentynyt (aikaisemmin Starkmann ja Dawson, nyt Delbanco ja Booky)

16. MERKISTÖT • Ääkköset ja diakriitit eivät toimi aina oikein • Kyrilliikka ja muut merkistöt eivät ole käytössä

17. YHTEENVETO • Hankintamuduulion jäykkä • Valintoja ei voi perua • Raportit ja kyselyt vain Microsoft Office Accessin kautta • Tilauksien ja rahankäytön seuranta on hankalaa • Yhteys välittäjiin heikko • Yhteyttä yliopiston taloushallintaan ei ole

18. MITÄ ODOTAMME: • joustavuutta • toiminnostatoiseensiirtymistäsaumattomasti • mahdollisuutta luoda monipuolisia raportteja ja tilastoja yksinkertaisilla työkaluilla • järjestelmänpitääpystyäseurustelemaanmuidenohjelmienjaverkkopalveluidenkanssa