RISIKOSTYRING - implementering i HiT Henning Hanto

1. . RISIKOSTYRING -implementering i HiT Henning Hanto Risikostyring i HiT - oktober 2008

2. INNFØRINGSKURS OKTOBER 2008 • Bakgrunn • Formål • Verktøyet • Integrering i eksisterande prosessar • Implementering i HiT • Døme og øvingar Risikostyring i HiT - oktober 2008

3. Me må! Reglement for økonomistyring i staten, nytt frå 2004: ”§ 4 Grunnleggende styringsprinsipper Alle virksomheter skal: a) fastsette mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet b) sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, ressursbruken er effektiv og at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd c) sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag Departementene skal i tillegg fastsette overordnede mål og styringsparametere for underliggende virksomheter, jf. § 7. Styring, oppfølging, kontroll og forvaltning må tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet.” Risikostyring i HiT - oktober 2008

4. Direkte pålegg Kunnskapsdepartementet har pålagt sektoren å ta i bruk risikovurdering: ”Institusjonane skal ha gjennomført vurderingar av risiko og vesentlege forhold i verksemda ved utarbeidinga av planar for 2008.” St.prp.nr. 1 (2007-2008). Risikostyring i HiT - oktober 2008

5. Direkte pålegg Dei gir seg ikkje: ”Risikostyringa i institusjonane skal fungere som ein prioriteringsmekanisme i styringa av den einskilde institusjonen, og inngå som ein integrert del av styringa av verksemda. Departementet vil framover følgje institusjonane sitt arbeid med å bruke og dokumentere arbeidet med risikostyring.” St.prp.nr. 1 (2008-2009). Risikostyring i HiT - oktober 2008

6. Etatsstyring 2008 - Tilbakemeldinger til institusjonen (……….) • KD viste til HiTs dokument med risikovurderinger som ble overlevert på møtet og ber om at risikovurderinger tas med i Rapport og planer. • HiT må fortsette arbeidet med å implementere system for risikostyring i organisasjonen og foreta risikovurdering av alle virksomhetsmål. Risikostyring i HiT - oktober 2008

7. Omfattande oppskrifter Det finst fleire verktøy og mykje teori. Vårt byggjer på metodikk utvikla av SSØ. Det må utviklast vidare av oss sjølve. ”Risikostyring i staten. Håndtering av risiko i mål- og resultatstyringen. Metodedokument.” SSØ des. 2005. 51 s. http://www.sfso.no/upload/forvaltning_og_analyse/risikostyring/NY_Metodedokument_06012006.pdf ”En veileder for mål – og resultatstyring i universitets – og høyskolesektoren”. UHR jan. 2007. 23 s. http://www.uhr.no/documents/RAPPORT_2_Veileder_MRS__i_UH_sektoren_.pdf ”Veileder: Hvordan få en god start på risikostyring i statlige virksomheter”. SSØ des. 2007. 26 s.http://viewer.zmags.com/showmag.php?mid=hpgrs&pageid=1 • Fullverdig innføring er ein prosess som må gå over fleire år, seier SSØ. • Men KD masar, for Stortinget er utålmodig, og Riksrevisjonen er riset bak spegelen. Risikostyring i HiT - oktober 2008

8. Men vil me? sabotere, ironisere, kritisere, resignere, akseptere, implementere, vurdere, prioritere, evaluere, reparere, revidere, presisere, kalibrere, reformere, aktivere, applaudere … Svara og tilnærmingane kan vere mange, og meir og mindre konstruktive Risikostyring i HiT - oktober 2008

9. Nyttig verktøy eller ny pliktøving? • Mistrur me nytta, men gjer det av plikt, gjer me det minste me kan sleppe unna med. Da blir det ein administrativ rutine. • Vil me at det skal kome til nytte, prøvar me å bruke og utvikle metoden slik at me får ein meirverdi. • Da krevst det at leiaraneengasjerer seg aktivt, og trekkjer med dei som er ansvarlege for dei ulike måla og tiltaka. • Går me for langt, kan me grave oss så ned i rubrikkar og detaljar at me armar oss ut og misser oversynet. • Innsatsen me legg ned bør altså vere kostnadseffektiv, ved at me konsentrerer oss om det somverkar fornuftig og relevant. Risikostyring i HiT - oktober 2008

