Elszámolható költségek tervezése, költségvetési táblázatok kitöltése

1. Elszámolható költségek tervezése, költségvetési táblázatok kitöltése Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium Külső Határok Alap 2008. Október 28.

2. Általános szabályok Azok a költségek számolhatók el, amelyek • a 2007/574/EK határozat célkitűzéseihez kapcsolódnak; • a projekt céljának megvalósítását szolgálják; • megfelelnek a jó ár-érték arány és a költséghatékonyság elvének; • ténylegesen felmerültek; • kifizetett számlákkal vagy egyéb pénzügyi-számviteli bizonylattal alátámaszthatóak; • a kedvezményezett könyvelésébe v. adózási dokumentumaiba bekerültek; • azonosíthatóak, ellenőrizhetőek; • a projekt előzetes költségvetésében szerepelnek; • visszaigényelhető ÁFA-t nem tartalmaznak; • megfelelnek a KHA területi és időbeli hatályának.

3. Időbeli hatály • Alapszabály: a támogathatósági időszak az éves programot jóváhagyó finanszírozási határozatban említett év (n) január 1-től a következő év december 31-ig tart. • Kivétel: a 2007-es éves program alapján támogatott projektek esetében 1 évvel hosszabb. • Az alábbi időszakban felmerült költségek számolhatók el: • 2007. évi allokáció: 2007. január 1. – 2009. december 31. • 2008. évi allokáció: 2008. január 1. – 2009. december 31. • A számla teljesítési dátuma a támogathatóság időszakra essen, azonban a kifizetés dátuma lehet a projekt időszakon kívül, de a záró időszaki jelentés benyújtásának határidején belül kell lennie.

4. Területi Hatály Főszabály: a tagállamok területén felmerült projekttel kapcsolatos kiadások támogathatók. Kivétel: • tagállamok harmadik országbeli konzuli vagy egyéb szolgálatai által szervezett tevékenység költségei, melyek a tagállamok és a harmadik országok területén is felmerülhetnek; • külső határok őrizetével kapcsolatos tevékenységek költségei, melyek a tagállamok területén belül és kívül is felmerülhetnek. A harmadik országbeli partner költségei nem támogathatók.

5. Közvetett költségek Támogatható feltéve, hogy : (2008/456/EK XI. melléklet II.2.1.d): „a közvetett költséget nem finanszírozzák más forrásból. Az EU költségvetésből és/vagy a tagállamoktól kapott működési támogatásban részesülő szervezetek nem foglalhatják bele a közvetett költségeket előzetes költségvetésükbe” Államháztartási szervek nem számolhatnak el közvetett költséget. Mi minősül közvetett költségnek?: A projektcélhoz nem közvetlenül kapcsoló költség, ha nem lenne projekt, akkor is felmerülne. • Közvetett személyi költségek (pl.: könyvelő bére) • Igazgatási költségek (pl.: irodaszerek, vendéglátás ktge.) • Rezsiköltségek (pl.: gáz, víz, telefon, Internet) • Egyéb közvetett költségek (pl.: banki díjak és költségek)

6. Támogatható költségek kategóriák szerint (3.1 A projekt összesített költségvetése) • „A” – Költségnem (3.1 projekt összesített költségvetése tábla) • „A1” - Költségkategória (3.2 elszámolható költségek és tev. tábla) • „A11” - Költségsor (3.2 elszámolható költségek és tev. tábla) : szabadon megadható bontás pl.: összekötő tiszt bruttó bére

7. Támogatható költségek kategóriák szerint „A1” : Bruttó bérköltség „A2” : Munkaadót terhelő járulékok „A3” : Egyéb személyi juttatások:étkezési hozzájárulás, munkába járás költségei • Nincs %-os korlátozás, viszont csak a projekt megvalósításban közvetlenül résztvevők, ill. kulcsfontosságú személyek személyi költségei számolhatók el: • projektmenedzser • egyéb személyek, akik a projekt szakmai működtetésében részt vesznek pl.: összekötő tisztek • Államháztartási szervek esetében személyzeti költség csak akkor számolható el, ha a munkára alkalmazott személy: • Határozott időre, csak a projekttel kapcsolatos munkára alkalmazott • Alapfeladaton túl többletfeladatként túlóradíjazásért végzi • Helyettesítéssel látják el az alapfeladatát Személyi költségek („A”)

8. Támogatható költségek kategóriák szerint Személyi költségek („A”) • Nem haladhatják meg a kedvezményezettnél általában alkalmazott bérek összegét (jogszabály alapján megállapított bérek). • Nem tartalmazhatnak jutalmat vagy bármilyen ösztönző jellegű kifizetést, végkielégítést, táppénzt, törvényben meghatározotton túl egyéb természetbeni juttatást (gépjármű, telefon), stb. • Pályázati adatlap 2.10 pontjában részletezni kell.

