BAHAR 2013 BİLGİLENDİRME TOPLANTISI

1. BAHAR 2013 BİLGİLENDİRME TOPLANTISI

2. “NOMINATION” SÜRECİ SONRASI İŞ DAĞILIMI ÖĞRENCİ: • Seçilen Üniversite ile iletişim ve başvuru aşamaları. • Seçilen Üniversite ile başvuru dışında yapılması gereken diğer işlemler; • Yurt/Konaklama • Seçilen Üniversite oryantasyonu • Seçilen Üniversite ders seçimleri • Seçilen Üniversite oturum izni • Pasaport başvuru süreci • Vize başvuru süreci • Sağlık Sigortası • Seyahat Planlaması • Finansal Planlama ÖĞRENCİ & IRO: • Seçilen Üniversite başvuru sürecinde yaşanılan sorunlarda IRO desteği. • Hibe / Öğrenim Hareketliliği Sözleşmesi (sadece Erasmus) • Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) • Erasmus Hibe Ödemeleri • IRO Seyahat Destek Ödemeleri • Öğrenci Evrak Paketi • Pasaport Harç Muafiyet Belgesi • Erasmus / İkili Anlaşma Konsolosluk Yazısı • Erasmus Öğrenci Beyannamesi • Erken Final Organizasyonu

3. Seçilen Üniversite ile İletişim ve Başvuru Aşamaları • Son başvuru tarihinize en geç 2 hafta kala IRO tarafından öğrencilere hatırlata e-maili gönderilmesi. • Bu e-maile öğrenciler tarafında başvuru statüsünü bildiren cevap ile dönüş yapılması; • Başvurumu yapıyorum. • Gideceğim okuldan henüz başvuru süreci hakkında bilgi e-maili almadım; bu durumda IRO & öğrenci birlikte takip ederek gerekli bilgilerin en kısa zamanda temin edilmesini sağlar. • Başvurumu tamamladım. • Gideceğiniz okuldan gelen tüm e-mailleri kontrol edin ve cc’sinde suoutgoing@sabanciuniv.edu olmayan e-mailleri mutlaka bizlere iletin. • Gideceğiniz okuldan gelen mailleri dikkatlice okuyun ve gerekli tüm evrakları tamamlayın. • Gideceğiniz okul başvuru evraklarının ne şekilde gönderilmesini istiyor – mutlaka dikkat edin; • E-mail ile scan edilerek gönderme • Online başvuru sistemi üzerinden belgelerin upload edilmesi ile • Hard Copy belgelerin kargo ile gönderilmesi (IRO’ya tüm başvuru evraklarınız tam olarak gelerek gönderinizi yapabilirsiniz.

4. Seçilen Üniversite ile İletişim ve Başvuru Aşamaları • Başvuru evraklarınızı gideceğiniz okula e-mail veya online sistem üzerinden gönderdiyseniz, mutlaka gideceğiniz okuldan size başvuru bilgilerini gönderen kişiye e-mail atarak başvurunuzu tamamladığınızı iletip kendilerinden teyit istemelisiniz. • Başvuru formunda SU tarafından istenilen iletişim bilgileri • Departmental Coordinator: Lütfen SU Değişim Danışmanınızın bilgilerini yazınız ve gerekli görüldüğü takdirde kendisinden imza alınız. • Institutional Coordinator: IRO Direktörü E. Burak Arıkan Tel: +90 216 483 9100 Fax: +90 216 483 9715 E-mail: barikan@sabanciuniv.edu

5. Seçilen Üniversite ile yapılması gereken diğer işlemler • YURT BAŞVURUSU: Gideceğiniz okuldan gelen bilgiler dahilinde yurt başvurularınızı zamanında yapmanız gerekmektedir. Aksi takdirde hiçbir kurum yurt garantisi vermemektedir! • Yurt seçeneği sunmayan okullardan alternatif konaklama opsiyonları konusunda bilgi alabilirsiniz. • Konaklama olanakları konusunda SU’ya değişim öğrencisi olarak gelen öğrencilerden yardım isteyebilirsiniz – onlar da sizin gideceğiniz okullardan geliyorlar  • Alternatif konaklama websitelerinden destek alabilirsiniz ; ör: www.wimdu.com • ORYANTASYON: Gideceğiniz okulların çoğu akademik dönem başlamadan önce değişim öğrencileri için oryantasyon programı düzenlemektedirler – bu programa katılmanız çok önemlidir! • DERS SEÇİMLERİ: Bazı kurumlar kendi Öğrenim Anlaşmalarını tamamlamanızı isteyebilirler, lütfen gerekli işlemleri tamamlayınız. • OTURUM İZNİ: Bazı ülkelerde bulunan kurumlar oturum iznini öğrenciler ülkeye giriş yapmadan almaktadırlar. Lütfen sizden oturum izni için istenilen evrakları zamanında ve tam olarak hazırlayınız.

6. Pasaport Başvuru Süreci • IRO’dan alınacak “Pasaport Harç Muafiyet” belgesi ile pasaportlarınızı 1 yıl süre ile ücretsiz olarak uzatabilirsiniz. Belgeleriniz hazırdır; IRO’dan Cansu Kanca Hanım’dan teslim alabilirsiniz. • PASAPORT BAŞVURUSU İÇİN GEREKLİ BELGELER: Gerekli evraklar konusunda lütfen http://www.epasaport.gov.tr/ adresini ziyaret ediniz. • Bu belgeler ile en yakın İlçe Emniyet Müdürlüğüne yapacağınız başvuru sonucunda 1-2 iş günü içerisinde pasaportunuzu çıkartabilir, uzatabilirsiniz.

7. Vize Başvuru Süreci • Mutlaka “Öğrenci Vizesi” başvurusunda bulunmanız gerekmektedir. • “Turistik Vize” geçerli değildir. • “Yeşil Pasaport” sahipleri 90 günden fazla kalacakları için vize almalıdırlar. • Yanlış vize türü ile ülkeye giriş yapmaya çalışanlar geri gönderileceklerdir. • Vize başvuru süreç ve evrakları ülkeden ülkeye değişmektedir. Lütfen vize başvurusu için gerekli evraklar konusunda gideceğiniz ülkenin Başkonsolosluğu’nun websitesini ziyaret ederek bilgi alınız. • Vize başvuru süreçleri 1-4 ay arasında değişebilmektedir. Lütfen, gideceğiniz kurumdan kabul mektubunuzun orijinalinin gelişini takip ediniz. Orijinal olmayan evraklar konsolosluklar tarafından kabul edilmez. • Erasmus / İkili Anlaşma öğrencisi olduğunuzu ve hibe alacağınıza dair olan yazılar IRO tarafından hazırlanmıştır. Lütfen IRO’dan Cansu Kanca Hanım’dan teslim alınız. • Vize başvurusu, başvuru sahibi tarafından şahsen yapılmaktadır. • Vize başvuru ücreti ülkeden ülkeye değişmektedir. • Vize evrakları dahilinde istenen Sağlık Sigortası’nın gidiş ve dönüş tarihlerini kapsadığından emin olun.

8. Seyahat Planlaması • BİLET: Uygun seyahat yolları araştırılmalı (özellikle charter seferleri ve tren) ve akademik takvime göre dönemin başlamasından önce seyahat edilecek şekilde gerekli rezervasyonlar yaptırılmalıdır. • SEYAHAT TARİHİ & ERKEN FİNAL ORGANİZASYONU: SU finalleriniz ile gideceğiniz okulun başlama tarihleri çakışıyorsa; • SU ders hocanızla görüşerek size özel erken tarihe çekilmiş final sınavı isteyebilirsiniz. • Gideceğiniz üniversite ile görüşerek, geç gelmenizin mümkün olup olmadığını sorabilirsiniz. • Hocanızın izni ve partner kurumun organizasyonuyla final sınavlarınızı değişim üniversitenizde alabilirsiniz. • Bu konuda yaşayacağınız problemler için de her zaman IRO’dan destek alabilirsiniz.

9. Finansal Planlama • Gidilecek ülkedeki yaşam koşulları araştırılmalıdır (Daha önce değişime katılan SU öğrencileri ile görüşebilirsiniz. İletişim bilgileri için http://iro.sabanciuniv.edu/students/exchange/outgoing/useful-documents • Vize ve bilet masrafları • Hollanda’ya gidecekler için 600€ oturma izni bedeli • Depozitolar, konaklama ücreti • Gidilen ülkede sağlık sigortası masrafları

10. Hibe / Öğrenim Hareketliliği Sözleşmesi • Bu sözleşme sadece Erasmus Programı öğrencileri ile yapılmaktadır. • Spring 2013 dönemi Asil öğrenciler ile sözleşmeler tamamlanmıştır. • Spring 2013 Late Call öğrencilerinin yapması gerekenler; • http://iro.sabanciuniv.edu/students/exchange/outgoing/useful-documents linkinden Student Mobility Agreement belgesini doldurmaları gerekmektedir. • Bu belgeyi tamamlamak için Akbank EURO hesap bilgilerine ihtiyaç vardır. Akbank EURO hesabı olmayan öğrencilerin hesap açtırmaları gerekemektedir. • Tamamlanmış formlarınızı en geç 30 KASIM 2012 CUMA gününe kadar ofisimize teslim etmeniz gerekmektedir.

11. Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) • Akademik tanınma, garantili kredi ve not transferini güvence altına alarak değişimi kolaylaştırması amacıyla uygulanır. • 3 taraflı (öğrenci, gönderen kurum, partner kurum) bir taahhütname olan Öğrenim Anlaşması, değişim programlarının temel aracıdır. • Her iki kurumdan yetkili kişilerin onayları alınmak zorundadır. • Esnektir; SU Değişim Danışmanızın bilgisi dahilinde add-drop belirli zaman dilimlerinden yapılabilmektedir. • Onaylanan bir ÖA’nın onaylandığı haliyle uygulanması zorunludur. Onaylanan Öğrenim Anlaşmaları olduğu gibi ders tranferleri için kullanılmaktadır. Öğrenim Anlaşmanızda alınmış olarak görünen bir ders, transcriptinizde görünmese dahi “F” olarak transfer edilecektir. • Öğrenim Anlaşması Kılavuzu’numutlaka inceleyin.. • Öğrenim Anlaşmalarında kullanılan “ECTS” nedir? • ECTS = European Credit Transfer System (Avrupa Kredi Transfer Sistemi) • Avrupa genelinde kullanılan ortak kredi sistemi • Programın amaçlarına göre belirlenmiş öğrenim çıktılarına ulaşmak için gerekli öğrenci iş yüküne dayalı bir sistem

12. Öğrenim Anlaşması 1.sayfa (Öğrenci adımları) • GİDECEĞİNİZ OKULUN DERS LİSTELERİNE ULAŞILMASI & İNCELENMESİ • Gideceğiniz okulun websitesini inceleyiniz. • Gideceğiniz okuldan gelen mailleri dikkatlice okuyunuz. • Her hangi bir bilgi bulamadığınız takdirde gideceğiniz okulun exchange ofisi ile irtibata geçerek bilgileri isteyiniz. • Daha önce değişim programlarına katılan öğrencilerin derslerini inceleyiniz. Bu bilgilere http://iro.sabanciuniv.edu/students/exchange/outgoing/useful-documents linkinden ulaşabilirsiniz. • Tüm araştırmalarınız sonuçsuz kaldığı takdirde IRO iler irtibata geçiniz. • ALINMASI BEKLENEN DERS YÜKÜ • Erasmus Programı dahilinde giden öğrencilerin Ulusal Ajans tarafından belirlenen kurallar dahilinde 30 ECTS’lik kredi yükü almaları zorunludur. • İkili Anlaşmalar dahilinde giden öğrencilerin ise 15 SU krediye eş değer kredi yükü almaları zorunludur. • ÖĞRENİM ANLAŞMASI SİSTEMİ ÜZERİNDEN ALINACAK DERSLERİN BİLGİ GİRİŞLERİNİN YAPILMASI • Word belgesinden yaptığınız gibi sistem üzerinden ders seçimlerinizi sistem kullanma kılavuzu nu takip ederek yapınız. • Daha önce alınmamış dersler için syllabus eklemeyi unutmayınız. • Tüm ders girişlerinizi tamamladıktan sonra, bu bilgileri SU Değişim Danışmanınıza yine sistem üzerinden gönderiniz.

13. Öğrenim Anlaşması 1.sayfa (SU Değişim Danışmanı adımları) • ÖĞRENİM ANLAŞMASI SİSTEMİ ÜZERİNDEN ALINACAK DERSLERİN SU DEĞİŞİM DANIŞMANI TARAFINDAN ONAYLANMASI • Öğrenciler tarafından alınan dersler in SU Değişim Danışmanı tarafından denklikleri belirlenir. • Onay verilen derslerin listesi tekrar öğrencilere gönderilir. • Onay verilmeyen dersler revize için tekrar öğrenciye gönderilir. • Gerekli bilgiler öğrenciler tarafından sağlandıktan sonra SU Değişim Danışmanı tarafından Öğrenim Anlaşmasının ilk sayfası tamamlanır ve çıktısının alınması için öğrenciye gönderilir. • SU DEĞİŞİM DANIŞMANLARININ SORUMLULUK ALANLARI • Öğrenci yerleştirildikten sonra alacağı derslerin belirlenmesinde öğrenciye yardımcı olmak, derslerin SU kredi karşılıklarını ve SU’da sayılacak ders cinsini belirlemek (Öğrencinin mezuniyet kriterleri ve derslerin ECTS kredileri dikkate alınarak işlemlerin yapılması gerekmektedir.) • İkili Anlaşma kapsamında gidenler için: SU Kredisi, SU ECTS Kredisi ve SU’da sayılacak ders cinsi) • Öğrenim Anlaşmasını onaylamak- imzalamak. • Öğrenci değişime gittikten sonra Öğrenim Anlaşmasında yapılacak değişiklikleri onaylamak-imzalamak. • Öğrenci değişimdeyken yaşayabileceği akademik sorunlarda öğrenciye destek olmak.

