A projektek pénzügyi menedzselése

1. A projektek pénzügyi menedzselése

2. Tartalom • A pénzügyi menedzselés főbb eseményei • A folyamat tevékenységei • A projektfinanszírozás feladatai • A finanszírozás módjai • A támogatás • A támogatás folyósítása • Jelentések • Ellenőrzések • A pénzügyi végrehajtáshoz kapcsolódó főbb jogszabályok

3. A pénzügyi menedzselés főbb eseményei Terv Előkészítés Időközi elszámolás Végső elszámolás Szerződéskötés Ellenőrzés Ellenőrzés Támogatás átutalása ?Fenntart- hatóság? ?Megvalósíthatóság?

4. 2. A folyamat tevékenységei 1. Pénzügyi elemzés és tervezés 2. Finanszírozási források keresése 3. A támogatás felhasználásához kapcsolódó szabályok megismerése 4. A projekt tervezett költségvetésének adaptálása a pályázati feltételekhez

5. A költségvetés módosítása, ha a pályázat teljes összegének elfogadására nem került sor (közösségi támogatások esetében nincs csökkentett költségvetésű döntés)- műszaki tartalom módosítás • Szerződéskötés - azaz a támogatás összegének és összetételének rögzítése (+ minden egyéb peremfeltételé !) • Megvalósítás – források felhasználása 8. Folyamatos pénzügyi nyilvántartás készítése – számlák és egyéb bizonylatok gyűjtése (projekt-dossziéban mindenről másolat !) 9. Időközi elszámolás (1/4 évente)

6. A projekt végéhez közeledve • Felkészülés az időközi ellenőrzésre (11.Költségvetés módosítása – ha a megvalósítás során jelentős változások következtek be > módosítás esetén szinte minden esetben ellenőrzés várható !) 12. Végső elszámolás – a projekt szerződéses időtartamán belül felmerült költségek és bevételek egyenlegének jelentése • A támogatás utolsó részletének megérkezése vagy a nem megfelelően felhasznált támogatás visszafizetése • Felkészülés a projekt lezárását követő ellenőrzésre (ált. 5 éven belül, időpontja bizonytalan !)

7. 3. A projektfinanszírozás feladatai • A projekt előkészítéséhez kapcsolódó költségek biztosítása (nem mindig támogatott; a pályázat nem biztos, hogy nyer, ezért ez a tétel kockázati költség) • Folyamatos likviditás biztosítása(alternatív megoldások !)- a számlák kiegyenlítéséig vagy az utólag fizetett támogatás megérkezéséig – UTÓFINANSZÍROZÁS !!!

8. Az elvárt önerő biztosítása (ált. versenyszféra 25%, önkormányzatok számára BM Önerő Alap !) • A nem támogatott, de tervezett költségek fedezetének biztosítása • Az ÁFA átmeneti megfizetése

9. Előkészítési költségek • üzleti tervezés, kiviteli tervezés, megvalósíthatósági elemzés; • közjegyzői díjak, közbeszerzési díjak (2005. jan. 1-től kötelező közbeszerzési tanácsadó alkalmazása, 2004. Okt.-től a versenyszférában 50% támogatás alatt nem kell a kb. eljárást lefolytatni !); • bankszámlanyitás költségei; • fordítás, kommunikációs költségek. Döntés: a magas kockázat miatt milyen forrásból finanszírozzuk? (inkább belső, mint külső)

10. ÁFA • Az ÁFA a bonyodalmak egyik forrása. • Érdemes előzetes állásfoglalást kérni az APEH-tól a visszaigényelhetőségről. • Tájékozódni kell a partnerek státuszáról (fontos a partnerek pénzügyi koordinálása !).

11. A Strukturális Alapok esetén a vissza nem igényelhető ÁFA elszámolható a támogatás terhére, ha a pályázónak nincs visszaigénylési jogosultsága. • Az ÁFA visszaigénylők csak az önerő ÁFA-ját igényelhetik vissza.