10. Risikostyring er: å identifisere hendingar og tilhøve som kan føre til at vi ikkje når måla våre, og å finne tiltak som reduserer risikoen, for å auke sjansen til å lukkast. Risikostyring i HiT - oktober 2008

11. Dei sentrale spørsmåla er: • Kva er målet? • Kor vesentleg er det? • Kva er dei viktigaste føresetnadene for å få det til? • Kva hendingar eller tilhøve kan hindre oss? • Kor sannsynleg er det at dei inntreffer? • Kor store blir konsekvensane om så skjer? • Held vi fast på målet likevel? • Kva kan vi gjere for å redusere risikoen? • Korleis følgjer vi med på utviklinga? Risikostyring i HiT - oktober 2008

12. Sviktande risikoanalyse? • Fanny Mae, Freddie Mac, Lehman Brothers • Nedre Romerike Vannverk • Oslo Sporveier – Flexus • Stortingets pensjonsstyre • Telenor i Bangladesh • SV - gratis skolemat • Forsvaret – budsjettstyring • Rikshospitalet - pasienthotell • Tromsø 2018 • Island Risikostyring i HiT - oktober 2008

13. Terminologi HiTs årsplan følgjer målstrukturen til KD: Sektormål(før ”hovudmål”) KD Verksemdsmål(før ”delmål”) KD + HiT Styringsparameter(før ”resultatmål”, ”resultatindikator”) KD + HiT Måltal (før ”resultatmål”) HiT. Kan fordelast Kvalitative styringsparameter (før ”utvalde område”) KD + HiT + (driftseining) Titaksplanar ved driftseiningane i HiT: TiltakDriftseining (rektor) I tillegg snakkar me om oppgåver – føremål – verksemdsidé – visjon - strategi Risikostyring i HiT - oktober 2008

14. Litt om mål • Ulik terminologi, ulikt presisjonsnivå • God styring krev klare mål .. og ikkje for mange.. Spesifikke Målbare Aksepterte Realistiske Tidsavgrensa Enkle = SMARTE MÅL Risikostyring i HiT - oktober 2008

15. Risikostyring Kvalitetssikring og arbeid for betre måloppnåing ved hjelp av systematisk risikoanalyse og oppfølging. Kritisk suksessfaktor (KSF) Viktig føresetnad for å nå eit bestemt mål eller å lukkast med eit tiltak eller prosjekt. Risikofaktor Mogleg hending, tilhøve eller utvikling som kan hindre eller gjere det vanskelegare å nå målet. Kallast og ”risikomoment” eller ”risiko” (!) Sannsyn(lighet) Kor sannsynleg det er at risikofaktoren inntreffer. Konsekvens Kor stor verknad det har for sjansen for å nå målet dersom risikofaktoren inntreffer. Risiko Produktet av sannsyn og konsekvens. Risikotoleranse Kor stor risiko ein er villig til å ta før ein endrar målet eller set inn tiltak for å redusere risikoen. ”Risikovilje”. Risikostyring i HiT - oktober 2008

16. Arbeidsskjema Risikostyring i HiT - oktober 2008

17. To dimensjonar Tiltak Risikostyring i HiT - oktober 2008

18. Risikostyring i HiT - oktober 2008

19. Ingen eksakt vitskap • Kor stor er ein stor risiko? • Kan risikotoleranse talfestast? • Skjønet må kalibrerast! • Kor legg vi innsatsen? Risikostyring i HiT - oktober 2008

20. Risikovurderingane skal integrerast i og forbetre mål- og resultatstyringa, slik at sjansen for å lukkast blir større. Risikostyring i HiT - oktober 2008