14. Öğrenim Anlaşması 1.sayfa (Öğrenci adımları) • ÖĞRENCİ TARAFINDAN İMZA İŞLEMLERİNİN TAMAMLANMASI • SU Değişim Danışmanı tarafından son hali sistem üzerinden gönderilen Öğrenim Anlaşması, öğrenci tarafından print edilir. • Print edilen Öğrenim Anlaşmaları öncelikle öğrenci tarafından imzalanmalıdır. • Öğrenci tarafından imzalanan Öğrenim Anlaşması IRO’ya teslim edilir. • Orijinali IRO’ya teslim edilen belgenin bir kopyası da mutlaka öğrenci de kalmalıdır. • Öğrenim Anlaşmaları sistemi için sistem linki ve kullanım klavuzu toplantıdan sonra tüm öğrencilere e-mail ile iletilecektir. • Tamamlanmmış Öğrenim Anlaşmalarınızın IRO’ya son teslim tarihi 30 KASIM 2012 CUMA GÜNÜ SAAT 17:00’dir. • Öğrenim Anlaşmalarını zamanında teslim etmeyen öğrencilerin dersleri hiçbir şekilde garanti altına alınamayacaktır.

15. SU Değişim Danışmanları • FASS Cultural Studies : Annedith Schneider Economy : İnci Gümüş Social and Political Sciences : Ateş Altınordu Visual Arts and Visual Communication Design  : Erdağ Aksel  International Studies: Arzu Kıbrıs • FMAN Management : Ronan J. de Kervenoael MBA : Burçin Bozkaya • FENS Computer Science : Yücel Saygın Electric Engineering  : Cem Öztürk Manufacturing Systems Engineering : Bahattin Koç, Barış Balcıoğlu Material Science : Mehmet Ali Gülgün Mechatronics : Kürşat Şendur Biology : Erdal Toprak • ÖNEMLİ NOT: SU’da hangi bölümde kayıtlı iseniz ya da hangi bölümü deklare edeceksiniz o bölümün Değişim Danışmanı’na gitmeniz gerekmektedir. (ör: Mekatronik öğrencisi İşletme anlaşması ile gidecek olsa dahi, Öğrenim Anlaşmasını kendi programındaki danışmanı Kürşat Şendur’a onaylatmalıdır.)

16. Öğrenim Anlaşması 1.sayfa (IRO adımları) • 30 Kasım 2012 Cuma gününe kadar öğrenciler tarafından IRO’ya teslim edilen Öğrenim Anlaşmaları, IRO tarafından, Fakültelere sunulur. • Öğrenim Anlaşmaları, Fakülte Yönetim Kurulları (FYK) tarafından onaylanır. • Öğrenim Anlaşmaları, SU Değişim Danışmanları tarafından imzalanır. • Onaylanan Öğrenim Anlaşmalarının elektronik kopyası, IRO tarafından karşı kuruma imzalanması için gönderilir. • İmzalanıp IRO’ya geri gönderilen Öğrenim Anlaşmalarının soft kopyası e-mail ile öğrenciye gönderilir. • Karşı kurum tarafından imzalanıp IRO’ya geri gönderilmeyen Öğrenim Anlaşmalarının sahiplerine haber verilir. • Bu öğrenciler, Öğrenim Anlaşmalarının karşı kurum ile imza takibini üniversiteye gittiği zaman yaparak, Öğrenim Anlaşmasını imzalatıp, e-mail yoluyla IRO’ya geri gönderir.

17. Öğrenim Anlaşması 2.sayfa (Öğrenci adımları) • ÖĞRENİM ANLAŞMASI SİSTEMİ ÜZERİNDEN ALINACAK VE BIRAKILACAK DERSLERİN BİLGİ GİRİŞLERİNİN YAPILMASI • Word belgesinden yaptığınız gibi sistem üzerinden ders seçimlerinizi sistem kullanma kılavuzu nu takip ederek yapınız. • Daha önceden onayları alınmış fakat bırakmak istediğiniz derslerin sistem üzerinden girişlerini yapınız. • Yeni alacağınız derslerin de girişlerini yine sistem üzerinden yapınız. • Daha önce alınmamış dersler için syllabus eklemeyi unutmayınız. • Tüm ders girişlerinizi tamamladıktan sonra, bu bilgileri SU Değişim Danışmanınıza yine sistem üzerinden gönderiniz. • ÖNEMLİ NOT: Bıraktığınız ve yeni aldığınız derslerin her birini ayrı ayrı Öğrenim Anlaşmasının 2.sayfasında belirtmeniz gerekmektedir. • ÖNEMLİ NOT: 1.sayfada alınan ve bırakılmayacak olan derslerin (değişiklik yapmadığınız dersler) Öğrenim Anlaşmasının 2. sayfasına yeniden yazılmasına gerek yoktur.

