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Abrechnung von IOS Projekten

Abrechnung von IOS Projekten. Informationsveranstaltung. IOS Regionalpartner Eberswalde. Gefördert durch das Ministerium für Bildung, Jugend und Sport aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds und des Landes Brandenburg. Investition in Ihre Zukunft.

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Abrechnung von IOS Projekten

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  1. Abrechnung von IOS Projekten Informationsveranstaltung IOS Regionalpartner Eberswalde • Gefördert durch das Ministerium für Bildung, Jugend und Sport aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds und des Landes Brandenburg Investition in Ihre Zukunft Leistungsverträge; ANBest-P v. 01.01.2009; ESF-Fördergrundsätze Brandenburg 2007-2013 Stand: 27.03.2009 „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  2. Inhalt • Allgemeine Hinweise • Bestätigte Mittel • Feste Kosten • Belege • EAÜ-Liste • zuschussfähige Ausgaben • nichtzuschussfähige Ausgaben • Mitarbeiter im Projekt • Gehaltsabrechnung • Weitere Hinweise • Projektabrechnung • Sonstiges „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  3. Allgemeine Informationen • Bestätigte Mittel dürfen nur für das genehmigte Projekt und in dem festgelegten Zeitraum verwendet werden (ESF-AA Mittel) • Die festgelegten Kosten im Finanzierungsplan sind durch Belege – Rechnungen/Kassenbons - anteilig nummerisch darzustellen und zu untersetzen, d.h. auf jedem Einzelbelegmuss die Zuordnung zum Projekt (Projektnummer) zu erkennen sein, ohne erkennbare Zuordnung werden diese Belege nicht bearbeitet. Quittungen sind nicht förderfähig • Originalbelegeverbleiben beim Leistungserbringer und sind erst nach Aufforderungbzw. mit der Schlussrechnung einzureichen. • (EAÜ-Liste) Es ist eine chronologische Einnahmen- und Ausgabenübersicht über die Datenbank zu führen (ANBest-P Nr. 6.4). Datenbank: www.ios-brandenburg.de „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  4. Allgemeine Informationen Zuschussfähige Ausgaben 1. Personalausgaben / Besserstellung (ANBest-P Nr. 1.3) • Besserstellungsverbot für jeden MA ausfüllen. • MA dürfen nicht besser gestellt sein als vergleichbare Landesbedienstete mit entsprechender Tätigkeit. • Nutzung von PKWsauf der Grundlage der 1% Regelung durch Mitarbeiter in IOS-Projekten  ist nicht förderfähig. • Jahressonderzahlungen (Urlaubs- und Weihnachtsgeld) sind unter Beachtung des Besserstellungsverbotes förderfähig – nur die zeitlich den Tätigkeiten des Projektes zuzurechnenden Anteile können abgerechnet werden und wenn die Zahlung erfolgt ist. • Überstunden sind nicht förderfähig. „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  5. Allgemeine Informationen 2. Lehr- und Lernmittel • Lehr-und Lernmaterial welches zur Durchführung der Maßnahme notwendig sind, z.B.: • Holz, Steine, Kies, Tapeten, Kopierpapier… 3. Öffentlichkeitsarbeit z. B. Gestaltung Internetseite(Logos), Foto-Videodokumentationen, Verlinkung zur ESF-Homepage (www.esf.brandenburg.de)zur Homepage der EU-Kommission und zur ios.bbv-eberswalde.deWebsite, Pressemitteilung vor Beginn und zum Ende des Projektes 4. Honorarefür externe Kräfte (z. B. Trainer, Psychologen, Dozenten …) • ausgeschlossen sind Honorare an Mitarbeiter, die beim LE sozialversicherungspflichtig angestellt sind • Vor- und Nacharbeiten sind in den Honorarverträgen separat auszuweisen