Supervision et revue à mi-parcours

1. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Supervision et revue à mi-parcours République du Togo Programme d’Appui aux Développement Agricole au Togo (PADAT) Lomé, 23 au 26 janvier 2012

2. Apprécie l’’état d’avancement des activités du projet • N’est pas un exercice de police • Deux missions de supervision et deux missions de suivi par année pour: • Mise en œuvre du projet avec efficacité, efficience, et pour produire un IMPACT • Atteinte des objectifs du projet (et s’ils sont toujours valides) • Identification des problèmes et mesures correctives/ajustements • Appui pour la mise en œuvre: former et renforcer les capacités de l’UCP Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT • Equipe de Supervision • Equipes Pays Rome et Togo • CPM et équipe consultants • Partenaires du projet (institutions nationales concernées, co-financiers, UCP, opérateurs partenaires, groupes cibles et unité d’appui à la mise en œuvre du portefeuille des projets du FIDA en Guinée)

3. Avant la mission - SE PREPARER A L’AVANCE! C’est 50% du travail effectué avant de se rendre sur le terrain Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT • Rôles du CPM • Préparer les TDR, recruter les consultants • Confirmer les dates de mission et notifier le Gouvernement et les institutions clefs • Logistique de terrain, collecte et transmission des documents clefs aux consultants (PTBA, PPM, rapports d’activités, états des décaissements, etc.) • Rôles du Projet • Envoyer documents clefs au CPM • Finaliser agenda mission • Etat sur comptes spécial et désigné • Suivi recommandations rapport audit • Ebauche annexes Aide-mémoire

4. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

5. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT • Objectif: Revue des forces, faiblesses, améliorations requises: • Stratégie générale du projet et ses objectifs • Etat d’exécution des activités, résultats et l’IMPACT • Procédures et programmation: • Visites: sites à problème et sites à résultats positifs • Réunions: population, agents techniques & opérateurs • Comparer conclusions rapports d’activités avec situation sur terrain • Encourager échanges interactifs sur l’impact, les contraintes et solutions • Encourager les bénéficiaires à parler: éviter que le projet/opérateurs parlent à leur place

6. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Mission de Supervision/ Réunions Techniques • Objectifs: • Réunion individuelle avec le projet et les opérateurs partenaires pour une meilleure prise en compte des leçons tirées des visites sur le terrain • Identifier et documenter les forces et faiblesses de chaque volet • Proposer l’ensemble des améliorations et le calendrier de mise en œuvre des recommandations • Paragraphes synthétiques préparés par chaque consultant, avec annexe technique pour AM • Chef de mission consolide l’Aide Mémoire

7. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Mission de Supervision/ Revue des aspects fiduciaires Structure organisationnelle Gestion des actifs immobilisés • Manuel des procédures administratives, financières et comptables • Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet • Inventaire • Contrôle des véhicules • Assurance des actifs Gestion du PPM Gestion du PTBA • Processus de passation de marchés et contractualisation • A posteriori et PPM, fiches de suivi et registre de contrats • Tableaux de contrôle d’exécution physique et financière des contrats • Exécution du PTBA en cours • Exécution des PTBA consolidés • Appréciation du taux d’exécution moyen par rapport à l’indicateur de performance d’exécution du PTBA

8. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Mission de Supervision/ Revue des aspects fiduciaires (suite) Gestion financière Gestion comptable • Performance de la mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD) • Performance financière par bailleur et par composante • Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS) • Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD • Etat du fonds de contrepartie et de la contribution des bénéficiaires • Mise en œuvre des fonds de développement à la base • Etats synthétiques mensuels • Fonctionnement du CS et des états de rapprochement bancaires + analyse des comptes • Tenue documents comptables et classement • Calendrier clôture annuelle comptes + élaboration audit • Revue de conformité avec AF Gestion du personnel • Effectif, mouvement, évaluation du personnel • Renforcement des capacités

9. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Mission de Supervision/ Suivi du Rapport d’Audit • Vérification de la qualité du système comptable et des contrôles internes • Vérification ponctuelle de la documentation relative aux ECD • Vérification de la passation des marchés non soumis a priori à revue/examen • Vérification du respect des recommandations de l’audit

10. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Mission de Supervision/Debriefing et Feedback • Conclusion mission avec équipe de supervision pour: • Partager l’évaluation globale de mise en œuvre du projet • Revue des résultats, contraintes et améliorations requises pour chaque volet • Vérifier la pertinence globale recommandations • Revue détaillée de l’AM avec la direction/ les experts techniques du projet pour clarifications et commentaires • Feedback auprès des institutions clefs: • Ministère des Finances et Ministères techniques • Co-financiers, UCP, opérateurs clefs

11. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Mission de Supervision/Finalisation d’Aide Mémoire Rapport de supervision • Format standardisé (9-12 pages) • Introduction • Evaluation générale de la mise en œuvre • Activités et résultats • Evolution de la mise en œuvre du projet • Aspects fiduciaires • Durabilité • Autres • Conclusion • Rester succinct et précis pour : • AM soit lu • Permettre une discussion de fond pendant la restitution • Appendices et annexes: • Synthèse sur l’état et les caractéristiques du projet • Synthèse des actions à mener et les calendriers convenus • Performance financière par bailleur, catégorie et composante • Respect des conventions et de l’AF • Évolution physique au regard du PTBA, surtout indicateurs SYGRI • Cadre logique mis à jour (évolution par rapport aux cibles) • Gestion des savoirs: apprentissage et innovation • Annexe I : Rapport technique • Annexe II : Complémentaires, demandées par la mission • La Lettre de la Direction: • Envoyée aux autorités par le Directeur de la Division • Synthétise principales actions à prendre

12. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Revue à Mi-Parcours/Mise en Œuvre • Initiée par le Gouvernement (FIDA comme cellule d’appui) • Revue complète du projet à mi-parcours pour: • Ajuster la formulation et le cadre initial (quel est l’impact des changements de circonstances et de l’environnement sur la mise en œuvre?) • Laisser tomber ce qui ne marche pas et ne peut probablement pas être amélioré (être flexible) • Nécessité de modifier l’AF (moment le plus opportun) Début Achèvement Revue à Mi-Parcours

13. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Revue à Mi-Parcours/Amendement à l’AF • A tout moment (souvent après la mi-parcours), sur demande officielle et justifiée du Gouvernement: • Réaffectation des ressources du don parmi les catégories ou le montant non alloué • Extension de l’éligibilité des ECD • Augmentation en % de financement • Création/réduction des zone(s) du projet, composantes ou catégories • Prorogation de la date d’achèvement et de la date de clôture du don • Augmentation du niveau d’affectation autorisée

14. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT Revue à Mi-Parcours/Prorogation de la Date d’Achèvement • Sur sollicitation du Gouvernement, le FIDA peut accorder l’extension si: • consentement de toutes les parties à un effort concerté pour aborder les questions relatives au retard • le projet reste viable • l’engagement des emprunteurs demeure fort • Récemment, quelques demandes de prolongation n’ont pas été approuvées Début Mi-parcours Achèvement