18. Öğrenim Anlaşması 2.sayfa (SU Değişim Danışmanı adımları) • ÖĞRENİM ANLAŞMASI SİSTEMİ ÜZERİNDEN YENİ ALINACAK VE BIRAKILACAK DERSLERİN SU DEĞİŞİM DANIŞMANI TARAFINDAN ONAYLANMASI • Öğrenciler tarafından alınan yeni dersler in SU Değişim Danışmanı tarafından denklikleri belirlenir. • Onay verilen derslerin listesi tekrar öğrencilere gönderilir. • Onay verilmeyen dersler revize için tekrar öğrenciye gönderilir. • Gerekli bilgiler öğrenciler tarafından sağlandıktan sonra SU Değişim Danışmanı tarafından Öğrenim Anlaşmasının ikinci sayfası tamamlanır ve çıktısının alınması için öğrenciye gönderilir.

19. Öğrenim Anlaşması 2.sayfa (Öğrenci adımları) • ÖĞRENCİ TARAFINDAN İMZA İŞLEMLERİNİN TAMAMLANMASI • SU Değişim Danışmanı tarafından son hali sistem üzerinden gönderilen Öğrenim Anlaşmasının 2.sayfası öğrenci tarafından print edilir. • Print edilen Öğrenim Anlaşmalasının 2.sayfası öncelikle öğrenci tarafından imzalanmalıdır. • Öğrenci tarafından imzalanan Öğrenim Anlaşmasının 2.sayfası, öğrenci tarafından imzası alınmak üzere gittiği okulun exchange/international ofisine götürülür ve yetkililerin imzası alınır. • Hem öğrenci hem de gidilen okulun yetkilileri tarafından imzalanan Öğrenim Anlaşmasının 2.sayfası taranarak e-mail ile IRO’ya gönderilir. • Taranarak gönerilen belgenin orijinali de mutlaka öğrencide bulunamalıdır. • 2.sayfası tamamlanmmış Öğrenim Anlaşmalarınızın IRO’ya son teslim tarihi ALMANYA ÖĞRENCİLER HARİÇ TÜM ÖĞRENCİLER İÇİN 15 NİSAN 2013, ALMANYA ÖĞRENCİLERİ İÇİN İSE 15 HAZİRAN 2013’TÜR. • Öğrenim Anlaşmalarını zamanında teslim etmeyen öğrencilerin dersleri hiçbir şekilde garanti altına alınamayacaktır.

20. Öğrenim Anlaşması 2.sayfa (IRO adımları) • Öğrenciler tarafından IRO’ya e-mail yolu ile gönderilen Öğrenim Anlaşmalarının 2.sayfaları, IRO tarafından, SU Değişim Danışmanlarına imza için gönderilir. • İmzalanan Öğrenim Anlaşmaları, Fakülte Yönetim Kurulları (FYK) tarafından onaylanır. • Onaylanan Öğrenim Anlaşmalarının elektronik kopyası, IRO tarafından her bir öğrenciye gönderilir. Bu belge mutlaka öğrenci tarafından saklanmalıdır. • Bu şekilde her iki sayfasının da onayları tamamlanan Öğrenim Anlaşmaları bir daha değiştirilmemektedir. • Ders transferleriniz Öğrenim Anlaşması üzerinden yapılacağı için bu belge dikkatlice tamamlanmalı ve tüm onayları alınmalıdır.

21. Öğrenim Anlaşması Önemli Notlar • Değişim Danışmanları, alınan dersleri SU kredisine çevirirken, tam sayı, ya da buçuklu olarak çevirmelidir. (ör; 2.5, 3, 4, 5.5…) 3.2, 2.7 gibi kredi denklikleri olamaz! • Öğrenim Anlaşmalarında dersleri mutlaka kodları ile yazın, aksi taktirde not girişlerinde sorunlar yaşanmaktadır! • Öğrenim Anlaşmasında imzalanması gerekli hiçbir alan boş kalmamalıdır. • Mezuniyet kriterlerinize dikkat! Sorumluluk öğrenciye aittir. Ör; Üniversite derslerini tamamlamadıysanız mezun olamazsınız. Dolayısıyla döndüğünüzde bu dersleri tamamlamaya yetecek kadar zamanınız olduğundan emin olmalısınız. CIP 101 dersi Güz ve Bahar dönemlerinde kayıtlı olmanız gereken bir senelik bir derstir. Bu dersi tamamlamak için tam bir akademik yıla ihtiyaç duyacağınızı da hatırlatmak isteriz. • 4. Sınıfta değişime giden MDBF Öğrencileri:ENS 491, ENS 492 gibi bitirme derslerini değişim döneminde alacak öğrencilerin bu bilgiyi mutlaka Öğrenim Anlaşmaları üzerinde belirtmeleri gerekmektedir. Belirtilmediği takdirde mezuniyet şartları tamamlanmamış sayılacağından bu bilginin Öğrenim Anlaşmanızda olduğundan mutlaka emin olun !

