PROJEKTORI - projektitoiminnan kehittäminen ja sitä tukevan tietojärjestelmän esittely –

1. PROJEKTORI- projektitoiminnan kehittäminen ja sitä tukevan tietojärjestelmän esittely – Erkki Rämö ja Teemu Tammivaara

2. Esityksen sisältö • Projektitoiminnan kehittäminen • Projektitoiminnan tavoitteita • Projektorin tuomat lisäarvot • Projektorin ominaisuuksien esittelyä • Käytön tunnuslukuja Erkki Rämö, Teemu Tammivaara

3. T&K-projekti Toiminnan kehittämisprojekti Kehittämisohjelma Mikä projekti on? • Tavoite • Resurssit • Aikataulu Ylittää useinfunktiorajat Keskittyytuloksiin Tyydyttääasiakkaantarpeen

4. Kehittämisen tausta • projektitoiminta voimakkaassa kasvussa -> tarve tukea projektien suunnittelua, toteutusta ja seurantaa, t&k-työ projektimuotoista • projektitoiminnan laadullinen kehittämistarve • merkittävät taloudelliset tavoitteet mm. ulkoisen rahoituksen tuojana • projektitoiminta kiinteäksi osaksi toiminnan ja talouden suunnittelua (ennustettavuus) • alueellista vaikuttavuutta ja näkyvyyttä ulospäin lisättävä • raportointi- ja tilastointitarpeet • käytännön projektityöskentelyn kehittäminen ja helpottaminen!

5. Projektitoiminnan kehittämisen osa-alueita • projektiohjeistus ja –osaaminen • prosessi ja sen vaiheistus • resurssien hallinta, päätöksenteon tuki • tiedon saatavuus • raportointi, vaikuttavuus, tulosten levittäminen • työkalut ja menetelmät • projektijohtaminen, linkitys strategiaan ja organisaation tavoitteisiin • mittaaminen, seuranta, arviointi -> kehittäminen Vaativassa projektitoimintaympäristössä mikään osa-alue ei tuo yksin menestystä!

6. Projektin johtamisen vaiheetProjektin näkökulma Tärkeimmät ohjauspisteet S0 0. Idea / ehdotus Suunnittelun käynnistäminen Valmistelu S1 1. Suunnittelu 2. Asettaminen Asettaminen T1 3. Toteutus Toteutus T2 4. Arviointi Tulosten hyväksyntä T3 5. Päättäminen

7. Projektien johtamisen vaiheetHallinnon näkökulma Strategisten suuntaviivojen ja tavoitteiden asettaminen Toiminnan suunnittelu, budjetointi ja resurssointi Toimeenpano ja seuranta Vuosi- raportointi Vuosi n Vuosi n+1 Vuosi n+2

8. Projektinhallinnan kehittämisprosessi Johdon ”Top-Down” aktiviteetit organisaatio, tavoitteet, suunnittelu, talous,… Ongelma ja tavoiteasettelu Suunnittelu Implementointi Järjestelmän käyttö ”Harmaa vyöhyke”, jossa ratkaistaan toiminnallisia ja taloudellisia ongelmia sekä priorisoidaan tarpeita Projektihenkilöstön ”Bottom-Up” aktiviteetit projektinhallinta, resurssit, henkilöt, talous, taidot, projektiosaaminen, ..

9. Projektorin tärkeimmät piirteet ja vahvat ominaisuudet (1) • YLEISET: • kaikki ammattikorkeakoulun projektitiedot • yhdessä paikassa ja käytettävissä intranetissä tai www:ssä • joustavuus: nopea konfigurointi, käyttäjähallinta • ulkoiset käyttäjät + kieliversiot • tukee projektien arviointia ja päätöksentekoa • tiedottamisen helpottaminen ja ”automatisointi” • monipuoliset hakutoiminnot • helppokäyttöinen, koulutustarve pieni • suunniteltu amk-tyyppiselle organisaatiolle • kehitystiimi tukee projekihallinnan kehittymistä • käyttöönoton vaivattomuus ja riskittömyys

