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GERENCIA POR PROYECTOS

GERENCIA POR PROYECTOS. SEMINARIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS DE ESCUELAS DE ADMINISTRACION NOVIEMBRE DE 2007 CESAR AUGUSTO MONTERO. UNA ORGANIZACION. PROBLEMAS VERTICALES. LO EXISTENTE INDIVIDUALISMO REPETICION ADMINISTRACION. PROBLEMAS HORIZONTALES. LO NUEVO EQUIPO CREATIVIDAD

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GERENCIA POR PROYECTOS

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  1. GERENCIAPORPROYECTOS SEMINARIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS DE ESCUELAS DE ADMINISTRACION NOVIEMBRE DE 2007 CESAR AUGUSTO MONTERO

  2. UNA ORGANIZACION CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  3. PROBLEMASVERTICALES • LO EXISTENTE • INDIVIDUALISMO • REPETICION • ADMINISTRACION CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  4. PROBLEMAS HORIZONTALES • LO NUEVO • EQUIPO • CREATIVIDAD • GERENCIA CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  5. DIFICULTADES • DISEÑO ORGANIZACIONAL • CULTURA SOCIAL Y EMPRESARIAL • MEMTE REPETITIVA CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  6. RENOVACION CULTURAL QUE ES GERENCIAR ?

  7. PERIODO CERRADOADMINISTRACION 1880 60’s • AUTOCRACIA • INDIVIDUALISMO • CONTINUISMO CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  8. PERIODO ABIERTOGERENCIA 70’s 00’s • PARTICIPACION • EQUIPO • INNOVACION CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  9. QUÉ ES GERENCIAR? ORGANIZACION MEDIO EXTERNO SOLUCIONES EMPRESARIALES MEDIO ORGANIZACIONAL CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  10. ADMINISTRAR O GERENCIAR • ADMINISTRAR ES: El mantenimiento de las soluciones existentes. • GERENCIAR ES: Transformar, innovar y crear soluciones empresariales. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  11. PROYECTOS CONDICIONES • NUEVO • TEMPORAL • SINGULAR CARACTERISTICAS • MATERIALIZADOR • INTEGRADOR • FLEXIBLE • FRAGIL CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  12. PROYECTO • Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final, limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  13. GERENCIA DE PROYECTOS • La Gerencia de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  14. RENOVACION ESTRUCTURAL PARA GARANTIZAR LA ADAPTABILIDAD Y EL CAMBIO CULTURAL