12. 4. A finanszírozás módjai • Saját forrás • Partnerek saját forrása • Külső forrás

13. Saját forrás jellemzői • Alkalmas a végleges és átmeneti költségek fedezésére. • Rugalmas és olcsó. • Azonnal rendelkezésre áll. • Korlátozott mértékű.

14. Külső források fajtái • Rövid lejáratú hitel • Hosszú lejáratú hitel • Profitorientált szervezetek bevonása • Egyéb pályázati támogatások (kivéve ROP, AVOP) • Egyéb forrás (pl.: faktorálás) ( SA-ból finanszírozott projektek, programok esetén: 0 egyéb forrás ! )

15. Külső források jellemzői • A rövid lejáratú hitel az átmeneti vagy előre nem tervezett költségek finanszírozására alkalmas. • A hitelek költségesek, korlátot a hitelképesség (idegentőke/sajáttőke arány !) • A profitorientált partnerek bevonása korlátozott, de a tőlük származó források által nem elszámolható tételek is finanszírozhatók.

16. 5. A támogatás A támogatás maximálisan igényelhető összege megismerhető már a pályázati felhívásból. (pl. GVOP 2-nél 50%, max. 25 m Ft – „kétkorlátos” támogatás, min. igényelhető támogatás is kiköthető, pl. ROP) A támogatás felhasználásának alapvető szabályai is olvashatóak a pályázati dokumentumokból (Pályázati kiírás). A közösségi források vissza nem térítendő támogatások.

17. A támogatás mértéke • 100% (pl: egyes HEFOP-s projektek) • 97,5%(pl. ROP 1.1 2. komponens) • 90% (pl: Phare társfinanszírozás a Leonardo da Vinci mobilitási projektekhez • 50% GVOP 2.1 • 40% ROP Turizmusfejlesztés /szálláshely/

18. A támogatási szerződés pénzügyi tartalma A támogatás: - formája (vnt., vt.(SA), kamattámogatás) • maximális összege, egyes esetekben költségkategóriánként (költségvetésen belül is; pl. menedzsmenti ktsg. max 2-12%, rezsi ktsg. max. 7%) • aránya (100-40%), • a felhasználásának időtartama vagy kezdete és vége, • kifizetésének ütemezése (N+2-es szabály), • pénzügyi elszámolásának ütemezése, az elszámolhatóság szabályai, • felhasználásához kapcsolódó ellenőrzések, • összegének módosítására, visszafizetésére vonatkozó kitételek, • kapcsolódó dokumentumok, biztosítékok, nyilvántartás és adatszolgáltatási kötelezettségek (jelentések;1/4,1/2,1/1 évente)

19. A szerződéshez kapcsolódó pénzügyi biztosítékok fajtái • Inkasszó a támogatott összes bankszámlájára vonatkozóan (felhatalmazás azonnali beszedésre) • Igazolás arról, hogy a saját források rendelkezésre állnak. • Jelzálog felajánlás (önk. esetén ált. 0) • Bankgarancia, készfizető-kezesség. • Igazolás arra vonatkozóan, hogy nincs lejárt köztartozás (APEH-TB, VPOP, stb.). (Projekt megvalósítás alatt keletkező köztartozás esetén a projektet felfüggesztik!!!) • További speciális biztosítékok.

20. A szerződés módosításának pénzügyi okai • A támogatás felhasználásának határideje kitolódik. • A felhasználás időtartama csökken vagy nő. • A támogatás összege változik. (Növekedés csak a saját forrás terhére lehetséges!!!) • A költségkategóriák között átcsoportosítás történik. • A források felhasználásának ütemezésében történik változás.

21. A módosítás feltételei • Az időpontok és időtartamok változtathatósága korlátozott (N+2 szabály). • 10%-nál nagyobb költségátcsoportosítás esetén az IH Szakmai Bizottságának engedélye szükséges. • 10% alatti módosítás esetében alapos indoklás szükséges, de nem kell bizottsági döntés. • Új költségelem beépítéséhez szintén az IH Szakmai Bizottságának engedélye szükséges.

