1 / 18

SIKLUS PENGELUARAN

SIKLUS PENGELUARAN. By: Mr. Haloho. Tujuan dari siklus pengeluaran . Meyakinkan bahwa seluruh barang dan jasa telah dipesan sesuai kebutuhan Menerima seluruh barang yang dipesan dan memeriksa ( verifikasi ) bahwa seluruh barang yang diterima dalam kondisi baik

london
Download Presentation

SIKLUS PENGELUARAN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. SIKLUS PENGELUARAN By: Mr. Haloho

  2. Tujuan dari siklus pengeluaran • Meyakinkanbahwaseluruhbarangdanjasatelahdipesansesuaikebutuhan • Menerimaseluruhbarang yang dipesandanmemeriksa (verifikasi) bahwaseluruhbarang yang diterimadalamkondisibaik • Menjagabarangsampaidipakai • Menetapkanbahwafakturberkaitandenganbarangdanjasaadalah valid (sah) danbenar • Mencatatdanmengklasifikasipengeluaransecaratepatdanakurat • Memostingkewajibandanpengeluarankaskeakunpemasokdibukupembantuhutang • Meyakinkanbahwaseluruhpengeluarankassesuaidenganpengeluaran yang diotorisasi • Mencatatdanmengklasifikasipembayarankas (Cash disbursement) secaratepatdanakurat

  3. Langkah-langkah dalam proses pengadaan • Menetapkan kebutuhan barang/jasa • Memilih sumber-sumber pengadaan • Membuat permohonan atau permintaan penawaran harga (quotation) • Memilih pemasok (supplier/vendor) • Mengeluarkan surat pemesanan barang (order) • Menerima barang • Memeriksa faktur dari pemasok • Melakukan pembayaran kepada pemasok

  4. Fungsi yang dijalankanmasing-masingbagian

  5. Dokumen-dokumenmasukandalamsikluspengeluaran • Permohonanpembelian (Purchase Requisition) merupakanformulirawaldalamsikluspengeluaran yang mengotorisasipenempatansuatupesananbarang • Formulir Order Pembelianyaituformulir formal yang disiapkandariformulirpermintaanpembelianuntukmemesanbarangkepadapemasok. • LaporanPenerimaanBarangyaitusuatuformulir/dokumen yang berisipenerimaanbarang • FakturPemasok, yaitudokumenpenagihandaripemasokbarangataujasa • Voucher pengeluaran, yaitusuatudokumendalamsistem voucher yang mengakumulasifakturpemasokuntukpembayaran

  6. Cekpengeluaran, yaitudokumenakhirdalamsikluspengeluaran yang memberikanpengeluarankaskepadapemasokuntukbarangataujasa yang diterima • Memo debit, yaitudokumenuntukmengotorisasireturdanpenyisihanpembelian • Formulirpemasokbaru, yaituformulir yang digunakanuntukmemilihpemasokbaru., berisi data harga, jenisbarangataujasa, pengalamanpemasok, referensi, danjejakkredit • Permintaanuntuk proposal (ataupenawaranharga). Yaituformulir yang digunakandalamsuatuprosedur tender kompetitif, berisibarangataujasa yang diperlukandanperbandinganharga, syarat-syaratpembayaran,dll

  7. DFD SiklusPengeluaran

  8. PROSEDUR PENGADAAN BARANG • Fungsipengendalisediaanmemulaiprosespengadaanbaranggudangdenganmengisiformulirpermohonanpembelian. Kebutuhanbarangdidasarkanpadaperhitunganeconomic order quantity (EOQ) dantitikpesanulang (reorder point). Untukbarang non gudang, permohonanpembelianbersaldarisetiapbagian yang membutuhkanbarang. Permohonanpembeliankemudianditeruskankefungsipembelian. • Berdasarkanpermohonanpembelian, Fungsipembelianmemilihpemasokdariarsippemasokdanmemintapenawaranhargadanketersediaanbarang (quotes)daripemasok. Bagianpembelianjugabisamelakukan tender untukbarang-barang yang dibutuhkan. Apabilasudahdiperolehhargakompetitifdanjaminanketersediaanbarangmakafungsipembelianmemilihpemasok yang paling kompetitifdanmembuatpesananpembelianuntukdikirimkepemasok, fungsihutangusaha, fungsipenerimabarang, pengendalisediaandandiarsipdifungsipembelian. • Jumlah yang dipesanharusdikosongkandipesananpembelian yang dikirimkefungsipenerimaanuntukmenjaminfungsipenerimaanmemeriksadanmenghitungbarang yang diterima

  9. Prosedurpenerimaanbarang • Fungsipenerimaanmenerimabarangdaripemasokdanselanjutnyamemeriksakesesuaianjenisbarang yang diterimake order pembeliandanmenghitungbarang. • Selanjutnya, fungsipenerimaanmembuatlaporanpenerimaanbaranguntukdiberikankepadafungsipengendalisediaan, fungsipembelian, pemasok, fungsihutangusaha, fungsipenyimpanandandiarsipdifungsipenerimaan. • Barangdikirimkefungsipenyimpanan (gudang) danfungsipenyimpananmenyusunbarangdanmencatatkekartugudang

  10. Prosedurpencatatan • Fungsipembelianmencatatpembelianpadajurnalpembelianberdasarkandokumenfakturpemasok, order pembeliandanlaporanpenerimaanbarang. Fungsipembeliankemudianmengiktisarkanjurnalpembeliankelembarjurnal. Lembarjurnaldikrimkankefungsibukubesaruntukpemostingan. • Fungsipengendalisediaanmencatatlaporanpenerimaanbarangkekartusediaan. • Fungsihutangusahamembandingkanpermohonanpembelian, order pembelian, laporanpenerimaandanfakturpemasok. Selanjutnya, mencatatseluruhdokumenkebukupembantu (kartu) hutang/pemasok.

