VOORWERP VAN DE INFOSESSIE

1. BXL 1476 – LOGIES, MAALTIJDEN EN VERHUUR VAN CONFERENTIERUIMTEN AAN DE ALGEMENE INFORMATIECYCLIINFOSESSIE10.09.2013

2. VOORWERP VAN DE INFOSESSIE  Kandidaat-inschrijvers inlichtingen verstrekken over de procedure overheidsopdrachten (kwalitatieve selectie, regelmatigheid, gunning) → het risico op formeel onregelmatige offertes beperken

3. Agenda 1) Voorwerp van de opdracht - Achtergrond Infocyclus 2) Procedure overheidsopdracht en het verloop ervan: • Kwalitatieve selectie • Regelmatigheid • Analyse gunningscriteria Opmerkingen: ERRATUM gepubliceerd op 6 september 2013 3) Vragen / antwoorden

4. I. VOORWERP VAN DE OPDRACHT EN ACHTERGROND INFOCYCLUS • Belgische Technische Coöperatie = naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk (expliciet onderworpen aan de wet op de overheidsopdrachten) • Voorwerp van de opdracht: Logies, maaltijden en verhuur vergaderruimten voor de Infocycli • Infocycli voorstellen

5. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN • Open offerteaanvraag -> geen enkele onderhandeling • Uiterste ontvangstdatum voor de offertes: Dinsdag 1 oktober om 11 uur (opgelegde deadline)

6. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Voorafgaande opmerking: ERRATUM gepubliceerd op 6 september 2013 • Uiterste ontvangstdatum voor de offertes: 1/10/2013 om 11 uur i.p.v. 24/09/2013 • Perceel 3 (Gemengde cycli) is geschrapt • Wijziging planning van de Infocycli: 10 cycli i.p.v. 11 (4 residentiële en 6 niet-residentiële) • 3 fasen: Selectie - Regelmatigheid - Analyse gunningscriteria

7. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Kwalitatieve selectie • Eigen situatie van de inschrijver • Verklaring op erewoord (artikel 61 van het KB van 15 juli 2011) • Belastingsattest • Btw-attest* • Attest RSZ* • Voor de gunning van de opdracht: attest rechtbank van koophandel + uittreksel uit het strafregister

8. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Kwalitatieve selectie 2) Technische, economische en financiële draagkracht • Bankverklaring • Jaarlijkse omzet van € 240.000 tijdens de laatste 3 jaar voor perceel 1 • Jaarlijkse omzet van € 78.000 tijdens de laatste 3 jaar voor perceel 2 • Lijst met minstens 3 gelijkaardige diensten tijdens de laatste 3 jaar (+ attesten) • Certificaat betreffende de exploitatievergunning van het etablissement • De kwaliteit maatregelen

9. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Regelmatigheid van de offertes • Alleen de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden geanalyseerd. • Formele regelmatigheid: • Ontving de aanbestedende overheid de offerte binnen de opgelegde deadline (uiterlijk dinsdag 1 oktober 2013 om 11 uur)? • Bevat het offerteformulier de originele handgeschreven handtekening van de inschrijver? • Werd het offerteformulier wel degelijk ondertekend door iemand die bevoegd is om de entiteit van de inschrijver te verbinden? • Zijn alle documenten nodig voor de evaluatie wel degelijk aanwezig in het offerteformulier? • Materiële regelmatigheid: • Stemmen alle punten van de offerte overeen met de voorschriften van het bestek (Deel 2 van het bestek, budget, uitvoeringsvoorwaarden, afwezigheid van voorbehoud …)? • Werd het budget nagekomen (zie prijsofferteformulier)?

10. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Regelmatigheid van de offertes Alle documenten die bewijzen dat het etablissement en de installaties die zij voorstellen voor de uitvoering van de opdracht wel degelijk beantwoorden aan de essentiële bepalingen opgesomd in deel 2 van onderhavig bijzonder bestek Conclusie: Een onregelmatige offerte wordt geweerd en wordt dus niet in aanmerking genomen voor analyse van de gunningscriteria

11. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Analyse gunningscriteria Enkel de geselecteerde en regelmatige offertes worden geanalyseerd op basis van de gunningscriteria • Criterium 1: De prijs - 30 % • Mogelijkheid om prijs in te dienen voor de basisofferte en/of de facultatieve variante (naar keuze -> zie prijsofferteformulier) • Een beoordelingscijfer wordt toegekend volgens de regel van 3 > de laagste prijs behaalt de meeste punten (naar rato voor de andere offertes)

12. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Analyse gunningscriteria • Criterium 2: De bereikbaarheid - 30 % Subcriteria: • Afstand tussen de conferentieruimten en het logies waarbij de afstand tussen beide maximaal 2 kilometer mag bedragen - 15 % • Afstand tussen het openbaar vervoer en het logies en bereikbaarheid van het openbaar vervoer of, in voorkomend geval van de pendeldienst, qua uurregeling - 15 % • Score volgens een formeel gemotiveerde beoordeling van de aanbestedende overheid.

13. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Analyse gunningscriteria • Criterium 2: De bereikbaarheid - 30 % Te bezorgen documenten: • Ingevuld formulier "Bereikbaarheid" • Plan van de ligging van het etablissement en de omgeving ervan • Uurregeling van het openbaar vervoer (of van de pendeldienst voor perceel 1)

14. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Analyse gunningscriteria • Criterium 3: Kwaliteit van de conferentieruimten - 15 % Subcriteria • Extra uitrusting naast deze vereist in deel 2 "Technische bepalingen" (didactisch materiaal, waterverdelers …) - 2 % • Oppervlakte en capaciteit van de zalen - 5 % • Mogelijkheid om extra ruimtes te gebruiken (tuin, inkomsthal, salon …) naast deze vereist in deel 2 "Technische bepalingen" - 3 % • De oppervlakte van het opberglokaal en het feit dat dit zich in de nabijheid van de conferentieruimtes bevindt - 2 % • Duurzaam en milieuvriendelijk beheer (energie, afval, gebruikte producten, enz.) - 2 % • Andere troeven - 1% Score volgens een formeel gemotiveerde beoordeling van de aanbestedende overheid.

15. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Analyse gunningscriteria • Criterium 3: Kwaliteit van de conferentieruimten - 15 % Te bezorgen documenten: • Ingevuld formulier "Kwaliteit conferentieruimten" + foto's van de ruimten

16. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Analyse gunningscriteria • Criterium 4: De kwaliteit van het logies (15 %) Subcriteria • Uitrusting van de kamers - 3% • Oppervlakte van de kamers - 2% • Mogelijkheid om extra ruimtes te gebruiken (tuin, ontspanningsruimte, living, bar…) naast deze vereist in deel 2 "Technische bepalingen" - 7 % • Duurzaam en milieuvriendelijk beheer (energie, afval, gebruikte producten, enz.) - 2 % • Andere troeven - 1% Score volgens een formeel gemotiveerde beoordeling van de aanbestedende overheid.

17. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Analyse gunningscriteria • Criterium 4: De kwaliteit van het logies (15 %) Te bezorgen documenten: • Ingevuld formulier "Kwaliteit van het logies" + foto's van de kamers

18. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Analyse gunningscriteria • Criterium 5: Kwaliteit van de maaltijden - 10 % Subcriteria • Afwisseling in de voorgestelde menu's - 5 % • De voorkeur gaat uit naar schotels bereid met verse producten afkomstig uit de biologische landbouw en/of de eerlijke handel - 4 % • Andere troeven - 1% Score volgens een formeel gemotiveerde beoordeling van de aanbestedende overheid.

19. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Analyse gunningscriteria • Criterium 5: Kwaliteit van de maaltijden - 10 % Te bezorgen documenten: • Ingevuld formulier "Kwaliteit maaltijden" + voorbeeld van een vegetarisch en niet-vegetarisch menu (ontbijt, middagmaal, avondmaal) en koffiepauzes voor een week

20. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Overzicht van de in te dienen documenten • Identificatieformulier • Verklaring op eer • Integriteitsverklaring • Belastingsattest • (Btw-attest) • (Attest RSZ) • (Attest Rechtbank van koophandel) • (Uittreksel uit het strafregister) • Bankverklaring • Omzetverklaring • Lijst gelijkaardige diensten + certificaten • Maatregelen genomen om de kwaliteit van de diensten te verzekeren (max. 4 pagina’s) • Verklaring onderaannemers • Certificaat exploitatievergunning van het etablissement

21. II. PROCEDURE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN HET VERLOOP ERVAN Overzicht van de in te dienen documenten (vervolg): • Ingevuld en ondertekend prijsofferteformulier (basisofferte en/of facultatieve variante) • de statuten alsook alle nuttige documenten om de volmacht van de ondertekenaar(s) te bewijzen • alle documenten die bewijzen dat het etablissement en de installaties die zij voorstellen voor de uitvoering van de opdracht wel degelijk beantwoorden aan de essentiële bepalingen opgesomd in deel 2 van onderhavig bijzonder bestek • Ingevuld formulier "Kwaliteit van het logies" + foto's van de kamers • Ingevuld formulier "Kwaliteit maaltijden" + voorbeeld van een vegetarisch en niet-vegetarisch menu (ontbijt, middagmaal, avondmaal) en koffiepauzes voor een week • Ingevuld formulier "Kwaliteit conferentieruimten" + foto's van de ruimten • Ingevuld formulier "Bereikbaarheid" • Plan van de ligging van het etablissement en de omgeving ervan • Uurregeling van het openbaar vervoer (of van de pendeldienst voor perceel 1) • Voorbeeldmenu (ontbijt, middag- en avondmaal) voor een week

22. VRAGEN? BTC zal deze vragen beantwoorden door een aankondiging van rechtzetting te publiceren via de officiële organen.