22. 6. A támogatás folyósítása Módjai: • Egy részletben – több részletben (mérföldkövek) • Ft-ba • 20% előleg lehetséges (HEFOP) • 100% utófinanszírozás (GVOP) Kifizetett számlák, beszámoló alapján

23. A támogatás kifizetésének lépései I.Szokványos eset: 1. A szállító benyújtja a számlát a kedvezményezettnek. 2. A kedvezményezett kifizeti a számlát. 3. A kedvezményezett kifizetési kérelmet nyújt be a támogatónak (meghatározott min. összegben és időközönként !). 4. A támogató megvizsgálja a kérelmet és azt, hogy megfelel-e a számla az elszámolhatóság szabályainak. 5. A támogató kifizeti (utalja) a támogatást. II.Abban az esetben, ha előleg van, akkor az 5. lépéssel kezdődik a folyamat (HEFOP) – 20% visszatartás a végső elszámolásig !

24. Árfolyamváltozás kockázata • Import esetén számolni kell az árfolyam változásból eredő árváltozással (megbízható prognózis). • A forint gyengülése árnövelő hatású (ártartalék) (Jelenleg a 2005. december 31-i MNB deviza közép árfolyammal kell átszámítani.)

25. 7. Jelentések Fajtái: • Időközi jelentések • Záró jelentés Célja: • A kifizetési kérelmek alátámasztása • A felhasználás igazolása • A felhasználás indoklása • Hatékonyság és eredményesség mérése • Az elszámolhatóság igazolása

26. A jelentések ütemezése • Függ a projekt időtartamától • A támogatás összegétől • A célok időbeni megvalósulásától (elképzelhető a felhasználást követően is) Formája és tartalma meghatározott, tényadatokat közöl.

27. A jelentések tartalma • Számszerűsíthető eredmények, az előrehaladás dokumentumai • Eltérések, módosítások magyarázata • Közbeszerzési eljárás dokumentumai • Szerződések pl.: alvállalkozói • Eredeti számlák vagy azok hiteles másolatai • Pénzmozgást tanúsító bizonylatok

28. ELLENŐRZÉS-MONITORING-ÉRTÉKELÉS

29. Ellenőrzés típusa Ellenőrzést végző szervezet(ek) Folyamatba épített ellenőrzés Az lebonyolítási intézményrendszer minden szintjén (KH, IH, KSZ, LT) Belső ellenőrzés (Internal Audit) Az lebonyolítási intézményrendszer minden szintjén (KH, IH, KSZ, LT) Rendszerellenőrzés KEHI és a KTK IH 5 – 15%-os ellenőrzések Az lebonyolítási intézményrendszer minden szintjén (KH, IH, KSZ) az adott szervezet belső ellenőrzési egységei, illetve IH és KSZ esetében az IH-t vagy KSZ-t működtető minisztériumok belső ellenőrzési egységein belül erre a célra kijelölt személyek és a KEHI. Zárónyilatkozatokkibocsátásához kapcsolódóellenőrzések KEHI Az EU Strukturális és Kohéziós Alapjainak ellenőrzési rendszere

30. 8. Helyszíni ellenőrzések A helyszíni ellenőrzések célja • A támogatás felhasználásának szabályszerűségét vizsgálja • Az előrehaladást vizsgálja • Lehetőség van a felhasználással kapcsolatos konzultációra (Audit-trail: ellenőrzési technika, a folyamat nyomonkövetés eszköze; ezen „megy végig” az ellenőrzést végző)

31. Ellenőrző szervek • Irányító Hatóság (GVOP-nél GKM) • Kifizető Hatóság (Pénzügyminisztérium, MÁK) • Közreműködő szervezet (MVF KHT, MFB, RFH.) • GVOP Monitoring Bizottság • Állami Számvevőszék • Európai Számvevőszék • Európai Bizottság • KEHI

32. TÁMOGATÁSOK ELLENŐRZÉSE • Az Áht. (többször módosított 1992 évi XXXVIII. tv) 122. § alapján az arra feljogosított szervezetek a költségvetési és európai uniós forrásokból támogatott pályázat és támogatási szerződés bármelyik szakaszában ellenőrzést végezhetnek, amelynek során bármely a pályázattal és a támogatással összefüggő dokumentumot, objektumot vizsgálhatnak, információt kérhetnek. • A költségvetési és európai uniós forrásokból származó támogatások kedvezményezettje és a támogatások lebonyolításában részt vevő szervezet köteles székhelyén, telephelyein a helyszíni ellenőrzés tűrésére, valamint az ellenőrökkel való együttműködésre.