21. frå detaljstyring til Målstyring Pengar Mål Mål- og resultatstyring Pengar Mål Resultat RBF Kvalitetsstyring Risikostyring Risikostyring i HiT - oktober 2008

22. Risikostyring: prosessen Mål/tiltak Kritiske suksessfaktorar sannsyn Risikofaktorar = risiko risikotoleranse konsekvens Kontroll/oppfølging Risikovurdering/ risikoanalyse Tiltak =åtgjerder Risikostyring i HiT - oktober 2008

23. Oppfølging Gjennomgang i leiargruppa på fastsette tidspunkt etter denne malen: • Ligg det an til at målet blir nådd? • Har det skjedd noko som endrar på risikovurderingane? • Kva tiltak/åtgjerder er gjennomførte for å redusere risikoen? • Bør nye tiltak setjast i verk? • Bør målet justerast? Risikostyring i HiT - oktober 2008

24. Nytt styrings- og leiingsverktøy? • Planverket blir reelt styrande for verksemda • Tettare oppfølging av fastsette planar • Klarare ansvarstilhøve • Meir systematisk rapportering om stoda • Betre informasjonsflyt mellom nivåa i organisasjonen • Betre støtte ovanfrå • Meir realistiske prioriteringar • Eit meir dynamisk planverk Kan eit dataverktøy for planlegging og oppfølging lette arbeidet? Risikostyring i HiT - oktober 2008

25. Risikovurdering på ulike nivå Institusjon Risiko knytt til overordna strategiar og mål. Strategisk plan, årsplan, større endringar og prosjekt Driftseining Risiko knytt til delmål og tiltak som eininga har ansvar for. Tiltaksplanar, endringar og prosjekt Institutt/gruppe Risiko ved tiltak, aktiviteter og leveransar. Framdriftsplanar, prosjekt m.v. System og arbeidsprosessar Risiko knytt til system, prosessar, arbeidsmåtar og dagleg drift Risikostyring i HiT - oktober 2008

26. Utviklingsnivå for risikostyring Heilskapleg og systematisk risikostyring på alle nivå Integrert i avgjerds- og styringsprosessar Risikopolicy for heile verksemda Risikostyring koordinert på øvste leiar- nivå Komplekse mål som gjeld fleire avdelingar Risikopolicy for avgrensa område Spesifikke risikofaktorar Dokumentert Ad hoc basert Udokumentert 1. Ad hoc 2. Område- basert 3. Koordinert 4. Heil- skapleg Medvete, systematisk med stor nytteverdi for verksemda Tilfeldig, usystematisk

27. Status i HiT Risikostyring i HiT - oktober 2008

28. Frå ”risikopolicy” • Fastset mål, prosessar og ansvarstilhøve. • Mål: Forbetre styringsprosessane, så sjansen aukar for at høgskolen når sine mål. • Innsats ut frå kost-nytte-perspektiv. • Del av kvalitetssikringa. • Integrert i mål- og resultatstyringa. • Del av arbeidet med års- og tiltaksplanar, større prosjekt, system og arbeidsprosessar. • Oppfølging i leiarmøte på fastsette tidspunkt året igjennom. • Ansvaret følgjer strukturen i lineorganisasjonen. • Styret: Det overordna ansvaret. • Rektor og høgskoledirektør: Felles ansvar for gjennomføring, innhald og oppfølging • Leiarane for driftseiningar og seksjonar: Tilsvarande ansvar i sine einingar. • Medarbeidarar: Medverke innanfor sine arbeidsfelt. Risikostyring i HiT - oktober 2008

29. Frå ”implementeringsplan” Mål: • Innan 01.03.10 skal Høgskolen i Telemark ha eit fungerande og fullt ut tilfredsstillande system for risikovurdering som er integrert i arbeidet med mål og resultatstyring. • Innan 01.03.09 skal det vere implementert eit system for risikostyring på institusjons- og driftseiningsnivå, og risikovurderingar av nokre sentrale mål og tiltak skal vere gjennomførte og dokumenterte. Risikostyring i HiT - oktober 2008