1 / 15

Kampanjrådgivning -gallring

Kampanjrådgivning -gallring. Gallringsinventering våren 2012. Inventering av gallringsbeslut 1990 till idag Fokus på: Är beslutet helt eller delvis ersatt av generella beslut? Är beslutet helt eller delvis ersatt av nya myndighetsspecifika beslut?

lucius
Download Presentation

Kampanjrådgivning -gallring

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Kampanjrådgivning -gallring

  2. Gallringsinventering våren 2012 • Inventering av gallringsbeslut 1990 till idag • Fokus på: • Är beslutet helt eller delvis ersatt av generella beslut? • Är beslutet helt eller delvis ersatt av nya myndighetsspecifika beslut? • Har myndigheten upphört/slagits samman/gått isär? • Gäller gallringsbeslutet ett avgränsat material som har gallrats? • Sker mediakonvertering dvs. utskrift på papper? • Eventuella övriga oklarheter…

  3. Resultatet…

  4. Hur använder ni dokumenten?  • Rödmarkerade gallringsbeslut är helt inaktuella (med reservation att gallringen verkställts). Gula är delvis inaktuella/alternativt bör ses över av olika skäl. Gröna gallringsbeslut är helt aktuella i nuläget (2012), vissa gäller dock avgränsade material som ska gallras längre fram. • Vilka beslut gäller för min förvaltning? • Hur aktuella är besluten? • Har vi verkligen gallrat informationen som omfattas av beslutet? • Vad behöver ses över?

  5. www.ssa.stockholm.se/kampanjradgivning

  6. Besluten på webben • www.ssa.stockholm.se/beslut-om-gallring • Nu gallringsbeslut separat!

  7. Hur går vi vidare? Exempel 1: S:t Erik Försäkring , ett myndighetsspecifikt beslut… • Gallringsbeslut 2003:05 är på många sätt inaktuellt. • Det finns numera generella gallringsbeslut för flera av handlingstyperna som tas upp, exempelvis bolagens ekonomihandlingar (2011:15). • Bolaget har förändrats och vissa handlingstyper är inte längre aktuella. • Begrepp används inte längre, exempel ”cederade”. • Tar ut den del som fortfarande är aktuell och stoppar in i nytt beslut.

  8. Ej aktuellt • 2003:13 • 2011:15 • 2007:12 • Handlingstypen finns ej längre Tas med i nytt beslut

  9. Ny framställan…

  10. Exempel 2 • SISAB har tre gallringsbeslut som är myndighetsspecifika: • 2001.02 Helt aktuellt: får gallra drifts och skötselinstruktioner. • 2001.12 Ersätts till viss del av 20011.15, 2011.09, 2003.13 och 2008.04. • 2008.04 Ersätts till viss del av 2011:15. • Rimligt att utgå från2008:04  • Ett fåtal handlingar i de andra besluten inkluderas. • Samt inkludera övrig information som ej är bevarandevärd i verksamheten… • Ett samlat beslut.

  11. Exempel 3 Revisionskontoret, ett myndighetsspecifikt beslut… • Gallringsbeslut 2007:07, gäller fortfarande helt. • MEN, beslutet specificerar en hantering som inte längre förekommer ”Alla handlingar i grundakt/årsakt”, leder till oklarhet. • Flera liknande handlingstyper har dykt upp… • Tar med hela beslutet men utvecklar och lägger till de nya handlingarna.

  12. Det nya beslutet… • Information från den ursprungliga gallringsframställan och gallringsbeslutet bakas in i det nya beslutet. • Bra tillfälle att se över om det inte finns mer information som kan inkluderas i gallringsbeslutet. • System som ska anslutas till Stockholms Stads E-arkiv? • Informationsvärdering ett löpande arbete…. Vad vill vi egentligen bevara?

  13. Lärdomar från projekt… • Beskriv informationen tillräckligt för att gardera för namnbyten. • Fokusera på informationen inte medium. • Baka in information som hanteras löpande i ett beslut. • Hantera beslut för ett avgränsat material separat.

More Related