9. Támogatható költségek kategóriák szerint Főszabályként az 1 évnél hosszabb ideig használatban lévő eszközök beszerzése tartozikide. Vásárlás teljes költsége elszámolható, ha: • közvetlenül kapcsolódik a projekt megvalósításához; • a beszerzett eszköz rendelkezik a projekthez szükséges műszaki tulajdonságokkal • közbeszerzési törvény, egyéb jogszabályok megfelelő alkalmazása (értékhatár alatt 3 árajánlat bekérése); • teljesül a továbbüzemeltetési követelmény (IT eszközök 3 év; helikopterek, hajók, repülök 10 év; egyéb 5 év) Eszközök („B”)

10. Támogatható költségek kategóriák szerint Eszközök („B”) Korábban vásárolt eszközök: projekt időszakára eső amortizációs költség számolható el. De amennyiben az eszköz előzőleg közösségi forrásból került beszerzésre, nem elszámolható költségnek minősül. Képzési segédeszközök: a projekt időszakában történő tényleges felhasználás arányában értékcsökkenés alapján számolhatók el. Bérelt vagy lízingelt eszköz: a kiadások a projekt céljára történő bérlet vagy lízing időtartamától függően számolhatók el. Napi használatú adminisztratív eszközök: nem számolhatók el közvetlen költségként (pl.: nyomtató, fax, fénymásoló).

11. Támogatható költségek kategóriák szerint Ingatlan („C”) Ingatlant lehet: • vásárolni, • építeni, • felújítani (nem összekeverendő a karbantartással, üzemeltetéssel), • bérelni. Elszámolható: • a teljes költség, • a költség egy része, • a projektidőszakra eső értékcsökkenés mértéke.

12. Támogatható költségek kategóriák szerint Ingatlan („C”) Elszámolhatóság szabályai: • elengedhetetlen a projekt végrehajtása szempontjából, • kapcsolódik a projekt céljaihoz, • megfelel a szükséges technikai elvárásoknak, • független értékbecslő igazolásának beszerzése, • a projekt lezárta után min 10 évig a projekt céljára kell használni, écs. alapú elszámolás esetén min 5 évig, • vásárlás, bérlés esetén a projektet megelőzően az ingatlant nem más közösségi támogatásból építették. Kedvezményezett mindennapi tevékenységét szolgáló irodahelyiségek vásárlása, építése, felújítása és bérlése közvetett költségnek minősül.

13. Támogatható költségek kategóriák szerint Alvállalkozók („D”) Kiszerződött szolgáltatás költségei tartoznak ide (pl.: nyelvképzés). A pályázónak főszabályként képesnek kell lennie a projekt önálló végrehajtására, ezért az alvállalkozói díjak mértéke nem haladhatja meg a támogatható közvetlen költségek 40%-át. Indokolt esetben a Felelős Hatóság ez alól felmentést adhat. Közbeszerzési törvény előírásainak alkalmazása kötelező.

14. Támogatható költségek kategóriák szerint Egyéb közvetlen költségek („E”) „E1” A projekt személyzetének utazási és ellátási költségei „E2” Készletek „E3” Szolgáltatások „E4” Szakértői díjak „E5” Uniós finanszírozással kapcsolatos költségek „E6” Egyéb költségek

15. Támogatható költségek kategóriák szerint • A közvetlen költségekhez beállított személyzet utazási és ellátási költsége, amennyiben közvetlenül a projekt megvalósításához kapcsolódik. • A hazai jogszabályok szerint, ill. a kedvezményezett számviteli politikájában rögzített módon – kiküldetési rendelvény, útnyilvántartás alapján, stb. – elszámolható költségek. • A tömegközlekedés legolcsóbb formája támogatható költség. • Repülőutak a 800 km-nél hosszabb utak esetében engedélyezettek, vagy ha a földrajzi rendeltetési hely ezt indokolttá teszi. Beszállókártyát meg kell őrizni! • Gépkocsi használat esetén a szervezet saját belső normájában, vagy APEH üzemanyagnorma alapján meghatározott költség számolható el. Nem „E1”-ben elszámolható utazási költségek: • A projektszemélyzet munkába járásának utazási költségét az „A3” egyéb személyi juttatások között kell elszámolni. • A célcsoport utazási költségeit az „E6” egyéb költségek között kell elszámolni. A projekt személyzetének utazási és ellátási költségei („E1”)

16. Támogatható költségek kategóriák szerint Készletek („E2”) Főszabályként itt elszámolható az 1 évnél rövidebb ideig használatban lévő eszközök beszerzése, ami a célcsoportnak biztosított fogyóeszközök, készletek beszerzését jelenti - pl.: oktatási segédanyag. A beszerzéseknek azonosíthatóknak és a projekthez közvetlenül hozzárendelhetőnek kell lenniük – nem készletezhetők a projektidőn túl! Fontos! Az irodaszerek – projektmenedzsmenthez kötődő – beszerzése csak a közvetett költségek között lenne elszámolható.