33. Projektellenőrzések típusai • Tételes ellenőrzés a bekért dokumentumok, számlák, bizonylatok alapján • Előzetes helyszíni ellenőrzés • Időközi helyszíni ellenőrzés (monitoring) • Utólagos helyszíni ellenőrzés

34. HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS Előkészítése és lefolytatása • A KSz által kijelölt ellenőrök az ellenőrzés elrendelése és megtervezése után titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot tesznek, majd megbízólevelet kapnak, amelyben a KSz vezetője az IH-val kötött együttműködési megállapodás alapján elrendeli a helyszíni ellenőrzés lefolytatását. • A helyszíni ellenőrzés időpontjáról a kedvezményezettet legalább a vizsgálat lefolytatása előtt 3 munkanappal értesíteni kell. Az értesítésnek tartalmaznia kell a következőket: • Az ellenőrzés céljáról és formájáról; • Az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazásról; • Az ellenőrzés várható időtartamáról; • Az ellenőrzéshez szükséges dokumentumok köréről.

35. Mit vizsgálnak projektek esetében? • A projekt hátterét, megismerik a kapcsolódó általános információkat • A fizikai teljesítést (outputok) • A pénzügyi dokumentumokat és nyilvántartást • Az EU speciális előírásainak való megfelelést (Hibák: egyes dokumentumok nem állnak rendelkezésre, nem eredetiek, nincsenek megfelelően hitelesítve, a számlák nem a projekt időtartamán belül születtek, a nyilvántartás nem átlátható.) A dokumentumokat a projekt zárást követő 5 évig meg kell őrizni!!! (N+2+5)

36. Projektellenőrzések lépései • Az ellenőrző szerv kiválasztja az ellenőrizendő projekteket (5-15%-os mintavétellel) • Írásban tájékoztatja a látogatás céljáról, formájáról, időpontjáról • Az ellenőrzést követően a tapasztaltakról jelentés formájában tájékoztatják a támogatót és a támogatottat is • A támogatott nyilatkozik a jelentés elfogadásáról vagy észrevételt kíván tenni

37. ELLENŐRZÉSI JELENTÉS Az ellenőrzési jelentés tartalmazza a helyszínen jegyzőkönyvben felvett megállapításokat, valamint az alábbiakat: • A levont következtetéseket és javaslatokat; • Az ellenőröknek - a jegyzőkönyvben leírtakon túli - személyes megállapításait; • A vizsgálat lefolytatásának menetét.

38. A pénzügyi végrehajtáshoz kapcsolódó főbb jogszabályok • Strukturális Alapokhoz kapcsolódó általános rendelkezések: 1260/1999/EK Tanácsi Rendelet • SA irányítási és ellenőrzési rendszere: 438/2001/EK Bizottsági Rendelet • SA pénzügyi korrekciós eljárások: 448/2001/EK Bizottsági Rendelet • SA szabálytalanul felhasznált vagy kifizetett összegek visszafizetéséről: 1681/1994/EK Bizottsági Rendelet

39. SA és Kohéziós Alapok felhasználásáért felelős hazai intézményekről: 1/2004. Korm. rendelet • SA és KA támogatások fogadása, pénzügyi lebonyolítása, ellenőrzési rendszere: 233/2003. Korm. rendelet • Az államháztartásról: 1992. Évi XXXVIII. tv. • Az államháztartás működési rendje: 217/1998. Korm.rendelet • A költségvetési szervek belső ellenőrzése: 193/2003. Korm.rendelet