CONSTRUCCIÓN DE OBRAS Y MEJORAS

1. CONSTRUCCIÓN DE OBRAS Y MEJORAS CPA Raúl A. Vargas Barreto MBA, CFE Auditor Senior

2. Temas a Cubrir • Programa y objetivos • Definición de términos • Pruebas a realizar • Agencias reguladoras • Hallazgos más comunes

3. Programa de Auditoría (LA-06A) • Título: Construcción de obras públicas y mejoras permanentes • Se utiliza como guía o modelo • Puede ser modificado para ajustarlo a la naturaleza del proyecto o de la unidad auditada

4. Subdivisiones del Programa • Fase inicial • Contratos de Servicios Profesionales (LA-06B) • Proceso de subasta • Proyectos realizados sin subasta pública • Obras realizadas por administración delegada (LA-06C)

5. Cont. Subdivisiones del Programa • Formalización del contrato • Órdenes de cambio • Desembolsos • Finalización del proyecto • Otras pruebas a realizar • Conclusión • Comunicación a la gerencia

6. Objetivos del Programa • Determinar si los procedimientos utilizados están de acuerdo con la ley y la reglamentación vigente • Identificar los indicadores de fraude que existan en los distintos procesos • Determinar mediante la obtención de evidencia suficiente y competente la comisión de errores o irregularidades por parte de los funcionarios públicos y personas privadas a cargo del desarrollo de las obras

7. Cont. Objetivos del Programa • Determinar si los procedimientos utilizados en el otorgamiento de contratos de servicios profesionales están de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable. • Determinar si los desembolsos se realizaron de acuerdo con lo establecido en el contrato y la reglamentación aplicable. • Determinar si el contratista cumplió con todas las obligaciones, requisitos y especificaciones antes de emitir la carta de aceptación de la obra.

8. CONTRATO DE OBRAS

9. Proyectos a ser auditados (Paso 1-4) Prepare una relación de los proyectos terminados y en proceso durante el período intervenido (Planificación). Seleccione la muestra (método estadístico o no estadístico) Verifique los documentos de incorporación del contratista Selección Considere • Querellas radicadas • Denuncias en los medios de comunicación • Confidencias • Presupuesto asignado para obras • Importe individual de los proyectos • Órdenes de cambio emitidas • Demandas • Pagos de penalidades • Atrasos en el desarrollo del proyecto • Paralización del proyecto

10. Contratos de servicios profesionales (Paso 6) • Se utiliza programa LA-06B • Procedimientos; • Obtención de contratos (diseño, supervisión, inspección) • Estatus profesional de los proveedores • Método de obtención de servicios (cotizaciones) • Disposiciones de los contratos

11. Cont. Contratos de servicios profesionales (Paso 6) • Cláusulas para proteger los intereses del Municipio • Obligación de fondos • Comparar informes de labor vs. acuerdos en los contratos • Desembolsos (honorarios, otros reembolsos) • Cheques cancelados • Evidencia de los servicios prestados (diseños, permisos, etc.)

12. Proceso de Subasta • Obtenga una relación de los miembros de la Junta de Subastas y verifique que esté constituida conforme a la ley (Art. 10.004 de la Ley Núm.81) Paso 7 Funciones: • Recibe y evalúa las propuestas recibidas. • Hace las recomendaciones para la adjudicación del contrato. • La Junta debe contar con un Reglamento Interno.

13. Cont. Proceso de Subasta • Obtenga el expediente de la subasta y examine: • Aviso de subasta (Paso 8) • Periódico de circulación general • Anuncio (dentro del tiempo establecido) • Las especificaciones eran descriptivas • Fecha, hora, lugar y fianzas • Actas (Paso 9) • Descriptivas y detalladas • Miembros y licitadores presentes con sus respectivas firmas • Acuerdos tomados y razones para adjudicar • Encuadernadas y archivadas

14. Cont. Proceso de Subasta • Obtenga el expediente de la subasta y examine: • Evaluación y Adjudicación (Paso 10) • Subasta conforme a la ley y la reglamentación vigente • Prepare una hoja de trabajo comparativa sobre las licitaciones • Determine si el licitador cumplió con las especificaciones • Confirme la autenticidad de la fianza de licitación • Si se declara desierta, evalúe la decisión de la Junta • Si la decisión fue basada en la recomendación de un asesor verifique su peritaje • Verifique el procedimiento para notificar adjudicación • Verifique si hubo alguna impugnación

15. Proyectos realizados sin subasta • Determinar las razones para no celebrar una subasta pública (Paso 12) • Sobre las cotizaciones recibidas determine lo siguiente (Paso 15): • Cómo se solicitaron • Quién las recibió • Cómo se entregaron en la unidad • Quién las evaluó y adjudicó • Confirme la autenticidad de las cotizaciones (Paso 16) • Determine si la obra contratada fue fraccionada para evitar el proceso de subasta (Paso 18)