17. Támogatható költségek kategóriák szerint Szolgáltatások („E3”) • A projekt célját nem közvetlenül megvalósító, de a projekt végrehajtásához szükséges, egyéb szolgáltatások költségeit kell ebben a költségkategóriában elszámolni. Pl.: biztosítás, saját megvalósítású képzés esetén nyújtott szolgáltatások. Nem „E3”-ban elszámolható szolgáltatás költségek: • Általános szolgáltatások: telefon, Internet, posta, irodabérlés, takarítás, közszolgáltatási díjak, vendéglátás – „G” közvetett költségek között lennének elszámolhatók.

18. Támogatható költségek kategóriák szerint Szakértői díjak („E4”): Jogi tanácsadás, műszaki szakértő, közbeszerzési szakértő stb. (könyvelő nem!) költsége, amennyiben közvetlenül a projekthez kapcsolódik. Nem támogatható közvetlen költségként az alábbi költségek elszámolása: • projektmenedzser • tanácsadók, közvetítők, ha a %-os díjban részesülnek • ha nem növeli a költségeivel arányosan a projekt értékét

19. Támogatható költségek kategóriák szerint • Uniós finanszírozással kapcsolatos költségek („E5”): • Nyilvánosság, láthatóság, projekt értékelésének költségei pl.: újságcikk, matrica, közlemény, emléktábla. • A pályázati adatlap 2.13 pontjában kérjük bemutatni a tervezett láthatósági és nyilvánossági tevékenységeket.

20. Támogatható költségek kategóriák szerint Egyéb költségek („E6”) Az előző költségkategóriákba nem sorolható költségek (pl.: célközönség utazási költsége), amelyek közvetlenül szolgálják a projekt megvalósítását.

21. NEMtámogatható költségek Természetbeli hozzájárulások Olyan költségek, amit a pályázó önkéntes alapon biztosít a projekt részére, támogatást nem igényel rá, de emeli a projekt értékét pl.: képzés helyszínének biztosítása. • ÁFA, kivéve ha: • Aprojekt tevékenységével kapcsolatban nem jogosult áfa visszaigénylésre. • Igazolása: • pályázati adatlapon nyilatkozat, • támogatási megállapodás megkötésének feltétele az APEH igazolása. • Földvásárlás

22. A projekt bevételei (3.1. A projekt összesített költségvetése) (I) A projekthez kötődő bevétel: csökkenti az Uniós támogatás összegét pl.: értékesítés bevétele, banki kamat stb. Önrész = kedvezményezett hozzájárulása + igényelt költségvetési támogatás (K) Igényelt költségvetési támogatás (IRM): max.25% (L) Uniós támogatás 75%: mivel Magyarország a Kohéziós Alap kedvezményezettje.

23. TERVEZETT KÖLTSÉGEK ÜTEMEZÉSE (projekt adatlap 3.3) Ütemezés: • Elszámolni tervezett költségek szintjén • Havi bontásban Miért szükséges? • A likviditás fenntartása érdekében: A költségek és bevételek időben jobban tervezhetőek legyenek mind a Felelős Hatóság mind a kedvezményezett szempontjából. • Kincstár felé történő jelentési kötelezettség (217/1998 Kormányrendelet alapján) teljesítése érdekében.

24. MUTATÓNKÉNTI FAJLAGOS KÖLTSÉGEK (projekt adatlap 3.4) Miért szükséges? A költséghatékonyság megállapítására szolgál, abban az esetben, ha több projektelemet valósít meg 1 projekten belül, és ezek költségeit más módon nem lehet különválasztani. Projekt elemenként kérünk megadni 1-1 output mutatót Csak a közvetlen költségeket kell felosztani, ezzel egyúttal ellenőrizhető, hogy tervezett közvetlen költségek valóban közvetlenül kapcsolódnak a projekthez.

25. MUTATÓNKÉNTI FAJLAGOS KÖLTSÉGEK (projekt adatlap 3.4) példa

26. Projektek pénzügyi lebonyolítása Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium Külső Határok Alap 2008. Október 28.

27. Pénzügyi lebonyolítás Pénzügyi lebonyolítás feladatfinanszírozás (217/1998 Korm. rendelet 70-77 §) keretében zajlik. 1 projekt - 1 támogatási megállapodás Kifizetési módok: • közvetlen szállítói kifizetés: nagyobb összegű, egyszeri kifizetések esetén (pl.: eszközbeszerzés, rendszerfejlesztés) • előfinanszírozás: ismétlődő jellegű, kisebb összegű kifizetések esetén (pl.: saját hatáskörben végzett képzések költségei, utazási költség) Ha a projekt sajátossága úgy kívánja, ettől el lehet térni. 1 támogatási megállapodáson belül mindkét finanszírozási mód előfordulhat.

