Vejledning til APV på klinikken tillidsfolk.fysio.dk

1. Vejledning til APV på klinikkenwww.tillidsfolk.fysio.dk

2. Praktiserende og APV • en metode til bedre sundhed og trivsel på klinikken. • Udarbejdet af Arbejdsmiljøudvalget i Danske Fysioterapeuter, december 2005 • Hvorfor denne vejledning? • Danske Fysioterapeuters arbejdsmiljøundersøgelse i 2005 afdækkede, at en stor andel af fysioterapeutiske arbejdspladser ikke har lavet den lovpligtige Arbejdspladsvurdering (APV). For klinikker er tallet oppe på knapt 50%. Arbejdsmiljøudvalget har i fællesskab med Praksisudvalget valgt at gøre opmærksom på APV ved denne pjece. • Det er vores håb, at denne pjece er med til at afklare spørgsmål om, hvad man kan opnå ved at lave en APV, hvem der skal lave APV og hvad den skal indeholde, samt at alle klinikker for fysioterapi får lavet en APV. • Opfordring • Brug APV’en som et redskab til at bedre arbejdsforholdene på klinikken og løse nogle af de problemer og opgaver I står med – i stedet for at se APV’en, som endnu et problem eller krav, der blot skal efterleves. • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling

3. Hvad er det for noget? En Arbejdspladsvurdering er en vurdering af klinikkens arbejdsmiljø. Formålet med APV er at sikre, at I tager hånd om alle væsentlige problemer i arbejdsmiljøet, og at der arbejdes systematisk og løbende med at løse og forebygge problemer. Målet er, at alle, der arbejder på klinikken (og i patienternes hjem ved hjemmebehandling): klinikejere, lejere og ansatte, sikres et sikkert og sundt arbejdsmiljø. APV indebærer, at problemer i jeres arbejdsmiljø identificeres, farer vurderes og konsekvenser for helbredet samt peger på løsningsforslag. Sidst men ikke mindst skrives problemer, som ikke løses umiddelbart, op i en handlingsplan. • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling

4. Lovkrav • Lovkravet i en APV indebærer, at alle virksomheder, der har ansatte, kliniksekretær, rengøring eller fysioterapeuter, (klinikejerens familiemedlemmer tæller ikke med), skal lave APV, som skal være: • Skriftlig • Gentages hvert 3. år eller ved større ændringer i arbejdet • Indeholde 4 elementer – -kortlægning -prioritering/løsning -handlingsplan -plan for opfølgning • Sygefraværet skal inddrages ved udarbejdelse af APV • Læs eventuelt mere om Arbejdspladsvurdering i Arbejdstilsynets vejledning: ”Arbejdspladsvurdering; D.1.1” • Læs eventuelt også Arbejdstilsynets folder: Sygefravær og arbejdsmiljø • Begge findes på Arbejdstilsynets hjemmeside. • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling

5. Form og metode Lovgivningen giver den enkelte arbejdsplads frihed til at vælge, hvordan den vil gribe sin APV an. Vælg derfor de kortlægningsmetoder, som passer til netop jeres klinik. Det vigtigste er, at metoderne er egnet til at opfange de væsentligste problemer, og at de passer til jeres behov, traditioner og samarbejdsformer. Der er således ingen metode- eller formkrav udover de 4 grundprincipper: Kortlægning - Prioritering/løsning - Handlingsplan - Plan for opfølgning Valget af metode afhænger meget af, hvad I vil med APV. Hvis I kun vil leve op til lovgivningen, er der simple checklister, som nævnes senere. APV’en kan, udover at leve op til loven og få løst konkrete problemer, bidrage til en fælles forståelse af, hvad godt arbejdsmiljø er, og hvordan det opnås. Hvis I har ambitioner om at bruge APV’en som et redskab til at udvikle jeres arbejdsforhold, skal I vælge en metode, der er egnet til dette. Det er en god ide at starte et APV-forløb med at opstille mål for, hvad der skal komme ud af det. Klare mål giver realistiske forventninger hos jer på klinikken og er med til at skabe klarhed omkring, hvad resultaterne skal bruges til. • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling

6. ► Form og metode fortsat • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • Metodevalg • Gode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling Gode spørgsmål at afklare før APV Eksempler på spørgsmål der kan være gode at få vendt inden I går i gang med jeres APV-arbejde: Hvilke mål sættes for APV?- for arbejdsmiljøet - for arbejdsmiljøarbejdet F.eks.nedsætte fysiske belastninger, sikre kompetenceudvikling – uddannelse, bedre samarbejdet, skabe rum og indarbejde rutiner for arbejdsmiljøarbejdet. Hvordan vil I inddrage de berørte? – klinikejere, lejere og ansatte? - hvilke opgaver og funktioner skal de have i APV’en? Hvordan kan I kommunikere om APV undervejs og resultater? – møder - direkte, personlig kommunikation - opslagstavler Hvordan vil I støtte processen undervejs? – tovholdere Hvordan vil I justere processen undervejs? - hvem skal holde øje? - hvem kan justere? Hvordan vil I evaluere APV’en, så den næste bliver bedre? - hvad var godt? - hvad var dårligt? - hvilke problemer blev løst? - hvilke problemer arbejdes der med? - hvilke er vi slet ikke kommet i gang med? - fungerer løsningerne tilfredsstillende? - nåede vi det vi ville? - hvad kan vi gøre bedre?