  15. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORGANIZACION PERMANENTE • PRODUCCION • MERCADEO • FINANZAS • RECURSOS HUMANOS • ADMINISTRACION PROYECTOS • LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LOS PROYECTOS ES TOTALMENTE CIRCUNSTANCIAL CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  16. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORGANIZACION PERMANENTE • TIENE UNA ORGANIZACION FIJA • LA MOVILIDAD DEL PERSONAL REGULARMENTE ES EN ASCENSO • FUNCIONA A TRAVES DE PROCEDIMIENTOS • RESPONDE A PLANES Y PROGRAMAS. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  17. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROYECTOS • ORGANIZACION DINAMICA • PROCEDIMIENTOS ESPECIALES • PERSONAL TEMPORAL • DIFERENTES FASES • FLUJO DE FONDOS NEGATIVO • TOMA DE DECISIONES DINAMICA CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  18. EVALUACION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACION PERMANENTE • SE EVALUA POR EL GRADO DE DESEMPEÑO EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS DE LA EMPRESA • EN EL GRADO DE SATISFACCION DE LOS USUARIOS. • INDICES DE PRODUCTIVIDAD ETC. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  19. EVALUACION DEL DESEMPEÑO PROYECTOS • LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO: CALIDAD, TIEMPO, COSTO, ALCANCE. • ESTRATEGIA SIN REBASAR LOS LIMITES DE SU ALCANCE. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  20. CONTROL ORGANIZACION PERMANENTE • LA EJECUCION PRESUPUESTAL DEBE SER PRECISA. • LA APLICACION DE PROCEDIMIENTOS ES ESTRICTA • EL PERSONAL DEBE PRESENTAR UN PATRON DE CONDUCTA DEFINIDO. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  21. CONTROL PROYECTOS • SE PERMITEN TOLERANCIAS AMPLIAS EN EL CONTROL • NO HAY UNA APLICACION ESTRICTA DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS • PERMITE TRANSACCIONES ENTRE TIEMPO,CALIDAD,COSTO. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  22. TOMA DE DECISIONES ORGANIZACION PERMANENTE • CON INFORMACION Y TIEMPO SUFICIENTES. • PUEDEN TARDAR AÑOS. • CONSIDERA TODOS LOS ASPECTOS Y EL RIESGO SE DISMINUYE A SU MAS MINIMA EXPRESION. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  23. TOMA DE DECISIONES PROYECTOS • EXIGE TOMA DE DECISIONES SOBRE LA MARCHA. • SE ATIENDE A ESTIMADOS SUPERFICIALES. • LA EXPERIENCIA Y LA INTUICION JUEGAN UN PAPEL PREDOMINANTE CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  24. CARACTERIZACION DEL PROYECTO • CICLO DE VIDA DE UNA ORGANIZACION PERMANENTE • CICLO DE VIDA DE UN PRODUCTO • CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  25. CICLO DE VIDA DE UN NEGOCIO CORPORATIVO • IDENTIFICACION DE NECESIDADES. • PLANEACION CORPORATIVA. • CONCEPCION DEL NEGOCIO. • EJECUCION DEL NEGOCIO. • PRODUCTOS EN SERVICIO. • CIERRE. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  26. CICLO DE VIDA DE UN PRODUCTO • FACTIBILIDAD. • ADQUISICION. • OPERACION. • DESCARTE. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  27. CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO • EUFORIA. • CASTIN. • TRABAJO A LO LOCO • PREOCUPACION • LOCURA • ENTREGUE LO QUE PUEDA • DESCARTE • RESPONSABLES. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  28. CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS • CONCEPCION. • PREPARACION. • PLANEACION. • EJECUCION. • CONCEPTUAL. • DESARROLLO. • IMPLEMENTACION • TERMINACION. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  29. CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO CICLO DE VIDA DE UNA ORGANIZACION PERMANENTE NECESIDADES PLANEACION PROYECTO EJECUCION PRODUCTOS CIERRE CICLO DE VIDA DE UN PRODUCTO FACTIBILIDAD ADQUISICION OPERACION DESCARTE CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO DEFINICION DESARROLLO IMPLEMEN. TERMINACION CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  30. FASE CONCEPTUALACTIVIDADES TIPICAS • CONCRETAR LA IDEA. • ESTABLECIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS. • EVALUACION DEL PROYECTO. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  31. FASE CONCEPTUALRESULTADOS • ALCANCE DEL PROYECTO. • ESTIMADO PRELIMINAR DE COSTOS. • PROGRAMACION A NIVEL DE MACRO-ACTIVIDADES. • BENEFICIOS • BANCO DE PROYECTOS CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  32. FASE DE DESARROLLOACTIVIDADES TIPICAS • PREPARACION DE ESPECIFICACIONES TECNICAS DE DISEÑO • DEFINICION DEL ENFOQUE ORGANIZACIONAL. • ESTUDIOS DE SOPORTE • DISEÑO BASICO (“KNOW HOW”) • FINANCIACION CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  33. FASE DE DESARROLLORESULTADOS • ESPECIFICACIONES DE DISEÑO. • CONTRATO DE SUMINISTRO DE TECNOLOGIA. • PLAN DE EJECUCION. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  34. FASE DE EJECUCIONACTIVIDADES TIPICAS • DEFINICION ORGANIZACIONAL. • DISEÑO DETALLADO. • ADQUISICIONES. • CONTROL DEL PROYECTO. • RESOLUCION DE PROBLEMAS. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  35. FASE DE EJECUCIONRESULTADOS • REQUISICIONES DE MATERIALES Y EQUIPOS. • CONTRATO DE CONSTRUCCION Y MONTAJE. • DIBUJOS Y ESPECIFICACIONES DE CONSTRUCCION Y MONTAJE. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  36. FASE DE FINALIZACIONACTIVIDADES TIPICAS • PRUEBAS DE ACEPTACION. • AJUSTE. • TRASFERENCIA DE RESPONSABILIDAD. • EVALUACION DEL PROYECTO. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  37. CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO FASE III R E C U R S O S FASE IV FASE II FASE I 1%-5% 60%-80% 5%-15% 10% 20% TIEMPO CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  38. GERENCIA DEL TIEMPO