28. Kincstár felé történő bejelentés Okmányok típusai (217/1998 Korm. rendelet alapján): • OTMR (Országos Támogatás Monitoring Rendszer) adatlap: - a) típusú: KHA allokáció bejelentéséhez, FH feladata - b) típusú: projekt bejelentéséhez, FH feladata • Finanszírozási alapokmány: projektenként a FH készíti, itt már KTK (kincstári tranzakciós kód) bontásban kell megadni a projekt összegét és forrását (3.2.költségvetési tábla felhasználásával), ezzel ruházzuk át a Kedvezményezettre a rendelkezési jogokat. • Szerződés-bejelentő: Kedvezményezett készíti, projekten belül annyi szerződés-bejelentő ahány vállalkozói szerződést köt (képzésre gyűjtőbejelentő), vállalkozói adatok részletes megadása és a szerződés összegének KTK szerinti ütemezése (szerződés és 3.3. költségvetési tábla felhasználásával).

29. Közvetlen szállítói kifizetés Előfinanszírozás Kapcsolódó számlák és pénzmozgás IRM devizaszámla IRM devizaszámla IRM utal Forintban Forintban IRM utal IRM lebony. számla IRM Fejezeti FEFK MÁK intézi MÁK intézi IRM Fejezeti FEFK Kedvezményezetti intézményi/fejezeti FEFK MÁK intézi Kedvezményezetti intézményi/fejezeti FEFK MÁK intézi MÁK intézi Vállalkozó bankja Vállalkozó bankja

30. Kifizetés menete Közvetlen szállítói kifizetés esetén: • Kedvezményezett nevére szóló számla és kapcsolódó dokumentumok benyújtásra kerülnek a Kedvezményezetthez, aki azokat checklist alapján leellenőrzi, a szükséges hiánypótlásokat elvégezteti a vállalkozóval. • Dokumentáció feltöltése az informatikai rendszerbe. Papíralapon csak a hitelesített számlamásolatot és az átutalási bizonylatokat kell benyújtani a FH-nak. • IRM pénzügyese checklist alapján leellenőrzi a dokumentációt, kiállítja a átutalási megbízást (uniós forrásból történő utalás esetén). • IRM által is hitelesített számlamásolat és átutalási papírok megküldése Kincstárnak. • Kincstár elvégzi az utalást.

31. Kifizetés menete Előfinanszírozás esetén: • Támogatási megállapodás megkötését követően a Kedvezményezett benyújtja első kifizetési kérelmét a FH felé, aki annak összegét átutalja az IRM lebonyolítási számlára. • A Kedvezményezett a lebony. számláról a FH további engedélye nélkül fizetheti ki a projekt megvalósítása során felmerült, előfinanszírozás keretében bonyolódó költségeit. • A Kedvezményezett havi jelentése kötelezettsége keretében az előző hónapban kifizetett tételekkel elszámol a FH felé (feltölti az informatikai rendszerbe). • FH ellenőrzi a benyújtott bizonylatokat, és visszajelez azok elfogadásáról, felfüggesztéséről vagy elutasításáról a Kedvezményezettnek. • Ha a teljes projekt előfinanszírozásban valósul meg, és a FH elfogadta a rendelkezésre álló keret 60 %-ának felhasználását, a Kedvezményezett benyújthatja a következő kifizetési igényét. A folyamat kezdődik előröl.

32. Jelentési kötelezettségek Havi jelentési kötelezettség: • Szakmai szempontból: valamennyi projekt esetében van jelentősége • Pénzügyi szempontból: az előfinanszírozott tételek esetében van szerepe Leadási határidő: támogatási megállapodásban rögzítettek szerint Zárójelentés leadása: Projektzárást követő 30 napon belül. A zárójelentés alapján kerül megállapításra a maradványösszeg nagysága.

33. Könyvelés Kell-e elkülönített számlát nyitnia a Kedvezményezettnek? NEM, mivel a Minisztérium gondoskodott a szükséges számlák megnyitásáról. Valamennyi kifizetés át fog fordulni a Kedvezményezett intézményi FEFK számláján (KÜM esetében fejezeti FEFK számlán), melyről a bankkivonatokat folyamatosan megkapják a Kincstártól. Könyvelni az intézményi FEFK számla alapján kell.

34. Köszönöm megtisztelő figyelmüket!Sikeres pályázást kívánok! Készítette: Balogh Renáta Elérhetőség: IRM Támogatás-koordinációs Főosztály 1051 Budapest, József A. u. 2-4. Telefon: 441-1976 (12-125) E-mail cím: baloghr@irm.gov.hu