„ Specifičnosti f inancijskog upravljanja i kontrola u sustavu sporta” Danijela Stepić, načelnica

1. „Specifičnosti financijskog upravljanja i kontrola u sustavu sporta” Danijela Stepić, načelnica MFIN, Sektor za harmonizaciju unutarnje revizije i financijske kontrole 09. studeni 2012.

2. Sadržaj prezentacije • Općenito o financijskom upravljanju i kontroli obilježja kvalitetnih sustava financijskog upravljanja i kontrola • Financijsko upravljanje i kontrola u sustavu sporta

3. Definicija pojma financijsko upravljanje i kontrola Sveobuhvatan sustav unutarnjih kontrola koji uspostavljaju i za koji su odgovorni čelnici korisnika proračuna, a kojim se upravljajući rizicima osigurava razumna sigurnost da će se u ostvarivanju ciljeva proračunska i druga sredstva koristiti pravilno, etično, ekonomično, djelotvorno i učinkovito.

4. Financijsko upravljanje jednostavnije rečeno... “Sustav kojim su financijski aspekti poslovanja korisnika proračuna usmjereni i kontrolirani tako da podupiru realizaciju ciljeva.” Strategija razvoja sustava unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoru RH za razdoblje 2009-2011

5. Definicija pojma financijsko upravljanje i kontrola Obuhvaća sve poslovne transakcije, a posebno one vezane uz: • prihode/primitke • rashode/izdatke • natječajne procedure i ugovaranje • imovinu i obveze

6. Svrha financijskog upravljanja i kontrola • obavljanje poslovanja na pravilan, etičan, ekonomičan, učinkovit i djelotvoran način • usklađenost poslovanja sa zakonima, propisima, politikama, planovima i postupcima • zaštita imovine i drugih resursa od gubitaka uzrokovanih lošim upravljanjem, neopravdanim trošenjem i korištenjem, te od nepravilnosti i prijevara • jačanje odgovornosti za uspješno ostvarivanje zadaća • pravodobno financijsko izvješćivanje i praćenja rezultata poslovanja

7. Obilježja kvalitetnih sustava financijskog upravljanja • upravljanje po načelu “vrijednost za novac” • upravljačka odgovornost na svim razinama upravljanja • sustavni pristup i pogled na kontrole

8. Upravljanje po načelu “vrijednost za novac” Podrazumijeva aktivno upravljanje, postavljanje pitanja i traženje odgovora…. Što se dobiva za uložena financijska sredstva? Može li se pružiti ista usluga, a potrošiti manje financijskih sredstava? Kako pružiti uslugu na najvišoj mogućnoj razini kvalitete koristeći novčana sredstava koja su u danom trenutku na raspolaganju?

9. Upravljanje po načelu “vrijednost za novac” Podrazumijeva aktivno upravljanje, postavljanje pitanja i traženje odgovora…. Koliko koštaju usluge, aktivnosti, procesi i što uzrokuje troškove ? Kako nova ulaganja utječu na troškove, a kako na prihode ? Kako promjene u načinu korištenja usluga ili promjene u načinu organizacije poslovanja utječu na troškove, a kako na prihode ? Koje su promjene u poslovanju izgledne u srednjoročnom razdoblju ne bi li se omogućilo dugoročnije planiranje? Koji su troškovi alternativnih načina pružanja usluga ili organiziranja poslovanja? i ostala slična pitanja

10. Upravljanje po načelu “vrijednost za novac” Nije jednostavno primijeniti u praksi zato što ono zahtijeva • promjenu načina i pristupa upravljanja u javnom sektoru “uhodano administriranje” treba mijenjati “aktivnim upravljanjem” • postavljanje jasnih ciljeva poslovanja i njihovu realizaciju na ekonomičan i učinkovit način • promjenu učestale prakse nezainteresiranosti i/ili nemogućnosti da se skupe i neučinkovite, ali “uhodane” aktivnosti promijene jer ne doprinose realizaciji ciljeva • razvoj računovodstvenih sustava, šire poimanje računovodstva

11. Upravljačka odgovornost na svim razinama upravljanja Podrazumijeva da upravljačka struktura na svim razinama upravljanja • zna što se od nje očekuje • ima jasno određene ovlasti za stvaranje pretpostavki za ostvarenje dodijeljenih joj ciljeva, uključujući i ovlasti za mijenjanje pretpostavki (ako je potrebno uz traženje suglasnosti od nadređenih) • utvrđuje rizike i upravlja rizicima, što uključuje uspostavu i razvoj sustava kontrola • ima adekvatne sustave informacija, odnosno raspolaže podacima o troškovima i prihodima kako bi mogla donositi prosudbe o vrijednosti ostvarenoj za uložena sredstva • da je odgovorna i da odgovornost demonstrira podnošenjem izvješća što je ostvareno za uložena sredstva i na koji način

