Begreber om forundersøgelse og MUST metodens principper

1. Begreber om forundersøgelseog MUST metodens principper Finn Kensing

2. Forundersøgelse • Formulere problem, afklare mål, skitsere løsninger • Skabe et bæredygtigt grundlag for realisering af IT • Skabe en samlet vision

3. Forundersøgelsens resultat Forundersøgelsesrapport • analyse af behov og muligheder • visioner om den samlede forandring • konsekvenser • økonomi • strategi og plan for realisering + prototyper/mock-ups

4. Hvorfor Forundersøgelse? IT-projekter er præget af høj usikkerhed: • Høj kompleksitet: ikke alle "variable" er kendte - og de er ikke uafhængige • Høj foranderlighed: nye krav og løsninger under vejs • Høj situationsafhængighed: planlægning og styring en del af arbejdet • Høj risiko for værdikonflikter: forsk. aktører har forsk. interesser

5. Eksempel: P3 • Høj kompleksitet: Sammenhæng med andre projekter ikke kendt på forhånd • Høj foranderlighed: Dybdeanalysen afdækkede behov for koordinering • Høj situationsafhængighed: Det blev et uddan-nelsesprojekt for IT-konsulenterne og journalis-terne kunne ikke deltage så meget som planlagt • Høj risiko for værdikonflikter: Opblødning i faggrænser

6. MUST er designet til at klare usikkerhed • Kompleksitet og foranderlighed: t/v til løbende indsamling og bearbejdning af information • Situationsafhængighed: t/v til aktiv projektledelse • Værdikonflikter: princip om reel brugerdeltagelse; dialog og høringer; styregruppe

7. MUST tilbyder 4 typer af ressourcer

8. Fællestræk ved FU-projekter • Udgangspunkt: en problematisk situation • Uklar/uenighed om problem eller løsning • Understøtte trinvis beslutning • definér problem • konstruér løsning(er) • vurdér "omfang" af realisering

9. Eksempler • P3: ny IT til produktion af radioprogrammer,men hvad var problemet og hvordan hang det sammen med løsningen? • SFC Inf.- og ordremodtagelse: outsource ordremodtagelsen til bibliotekerne, men det var ikke hovedproblemet og bibliotekerne var ikke klar til opgaven

10. Konflikter er uundgåelige • Virksomheder er ramme om fælles og modsatrettede interesser • Mennesker har forskellige placeringer og relationer til organisationen • IT-projekter påvirker interesser, placeringer og relationer

11. Eksempler: DR • Traditionelt: teknikafd. og IT-afd. stor indflydelse på valg af prod.udstyr og IT-syst. Nu: brugerafd. vil selv styre/tage ansvar • P3 ledelsen ønsker styring af programindhold og de ansatte ønsker synlig ledelse. Men de ansatte vil selv bestemme programindhold

12. IT-designerens rolle • Dæk ikke over konflikter • Udvikel forsk. visioner og vurder deres konsekv. • Overlad til parterne at forhandle • Argumenter fagligt; nedton egne dagsordner Modex: McKinsey på DR: brugerdeltagelse men skjult dagsorden om store rationaliseringer Hvordan vil I forholde jer til evt. konflikter?

13. Perspektivbegrebet Forskellige syn er ikke det samme som konflikt Ståsted: ex: fugl eller frø Selektion: ex: individuelt arbejde eller koordinering, de ansattes arbejde eller ledelsens Fortolkning: ex: holdninger, værdier, antagelser

14. OBS på mange sammenhænge • Sikre at relevante aspekter indgår • Ikke givne på forhånd • Skabes dynamisk i social interaktion • Reducere kompleksitet v.hj.a. skiftende fokus • Perspektivbegrebet igen: Selektion

15. Projektsammenhæng Fokus: Projekter er tidsafgrænset og hver deltager har multiple ansvar 2 aspekter: • Forundersøgelsesprojekt: andre relaterede projekter? • Realiseringsprojekt: vurdér vision ift. rammer for realisering Dette er primært et projektledelsesproblem

16. Brugssammenhæng Fokus: Organisatoriske forhold 2 aspekter: • Forretningsstrategi: relation til overordnede mål • Arbejdspraksis: relation til brugernes hverdag