16. Formalización del Contrato(Paso 20 al 25) • Verificamos • Se formalizó por escrito antes de comenzarse el proyecto • Existían asignaciones presupuestarias • Se registró (partida, fondo y año) • Relación del contratista con la entidad • Los Endosos y Permisos se obtuvieran antes de formalizar el contrato

17. Cont. Formalización del Contrato (Pasos 20 al 25) • Verificamos • Aprobado por funcionario autorizado • Anotado en registro de contratos del municipio y • fue enviado a la OCPR • El Contrato concuerda con subasta y licitación • Contiene las Fianzas y Pólizas requeridas • Se indica claramente el lugar de proyecto • Incluyeron las cláusulas requeridas

18. Cláusulas del Contrato de Obras(Paso 25-G) • Fecha del contrato • Seguro Social • Vigencia • Retención del 10% • Penalidades • Cláusulas sobre conflicto de intereses • Otros (refiérase al Anejo 4 del Programa de Auditoría)

19. radicadas antes de formalizar el contrato • Autenticidad • En original Radicación de Fianzas o Pólizas(Paso 25-D) • Payment Bond - se compromete a pagar la labor y materiales utilizados en el proyecto. • Performance Bond - asegura al dueño que el trabajo se va a completar según aparece en el contrato. • Póliza del Fondo del Seguro del Estado - proteger a los empleados en caso de accidentes ocurridos en el trabajo. • Otras • Verifique:

20. Examen del Expediente de Obras(Pasos 26) • Verifique documentos originales y examine: • Plano de construcción • Estimado de costo del proyecto • Condiciones generales y especificaciones técnicas y no técnicas • Breakdown sometido por el contratista • Informes de inspección y supervisión • Orden de comienzo • Órdenes de cambio (Paso 32 al 35 y Anejo 5)

21. Órdenes de cambio(Pasos 32) • Cualquier trabajo adicional deberá tener una orden de cambio, examine lo siguiente: • Estén numeradas • Aprobadas por el funcionario, arquitecto y el inspector antes de realizarse los trabajos • Descriptivas (medidas, materiales, costos y tiempo • Razonables, no exceden el 30 % del costo total del proyecto y requiere subasta ** • No estaban contemplados en el contrato original • Se requirió al contratista las pólizas y seguros adicionales • Se concedieron extensiones de tiempo • Evaluar la posibilidad de un perito

22. Desembolsos(Paso 36 y Anejo 6) • Obtener y examinar: • Relación de Comprobantes de pago, cheques y certificaciones. • Aprobados por funcionarios autorizados • Cheque a nombre del contratista • Importe del cheque concuerde con el comprobante • Verifique los endosos de cheques y depósitos • Preparar una liquidación del Proyecto (Anejo 6) • Certificaciones sometidas por el contratista aprobadas por el funcionario, inspector y contratista • Retención del 10 % de cada pago parcial • Se impusieron penalidades por entrega tardía

23. Finalización del Proyecto(Paso 37) • Obtener y examinar: • Lista de deficiencias a corregir antes del pago final del contrato (punch list) • Substantial completion - Termina período para aplicar daños líquidos por tiempo y comienza el período de garantía. Aprobados por las partes relacionadas • Se emitió la carta de aceptación • Se obtuvo permiso de uso

24. Finalización del Proyecto(Pasos 37 y 38) • Verifique el informe de inspección final de la obra para: • determinar si las deficiencias señaladas en el mismo fueron corregidas. • que se emitió carta de aceptación de la obra. • Realice una inspección física del proyecto.

25. Otras Pruebas a Realizar:(Paso 39 y 40) • Confirme: • el pago de patentes y arbitrios • que la unidad sea dueña de los terrenos donde realizó la obra

26. Discutido anteriormente Terminación del Programa • Conclusión • Minuta de hallazgos • Cartas a la gerencia

27. Agencias reguladoras • ARPE • Autoridad de Acueductos y Alcantarillados (AAA) • Autoridad de Energía Eléctrica (AEE) • Corporación del Fondo del Seguro del Estado (CFSE) • Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico

28. Agencias reguladoras • Cuerpo de Ingenieros del Ejército de Estados Unidos • Departamento de Recursos Naturales y Ambientales • Instituto de Cultura Puertorriqueña • Junta de Calidad Ambiental • Junta de Planificación • Oficina Estatal de Preservación Histórica

29. Hallazgos más comunes • Obras sin permiso de ARPE • Contratos sin las cláusulas requeridas • Contratación de obras sin contar con los recursos necesarios • Obras sin utilidad

30. Hallazgos más comunes • Arbitrios de construcción y patentes municipales no cobrados • Contratación de ingenieros sin las debidas licencias para ejercer la profesión • Pagos por trabajos no realizados • Penalidades no impuestas a contratistas por la entrega tardía de las obras

31. Preguntas

32. CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS