”Nyttige erfaringer bør benyttes!”

1. ”Nyttige erfaringer bør benyttes!” Om erfaringer og suksessfaktorer ved implementering og bruk av eMeldinger Erfaringskonferansen 14. – 15. februar 2011 Prosjektleder Irene Henriksen Aune

2. Om Arendal kommune • 42 000 innbyggere • 1300 ansatte i Omsorg, Mestring og Rehabilitering (OMR) • 9 sykehjem • 11 hjemmesykepleiesoner • 218 bemannede boliger • IKT tatt i bruk i alle deler av OMR siden 2005

3. ELIN-K fase 1 - Pilotkommune siden 2006 • 3 fastlegekontorer • Legegruppen Grandgården - Plenario • Tromøy legesenter - Winmed • Pollen legesenter - Vision (fra 2010) • 2 hjemmesykepleiesoner • 2 korttidsavdelinger ved sykehjem • Tjenestekontoret • Utvikling og testing 2006 – 2009 • Pilotering 2010 • Drift 2011

4. Status 14. februar 2011 • PLO-meldingene er tatt i bruk ved 9 av 11 legekontor • 31 av 37 leger er i gang Legene i nabokommunene begynner å etterlyse samme mulighet!

5. Forberedelser til bredding • Informasjon og forankring • Brev undertegnet av kommuneoverlege til alle fastlegene • Informasjon og presentasjon i fastlegeutvalget • Avtaleutkast med frist for tilbakemelding • Oppsett av kommunikasjonsparter • Lastet ned alle legekontorenes sertifikater til egen mappe • Sjekket legenes HERid i adresseregisteret – noen manglet • To legekontorer hadde oppgitt feil org. nr . Fikk hjelp av CGM • Egen brukerveiledning på oppsett viste DES, ikke ebXML • Hvordan se forskjell på krypterings- og signeringssertifikater? • La inn Com Parter etter mal fra den første som Tieto hadde satt opp • Etablerte Endringslogg • Adressekit til legekontorene (8 Winmed-kontorer) • Burde hatt en kvalitetssjekk på hvilke tjenestetyper CGM la inn

6. TIPS: • Alle legene måtte registreres som meldingsmottakere i fagsystemet for å få satt opp kommunikasjonen. • For å hindre at disse ble benyttet før de var klare, satte vi (VENT) etter navnet og fjernet dette etter hvert som kommunikasjonen var etablert og testet.

7. Testing av kommunikasjon • Installasjon av adressekit • CGM avtalte tid med legekontorene og utførte installasjon. • Avtalte å bruke Line Danser som gjennomgående testpasient. • Vi sjekket at testmeldingene kom frem og at applikasjonskvitteringer ble mottatt. • Legekontorene fikk noen uforståelige feilmeldinger og avviste meldinger når kommunen prøvde å sende • Måtte fjerne HERid på legene og bare beholde HPR-nr • Måtte legge inn kommunens orgnr som avsender ID til to legekontor

8. Rutiner • Rutinebeskrivelse - kommune • ”Kokebok for eMeldinger” • Kort om bakgrunn • Hvilke meldinger skal brukes når • Rutiner ved sending av meldinger • Rutiner ved mottak av medlinger • Rutiner ved feil og avvik • Hvilke legekontor som kan kommunisere elektronisk • Rutinebeskrivelse – legekontor • Basert på mal fra Bergen kommune - Justert til lokale forhold

9. Opplæring • Tilbyr kurs fra 1300 – 1500 for inntil 20 personer • Annonseres i kursportalen med beskjed til teamledere • Innleder med Rutinebeskrivelsen • Gjennomgår og tester alle meldingstypene • Bruker egen testpasient i produksjonsbasen

10. TIPS • Bruk egen kommune som mottaker av alle testmeldinger fra kursene • Du unngår da å spamme legenes innbokser • Du kan også (sannsynligvis) slette meldingene etterpå slik at det ser ryddig og greit ut til neste kurs

11. Når alt er klart… • ”Start-pakke” til legekontorene • Sendte ut brukerveiledning fra CGM sammen med rutinebeskrivelsen for legekontorene og følgebrev • Tilbud om å komme rundt til dem hvis det var ønskelig • Klarsignal til kommunens ansatte • Fjernet (VENT) etter legenes navn • Oppdaterte rutinebeskrivelsen • E-post med informasjon til alle teamledere • Avtale med IKT Agder om kontroll av meldingsflyten daglig

12. TIPS • Etablérgjerne en ordning med meldingsansvarlige på hver lokasjon. • Disse gis et særskilt ansvar for å innføre gode rutiner på sin arbeidsplass, samt å følge opp at meldingene faktisk blir behandlet og at applikasjonskvittering kommer. • Disse er også lokasjonens hovedkontakt mot systemansvarlig.

13. Oppfølging • Loggen i fagsystemet viste raskt at legene tok meldingene i bruk • Følger denne nøye i starten og gir tilbakemeldinger ved feil bruk • Sjekker jevnlig at meldinger blir fulgt opp og merket som ”Behandlet” i kommunen • Siden tjenestebasert adressering ikke virker ennå, er det en utfordring å fange opp alle meldingene som skal til Tjenestekontoret – sjekker ubehandlede meldinger som er eldre enn 1 uke

14. Suksesskriterier • Forankring og forståelse hos alle parter • Dedikerte ressurser • God dialog med leger og leverandører • Klare ansvarsforhold • Gode rutiner • Tett oppfølging • Tålmodighet • Timing

15. Legesystemleverandører ELIN-K Tieto Lokal prosjektleder

16. Slik begynner det å se ut…

17. Takk for oppmerksomheten! Spørsmål?