http://www.bravors.brandenburg.de/sixcms/detail.php?gsid=land_bb_bravors_01.c.24610.de „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  6. Allgemeine Informationen Zuschussfähige Ausgaben 5. ErsatzbeschaffungenGwG bis 410,00 € netto pro selbständig nutzungsfähigem Wirtschaftsgut ist im Finanzplan korrekt zu erläutern bzw. beim Regionalpartner Eberswalde zu beantragen, Projektbezug nachweisen -die Anschaffung muss mit dem Inhalt des Projekts übereinstimmen • Gem. Punkt 7 der Fördergrundsätze sind investive Ausgaben, z. B. • Kauf von Möbeln, • Ausrüstungsgegenständen, • Fahrzeuge, • Fahrrad (Projektbezug) • Anschaffungen zum Ende der Maßnahme !!nicht zuschussfähig „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  7. Allgemeine Informationen • 6. Mieten und Mietnebenkosten für extern angemietete Unterrichts- /Büroräume, (Pauschalen sind nicht förderfähig; Anteil muss nachgewiesen werden) • 7. Büromaterial (z. B. Schere, Papier, Stifte, Druckerpatronen, usw.) • 8. Post- und Fernsprechgebühren, u.a.Einzelverbindungsnachweis, Karte für das Projekt (Projektbezug) • 9. Dienstreise- und Reisekosten der unter Finanzpl. Posit. 1. genannten Personen Für die Erstattung sind neben den VV zu § 44 LHO weitere Vorschriften zu beachten: • Bundesreisekostengesetz, Auslandsreisekostengesetz ,Allg. Verwaltungsvorschriften des Landes Brandenburg • Dienstreiseauftrag • 0,20 €/km • Höchstens 130,00 €/Tag (ca. 650 km) „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  8. Allgemeine Informationen • 10. Teilnehmerbezogene Ausgaben • Gruppenfahrten • Übernachtung- Verpflegung • Eintrittsgelder (Belege aufkleben, Gesamtsumme ermitteln, Anzahl der TN, Unterschrift und Stempel des Projektverantw., Anwesenheitsliste von TN unterschreiben lassen) Nicht zuschussfähige Ausgaben • sind unter anderen folgende Ausgabepositionen: • Bußgelder, Geldstrafen, Prozesskosten • Kosten für Bilanzen und Wirtschaftsprüfer • Bankspesen, Darlehenszinsen, Sollkredit- und Überziehungszinsen,Kautionen „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  9. Allgemeine Informationen Nicht zuschussfähige Ausgaben • Pauschalen, Skonto, Rabatte • Besserstellungsverhältnis von Personal (ANBest.-P)-PKW Nutzung • Ausgaben, die nicht mit Originalbelegen belegt werden • Ausgaben ohne Zahlungsnachweis • Ausgaben, die nicht innerhalb des Bewilligungszeitraumes liegen • Kosten, die nicht kostenwirksam werden (z. B. Einsatz von Materialbeständen) • Abschreibungen • Ausgaben, die nicht im Finanzierungsplan enthalten sind, es sei denn, es erfolgte eine unverzügliche Änderungsmitteilung (Änderungsantrag), die vom RP Eberswalde/LASA bestätigt wurde „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  10. Mitarbeiter im Projekt „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  11. Mitarbeiter im Projekt 1. Ermittlung der effektiven Jahresarbeitszeit Beispiel: 52 Wochen/Jahr zu je 40 h = 2080 h minus z.B.: 12 gesetzl. Feiertage / 8 h = - 90 h minus z.B.: 30 Tage Urlaub = - 240 h -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- = 1750 effektive Arb.