12. Upravljačka odgovornost na svim razinama upravljanja Poteškoće u praksi koje otežavaju razvoj upravljačke odgovornosti…. • ciljevi poslovanja nisu jasno postavljeni • organizacijska struktura nije adekvatna za učinkovito upravljanje • nisu u dovoljnoj mjeri razvijeni sustavi prijenosa ovlasti i odgovornosti za financijsko upravljanje unutar organizacije • ne postoje odgovarajući informacijski sustavi, nije dovoljno razvijeno računovodstvo, osobito računovodstvo troškova i upravljačko računovodstvo

13. Sustavni pristup i pogled na kontrole Upravljanje po načelu “vrijednost za novac” s razvijenom upravljačkom odgovornošću na svim razinama upravljanja zahtijeva adekvatne sustave unutarnjih financijskih kontrola !!!! • klasične “kontrolne aktivnosti” nisu dovoljne, one su “tek jedna od 5 komponenti” sustava unutarnjih kontrola • kontrolno okruženje • upravljanje rizicima • kontrolne aktivnosti • informacije i komunikacije • praćenje i procjenu sustava

14. Sustavni pristup i pogled na kontrole • Kontrolno okruženje: (osobni i profesionalni integritet te etične vrijednosti zaposlenika, rukovođenje i stil upravljanja, planski pristup poslovanju, organizacijska struktura, podjela ovlasti i odgovornosti) • Upravljanje rizicima: (utvrđivanje, vrednovanje i rangiranje rizika uzimajući u obzir ciljeve korisnika proračuna te poduzimanje potrebnih radnji, izrada strategije upravljanja rizicima) • Kontrolne aktivnosti: (pravila, procedure, podjela ovlasti i odgovornosti, razdvajanje dužnosti, sustav dvostrukog postupka, dokumentiranje postupaka i sl.) • Informacije i komunikacije: (odgovarajuća, pouzdana i pravovremena komunikacija u cilju osiguranja informacija za donošenje odgovarajućih odluka, kvalitetni računovodstveni sustavi) • Praćenje i procjena: (osigurati usklađenost sustava s promijenjenim ciljevima, okružjem, resursima i rizicima – samoprocjena, unutarnja revizija)

15. Financijsko upravljanje i kontrole u sustavu sporta

16. Financijsko upravljanje i kontrola uvodi sustavni pristup upravljanju Opredjeljenje organizacije Načini ostvarenja ciljeva Provedba planskih dokumenata, programa, projekata Strateški plan Procedure rada POSLOVNI PROCESI Misija Programi Vizija Projekti Opći ciljevi Funkcionalne aktivnosti (financije, kadrovi, nabava) Planovi Posebni ciljevi

17. Planovi i programi • definirana misija, vizija, strateški ciljevi • usvojeni strateški dokumenti u sportu na temelju prethodno provedenih analizama stanja - prilika, mogućnosti, slabosti, prioriteta (npr. Program razvoja športa Grada Zagreba 2006-2010 ) • povezanost strateških dokumenata i godišnjih programa • definiranje ciljeva programa i pokazatelja uspješnosti • utvrđivanje kriterija za dodjelu sredstava (programska mjerila) • analiziranje i praćenje programskih mjerila i osiguranje da su ažurni u skladu s razvojem sporta • u realizaciji ciljeva osigurati da se resursima (financijskim sredstvima, ljudima, imovinom) upravlja ekonomično, učinkovito i djelotvorno

18. elemente s prethodnih slidova treba staviti u kontekst organizacijskih struktura i odnosa unutar institucije Model članstva u ZŠS-u Upravljačka i Poslovna Struktura ZŠS-a Shema s TD i ustanovama

19. Razvoj financijskog upravljanja i kontrola zahtijeva……

20. Financijsko upravljanje prožeti kroz cijelu organizaciju • razvoj linija ovlasti i odgovornosti za upravljanje financijskim sredstvima (uređeni odnosi i načini suradnje između sastavnica, ZŠS i ustanova i trgovačkog društva) • razvoj sustava izvješćivanja (utrošena financijska sredstva, ostvareni rezultati) (izvješća i za potrebe internog upravljanja - šire od izvješća koja se podnose temeljem zahtjeva primjerice Zakona o proračunu, Zakona o sportu, Odluke o izvršavanju proračuna Grada Zagreba)

21. Financijsko upravljanje prožeti kroz cijelu organizaciju • osigurati da su prihodi, troškovi, stvaranje obveza kontrolirano kroz cijelu organizaciju (uređene evidencije, razrađeni podaci o prihodima, rashodima po izvorima, namjeni, programima, projektima, vrsti prihoda/rashoda, redovito izvješća i postupanje po njima, razrađeni mehanizmi prethodnih i naknadnih kontrola, definirani kriteriji i normativi i sl.) • dokumentirani ključni poslovni procesi

22. Ojačati sustave kontrola u ključnim procesima za financijsko upravljanje (planiranje, programiranje, izrada financijskog plana, nabava i ugovaranje, računovodstvo i izvješćivanje,) pisane procedure koje sadrže: • razradu postupaka i opise poslova • definirane nadležnosti i odgovornosti pojedinih sudionika • razrađene prethodne i naknadne kontrole

23. Ojačati sustave kontrola u ključnim procesima za financijsko upravljanje primjerice pisana procedura obrade financijske dokumentacije – računa treba jasno definirati tko i kada: • zaprima račun • evidentira račun, koje kontrole pri tome provodi – dokumentacija koja treba biti priložena • provodi plaćanje računa • evidentira plaćanje računa i sl.

