Kommunikation

1. Kommunikation Konferens och evenemang

2. Budskap och återkoppling • Språklig kommunikation är ett samspel mellan sändare och mottagare av ett budskap • De vanligaste sätten är att vi överför information genom det skrivna eller det sagda ordet • Hur meddelandet utformas beror på: • Syftet • Sättet det överförs • Sändarens språkliga förmåga • Sändarens personliga egenskaper • Hur meddelandet uppfattas beror på motsvarande egenskaper hos mottagaren och hur det får honom att reagera

3. Mötesteknik • De flesta deltar någon gång i ett sammanträde • Det finns många olika mötesformer • Professionellt planerade möten är ofta effektiva och trivsamma • För att komma fram till den bästa mötesformen i den egna verksamheten kan man göra en SWOT-analys • SWOT: • S – styrkor (strenghts) – Vad är vi bra på? • W – svagheter (weaknesses) – Vad bör vi undvika? • O – möjligheter (opportunities) – Vilka möjliga alternativ har vi? • T – hot (threats) – Vilka begränsningar finns?

4. Möteskultur • Möteskultur handlar om normer för hur deltagande ska behandla varandra före, under och efter mötet • Viktigt är också att ha respekt för allas åsikter och att kunna hantera konflikter

5. Möteskultur • Före: • Definiera mötet • Mål/syfte • Vilka ska kallas? • Sammankallande utarbetar en kallelse med deltagare, datum, lokal etc • Start- och sluttid, samt innehåll • Anslå tid för varje punkt i agendan och ange ansvarig • Mötesform • Utskick av kallelse och dagordning med eventuellt underlag

6. Möteskultur • Under: • Ordföranden/ledaren hälsar välkommen • Är alla kallade närvarande? • Gå igenom tidiga beslut • Sammanfatta efter varje punkt, vem som gör vad till när • Se till att alla deltagare engageras • Styr och håll diskussioner till ämnet • Ge utrymme för övriga frågor • Efter: • Kortfattat protokoll, gärna i punktform • Förbereda nästa möte

7. Kallelse och dagordning • En kallelse är en uppmaning att infinna sig till ett möte • Därför ska det innehålla uppgifter om tid, plats, ärenden och hur man anmäler deltagande • Den lista som talar om vilka punkter som ska tas upp på mötet kallas dagordning • För att mötet ska kunna hålla hög kvalitet, behöver deltagarna vara väl förberedda • Genom att skicka kallelsen i god tid och bifoga material som behöver läsas igenom före beslut, höjer man kvaliteten på mötet

8. Protokoll • Protokoll kan vara av olika slag men har det gemensamt att de redovisar vad som har hänt på ett möte • Beslutprotokoll • Diskussionsprotokoll • Protokollet ska alltid innehålla: • Vem som höll i mötet • Vilken typ av möte det var • När och var mötet ägde rum och vilka som var närvarande • Beslut om godkännande av föregående mötets protokoll • Punktvis redovisning av varje ärende • Protokollförarens underskrift med namnförtydligande • Justeringsmännens namnteckningar

9. Presentationsteknik • I olika sammanhang måste man ställa sig upp inför en grupp för att tala • Hur man lyckas med detta beror på många olika saker • Att vara förberedd och ha ett snyggt och överskådligt presentation är viktigt • Men det viktigaste är ditt sätt att framföra budskapet på • Din kontakt med åhörarna, din energi, ditt engagemang och din utstrålning är viktigare än alla andra hjälpmedel • Det är alltid du själv som är nummer ett som visuellt hjälpmedel

10. Kroppsspråk • Kroppsspråket är hållningen, rörelserna, gesterna, blicken och rösten • När du vänder dig till en grupp människor, svarar de hela tiden medvetet eller omedvetet på det du säger till dem med kroppsspråket • Intryck ett framträdande gör beror på följande: • 55 % på talarens hållning, gester och ögonkontakt • 38 % på rösten och tonfallet • 7 % på innehållet • Ett distraherande kroppsspråk verkar stötande och hindrar budskapet att nå fram • Ett bra kroppspråk gör att budskapet når lättare fram och man gör ett djupare intryck

11. Kroppsspråk • Ögonkontakten • Kroppshållningen • Rörelserna och gesterna • Var tydlig • Göra pauser • Klä dig rätt

12. Hjälpmedel • 85 % av all information som lagrats i hjärnan har mottagits visuellt • Visuelle hjälpmedel bidrar till att: • Åhörarna kommer ihåg ett budskap • Klargöra en händelse • Fokusera mot det viktiga • Fånga intresset • Strukturera budskapet • Visuella hjälpmedel hjälper presentatören att: • Öka känslan av att vara professionell • Organisera tankarna • Ha stödpunkter i sitt budskap