-Stunden/Jahr „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  12. Mitarbeiter im Projekt 2. Ermittlung des % Anteils im Projekt • Stundenanteil im Projekt (Meilensteine) - Beispiel: 80 h Stundenanteil im Projekteffektive Arbeitszeit X 100 = 4,57 % Obergrenze für MA im Projekt ist der TVL-13 • Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein: • abgeschlossene wissenschaftliche Hochschulausbildung • bei Entgeltstufe 5 muss eine 10-jährige Tätigkeit im Bildungssektor nachgewiesen werden „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  13. Gehaltsabrechnung „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  14. Gehaltsabrechnung • Die Personalausgaben für im Projekt tätige Mitarbeiter sind in der EAÜ-Liste für jeden MA wie folgt darzustellen: • 1. Zeile Nettoverdienst • 2. Zeile SV Abgaben • 3. Zeile Steuern Auf den Gehaltsnachweisen sind die einzelnen Positionen handschriftlich darzustellen und vom Bearbeiter mit Datum und Unterschrift zu bestätigen. Siehe Beispiel: „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  15. Muster MustermannMusterstrasse 100 123456 Musterhausen Nettoverdienst 2.422,82 davon 4,57 %= 110,72 EUR „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  16. SV-AG = 681,01 SV-AN = 726,70 U2 = 12,33-------------------------------- 1.420,04 davon 4,57 % = 64,89 für IOS „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  17. Muster MustermannMusterstrasse 100 123456 Musterhausen Steuer-Gesamt = 379,80davon 4,57 % = 17,35 €für IOS „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  18. Gehaltsabrechnung 2. Einbinden in die EAÜ - Liste „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  19. Weitere Hinweise Handreichung zum Erstellen eines Angebotes und Erfassen der Ausgaben und Einnahmen finden Sie in auf der Website des Regionalpartners Eberswalde ios.bbv-eberswalde.de „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  20. Weitere Hinweise Bei Nutzung von Miet-, Leasing und betriebseigenenFahrzeugen (projektbezogenen Dienstreisen) sind tatsächlich getätigte Ausgaben anteilmäßig (gefahrene km lt. Fahrtenbuch) zuwendungsfähig, wie z.B: Kraftstoff, Öl, Wartung und Pflege, Reparaturen Versicherungen … 2. Liefer- und LeistungsverträgeEs gelten folgende Auftragswerte: - Aufträge bis 500 € - freihändige Vergabe - bei Aufträgen von 500,01 - 20.000 € - freihändige Vergabe und mind. 3 Angebote, Vergabevermerk „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  21. Weitere Hinweise • 3. Miete und Nebenkosten • Ausgaben für Mieten von Räumlichkeiten undNebenkosten sind grundsätzlich zuschussfähig. Pauschale sind nicht förderfähig (Heizung, Reinigung, etc.). • Für die Abrechnung sind vorzulegen: • Mietverträge mit dem anteiligen m² Nachweis, • rechnerische Ermittlung der anteiligen Beträge, • Rechnungen, • Zahlungsbeweise. „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  22. Weitere Hinweise • 5. Bewirtungskosten • Bewirtungskosten sind grundsätzlich nicht förderfähig. • Nur bei Veranstaltungen mit Öffentlichkeitsbeteiligung, Workshops können im Einzelfall Bewirtungskosten in angemessener Höhe als zuschussfähig anerkannt werden • (z. B. Kaffee, Tee, belegte Brötchen, alkoholfreie Getränke), • Der Verwendungszweck (Bezeichnung und Dauer der Veranstaltung) und die TN (Zahl) sind auf den Belegen anzugeben, • Arbeitsberatungen sind normale Tagesgeschäfte und nicht förderfähig 6. Information und Publizität - Öffentlichkeitsarbeit Wer eine Zuwendung aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds erhält, ist verpflichtet, dies in geeigneter Form öffentlich bekannt zu geben und bei allen Veröffentlichungen zum Projekt auf die Mitfinanzierung durch den ESF hinzuweisen (Art. 8 VO (EG) Nr. 1828/2006). „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  23. Weitere Hinweise • - Arbeitshinweise und verbindliche Vorgaben zur