7. Processen • Der findes ikke en fast recept på en god proces. Et godt udgangspunkt er, at arbejdet med APV opleves meningsfuldt. Det opnås bl.a. ved god information til alle på klinikken om, hvad de kan forvente at få ud af APV-arbejdet. Det er desuden vigtigt, at der bliver handlet på de forhold, som kommer frem, og at det synliggøres for alle på klinikken, at der sker noget og hvad der sker. • Papirarbejdet gør som bekendt ikke sig selv, og APV’en er ingen undtagelse. Den tager lidt tid at lave, uanset om metoden er skemaer, dialog eller et IT-baseret værktøj, men kan være med til at give mere effektive arbejdsgange, bedre indretning, bedre trivsel og med lidt held også en mere effektiv udnyttelse af klinikkens ressourcer. • En vellykket proces kræver, at der afsættes tilstrækkelig tid og rammer til de 4 elementer i APV’en: • kortlægning • vurdering/prioritering • udarbejdelse af handleplan og • plan for opfølgning • Der skal naturligvis også sættes ressourcer af til at udføre de aftalte handlinger. • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling

8. Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling • Kortlægningen • Uanset, hvilken metode, I beslutter jer for, så kan kortlægningen ses som en samlet registrering af arbejdsmiljøforholdene. De forhold, der skal vurderes er: • Fysiske forhold • Ergonomiske forhold • Psykiske forhold, kemiske forhold • Biologiske forhold og ulykkesrisiko. • I skal sikre jer, at alle væsentlige forhold kommer med i jeres APV. De typiske problemer, der findes på fysioterapiklinikker, er arbejdsstillinger, tunge løft, ensidige belastninger og psykisk arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøudvalget i Danske Fysioterapeuter har udarbejdet Arbejdsmiljøvejviser for fysioterapeuter, der findes på Danske Fysioterapeuters hjemmeside. Arbejdsmiljøvejviseren beskriver mere detaljeret de typiske arbejdsmiljøforhold, som fysioterapeuter har. • Desuden kan der hentes inspiration i arbejdsmiljøundersøgelsen ”På toppen af kroppen, der også findes på Danske Fysioterapeuters hjemmeside. Undersøgelsen giver et nuanceret øjebliksbillede af fysioterapeuters arbejdsmiljøforhold, der kan være interessant at stille over for jeres lokale forhold. • Vi anbefaler, at I også ser på det gode arbejdsmiljø, nu hvor I er i gang, så får I også et billede af, hvad der giver arbejdsglæde.

9. Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling • Eksempler på kortlægningsmetoder • Eksempler til inspiration • Checklister • Et APV-redskab – til brug i praksis til belysning af psykisk arbejdsmiljø

10. Eksempler på kortlægningsmetoder Checklister En enkel og skematisk kortlægning kan laves med en checkliste, og der findes mange. For fysioterapeutklinikker er der f.eks. en checkliste på Arbejdstilsynets hjemmeside. For kliniksekretæren og det administrative arbejde i øvrigt findes checklister på Branchearbejdsmiljøråd kontor´s hjemmeside. Checklisten giver et billede af, hvor problemerne er, men ikke nødvendigvis hvilke problemer der er. Desuden er klinikker ofte små, så det kan være, at flere at checklistens punkter ikke passer til netop jeres forhold. Checklister til rengøringsarbejdet kan f.eks. findes på Arbejdstilsynets hjemmeside. For de fysioterapeuter, der laver hjemmebehandlinger, skal der laves APV i borgerens hjem. Der findes en række erfaringer med APV i borgerens hjem fra andre faggrupper f.eks. hjemmehjælperne. Selv om hjemmehjælpernes arbejdsopgave adskiller sig fra det fysioterapeutiske arbejde, er der flere forhold ved at arbejde i borgerens hjem, der er relevant at inddrage i APV’en. Der kan hentes inspiration til, hvordan det gribes fornuftigt an f.eks. i pjecen: Få fod på APV i borgerens hjem, der findes på Branchearbejdsmiljørådet for Social og Sundhed’s hjemmeside. Pjecen indeholder også bud på, hvordan checklister kan udarbejdes. • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling

11. Eksempler på kortlægningsmetoder Møder Dialog er en god måde at få fat i de relevante problemer specielt, når man gerne vil lægge vægt på de bløde områder i arbejdsmiljøet og måske oplever, at der er godt styr på fysiske, kemiske og ergonomiske områder – de emner skal dog også medtages. Metoden kræver, at I kan tale sammen om tingene. Hvis ikke ”der går hul på bylden”, kan det være svært at tage fat på områder som trivsel, samarbejde og kontraktforhold. • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling

12. Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling Eksempler på kortlægningsmetoder Interview   Interview kan også anvendes som en kortlægning afarbejdsmiljøforholdene. Interviewene kan organiseres på forskellige måder – to og to med opsamling i gruppe, gruppe interview med forudbestemte fokusområder. Metoden er god, fordi den giver alle mulighed for at komme til orde og høre hinanden. Der er dog risiko for, at den ikke lever op til lovgivningen om at komme alle væsentlige områder igennem, hvis deltagerne ikke bringer dem i spil.

13. Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling Eksempler på kortlægningsmetoder Kortspil Der findes forskellige typer kortspil, der giver mulighed for en delvis struktureret kortlægning af blandt andet det psykiske arbejdsmiljø. Eksempel på et kortspil er Styrkespillet, der er beskrevet på hjemmesiden Arbejdsmiljøweb.       

14. Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling Eksempler på APV metoder Andet Der findes et utal af metoder udover de her kort beskrevne. F.eks. sikkerhedsrunder, APU – Arbejdsplads-udvikling, spørgeskemaundersøgelse. Eksempler på nogle af de ovennævnte metoder findes på Københavns Amts hjemmeside om APV værktøj. Her findes en overskuelig gennemgang af APV forløbet med detaljerede beskrivelser af forskellige kortlægningsmetoder.

15. Prioritering og løsningsforslag Når kortlægningen er gjort, skal problemerne prioriteres, så I kan arbejde videre med de vigtigste problemer. Hvis der er mange problemstillinger, kan I vælge at prioritere nogle få for ikke at have for mange bolde i luften. Prioritering handler om at rangordne problemer i forhold til nogle forudbestemte nøgler. Det er jer, der beslutter en prioriteringsnøgle. Den skal sikre, at det ikke er tilfældigheder eller skjulte dagsordner, der styrer hvilke arbejdsmiljøforhold, der skal arbejdes med. Prioriteringsnøglen er jeres redskab til at få arbejdsmiljøarbejdet systematiseret, så I kan være på forkant med problemerne og lave forebyggende indsatser i stedet for at måtte løse problemerne, når de er opstået - og i værste fald løse de samme problemer gang på gang. I diskussionen om kriterierne for prioritering er det vigtigt, at alle involverede er med. Desuden er det nødvendigt, at de, der kan tage de endelige beslutninger i forhold til gennemførelse af prioriteringen, deltager (ofte klinkejeren). Det er gavnligt for forløbet, at ansvar og kompetencer er afklaret.   • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling

16. ►Prioritering fortsat • Eksempler på kriterier for prioritering • Det er jer, der finder de prioriteringer, der er bedst for jeres arbejdsplads. Det kunne f.eks. være: • Lovkrav • Ulykkesrisiko og/eller medfører sygefravær • Mange personer involveret i problemet • Nemt og billigt at løse • Stort engagement for problematikken • Problemet har stået på længe • Problemet strider i mod vores værdier og arbejdspladskultur • Løsninger der samtidig løser meget andet • Prioriteringen kan opstilles som – SKAL, BØR, KAN – eller hvor nemt man kan løse problemerne – løses umiddelbart, løses hurtigt, løses ved lejlighed. Man kan også stemme om det blandt alle på klinikken. Hvis I vælger den demokratiske metode, skal man som klinikejer (eller i få tilfælde sikkerhedsgruppe) sikre, at mindretalsønsker ikke drukner i flertallet. • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling

17. Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling Prioritering fortsat ”Hele vejen rundt!” Til at finde løsninger er vi ofte tilbøjelige til at gå fra observation til udførelse, men de bedste løsninger på komplekse problemstillinger kan beskrives efter denne lille model. Modellen beskriver i korthed også APV-processen. Man skal stræbe efter at finde de løsninger, som på bedst mulig måde løser problemet uden at skabe andre, og uden at konsekvenserne bliver flyttet over til andre.

