PRESENTACIÓN DEL MÓDULO

1. PRESENTACIÓN DEL MÓDULO MAPA Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Mejoramiso Ltda. Presentación Caracterización versión 9 Derechos Reservados 2011 www.mejoramiso.com

2. El administrador puede diseñar el mapa de procesos de la organización a través del menú Sistema/Mapa de Procesos/Mapa de Procesos

3. En el Editor Visual de Procesos (VEP), aparece el panel de control a la izquierda, las figuras identifican macroprocesos, procesos y Subprocesos. Desplazando el mouse sobre la figura hacia la derecha se va armando el mapa.

4. Las figuras aparecen Sin Nombre por lo que desde allí puede activar el cuadro de diálogo para dar nombre a la figura a través del primer ícono y aplicar otras funcionalidades como tipo de proceso, vincular padre, caracterizar, etc.

5. En el menú se encuentran varias funcionalidades para el administrador

6. El tipo de proceso es para agrupar o clasificar los procesos y sólo es válido en Los macroprocesos (verdes)

7. Por ejemplo al macroproceso Compras se le clasifica como Cadena de Valor y por Consiguiente sus hijos (niveles inferiores) pertenecerán a esa clasificación

8. A las actividades de los procesos en la caracterización se les puede adicionar unos atributos a través de la opción Actividades/Encabezados

9. En el contenido se define los valores de cada atributo en las actividades

10. Se puede imprimir el mapa tipo texto o gráfico tal cual se ve en pantalla

11. Se puede obtener los maestros de documentos y registros

12. Los procesos o subprocesos se pueden asociar a un nivel superior, por ejemplo el Proceso Troquelado pertenece al macroproceso Producción. Esto se realiza a través del Cuadro de diálogo

13. Los líderes de procesos pueden caracterizar ingresando al mapa a través de su menú Usuario

14. Los macroprocesos y procesos con archivador, agrupan a figuras del nivel inferior

15. Para caracterizar un proceso, activamos el cuadro de diálogo y utilizamos el 3er ícono (gafas)

16. Obtenemos en forma de cuadros la información con la caracterización del proceso

17. Se puede agrandar cada uno de los cuadros. Por ejemplo el de Información básica. Se puede allí registrar información del alcance, requisitos legales, normativos, etc. En la parte inferior de este cuadro aparecerán los indicadores definidos en el módulo de Indicadores

18. En Salidas se relacionan los productos del proceso, sus clientes y requisitos exigidos por éstos

19. Las entradas representan los insumos a transformar en el proceso, los proveedores que los suministran y los requisitos que a estos exigimos

20. Las actividades que transforman los insumos en productos junto con los responsables de cada una y los atributos que definió el administrador en el Menú Mapa

21. Los recursos son los documentos y los registros asociados al proceso. A través del Botón Control Documento puede ver detalles del documento y las disposiciones del Control documental. La lupa de la izquierda del documento es para abrirlo. Los documentos se realizan en cualquier editor

22. Al ingresar por el botón Control documento de uno de ellos, usted accede a 5 pestañas con funcionalidades para controlarlo

23. La ruta vigente es donde se encuentra el documento y que es consultado por medio de la lupa en varios reportes que se verán mas adelante

24. Los responsables del proceso con autoridades para el control del documento

25. Se distribuyen mensajes a través de correo electrónico con el fin de difundir los cambios del documento (nueva versión) o para solicitar modificación a alguno. Estos mensajes y sus protagonistas quedan registrados. Otra alternativa para el flujo del documento es crear tarea con el botón inferior (ver Función Actas y tareas)

26. La pestaña Modificaciones contempla la historia de cambios al documento

27. En el cuadro Recursos puede registrar en la parte inferior, las características de cada registro del proceso, entrando por el botón Control de Registros

28. Se dispone de 3 pestañas. Los datos generales del registro incluyen el tiempo de retención y la disposición

29. La ubicación física o digital del registro, en la pestaña Ubicación

30. Los autorizados del proceso para trabajar con los registros

31. Con toda la información sobre la documentación que modifique en el cuadro Recursos de la Caracterización, podrá obtener los reportes maestros de Control documentos y Control De Registros actualizados y orientados por proceso; sin embargo es mas fácil Obtener estos maestros en el bloque de reportes documentales que abordaremos mas adelante

32. Los demás usuarios (no administrador) podrán ingresar a consultar el mapa y la caracterización por medio del siguiente menú Usuario/Mapa de procesos/Mapa de procesos o preferiblemente acudir al bloque de reportes documentales. Entrar aquí es mas usado por los líderes de proceso que tambien estan autorizados a modificar la caracterización de sus procesos

33. A los demás usuarios (No administrador) aparece este menú al ingresar al mapa

34. Todos los reportes de este módulo están organizados en el menú Informes/Detallados incluyendo el de búsqueda de documentos por texto.O los maestros de Documentos y Registros actualizados. Este bloque de reportes documentales es suficiente para que los usuarios corrientes consulten referente a documentación

35. Tal vez el reporte mas utilizado es el de Ver la Caracterización, ya que alli se consulta el proceso y sus características, promoviendo el enfoque de procesos

37. Pero lo interesante de ese reporte es la posibilidad para los usuarios, de abrir a través de la lupa, los documentos asociados al Proceso, como Procedimientos, formatos, manuales, etc

38. Otro reporte útil para ver la información de los cambios del documento y del flujo que ha sufrido

39. Puede seleccionar un proceso (producción). Aparecen los documentos asociados, la lupa para abrirlos, ver la información de los cambios del documento y el flujo de distribución

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