22. Öğrenim Anlaşması Önemli Notlar • Değişim döneminizde hem SU hem de partner kurum öğrenim anlaşmalarının takibini yapmanız gerekebilir, bu konuya özellikle dikkat etmeniz gerekmektedir. • SU ÖĞRENİM ANLAŞMASI = DEĞİŞİM DÖNEMİ DERS KAYIT BELGESİ • SU Öğrenim Anlaşması ders kayıt belgesi niteliğinde olduğundan yapılan yönlendirmelere uyunuz ve verilen son tarihlere kadar belge işlemlerinizi tamamlayınız. • Derslerinde değişiklik yapmayan öğrenciler için Öğrenim Anlaşması ilk sayfanın onayının tamamlanması, değişiklik yapan öğrenciler için ise Öğrenim Anlaşmasının her iki sayfasının (ilk sayfa ve add/drop sayfası) doldurulup onaylanması gerekmektedir. • ÖNEMLİ NOT: Son tarihlerden sonra iletilen Öğrenim Anlaşmaları hiçbir şekilde kabul edilmeyecektir! Lütfen websitemizde bulunan Öğrenim Anlaşması klavuzunu dikkatlice okuyunuz.

23. 2013 Bahar Dönemi Öğrencileri – Önemli Tarihler • 30 Kasım 2012 Cuma Sizler ve SU Değişim Danışmanınız tarafından imzalanan Öğrenim Anlaşmanızın ilk sayfasının IRO’ya elden teslim edilmesi. • 1 Mart 2013 Cuma Tüm taraflarca onaylanan Öğrenim Anlaşmasının ilk sayfasının partner kurum tarafından suoutgoing@sabanciuniv.edu adresine e-mail ile gönderilmesi. • 15 Nisan 2013 Pazartesi Onaylanan Öğrenim Anlaşması ilk sayfasına göre hazırladığınız ve imzaladığınız Öğrenim Anlaşması ikinci sayfasının partner kuruma imzalatılması & mühürletilmesi sonrası suoutgoing@sabanciuniv.edu adresine e-mail ile gönderilmesi.

24. 2013 Bahar Döneminde Almanya’ya Giden Öğrenciler – Önemli Tarihler • 30 Kasım 2012 Cuma Sizler ve SU Değişim Danışmanınız tarafından imzalanan Öğrenim Anlaşmanızın ilk sayfasının IRO’ya elden teslim edilmesi. • 1 Nisan 2013 Pazartesi Tüm taraflarca onaylanan Öğrenim Anlaşmasının ilk sayfasının partner kurum tarafından suoutgoing@sabanciuniv.edu adresine e-mail ile gönderilmesi. • 14 Haziran 2013 Cuma Onaylanan Öğrenim Anlaşması ilk sayfasına göre hazırladığınız ve imzaladığınız Öğrenim Anlaşması ikinci sayfasının partner kuruma imzalatılması & mühürletilmesi sonrası suoutgoing@sabanciuniv.edu adresine e-mail ile gönderilmesi.

25. Notlandırma – Ders Transferleri • Dersleri veren öğretim üyelerinden (mümkünse) ECTS notu verilmesi istenmeli. • ECTS notu olmayan derslerin de mutlaka harf notları olmalıdır. • Değişim döneminde alınan dersler önceden alınan Fakülte Yönetim Kurulu Karaları uyarınca transfer edilmektedir. Bu durum ikili anlaşmalar ile giden öğrenciler için geçerli olduğu gibi Erasmus programı dahilinde giden ve ECTS sistemini kullanmayan kurumlar için de geçerlidir. • SU’da sayılamayan Pass/Fail notu verilen derslerin kesinlikle alınmaması veya bu dersleri veren öğretim üyelerinden pass/fail yerine ECTS notu verilmesinin istenmesi gerekmektedir. Almayı düşündüğünüz tüm dersler için not durumunu mutlaka partner kurumla görüşün!