18. lbnr Problembeskrivelse Valgt løsning Start Slut Ansvar Evalueres Handlingsplan Frem til nu har der i APV processen været stor valgfrihed og mange muligheder for variation i metoden. Når det kommer til handlingsplanen, er der fastere rammer. Med få variationer skal den indeholde: Løbenummer, problembeskrivelse, (løsningsforslag), valgt løsning, startdato for at gennemføre løsningen, planlagt slutdato, den ansvarlige tovholder og hvilken dato løsningerne skal evalueres. • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling

19. Plan for opfølgning Som afslutning på APV-processen skal I overordnet beskrive, hvornår og hvordan I følger op på dels om handlingsplanen følger planen, og dels om de gennemførte ændringer i arbejdsforholdene har den ønskede effekt. Det kan være svært at se, hvordan APV’en kan være andet end en ressourcekrævende og bureaukratisk ekstra opgave – uden det store udbytte. Vi er godt klar over, at APV’en er svær at ”sælge”, men det er et faktum, at mange virksomheder nu efter, at APV har været et lovkrav for nogle virksomheder i mere end 12 år, giver klare udsagn om, at selv om lovpligten ophørte, ville man fortsat lave APV, fordi den genererer mange gode ideer og stimulerer kreativitet. Som sideeffekt har man set mere effektivitet og fleksibilitet og også bedre tal på bundlinien. Vores opfordring er at bruge APV’en som et redskab til at bedre arbejdsforholdene på klinikken og løse nogle af de problemer og opgaver I står med – i stedet for at se APV’en, som endnu et problem eller krav, der skal løses – efterleves. • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling

20. Linksamling: • Arbejdstilsynets vejledning: ”Arbejdspladsvurdering; D.1.1”, findes på Arbejdstilsynets hjemmeside:http://www.at.dk/sw7139.asp • Arbejdstilsynets folder: ”Sygefravær og arbejdsmiljø” findes på arbejdstilsynets hjemmeside:http://www.at.dk/sw11635.asp • Danske fysioterapeuters arbejdsmiljøvejviser findes på Danske Fysioterapeuters hjemmeside:http://www.fysio.dk/graphics/PDF/Arbejdsmiljoe/Arbejdsmiljoevejviser.pdf • Danske Fysioterapeuters arbejdsmiljøundersøgelsen ”På toppen af kroppen” findes på danske fysioterapeuters hjemmeside: http://www.fysio.dk/graphics/PDF/Arbejdsmiljoe/Toppen_af_kroppen.pdf • Vejledning til APV på klinikken findes på Danske Fysioterapeuters hjemmeside: http://www.fysio.dk/graphics/PDF/Arbejdsmiljoe/APV_handlingsplan.pdf • Et APV-redskab – til brug i praksis til belysning af psykisk arbejdsmiljø findes på Danske Fysioterapeuters hjemmeside:http://www.fysio.dk/graphics/PDF/Arbejdsmiljoe/APV_og_arbejdsmiljoe.pdf • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling

21. Linksamling: (fortsat) • Arbejdstilsynets checkliste for fysioterapiklinikker findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: http://www.at.dk/graphics/at/pdf/checklister-apv/fysioterapi-apv.pdf • Branchearbejdsmiljøråd kontor´s checklister for klinik-sekretæren og det administrative arbejde i øvrigt findes på Branchearbejdsmiljøråd kontor´s hjemmeside: http://www.barkontor.dk/Bar%20Kontor/Home/Fakta%20om%20arbejdsmilj%C3%B8/APV/Mere%20om%20APV/Checkliste.aspx • Arbejdstilsynets checklister til rengøringsarbejdet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside:http://www.at.dk/graphics/at/pdf/checklister-apv/rengoering-apv.pdf • Branchearbejdsmiljørådet for Social og Sundhed’s pjece ”Få fod på APV i brugerens hjem” findes på Branchearbejdsmiljørådet for Social og Sundhed’s hjemmeside: http://www.arbejdsmiljoweb.dk/upload/f%C3%A5_fod_p%C3%A5_apv_001.pdf • Branchearbejdsmiljørådet Social & Sundheds kortspil ”Styrkespillet” findes på hjemmesiden Arbejdsmiljøweb: http://www.arbejdsmiljoweb.dk/Trivsel/Mobning/Materiale_mobning/Styrkespillet.aspx • Københavns Amts gennemgang af APV forløbet bl.a. med eksempler findes på Københavns Amts hjemmeside om ”APV værktøj”: http://www.kbhamt.dk/APV/default.asp • Hvad er APV? • Lovkrav • Form og metode • MetodevalgGode spørgsmål inden APV • Processen • KortlægningenEksempler til inspiration • Checklister • Møder • Interviews • Kortspil • Andet • Prioritering og løsning • kriterier for prioritering • hele vejen rundt! • Handlingsplan • Plan for opfølgning • Linksamling