  11. Menanganireturdanpenyisihanpembelian • Returpembeliantimbulapabilapembelitidakpuasdenganbarang yang dipesan. Penyisihanpembelianmerupakanpenyesuaianterhadaphargaakibatkerusakanbarang, kelebihanbarang yang dikirimdari yang dipesan, ataukekurangan-kekuranganlainnya. • Returpembelianataupenyisihanpembeliandilakukanapabilafungsipenerimaanmelaporkanketidaksesuaianbarangkepadafungsipembelian. • Dalamkasuspenyisihanpembelian, Fungsipembelianselanjutnyamembuat memo debit yang diserahkankepadafungsihutangusahauntukmengurangihutangdandikirimkepadapemasok. • Dalamkasusretur, memo debit jugadikirimkefungsipenyimpanandanfungsipenerimaan. Fungsipenerimaanmengirim memo debit kefungsihutangusahasesudahbarangdikembalikan • Setelahmenerima memo debit, bagianhutangusahamembandingkan memo debit terhadapfakturpemasokdandokumenpendukungnya, mencatatkekartupemasokdanmenyiapkanlembarjurnal.

  12. SistemPemrosesanpengeluarankasuntukhutangdagang • Dalammanajemenhutangdagang, terdapatduapendekatan (sistem) yang bisadigunakakan: • Sistemmenggunakanbukupembantuhutang. • Sistem Voucher • Apabilamenggunakanbukupembantuhutang, makafakturpemasok yang diterimabagianhutangdagangdicatatdibukupembantuhutangdagangpadaakunpemasok. • Dalamsistem voucher, fakturpemasokdiarsipsementarasampaitanggaljatuh tempo pembayaran. Padasaattanggaljatuh tempo, faktur yang akandibayardicatatke voucher pengeluarankas. Voucher pengeluarankasinibesertafaktur yang akandilunasidikirimkebagianpengeluarankasuntukdibuatcek. Setelahcekdibuat, maka voucher inidicaplunasdandiarispolehbagianpengeluarankas (arsip voucher yang sudahdibayar). • Sistem voucher bisadigunakanapabilapembayaranhutanguntukfakturpemasokdilakukandalamjumlah yang sesuaidenganjumlahdifakturpemasok. Apabilapembayarandilakukandalamjumlah yang tidakpenuh (tidaksemuajumlahdalamfakturdibayarkan), makasistem voucher tidakcocokdigunakan.

  13. Pemrosesanpengeluarankaskecil • Dana kaskecildibentukuntukpengeluaran-pengeluaranrutindandalamjumlah yang sedikitsehinggatidakefisienuntukmengeluarkancek. • Terdapatduasistemdanakaskecil, yaitusistemdanaberfluktuasidansistemimpres. Sistemimpres paling umumdigunakandanmemilikipengendalianlebihbaik. Sistemimprresmempertahankanjumlahkaskecil yang tetapsamadiakunbukubesar. • Sistemimpresdimulaidenganmenetapkanjumlahsaldokaskecildanmenetapkanseorangkaryawan yang tidakmemilikitanggungjawabterhadapkasuntukmenanganikaskecil. • Untuksetiappengeluaran, kasirkaskecil yang menanganikaskecilmenyiapkan voucher/buktipengeluarankaskeciluntuksetiappengeluarandanpenerimadanamenandatanganibuktiitu. • Padasaatpengisianulang, kasirkecilmengirimbuktipengeluarankaskecildanuangsisakefungsihutangusahaataukebendahara/bagiankeuanganuntukdibuatkanbuktipengeluarankas. Buktipengeluarankaskecildilampirkanpadabuktipengeluarankasdanbagiankeuanganmemeriksabuktipengeluarankecildankas yang tersisa. • Bagiankeuanganakanmenulisceksebesarpengeluarankaskecilataulangsungmemberikankassebesarpengeluaran.