26. Değişim Dönemi Transcripti • Transkriptin not girişinin yapılabilmesi için Öğrenci Kaynakları’ndan Gülin Karahüseyinoğlu’na (gulink@sabanciuniv.edu) teslim edilmesi gerekmektedir. • Notlar mutlaka zamanında SU’ya ulaşmalıdır. Partner önden e-maille transkriptinizin kopyasını gönderebilir. Ancak orijinalleri olmadan not girişi yapılamadığından orijinal transkriptinizin SU’ya ulaştığından emin olunuz. (Belge ofisimize iletilirse ÖK’ya yönlendirirken sizleri e-maille bilgilendiriyoruz.) • Değişim dönemine ait transkript takibinden tamamen öğrenci sorumludur. • Transkriptinizin mümkünse İngilizce olarak gönderilmesini isteyin: Mümkün değilse ders isimlerini İngilizce’ye çeviren bilgi notunu ÖK’ya iletin. • Öğrenim Anlaşmanızdaki ve transkriptinizdeki dersler (kodlar) birebir eşleşmelidir: • Öğrenim Anlaşmanız ders kayıt belgeniz olduğu için Öğrenim Anlaşmasında olup transkriptte görünmeyen dersler sisteme F olarak işlenir. • Transkriptte görünüp Öğrenim Anlaşması ilk ya da ikinci sayfasındabulunmayan dersler sisteme işlenemez. • Notlar SU sisteme girildikten sonra Öğrenim Anlaşması üzerinde geriye dönük işlem yapılamaz. • Öğrenciler Değişim Dönemi tamamlandıktan sonra hiçbir şekilde ne gittikleri kurumda ne de SU’da make-up sınavı alamazlar. • Tüm make-up sınavları öğrenci değişimdeyken / dönem bitmeden ve notları/transkripti SU’ya gönderilmeden alınmalıdır.

27. Hibe Ödemeleri (Erasmus Öğrencileri) • Hibe ödemesi yapılması için, Öğrenci Hareketliliği / Hibe Sözleşmesinin tam olarak doldurulup, IRO’ya teslim edilmesi gerekmektedir. • Hibe almaya hak kazanan öğrencilerin, Akbank Euro hesabı açtırmaları, tüm hesap bilgileriniz eksiksiz olarak Öğrenci Hareketliliği / Hibe Sözleşmesine yazmaları gerekemektedir. IBAN numarasını yazmanız çok önemlidir. • ÖNEMLİ NOT:Havale ücreti kesintisini önlemek için AKBANK dışındaki bir bankaya hibe ödemesi yapılamamaktadır. • SU’da yurt bursu olan öğrenciler ayrıca Akbank TL hesabı açtırarak IRO’yu bilgilendirmelidir. • Öğrencilerin hak kazandıkları toplam hibe miktarının %80’i öğrenci değişime gitmeden önce ödenmektedir. • Hibenin kalan kısmı olan %20’lik ödeme ise öğrenciler aşağıdaki durumları sağladıkları sürece yapılmaktadır; • Certificate of Participation – Katılım Sertifikası IRO’ya teslim edilmelidir. • Pasaport kopyaları giriş ve çıkış tarihlerinin yer aldığı sayfalar ile birlikte IRO’ya teslim edilmelidir. • Nihai Rapor Formu IRO’ya teslim edilmelidir. • Değişim Programı süresince alınan kredi toplamının 2/3’ünden başarılı olunması gerekmektedir.

28. Hibe Ödemeleri (Erasmus Öğrencileri) • 5 aydan fazla kalacak öğrenciler - en fazla sözleşmelerinde belirtilen süre için olmak üzere- kalış tarihine denk gelen ödeme yapılacaktır. • 4 aydan az kalan öğrencilerin eksik kalınan süre için hibe iadesi yapmaları gerekmektedir. • Tam ayı geçen süreler için, tam aya tamamlanamayan sürenin aşağıdaki tabloda gösterilen karşılığına denk gelen miktarda hibe verilir. • 1-3 gün- 0 € • 4-10 gün arası- ¼ aylık hibe • 11-17 gün arası- ½ aylık hibe • 18-24 gün arası- ¾ aylık hibe • 25 gün ve fazlası- Tam aylık hibe • Bahar döneminde gidecek öğrencilerimiz için hibe ödemeleri Aralık 2012 içinde yapılacaktır.

29. SU Burs Ödemeleri • Lisans öğrencisinin SU'dan aylık veya dönemlik olarak aldığı nakit bursu varsa bu ödeme kesilmez SU’daki burs ödemeleri ile ilgili yönerge ve prosedürler çerçevesinde devam eder. • SU’dan yurt bursu alan lisans öğrencilerinin bir dönemlik yurt bursu tutarları öğrenci yurt dışına gitmeden önce nakden öğrenciye ödenir. • ÖNEMLİ NOT: Yüksek Lisans ve doktora öğrencilerinin çalışma karşılığı aldıkları burslar değişim döneminde çalışmayacakları için devam etmez; dondurulur.