Öffentlichkeitsarbeit sind: • im Merkblatt „Information und Publizität für ESF-geförderte Projekte“ zusammengefasst und stehen im Internet auf der jeweiligen Website der LASA Brandenburg GmbH und unter www.esf.brandenburg.de/sixcms/media.php/land_bb_boa_01.c.71312.de zum downloaden bereit. • Des Weiteren können Sie sich Dokumente, Vorlagen und Richtlinien vonder Website des IOS Regionalpartners ios.bbv-eberswalde.deherunterladen oder einsehen. „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  24. Weitere Hinweise 7. Rechnungen/Kassenbons Die Beschaffenheit der Belege sind die ANBest-P Nr. 6.4 benannt: • - Ausgabebelege: • Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, MwSt., • Rechnungsbetrag gesamt, Betrag anteilig für das Projekt (Skonto beachten) • Zahlungsbeweis, bei Gegenständen den Verwendungszweck • Eindeutige Zuordnung zum Projekt • Steuernummern auf Rechnungen, Bearbeiterkürzel • - Einnahmebeleg: • Einzahler, • Grund der Zahlung, • Datum, Projektzuordnung • - Kassenbon (Kassenbuch ) • Grund und Tag der Zahlung, MwSt., Rechnungsbetrag gesamt • Betrag anteilig für das Projekt-Projektzuordnung • Steuernummern • Max. 150,00 € „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  25. Weitere Hinweise 8. Projekte mit Schülerfirmen „ … Die aus den Schulprojekten generierten Einnahmen (z.B. bei Schülerfirmen) sind nach Bewilligung hinzugetretene zusätzliche Mittel. Die Einnahmen müssen in die Projektfinanzierung einbezogen werden. Spätestens mit der Endabrechnung des Schulprojekts sind diese mit anzugeben. • Gemäß Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest- P)  Ziffer 2.2  verringert sich dadurch die Zuwendung  (hier für das Schulprojekt) um den vollen in Betracht  kommenden Betrag. (bei Fehlbedarfsfinanzierung, sofern sich der Fehlbedarf dadurch verringert)…“ • Als Eigenmittelbei Privatschulen kommen die zusätzlichen Einnahmen nicht in Betracht. Sie sind nicht Bestandteil des bestätigten  Finanzplans. Die Schulen müssen den laut Antrag geplanten Eigenanteil erbringen. „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  26. Weitere Hinweise • Meilensteine (Datenbank) • korrekt eintragen, hier sind die Stunden / MA erkennbar, welche für die Erstellung des Besserstellungsverbotes notwendig sind • Finanzplan (Datenbank) • Erläuterungen detailliert ausfüllen, wenn Platz nicht reicht, unter Bemerkungen weiterführen (siehe „Bemerkungen“) • Entsorgungsleistungen z.B. wie Holzkeile, Tapetenreste, Werkzeuge, Abfälle etc.. sindnur dann förderfähig, wenn im Einzelfall ein Projektbezugeindeutig hergestellt werden kann. „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

  27. Projektabrechnung Die Grundlage für eine Abrechnung von Projekten ist das korrekte Ausfüllen der EAÜ-Liste in der Datenbank: • Zwischenrechnung • mit der Zwischenrechnung sind einzureichen: • Statistik zum Jahresende • Formblatt Gehaltsaufteilung/Person • 1 Stichprobe aus den Personalkosten – Mittelfluß nachweisen • (Gehaltsnachweise, BG Nachweis, Zahlungsbeweis) • 1 Stichprobe aus den Sachkosten -Mittelfluß nachweisen • (Rechnung, Zahlungsnachweis, Honorarvertrag, Mietverträge, Rechnung, Zahlungsnachweis) • 2. Schlussrechnung • Alle Kopien der Originalbelege einreichen – Mittelfuß nachweisen • Formblatt Gehaltsaufteilung/Person • Sachbericht • 3. Formulare • Alle Vorlagen und Formblätter können auf der Website ios.bbv-eberswalde.de heruntergeladen werden.

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