  14. Pengendalian internal • LingkunganPengendalian • Setiappersonil yang terlibatdalamsikluspengeluaranmenghindardaripenyimpanganetikadanketidakjujuran. Untukituperludibuataturanperilaku (code of conduct) besertasanksi yang menyertaiapabilamelanggaraturanperilaku. • Personil yang terlibatdalamsikluspengeluaranmemilikikompetensi yang sesuaidenganfungsi yang dilakukan. Kompetensidapatdiperolehmelaluikegiatanpendidikandanpelatihan yang dilakukanpihakperusahaan. • Manajemenmemilikikomitmenuntukmelaksanakanpengendalian • Polakomunikasi formal dalampengadaanbarangdanpemrosesanpembayaranhutangsesuaidenganstrukturorganisasiperusahaan. • Membuatstandarbaku (SOP) dalammelaksanakanfungsidalamsikluspengeluaran. • Perekrutanpegawaiuntukmelaksanakanfungsi-fungsidalamsikluspengeluaransesuaidengankompetensidankualifikasi yang diperlukanperusahaan. • Pelaksanaanpraktik-prraktikpemisahanfungsi, supervisiataspelaksanaanfungsi, danrotasitugas

  15. PenilaianRisiko • Penilaianrisikodilakukanuntuksetiapperubahanpersonil, perubahansistemdanprosedur, perubahandalamteknologidalammelaksanakansikluspengeluaran. Penilaianrisikodilaksanakansecaratertulis (terdokumentasi). • AktivitasPengendalian • Pemisahantugas: • Fungsipenyimpanan, fungsipenerimaan, fungsipembelian, fungsihutangusaha, fungsibukubesardanfungsipengeluarankasdilaksanakanolehbagian yang terpisah. • Dokumendancatatan yang memadai: • Seluruhformulirmenggunakannomoruruttercetakdandipertanggungjawabkanpenggunaannya. • Seluruhformulirmemilikibidanguntukotorisasiolehpihak yang berwenang. • Formulirdirancangdenganbaik agar mampumenangkap data pengadaandanpenrimaaan (namapemasok, alamatpemasok, namabarang, harga,dll). • Transaksipembeliandicatatkejurnalpembelian, hutangusahadicatatkebukupembantuhutang (kartupemasok) dandipostingkeBukuBesar. Setiappengeluarankasdicatatkejurnalpengeluarankas.

  16. Aksesterbatasterhadapaset: • Barang yang diterimadisimpandalamgudangterkuncidanamandaribencanaalam. Akseskegudangterbatashanyapadafungsi/bagianpenyimpanan. • Cekdisimpandalamtempatterkunci (brankas) danaksesterhadapcekhanyadiperbolehkankepadafungsipengeluarankas (Kasirataubagianbendahara). • Menggunakansistemimpresdalampengelolaankaskecil • Dalamsistemterkomputer, setiappersonil/bagiandiberikankodeakseskhususdansecararutin/periodikdilakukanpenggantianterhadapkodeakseskomputer. • Ruangpenyimpanandilengkapidengankamera CCTV untukmenghindaripencurianataupenyalahgunaanbarang. 4 . Pengecekanindependendanriviukinerja • Formulirpesananpembelian yang ditembuskankefungsipenerimaanseharusnyatidakmencantumkanjumlahbarang yang dipesan. Hal inidilakukan agar fungsipenerimaanmelakukanpemeriksaanterhadapbarang yang diterima. • Fungsipenerimaanmemeriksadokumen bill of lading danformulirpesananpembeliandanmelakukanpenghitungan/pemeriksaanbarangsebelummembuatlembarpenerimaanbarang. • Pemeriksaanklerikal (perkaliandanpenjumlahan) dilakukanolehpihak lain ( yang bukanmembuatdokumen, mencatatdanmengotorisasi) sebelumtransaksidiotorisasi. • Secaraberkaladilakukanpengecekankesesuaiancatatanakuntansiterhadapfisikdariaktiva (Misalnya: kartusediaanterhadapsediaansigudangataukonfirmasihutangusaha). Pemeriksanaandilaksanakanolehpihak yang tidakmelaksanakantransaksi.

  17. Secaraberkaladilakukanrekonsiliasirekeningkoran bank olehpihak yang tidakterlibatdalamtransaksipengeluarankasuntukmenghindarikitting. • Manajemensenantiasimelakukanriviuataslaporan yang dihasilkandarisikluspengeluaransertaanggarandanmenindaklanjutisetiappenyimpangan. 5. Pengendalianpemrosesaninformasi • Setiaptransaksiharusdiotorisasiolehpihak yang ditetapkan. • Setiapfungsimemeriksakelengkapandokumentransaksidanotorisasinyasebelummelaksanakantransaksidanmelakukanpencatatan. • Manajemenmenetapkanotorisasikhusus (misalnya: reorder level, hargaacuanpembelian, prosedurpengadaanbarang) sebagaiacuanmelaksanakantransaksipengadaanbarang. • Dalamsistemterkomputerisasi, kodeakses yang unikdiberikankepadapihak yang terlibatdalammelaksanakantransaksidankodeinidigantisecaraberkala. • Informasidankomunikasi • Tersedia Manual prosedurakuntansidalampemrosesansikluspengeluaran agar sikluspengeluarandilaksanakansecaraseragamsesuaidenganinstruksi. • Formulir-formulirdanlaporan-laporanharusdidesaindenganbaik (memilikinomoruruttercetakdantindasandibuatsesuaikebutuhan) untukmempermudahpemrosesan data daninformasisikluspengeluaran. • Pemantauan • Secaraberkaladilakukan audit internal ataskecukupanpengendaliandalamsikuspengeluaran.

More Related