30. Erasmus Student Charter • Bu belgenizi de IRO’dan Cansu Kanca Hanım’dan temin edebilirsiniz. • BU BELGEYE GÖRE: Neler Beklemelisiniz? • Gitmeden önce elinizde 3 taraf tarafından da imzalanmış bir Öğrenim Anlaşması olması hakkı • Öğrenim Anlaşmasında belirtilen dersleri (onaylandıkları ve açıldıkları takdirde) alma hakkı • Öğrenim, kayıt ücreti ödememe hakkı • SU'den aldığınız bursun devam ettirilmesi hakkı • Aldığınız ders, kredi ve notların SU’ya olduğu gibi transfer edilmesi hakkı • Diğer öğrencilerin faydalandığı gibi kütüphane, bilgisayar labaratuarı ve diğer imkanlardan eşit şartlarda faydalanma hakkı • Dönem sonunda size aldığınız dersleri, ECTS kredi ve notlarını gösteren bir transkript verilmesi hakkı Neler Yapmalısınız? • Öğrenim Anlaşmasında belirtilen çalışma programına uyma sorumluluğu • Gittiğiniz üniversitenin kural ve prosedürlerine uyum sorumluluğu • Belirtilen sürenin (1 dönem) tamamını, sınav ve ders ile ilgili diğer zorunluluklarını yerine getirerek gittiğiniz üniversitede geçirme sorumluluğu • Döndükten sonra Erasmus Raporu doldurma sorumluluğunuzu unutmayın!

31. Problemler & Çözümleri • Akademik sorunlarınızda önce mutlaka gittiğiniz kurumdaki akademik danışmanınıza, ikinci adım olarak ikili anlaşmada ismi bulunan öğretim üyesine, sonra da SUdeğişim danışmanınıza bilgi veriniz. • Öğrenim Anlaşmasında belirtilen dersin açılmaması, ya da bir sebeple o dersi alamamanız durumunda panik olmayın! O ders yerine açılan dersleri ve diğer bölümlerde açılan derslerini inceleyin, SU DeğişimDanışmanınızdan ve IRO’dan destek isteyin. • Daha önce değişime katılmış arkadaşlarınızla temasa geçin. • Olası problemler: Yurt ile ilgili problemler, maddi sorunlar, önyargı & ayırımcılık • İlk yapmanız gereken ailenizi aramak olmamalı. Sorunu doğru bir şekilde değerlendirin ve öncelikle kendi başınıza çözmeye çalışın. • Çözemediğiniz takdirde gittiğiniz üniversitedeki Uluslararası ilişkiler Ofisi'nden yardım isteyin. • Halen daha çözüm elde edemediyseniz, IRO’ya bilgi verin (Ancak bizim müdahale gücümüz sınırlı olacaktır, unutmayın!) • Herhangi bir kaza, yada polisiye durumda derhal şehrinizde bulunan (ya da yakın şehirlerdeki) Türk Konsolosluğunu ve IRO’yu bilgilendirin.

32. Önemli Notlar! • Giden öğrenciler değişim süresi için yeni teknoloji ücretini öderler ve dizüstü bilgisayarlarını sınırlı destek ve sigorta olanağı ile yurtdışına götürürler. • Öğrenim ücreti muafiyeti olmayan öğrenciler değişim dönemlerinde de öğrenim ücretini SU'yaödemeye devam ederler. • Değişim dönemine kadar not ortalaması 2.2’nin altına düşürülmemelidir: Ortalamanın düşmesi durumunda öğrenci değişime katılamaz! • YBF dekanı Nakiye Boyacıgiller tarafından verilecek oryantasyon amaçlı seminere katılım zorunludur. • Değişim programınız süresince e-maillerinizi düzenli olarak takip edin, sizinle tüm iletişimimiz e-mail üzerinden olacaktır. • IRO tarafından verilen “son tarih”lere uymaya özen gösterin. • İçwebdeki duyuruları düzenli olarak takip edin, mezuniyet başvuruları, ders kayıtları (Proje 302..gibi), burs başvuruları, yurt başvuruları gibi konularda değişim öğrencilerine özel bir bilgilendirme yapılmamaktadır! • Burs başvurularını kaçırmamanız ve önkoşullu dersleri alabilmeniz için transkriptinizin partner kurum tarafından zamanında gönderilmesini sağlayın.

33. IRO İletişim IRO WEBSITE: http://iro.sabanciuniv.edu IRO E-MAİL: suoutgoing@sabanciuniv.edu Outgoing Öğrenciler Yetkili Kişi: Çiçek Dereli Tel: +90 216 483 9644 Fax: +90 216 483 9715 E-mail: suoutgoing@sabanciuniv.edu Ofis Saatlerimiz: Salı & Perşembe 13:00-17:00

34. GÜZEL BİR DEĞİŞİM DÖNEMİ GEÇİRMENİZ DİLEĞİYLE…TEŞEKKÜRLER!