10. S0 0. Idea / ehdotus Valmistelu S1 1. Suunnittelu 2. Asettaminen T1 3. Toteutus T2 4. Arviointi Toteutus T3 5. Päättäminen Projektorin tärkeimmät piirteet ja vahvat ominaisuudet (2) TUKEE KAIKKIA PROJEKTIVAIHEITA: • projektiehdotukset • projektisuunnittelu ja –seulonta • projektin asettaminen • projektin toteutus • projektin päättäminen • tulosten levittäminen • jälkiarviointi -> oppiminen • dokumenttien liittäminen • arkistointi

11. Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen Vaikuttavuus ja palvelukyky: • tulosten levittämien • projektitiedot saatavilla -> kumppaneiden osallist. • yhteistyökumppaniraportit • talousraportit • linkki julkaisutietokantaan • jälkiarviointi -> oppiminen

12. Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen Resurssien hallinta • budjetointi, ennakkosuunnittelu • projektin kustannusseuranta suoraan • kirjanpitojärjestelmästä • talousraportit • projektisalkun hallinta (AMK, tulosalue, ko, yksikkö) • asiantuntijaraportit (henkilöiden allokointi projekteihin)

13. Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen Prosessit ja rakenteet • laadukas projektin läpiviennin prosessi sisäänrakennettuna • yhtenäinen alusta helpottaa ja nopeuttaa liikkeellelähtöä • hajautettuja verkostomaisia projekteja tukeva teknologia (myös kv) • projektien ennakko- ja jälkiarviointi • kehitysohjelmien hallinta • tieto yhdessä paikassa kaikkien käytettävissä • - > tukee poikkialaisuutta, aktivoi henkilöstöä

14. Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen Osaaminen ja uudistuminen • asiantuntijarekisteri -> löydetään sopivia resursseja • yhteistyökumppanit -> löydetään uusia yhteistyökumppaneita • projektiohjeet ja lomakkeet -> yhteiset toimintamallit • alusta projekti-ideoiden käsittelylle -> ”aloitelaatikko”

15. Projektorin pääominaisuudet Resurssitiedot (henkilöt) Kehitysohjelmat Seulonta, arviointi ohjaus Aikataulutiedot (kesto, vaihe) Raportti- generaattori Projektin perustiedot Rahoitustiedot (oma, ulkop.) Liitedokumentit Budjetti- ja toteutumatiedot Monipuolinen hakutoiminto Luokittelu (yksikkö, proj.tyyppi, rahoituslähde, jne.) Yhteistyökumppanit

16. Käyttöympäristö • Selainkäyttöliittymä (Explorer) • SQL Server tietokanta verkossa • Ohjelmisto saadaan parametrien avulla nopeasti käyttöön • Taloushallinnon liittymä (räätälöidään asiakaskohtaisesti) • Palvelut (Turun amk, Mansoft tietotekniikka Oy) • Ohjelman käyttöoikeuden vuokraus (ASP) • Koulutus • Käyttötuki ja ylläpito • Käyttäjille kehitystiimi

17. Käytön tunnuslukuja 21.9.2006 (Turun AMK) • 1032 projektia: 712 aktiivista + 320 päättynyttä (pas.) • 5 kehitysohjelmaa • 1205 asiantuntijaa, joista n. 400 yhteistyökumppania • 325 yhteistyöorganisaatiota

18. Käyttäjät • EVTEK http://projektori.evtek.fi • Hämeen ammattikorkeakoulu http://projektori.hamk.fi/index.asp • Päijät-Hämeen koulutuskonserni http://projektori.phkk.fi/index.asp • Stadia http://projektori.stadia.fi/index.asp • Turun ammattikorkeakoulu http://projektori.turkuamk.fi • Turun kaupunki http://hankerekisteri.turku.fi/index.asp

19. Päävalikko