GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS Beneficiarios 3ª Convocatoria (EJE 3)

1. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOSBeneficiarios 3ª Convocatoria (EJE 3) Las Palmas de Gran Canaria 10 de octubre de 2013

2. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS I. EL CIRCUITO FINANCIERO: GASTOS Y PAGOS. II. SOLICITUDES DE ANTICIPO. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. IV. SOLICITUDES DE REEMBOLSO DE LOS PROYECTOS. V. PAGOS A LOS PROYECTOS Y SALDO FINAL. VI. DECLARACIONES GASTOS DE SOCIOS DE TERCER PAÍS. VII. GASTO FEDER EN TERCER PAÍS . VIII. DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS.

3. I. EL CIRCUITO FINANCIERO: GASTOS Y PAGOS. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS • Los pagos de la cofinanciación FEDER revestirán la forma de anticipo, pagos intermedios y pago del saldo final. • Las solicitudes de anticipos y reembolsos las realiza siempre el Jefe de fila. • Los pagos intermedios a los proyectos se realizarán sólo y exclusivamente sobre el reembolso de gastos efectivamente pagados y validados por los Interlocutores Regionales. • La Autoridad de Certificación del programa realizará los pagos en la cuenta bancaria indicada por el Jefe de Fila en el formulario del proyecto aprobado. • El saldo final del proyecto será pagado al proyecto previa aprobación del informe final de ejecución por parte del Comité de Gestión del programa.

4. I. EL CIRCUITO FINANCIERO: GASTOS Y PAGOS. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS Solicitud de anticipo (Extranet + correo) Jefe de fila Interlocutor Regional STC Autoridad Certificación Socio 1 Jefe de fila Socio 2 Solicitud de Reembolso (Extranet + correo) Declaraciones de Gastos Pagados Validadas (Extranet) Pago Declaraciones de Gastos Pagados (Extranet + papel) Comunicación del pago (Extranet) Jefe de fila Pago a los socios Socio 1 Socio 2

5. II. SOLICITUDES DE ANTICIPO. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS • El Jefe de Fila podrá solicitar un anticipo correspondiente, como máximo, al 7’5% del total cofinanciación FEDER aprobada al proyecto. • La solicitud será realizada vía Web y es necesario adjuntar toda la documentación solicitada en la Guía. • Una vez terminada la tarea vía Web el jefe de fila firmará y sellará el documento incluyéndolo en la aplicación y remitirá un correo electrónico al STC informando sobre la solicitud. • Si el Jefe de Fila es un organismo de derecho privado sin ánimo de lucro no tutelado por el Gobierno Regional, se deberá presentar también una garantía bancaria escaneada del original por el valor del 120% de anticipo solicitado. • El anticipo se compensará en su totalidad con las primeras solicitudes de reembolso del proyecto. Es decir, no se pagará nada al proyecto hasta que no se haya compensado todo el importe del anticipo recibido.

6. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. ELEGIBILIDAD. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS Son gastos elegibles los que de manera indubitada correspondan a: • la naturaleza de la actividad subvencionada; • se realicen en el plazo de ejecución establecido; • respeten, indispensablemente, el contenido de los Reglamentos Comunitarios referentes a la subvencionabilidad del gasto. Además, dependiendo de la naturaleza de la operación o del proyecto en cuestión, deberán velar por el cumplimiento de la normativa comunitaria y nacional específica siguiente: • Normativa en materia de contratación. • Normativa sobre medio ambiente. • Normativa sobre igualdad de oportunidades. • Normativa en materia de publicidad. • Normativa en materia de régimen de ayudas. • Normativa en materia de subvenciones (de forma supletoria).

7. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. ELEGIBILIDAD GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS Reglamentos Comunitarios: • Reglamento (CE) nº 1083/2006, del Consejo, de 11 de julio de 2006, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al FEDER, FSE y al FC y se deroga el Reglamento (CE) nº 1260/1999. (artículos nº 56.2 y nº 56.4), modificado mediante el Reglamento (CE) nº 284/2009 de 7 de abril. • Reglamento (CE) nº 1080/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 5 de julio de 2006, relativo al FEDER y por el que se deroga el Reglamento (CE) nº 1783/1999. (artículos nº 7; nº 13 y nº 21), modificado por el Reglamento (CE) nº 397/2009 de 6 de mayo. • Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión, de 8 de diciembre, versión definitiva DOCE L54 de 15.02.07, por el que se fijan las normas de desarrollo para el Reglamento (CE) nº 1083/2006 y el Reglamento (CE) nº 1080/2006 (capítulo III, sección 2), modificado por el Reglamento (CE) nº 846/2009 de 1 de septiembre.

8. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. ELEGIBILIDAD. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS • Así mismo, los proyectos darán cumplimiento a: • las instrucciones que emanen de las distintas autoridades del Programa. • a lo establecido en el texto oficial de publicación de las convocatorias. • a lo establecido en el contrato de concesión de ayuda FEDER. • a lo establecido en las Guías disponibles en la página Web del programa. • a las normas de subvencionabilidad de la “Guía de certificación de gastos”

9. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS • Las Declaraciones de Gastos Pagados deben realizarse vía Web por cada entidad que participa en el proyecto. • Una vez finalizada y enviada vía Web debe ser impresa, firmada y sellada por el responsable de la entidad y enviar el original al Interlocutor Regional de la región a que pertenece. • Para la presentación de las Declaraciones el programa ha establecido fechas límite para la presentación de las declaraciones de gastos vía Web. • La carga de los gastos en la Web puede realizarse en cualquier momento. • Es recomendable que los gastos sean cargados en la Web a medida que se van efectuando los pagos.

10. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS Son considerados elegibles, en el marco de la 3ª convocatoria del programa MAC 2007-2013: • Gastos de preparación de las candidaturas: devengados entre el 16 de mayo de 2012 y el 30 de noviembre de 2012, con un límite máximo de 30.000 €. • Gastos de ejecución del proyecto: pagados desde la fecha de elegibilidad de los gastos (23 de mayo 2013) hasta la fecha de finalización del proyecto.

11. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS • Las declaraciones de gastos pagados deben realizarse según el cuadro establecido en la Guía de Certificación de Gastos. • El primer envío se realizará hasta el 28 de febrero de 2014 y recogerá: • Gastos preparatorios devengados entre el 16 de mayo de 2012 y 30 de noviembre de 2012, sin perjuicio de la fecha de pago. • Gastos de ejecución: pagos realizados entre el 23 de mayo de 2013 y el 31 de enero de 2014.

12. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS Cuadro de fechas 3ª Convocatoria) (2015 y 2016 consultar Guía) • La Autoridad de Gestión del Programa podrá establecer un nuevo plazo extraordinario de presentación de declaraciones de gastos si lo considera necesario.

13. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS ASPECTOS BÁSICOS A CONSIDERAR • Presentación de facturas o documentos de valor probatorio equivalente: • Identificación del proveedor/acreedor. • Número de factura. • Desglose de conceptos en factura. • Sello del Programa. • IGIC • Cumplimiento de la normativa en materia de contratación (copia del expediente). • Pago de facturas: • Extractos bancarios o salidas de caja. • Extractos contables o relación de facturas pagadas.

14. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS ASPECTOS A CONSIDERAR POR NATURALEZA DEL GASTO • Estudios e Informes: • Copia de los informes o estudios. • Gastos de personal (ejecución de actividades): • Gastos de personal propio: • Copia escaneada de las nóminas. • Declaración firmada por el responsable de la entidad. • Copia escaneada de los TC1 y TC2 y modelo 110 del IRPF. • Gastos de personal subcontratado: • Contrato específico con el proyecto.

15. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS ASPECTOS A CONSIDERAR POR NATURALEZA DEL GASTO • Desplazamientos: • Memoria descriptiva • Justificantes del gasto: tarjetas de embarque u otros (escaneados) • Documento de atribución de dietas por parte de la entidad. • Infraestructuras de pequeña envergadura: • Copias escaneadas del expediente de contratación. • Certificaciones de obra, si las hubiera. • Informe técnico descriptivo de las infraestructuras realizadas.

16. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS ASPECTOS A CONSIDERAR POR NATURALEZA DEL GASTO • Equipamientos: • Gasto de compra elegible: Gasto elegible si un Informe justifica que se cumplen las 3 condiciones descritas en la “Guía de Certificación de Gastos”: • finalidad, • exclusividad y • perdurabilidad

17. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS ASPECTOS A CONSIDERAR POR NATURALEZA DEL GASTO • Equipamientos: • Gasto de amortización elegible: Si no se cumplen las 3 condiciones de la Guía es elegible si presentan: • documentos justificativos del gasto y pago de la compra; • cuadro financiero de amortización según instrucciones de la Guía. • criterio de amortización utilizado que debe coincidir necesariamente con el reflejado en la contabilidad de la entidad con los límites que establece la norma tributaria (tablas).

18. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS ASPECTOS A CONSIDERAR POR NATURALEZA DEL GASTO • Conferencias/Seminarios/Jornadas técnicas: • Orden del día • Programa • Actas (listado de asistentes) • Promoción y divulgación: • Contratos suscritos • Material divulgativo adquirido

19. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS ASPECTOS A CONSIDERAR POR NATURALEZA DEL GASTO Los gastos de gestión y coordinación y los gastos generales conjuntamente no podrán superar el 7% del coste total elegible, tanto por socio como del proyecto en su conjunto. • Gastos de gestión y coordinación: • Gastos de personal propio o subcontratado relacionados con la gestión administrativa del proyecto. • No es posible certificar gastos por este concepto en ambos subepígrafes. • Gastos generales: • Elegible si cumple el art. 52 del reglamento (CE) 1828. • Informe explicativo del método utilizado para su cálculo • Otros gastos.

20. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS COSTES ELEGIBLES POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y/O SUBCONTRATACIONES Sólo podrán contratar aquellas actividades que no puedan realizar por sí mismas o cuya realización por terceros permitan cumplir con los principios de economía, eficacia y eficiencia que toda gestión de fondos públicos exige. No puede realizarse una determinada actividad por sí mismos: • Cuando se contraten con terceros actuaciones que no constituyen el objeto de la actividad cofinanciada, sino un medio para lograrla. • Cuando el objeto del contrato no se espera que deba ser realizado personalmente por el beneficiario porque no constituya el objeto de su actividad, o porque no cuente con medios personales o materiales suficientes

21. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS COSTES ELEGIBLES POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y/O SUBCONTRATACIONES NO se cumple con los principios de economía, eficacia y eficiencia en los siguientes casos: • Subcontratos que aumenten el coste de ejecución de la operación sin un valor añadido; • Subcontratos con intermediarios o asesores en los que el pago consista en un porcentaje del coste total de la operación, a menos que el beneficiario final justifique dicho pago por referencia al valor real del trabajo realizado o los servicios prestados.

22. III. DECLARACIONES DE GASTOS PAGADOS. PRESENTACIÓN. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS • Para cada gasto pagado imputado al proyecto es necesario señalar: • Si es Gasto en Tercer País • Si es Gasto del Fondo Social Europeo • El Interlocutor Regional podrá rechazar un gasto por no realizar correctamente esta clasificación. • Cada proyecto debe respetar los límites establecidos por proyecto: • Máximo 20% del FEDER para Gasto en Tercer País • Máximo 10% del FEDER para Gasto del Fondo Social Europeo • En caso sea solicitada una modificación de proyecto es necesario señalar si afecta a estos importes y respetar, en su caso, los límites establecidos.

23. IV. SOLICITUDES DE REEMBOLSO DE LOS PROYECTOS. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS • El jefe de fila del proyecto es el responsable de realizar las Solicitudes de Reembolso de las Declaraciones de Gastos Pagados validadas. • Una Solicitud de Reembolso puede agrupar una o varias Declaraciones de Gastos Pagados validadas. • La solicitud será realizada vía Web y es necesario adjuntar toda la documentación solicitada en la guía. • Una vez terminada la tarea vía Web se remitirá un correo electrónico al STC informando sobre la solicitud. • En caso una Declaración de Gastos Pagados haya sido validada condicionada a una modificación presupuestaria es necesario que el jefe de fila solicite la modificación del proyecto (ver Guía de Modificaciones) y sea aceptada por el Programa.

24. IV. SOLICITUDES DE REEMBOLSO DE LOS PROYECTOS. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS • Una vez analizada cada Solicitud de Reembolso el Secretariado Técnico Común remitirá la correspondiente orden de pago a la Autoridad de Certificación. • No se procederá al pago de una solicitud de reembolso si el jefe de fila no ha realizado las correspondientes transferencias a sus socios de solicitudes anteriores.

25. V. PAGOS A LOS PROYECTOS Y SALDO FINAL. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS • Los pagos a los proyectos son realizados por la Autoridad de Certificación del programa (Instituto Financiero de Desenvolvimento Regional, Lisboa, Portugal). • La Autoridad de Certificación realizará las certificaciones y controles de su competencia y efectuará el pago al Jefe de Fila de la cofinanciación FEDER correspondiente. • El Jefe de Fila deberá realizar la transferencia a sus socios en un plazo máximo de 1 mes. • Es condición necesaria que los jefe de fila registren en la aplicación, adjuntando los extractos bancarios, los importes recibidos por la Autoridad de Certificación así como las transferencias realizadas a sus socios. • El Saldo Final del proyecto no será abonado hasta la aprobación del Informe Final de ejecución del proyecto por el Comité de Gestión.

26. VI. DECLARACIONES GASTOS DE SOCIOS DE TERCER PAÍS. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS • Para la justificación de estos gastos el Programa ha elaborado unos modelos de Declaración. • Las Declaraciones deben ser colgadas en el repositorio en la fecha de finalización de los Informes de Ejecución de los proyectos en los plazos establecidos por el programa. • Las actuaciones de los terceros países se incluirán en los Informes de Ejecución de los proyectos.

27. VIII. DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS. GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS • Es obligación de los jefes de fila y socios conservar toda la documentación justificativa de los proyectos durante un periodo de tres años a partir del cierre del Programa en cumplimiento del artículo 90 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio de 2006.

28. CONTACTO GESTIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS Solicitudes de Modificación, Solicitudes de Anticipo, Solicitudes de Reembolso: gestionproyectos@pct-mac.org