17. Teknisk sammenhæng Fokus: relationer til IT-strategi 2 aspekter: • IT-systemer: eksisterende/nye IT-systemer samt den forretningsbaserede IT-strategi • IT-platform: teknisk IT-strategi

18. MUST og sammenhænge - et eks. Forundersøgelsesprojektet: Netværk af forskellige aktører der også eransvarlige ift. deres permanente kontekster Ex: T/V brugt i P3-projektet: • Projektetablering • Review • Referencelinjeplanlægning

19. MUST og sammenhænge - et eks. Forretningsstrategi: Relationer til de overordnede mål Ex: Brugt i P3-projektet: • Projektgrundlag • Strategianalysen

21. MUST - 4 principper P1: En samlet vision P2: Reel brugerdeltagelse P3: Arbejdspraksis skal opleves P4: Forankring

22. P1: En samlet vision Hvorfor? • sikre samtænkning af IT + orgudv. + kvalifik.udv. • sikre bæredygtighed: balancen mellem udvikling, udnyttelse og beskyttelse af ressourcer • sikre mod utilsigtede negative konsekvenser • sikre det bedst mulige beslutningsgrundlag

23. Ex: P3-projektet (1) • Dybdeanalysen afdækkede ønsker til arborg. • Besøg på andre radiostationer: IT + arborg. • Visionsudviklingen: • Forståelse af arbejdsorganisering => krav til IT • Scenarier: sammenhængende arbejdsfunktioner + IT • FU-rapport:IT + arb.org. + uddannelsens indhold og omfang

24. Ex: P3-projektet (2) Bæredygtig? • Trinvis beslutningsgrundlag • Projektgrundlag • Behovs- og mulighedsrapport • FU-rapport • Vi introducerede høringer + involverede 1/3 af P3 • Anbefaling: eksperimentér med arbejdsorganiseringen under realiseringen

25. P2: Reel brugerdeltagelse Hvorfor? • sikre at visioner modsvarer oplevede behov • sikre brugernes ret til indflydelse • sikre gensidig læring

26. Ex: P3-projektet (1) • Brugere i PG; ledere i SG • 1/3 af P3 interviewes/observeres + høringer • Ledelsen indstillet på at lytte til brugerne • 1 bruger og 1 it-designer interviewer/observerer sammen og bearbejder • Besøg på andre radiostationer • Visionsudvikling på en bar i Tyskland

27. Ex: P3-projektet (2) • PG samler og systematiserer ideer til en samlet vision • It-designerne orienterer om teknologiske muligheder og introducerer ideen om horisontal/vertikal koord. • IT-designerne: forslag til forløb og teknikker • IT-designerne arbejder også alene!

29. P3: Arbejdspraksis skal opleves Hvorfor? • sikre førstehåndskendskab • sikre relevante og forståelige beskrivelser • sikre at der ikke kun foreskrives • sikre at de interv./observeredes synspunkter indgår • sikre adgang til det, der kun viser sig, når man forsøger at forandre

30. Ex: P3-projektet: • PG observerer • PG beskriver i "P3 sprog" + børnetegninger • interventioner: kun i ’virtuelle’ verdner: ideer => konsekvenser => nye ideer, scenarier, mock-ups

31. P4: Forankring Hvorfor? • sikre at de foreslåede forandringer bliver realiteter • SG + anden ledelse: skal beslutte • ansatte + interessenter: skal benytte eller påvirkes • ansvarlige for den tekn. + org. realisering

32. Ex: P3-projektet • SG-møde hver måned + løbende kontakt til SG-formand • 3 brugere i PG + 1/3 interviewes/observeres + høringer • interne IT-konsulenter i PG: leverencestyring • externe programmører: læste FU-rapp. + fik prototyper + observation af arbejdsgange • P3 stod selv for den org. realisering

33. Teori og Metode Teori: Beskriver og forklarer et fænomen En teori sætter os i stand til at forstå de væsentlige bestanddele og mekanismer, der bestemmer fænomenets struktur og opførsel Metode: En fremgangsmåde til løsning af en opgave, eller hvordan vi kan interagere med et fænomen, når vi vil forandre det En metode er handlingsanvisende. Den giver retningslinjer for hvordan en opgave kan håndteres