24. PRETHODNE KONTROLE primjer prethodne kontrole na programu: Organizacija športskih priredbi svaki prijedlog za uvrštenje u program priredbi mora biti obrazložen: • elaboratom o športskoj opravdanosti priredbe s priloženim planom prihoda i rashoda, kojim organizator garantira vlastiti prihod koji omogućuje pokrivanje troškova organizacija; • referencama nositelja organizacije (saveza i organizacijskog odbora) u smislu garancije uspješne pripreme i provedbe priredbe; • značenjem priredbe u smislu rezultatskog napredovanja zagrebačkih športaša (stjecanja bodova, ostvarivanja normi, kvalifikacija i dr.). • Nositelj organizacije i Gradski ured za obrazovanje, kulturu i šport potpisuju ugovor kojim se utvrđuju obveze vezane uz namjensko i racionalno trošenje sredstva PITANJE: KAKO SU DEFINARNI UVJETI NA OSTALIM PROGRAMIMA ( npr. program stipendija ?)

25. PRETHODNE KONTROLE primjer prethodne kontrole za vlastite prihode: (kotizacije od natjecanja, članarine u klubovima, donacije) • jasno definirana namjena korištenja ostvarenih vlastitih prihoda • prihodi se računovodstveno prate po izvorima financiranja • donijet je financijski plan na razini pravnog subjekta i sl. Pitanja: Je li određena namjena korištenja vlastitih prihoda koje kao pravni subjekt ima(klub, savez, zajednica)? Je li skupština/upravni odbor sukladno statutu definirao namjenu korištenja vlastitih prihoda? Jesu li vlastiti prihodi planirani i sadržani u financijskom planu na razini pravnog subjekta?

26. NAKNADNE KONTROLE primjer naknadne kontrole na programu: Organizacija športskih priredbi detaljno izvješće o provedenoj priredbi s podacima koji omogućavaju praćenje je li ostvareno sve kako je bilo planirano te koji su rezultati i učinci postignuti kontrole na licu mjesta primjer naknadne kontrole kod vlastitih prihoda: izvješće o ostvarenim i utrošenim vlastitim prihodima nadzor namjenskog korištenja vlastitih prihoda

27. Razvoj računovodstvenih sustava i sustava izvješćivanja • računovodstvo kao baza kvalitetnih financijsko informacijskih sustava za potrebe financijskog upravljanja • troškovno i upravljačko računovodstvo • definirani kriteriji i normativi (npr. osnovice za plaćanje trenera i sl.) da bi se mogli preciznije planirati i pratiti troškovi • praćenje troškova po mjestima nastanka, programima i projektima • praćenje troškova po izvorima financiranja i sl.

28. Razvoj računovodstvenih sustava i sustava izvješćivanja • razvoj sustava evidencija o troškovima, prihodima, obvezama, imovini (npr. za potrebe upravljanja imovinom (sportska oprema, namještaj, auti, objekti važno je imati cjelovite evidencije, dodijeljene inventarske brojeve, ako je imovina dana na posudbu drugom klubu je li evidentirana takva promjena, imate li ugovore o posudbi imovine, postupanje u slučaju oštećenja i sl., provodi li se popis imovine ) • razvoj sustava izvješćivanja

29. Razvoj procesa upravljanja rizicima • u postojeće procese upravljanja (planiranje i donošenje odluka) treba ugraditi i proces upravljanja rizicima • utvrditi rizike u poslovanju (rizike u realizaciji ciljeva, programa, procesa) • dokumentirati podatke o najznačajnijim rizicima (registar rizika) • razvoj sustava izvješćivanja o rizicima

30. Kontinuirano praćenje i procjena kvalitete sustava unutarnjih financijskih kontrola • Samoprocjena može se provesti putem: - Upitnika za fiskalnu odgovornost (Uredba o izmjeni i dopunama Uredbe o sastavljanju i predaji Izjave o fiskalnoj odgovornosti i izvještaja o primjeni fiskalnih pravila NN 106/2012) - Upitnika za izradu godišnjeg izvješća o sustavu financijskog upravljanja i kontrola (Naputak za izradu godišnjeg izvješća o sustavu unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoruNN 106/2012) • unutarnja revizija • prati i procjenjuje sustave kontrola • daje preporuke za poboljšanje poslovanja • važno je provođenje preporuka

31. PITANJA I RASPRAVA