At stake or not at stake? Over belanghebbendenmanagement Dezeure Karolien Hogeschool Gent

1. At stake or not at stake? Over belanghebbendenmanagement Dezeure Karolien Hogeschool Gent

2. Waarom? • Waarom stakeholders betrekken? Bron: Van Damme, J. & Brans, M. (2008) Over het design en management van inspraakprocessen‘, Leuven: SBOV rapport.

3. Waarom? • Waarom stakeholders betrekken? • Instrumentele argumenten • Inhoudelijke verrijking • Het realiseren van een hoger ambitieniveau • Verbetering van het proces • Verbetering van de samenwerking met externe partijen • Vergroting van draagvlak • Verkorting van tijdsduur • Uitbreiding van participatie en democratie • Verbetering van de interne organisatie • Verbetering van het imago

4. Outline • Aandachtspunten bij het plannen en managen van participatieve processen • Anticiperend plannen • Opdracht helder krijgen • Randvoorwaarden onderzoeken en bepalen • Analyse van actoren • Rollen bepalen • Kernelementen van het proces • Inbedding in de organisatie • Model gebaseerd op De Rynck, F. (2010). Aandachtspunten bij de start van participatieve processen.

5. Anticiperend plannen • Anticiperend plannen • Starten met een brede kijk • Verder kijken dan het eigen project • Wat gebeurt waar door wie? • Wie doet wat? Interne afstemming • Hoe werken we samen? • Belang van ‘interne’ participatie • Hoe spelen we in op bestaande processen vanuit de samenleving • Wat leeft er daar civiel? Welke mogelijke stakeholders zijn er mogelijks al actief? Op welke manier? • Het bepalen van stakeholders start in feite hier al – hoe ruimer men kijkt, hoe breder men denkt des te meer stakeholders er zijn

6. Opdracht helder krijgen • Opdracht helder krijgen • Waarover gaat het? Wie definieert de doelstellingen? • Eventueel samen met de stakeholders? • Is er daar ruimte voor of niet? ---- Eerlijk communiceren • Welke schaal wordt gehanteerd? • Fase in de besluitvorming? • De benadering naar stakeholders toe hangt af van de besluitvormingsfase • Meestal worden stakeholders niet betrokken bij de uitvoering – hoewel er dan nog dikwijls grote veranderingen zijn • Is er ruimte voor ontwerpend onderzoek? • Wat met kennis en ervaringen aangebracht door stakeholders?

7. Randvoorwaarden • Randvoorwaarden onderzoeken en bepalen • Welke is de aanwezige beleidsruimte? • Wat zijn de harde randvoorwaarden? • OPCZ Rekem: gebonden door ziekenhuiswetgeving • VLM: RUP… • Hoe ziet het financiële plaatje eruit? • Welke zijn de verschillende procedures die rond het proces hangen? • Welke zijn de ‘zachte’ randvoorwaarden? • Openheid en bereidheid politici • Transparantie van informatie • Verantwoordelijkheden m.b.t. Informatieverspreiding • Beslissingstermijn • Welke administratieve ondersteuning is nodig?

8. Actoren - Stakeholders • Actorenanalyse en stakeholdermanagement • Houdt in dat een projectorganisatie een aantal activiteiten onderneemt ten aanzien van de stakeholders (Edelenbos 2000; Sörensen 2005; participatieplaza): • Netwerkanalyse • Stakeholders-selectie • Mobiliseren van stakeholders • Analyse van stakeholders • Proces wordt georganiseerd en stakeholders krijgen een bepaalde rol

9. Stakeholders • Netwerkanalyse - Alle actoren in kaart brengen • Zowel intern – welke diensten zijn betrokken? • Als extern • Beïnvloede en beïnvloedende actoren • Primaire en secundaire stakeholders • Beslissers en medewerkers • Actoren met politiek bestuurlijke, ambtelijke, maatschappelijke, wetenschappelijke functies, private partijen, burgers • Quid toekomstige gebruikers?

10. Stakeholders • Welke stakeholders betrekken? Prioriteiten? Waarom? • De relevantie van een bepaalde actor wordt bepaald • Effectnorm • Doelgroepnorm • Weerstand norm • Verrijkingsnorm (geld, kennis, middelen) • Representativiteit of variëteit? • Afhankelijk van het doel • Draagvlak: representativiteit • Inhoudelijke verrijking: variëteit • Stakeholders dragen een verleden mee

11. Stakeholders • Mobiliseren en motiveren • Opletten voor de participatieparadox • In het begin inactieve houding van de stakeholders, pas op het einde zijn er verwachtingen (…de beleidsruimte is dan kleiner) • Stakeholders op tijd betrekken • Anticiperend plannen • Helder krijgen van het probleem • Het bepalen van de randvoorwaarden • Besluitvorming en implementatie • Quid non-participanten • Waarom niet? Wantrouwig, onverschillig, idee dat ze niet echt invloed zullen hebben, ingekapseld in het proces (en dus meedoen aan iets waar ze niet aan willen meedoen), vertrouwen in beleid is gewoon groot

12. Stakeholders • Stakeholderanalyse • Leer je stakeholders kennen • Motivatie • Verwachting • Bekwaamheid • Beschikbaarheid • Belangen van de stakeholders benoemen • Materieel • Politiek • Sociaal • Informatie • Spiritueel

13. Stakeholders Ter info Richtvragen naar de stakeholders toe • What financial or emotional interest do they have in the outcome of your work? Is it positive or negative? • What motivates them most of all? • What information do they want from you? • How do they want to receive information from you? What is the best way of communicating your message to them? • What is their current opinion of your work? Is it based on good information? • Who influences their opinions generally, and who influences their opinion of you? Do some of these influencers therefore become important stakeholders in their own right? • If they are not likely to be positive, what will win them around to support your project? • If you don't think you will be able to win them around, how will you manage their opposition? • Who else might be influenced by their opinions? Do these people become stakeholders in their own right? (Overgenomen van Rachel Thompson, Stakeholder analysis – winning support for your project, http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_07.htm)

14. Stakeholders

15. Stakeholders • Relaties en dynamieken tussen interne en externe actoren • Deze relaties veranderen doorheen het proces! • Conflict • Eenrichtings-ondersteuning • Wederzijdse ondersteuning • Goedkeuring • Strategische dialoog • Allianties • … • Stakeholders kunnen verschillend aangesproken worden doorheen het proces • Duidelijkheid van rollen!

16. Stakeholders • Ter illustratie

17. Rollen • Rollen bepalen • Belang van duidelijkheid • Ontwerper • Proces-designer • Procesmanager • Intern of uitbesteding? • Cfr VLM – uitbesteed aan een communicatiebureau • Cfr. OPZC Rekem – bevraging georganiseerd door synthetron • Rollen van stakeholders • Rollen van collega’s • interne organisatie en afstemming! • Koppeling back office met frontlijners • Rollen van politici

18. Rollen • Let wel: sterke professionalisering & verkokering • Twee paradoxen fnuikend voor participatie • Professionaliteitsparadox • Het oplossen van maatschappelijke problemen is zo verregaand geprofessionaliseerd dat de samenleving heeft afgeleerd om sommige vraagstukken veel simpeler door burgers zelf op te laten lossen. • Bestuurlijk plafond • De informele cultuur van burgerinitiatieven en de logge bureaucratie gaan slecht samen. • Is er voldoende aandacht voor civiele participatie? • Quid ‘negatieve’ civiele participatie?

19. Proces • Kernelementen van het proces • Open of gesloten? • Helemaal ontworpen bij aanvang? Of ruimte voor bijsturing? • In de literatuur geen eensgezindheid daaromtrent • Procesplanning • Welke afspraken kunnen over de planning van de besluitvorming worden gemaakt? • Welke eerste fase plannen we? Wie is best betrokken? • Ruimte voor overlegrondes? Terugkoppeling mogelijk? • Procedureplanning • Welke procedures? Kunnen er nog bijkomen? • Weten burgers op welke manier ze juridische bezwaren kunnen maken?

20. Proces • Afspraken interne organisatie en aansturing • Welke diensten nodig voor info en communicatie? • Wie is verantwoordelijk voor de organisatie? • Welke gestructureerde overlegvormen zijn er? Wat verwachten we ervan? • Welke afspraken worden er gemaakt? • Keuze methodieken en detail-ontwerp • Keuze gebeurt in functie van zaken zoals doelstellingen, expertise, complexiteit, controverse,budget, timing, beoogd aantal deelnemers, bereik van deelnemers,… • Ook uitvoering • Op maat van de doelgroep • Zie VLM – heel wat ingezette instrumenten • Conflictmanagement

21. Proces

22. De Bruijn et al. Procesmanagement

23. Inbedding van de organisatie • Inbedding in de organisatie • Project van één dienst of project van de stad als geheel? • Wie stuurt aan, ook vanuit het topmanagement? • Interne afspraken en opvolging • Hoe organiseren we het overleg met de betrokken diensten? • Wie trekt dat? • Hoe plannen we dat in?

24. Partners K.U.LeuvenInstituut voor de Overheid Centrum voor Overheid en Recht Universiteit Hasselt Centrum voor Lokale PolitiekUniversiteit Gent Onderzoeksgroep Management & BestuurUniversiteit Antwerpen Departement Handelswetenschappen en Bestuurskunde

25. Informatie Algemeen secretariaat Steunpunt beleidsrelevant onderzoekBESTUURLIJKE ORGANISATIE VLAANDERENParkstraat 45 bus 3606 - B-3000 Leuven Tel: 0032 16 32 36 10 - Fax: 0032 16 32 36 11sbov@soc.kuleuven.bewww.steunpuntbov.be