  39. QUE ES UNA TAREA? • Una tarea es una unidad cohesiva de trabajo en un proyecto: Una unidad que no es demasiado grande, ni demasiado pequeña para hacerle seguimiento. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  40. DIVIDIR EL PROYECTO EN TAREAS • Cuando se divide el trabajo en tareas, uno puede poner el trabajo del proyecto en la secuencia más lógica para su conclusión. • Las tareas son una forma de organizar el proyecto en módulos que pueden ser segmentos manejables. • Al dividir el trabajo en tareas uno puede determinar las habilidades que se requieren para terminar un proyecto y calcular cuanta gente se requerirá para un trabajo. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  41. DIVIDIR EL PROYECTO EN TAREAS • Las tareas le permiten al gerente del proyecto comunicar a otros miembros del equipo sin entrar en demasiado detalle, que trabajo necesita hacerse. • Una lista de tareas también puede utilizarse para negociar los cambios necesarios en las secuencias de trabajo durante la ejecución del proyecto. • La división de trabajo en tareas permite que todas las secuencias de trabajo se identifiquen y queden bien comprendidas. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  42. SUGERENCIAS PARA DEFINIR TAREAS • Una tarea no debe ser ambigua. • Todo trabajo dentro de la misma tarea debe ocurrir en una secuencia o en un tiempo paralelo, sin que haya brechas para la realización de otras posibles tareas en medio. • Una tarea debe solo incluir los elementos de trabajo relacionados entre sí. • La mayoría de los pasos de una tarea deben corresponder a los mismos miembros del equipo. • Una tarea que incluye mucha gente avanza con fluidez si todo el personal dedicado a esa tarea trabaja en el mismo sitio o a una distancia muy próxima entre sí. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  43. UN HITO. • Un hito resume la terminación de un importante grupo de tareas o la conclusión de un hecho importante en un proyecto, también puede ser llamado subproyecto. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  44. PLAN DE TRABAJO Y SU PROYECTO • Identificar las tareas principales del proyecto,de modo que necesite hacerse se indique con claridad. • Organizar las tareas en el orden más lógico,de modo que las tareas puedan programarse de manera eficiente. • Identificar las tareas que deben asignarse a varios miembros del equipo. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  45. PLAN DE TRABAJO Y SU PROYECTO • Identificar los recursos necesarios para terminar una tarea, de modo que se pueda elaborar un presupuesto. • Comunicar el trabajo que debe hacerse en forma clara, para que los miembros del equipo comprendan sus responsabilidades para terminar el trabajo. • Organizar las tareas relacionadas con hitos lógicos. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  46. PASOS PARA EL PLAN DE TRABAJO • Definir el trabajo como tareas independientes. • Definir con el nivel de detalle adecuado para la duración y complejidad del proyecto. • Integrar las tareas en un sistema total con un principio y un final. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  47. PASOS PARA EL PLAN DE TRABAJO • Presentar el orden o secuencia de tareas en una forma que pueda comunicarse con facilidad a la gente que participa en el proyecto. • Verificar que la culminación de las tareas de cómo resultado el logro de todas las metas y objetivos del proyecto. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  48. ESTRUCTURA CONCEPTUAL DEL TRABAJO • Una ESTRUCTURA CONCEPTUAL DELTRABAJOes una gráfica jerárquica que se emplea para organizar las tareas de un proyecto en áreas relacionadas. En una ECT,los hitos y tareas se definen con claridad. Una ECT terminada pude emplearse para fines de selección de personal y de presupuestación, así con también para la programación y la elaboración de diagramas de red. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  49. 05/06/2014 10:10 CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

  50. LOS NIVELES DE LA ECT • El proyecto. • Subproyectos o hitos • Tareas principales • Subtareas • Tareas menores o elementos de trabajo. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA

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