Azienda Ospedaliera di Padova U.L.S.S. 16

1. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 8 maggio 2006 La Logistica dei Materiali e dei Farmaci

2. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Temi trattati • Introduzione alla Logistica dei Materiali • La gestione Logistica in un Distretto Sanitario. • Informatizzazione delle Richieste da Reparto. • Integrazione del flusso logistico AOPD-ULSS. • Esempio di analisi di un’applicazione per la Logistica.

3. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Parte 1 Introduzione alla Logistica dei Materiali

4. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 • Che cos’è la Logistica ? • E’ un’insieme di attività, organizzativamente strutturate in forme diverse, che danno la garanzia ad un’impresa di realizzare/rispettare nel tempo le “7 condizioni giuste” necessarie alla sua sopravvivenza e al suo sviluppo.

5. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 • Le “7 condizioni giuste”: • Il prodotto giusto • Nella quantità giusta • Nella condizione giusta • Nel luogo giusto • Al momento giusto • Al cliente giusto • Al costo giusto

6. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 • Obiettivi primari della Logistica: • Garantire il servizio al cliente e dunque la disponibilità dei materiali • Contenere l’investimento circolante • Contenere l’entità delle risorse destinate alla gestione dei materiali (costi logistici)

7. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Principale strumento di manovra per il logistico è l’emissione dell’ordine di approvvigionamento dei materiali, in base alle seguenti necessità: • Che Cosa • Quando • Quanto

8. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Altro parametro fondamentale di valutazione per il logistico è il Lead Time = il tempo, successivo all’emissione dell’ordine, entro il quale ci si aspetta di poter disporre del materiale ordinato. Magazzino Fornitura Consumo

9. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Il “rilascio” di un ordine è attuabile sulla base di due criteri alternativi: • Criterio del “guardare avanti” (look-ahead): si emette un ordine d’acquisto secondo quanto pianificato, in base ad un calcolo/stima deifabbisogni futuri. • Criterio del “guardare indietro” (look-back): si emette un ordine d’acquisto secondo l’ottica della ricostruzione della scorta che sta’ per esaurirsi, stabilito un adeguato punto di riordino.

10. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Criterio del “guardare indietro” (look-back) La scorta dei materiali eccessivamente ridotta rispetto al fabbisogno previsto, a causa dei prelievi effettuati per fronteggiare i fabbisogni passati. La ricostruzione della scorta deve essere basata sulla scelta di un adeguato punto di riordino, tale da non giungere mai all’esaurimento (“rottura di stock”). Si tratta quindi di una previsione dei fabbisogni futuri fondata sulla conoscenza dei consumi reali avvenuti in passato.

11. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Criterio del “guardare indietro” (look-back) Tale previsione è basata sulla conoscenza dei seguenti parametri di gestione: • lotto di riordino = l’entità di una fornitura. • livello di riordino = quantità limite di riferimento della scorta, al di sotto della quale scatta l’emissione di un nuovo ordine. • scorta di sicurezza= parametro operativo legato al precedente da una precisa relazione.

12. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Criterio del “guardare indietro” (look-back) La relazione operativa che lega i vari parametri in gioco è la seguente: R = L x W + B ove R = livello di riordino, L = lead time previsto, W = fabbisogno settimanale previsto, B = scorta di sicurezza.

13. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Criterio del “guardare indietro” (look-back) Lotto Domanda (constant rate) Scorta R lead time Tempo Fig. 1 – Diagramma a Dente di Sega

14. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Criterio del “guardare avanti” (look-ahead) La GM con tale criterio consiste nella regolazione del flusso dei materiali tramite un procedimento basato su una serie di step: • prendere in considerazione i piani di produzione dei periodi futuri • considerare la struttura dei prodotti (distinta base) • far derivare il piano degli ordini relativi ai materiali ai vari livelli delle distinte basi dai piani di produzione suddetti

15. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Criterio del “guardare avanti” (look-ahead) La tecnica di pianificazione dei fabbisogni di materiali basata su tale criterio è nota col nome di MRP (Material Requirements Planning). Le casistiche cui meglio si addice il suo impiego sono le situazioni in cui si presentano consumi lumpy (“a blocchi”). Si tratta di consumi che non vanno previsti, ma vanno calcolati, sia come entità che come collocazione temporale.

16. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 MRP (Material Requirements Planning) Dato un generico prodotto P con piano principale di produzione (MPS) definito nell’orizzonte temporale: • un ordine pianificato per un bene padre genera un fabbisogno lordo pianificato per un bene figlio • i fabbisogni lordi di un generico bene derivano dagli ordini pianificati dei beni di livello superiore • si genera il “primo” fabbisogno netto, quando la quantità richiesta “in casa” diventa < 0 • una volta definiti i fabbisogni netti, è necessario definire gli ordini pianificati

17. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 MRP (Material Requirements Planning) P X (1) Y (2) K (5) Fig. 2 – Meccanismo automatico di calcolo degli ordini pianificati

18. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 MRP (Material Requirements Planning) I software MRP, oltre a pianificare gli ordini dei prodotti di interesse, gestiscono il passaggio da un ordine pianificato ad un ordine rilasciato o aperto: • Ordine pianificato (planned – PL) • Ordine pianificato confermato (firm planned – FP) • Ordine pronto per il rilascio (ready for release – RR) • Ordine “in ritardo” (over-due – OD) • Ordine aperto (open – OP) • Ordine chiuso/evaso (closed – CL)

19. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Si ipotizza che: • la sezione utilizzatrice consuma X unità/gg di un prodotto. • il fornitore fornisce il prodotto in lotti giornalieri di X unità. • il “consumo giornaliero” è una variabile casuale con media X e una certa variabilità. • La scorta a magazzino assolve alle seguenti funzioni: • disaccoppiamento tra fornitura e consumo • protezione a fronte delle oscillazioni del “consumo gionaliero”

20. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 • Come realizzare tali funzioni ?? • Scorta a magazzino  intervallo tra due lotti successivi, quindi è importante investire in scorte in funzione della modalità di fornitura. (risolve punto 1) • Scorta tale da consentire un automatico equilibrio nel tempo  irrealizzabile!! (esposizione finanziaria elevata) • Intervenire sul ritmo di fornitura affinchè stia dietro al consumo (just in time) difficile da realizzare!! • Soluzione intermedia: “pilotare” le forniture lasciando alla scorta il compito di assorbire le oscillazioni non “coperte” dal governo delle forniture (risolve punto 2).

21. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Parte 2 La gestione logistica di un Distretto Sanitario

22. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 La gestione dei beni in ambito sanitario, ed in particolare dei farmaci, va’ valutata non solo nel mero aspetto economico, ma soprattutto in quello organizzativo e di appropriatezza della prestazione, finalizzato a garantire adeguati livelli di assistenza al paziente.

23. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 In generale i compiti svolti da un magazzino ospedaliero, ed in particolare da un magazzino farmaceutico, sono: • Approvvigionamento dei materiali sulla base delle esigenze rappresentate dagli utilizzatori. • Movimentazione e allestimento ordini. • Stoccaggio e conservazione dei prodotti “a scorta”. • Preparazione dei prodotti galenici e farmaceutici. • Allestimento e consegna alle unità richiedenti e ai pazienti esterni.

24. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Altro elemento caratteristico della gestione logistica di un Distretto Sanitario è illivello d’urgenza di una richiesta di approvvigionamento. Le tipiche condizioni di una richiesta sono: • Normale • Urgente • Emergenza

25. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 La Tracciabilità dei Materiali, intesa come la capacità di ricostruire l’esatta storia dei lotti transitati presso un reparto, assume particolare rilevanza in ambito sanitario: • Aspetto economico-contabile (quantificazione dei costi per intervento, confronto con tariffe DRG praticate a livello regionale) • Aspetto legale-qualitativo (tutela per i medici ed pazienti in caso di guasti/ritiri dal mercato, certificazione dei reparti secondo le norme di qualità UNI EN ISO 9001:2000)

26. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Architettura di un Sistema Informativo Ospedaliero. ULSS 16 AOPD

27. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Parte 3 Informatizzazione delle Richieste da Reparto

28. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Il percorso della richiesta - 1 Le richieste sono l’abituale strumento operativo attraverso cui le singole UO (unità operative) esprimono la propria necessità di approvvigionamento dei prodotti e dei materiali necessari allo svolgimento e all’efficiente mantenimento delle attività specifiche di ciascun reparto.

29. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Il percorso della richiesta - 2 In generale, a prescindere dal tipo di prodotto considerato, l’iter operativo di una richiesta di approvvigionamento è il seguente: Fase 1 - Emissione Fase 2 – Invio ai Centri di Approvvigionamento (C.A.) Fase 3 – Valutazione (Riscontro delle Richieste) Fase 4 – Evasione

30. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Il percorso della richiesta - 3 Richieste Interne di approvvigionamento Richieste Esterne di approvvigionamento Magazzino (C.A.) Entrata Merce Riscontro Richieste Bolle di Scarico ai reparti Ordini D’Acquisto Fornitori

31. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Richieste informatizzate di beni “a scorta” - 1

32. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Richieste informatizzate di beni “a scorta” - 2

33. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Richieste informatizzate di beni “a scorta” - 3

34. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Flusso Cartaceo per richieste di beni “in transito” – FASE 1 Le Unità Operative emettono le richieste di materiale e le inviano attraverso gli strumenti convenzionali. Criticità: • Attività di trascrizione manuale delle richieste. • Incertezza sull’esito positivo del recapito delle richieste. Rischi: • Errori di trascrizione ed emissione degli ordini ai fornitori. • Ritardi e/o non evasione delle richieste. EMISSIONE RICHIESTE INVIO ALTRO FAX POSTA SMISTAMENTO/ RECAPITO

35. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Flusso Cartaceo per richieste di beni “in transito” – FASE 2 Le Segreterie dei Centri di Approvvigionamento si occupano di ricevere e smistare le richieste verso le diverse Sezioni Ordinanti a seconda delle competenze specifiche di ciascuna (diagnostici, farmaci, etc..) Criticità: • Attività onerosa di smistamento e valutazione delle differenti competenze. Rischi: • Ritardi nell’evasione delle richieste e nella generazione/invio degli ordini. RICEVIMENTORICHIESTE SMISTAMENTO PER COMPETENZA INVIO SEZIONE A SEZIONE B SEZIONE n

36. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Flusso Cartaceo per richieste di beni “in transito” – FASE 3 Le Sezioni Ordinanti si occupano di effettuare una valutazione formale e economica delle richieste, in base a criteri di congruenza, di effettiva necessità e di copertura economica di budget e contratti. Una volta giunta l’approvazione, si innesca la procedura d’acquisto con l’emissione e l’invio degli ordini verso i fornitori. Criticità: • Attività onerosa di inserimento manuale dei dati relativi agli ordini d’acquisto all’interno del sistema informatizzato di Emissione Ordini (SCI). Rischi: • Errori nell’emissione di ordini ai fornitori. VALUTAZIONE FORMALE/ECONOMICA APPROVAZIONE RICHIESTE EMISSIONE ORDINI D’ACQUISTO INVIO

37. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Flusso Cartaceo per richieste di beni “in transito” – FASE 4 I Fornitori si occupano di gestire la fase di evasione degli ordini effettuati dall’Azienda, inviando la merce richiesta. Il Magazzino si occupa della ricezione e del carico della merce proveniente dai fornitori. Inoltre si occupa dello smistamento e invio della merce ordinata presso le UO richiedenti. Criticità: • Incertezza sull’esito positivo del recapito della merce (lato Fornitori). • Attività onerosa di ricezione e inserimento dati all’interno del gestionale (lato Magazzino). Rischi: • Ritardi, errori e/o mancate consegne. EVASIONE ORDINI RICEZIONE/CARICO MERCE INVIO U.O. RICHIEDENTI

38. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Passaggio da una Gestione Cartacea ad una Gestione Informatizzata Gestione Cartacea Gestione Informatizzata

39. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Flusso Informatizzato per richieste di beni “in transito” – FASE 1 Le Unità Operative emettono selezionando gli articoli da riordinare all’interno di una lista informatizzata, predefinita basata sul loro consumo storico. Per i Magazzini di Reparto la richiesta può essere generata attraverso una specifica funzionalità di riordino. Miglioramenti: • Riduzione errori di trascrizione manuale ed emissione degli ordini ai fornitori. • Eliminazione dell’incertezza sull’esito positivo dell’invio delle richieste. • Riduzione dei ritardi e/o non evasioni delle richieste. MAG. REPARTO Richieste per Sottoscorta Schede Automatiche EMISSIONE RICHIESTE INVIO

40. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Flusso Informatizzato per richieste di beni “in transito” – FASE 2/3 Tutte le attività relative alla Fase 2 del Flusso Cartaceo si riducono ad un’unica operazione eseguita in automatico dal sistema. Al salvataggio il sistema smisterà gli articoli ai relativi Centri Acquisti di competenza. Miglioramenti: • Eliminata l’attività di smistamento e valutazione delle differenti competenze. • Riduzione dei ritardi nell’evasione delle richieste e nella generazione/invio ordini. • Riduzione dell’attività di inserimento manuale ordini d’acquisto. • Riduzione degli errori nell’emissione di ordini ai fornitori. SEZIONE A SEZIONE B SEZIONE n VALUTAZIONE FORMALE/ECONOMICA APPROVAZIONE RICHIESTE EMISSIONE ORDINI D’ACQUISTO INVIO

41. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Flusso Informatizzato per richieste di beni “in transito” – FASE 4 Questa fase del flusso operativo resta pressoché invariata nel passaggio dalla gestione Cartacea a quella Informatizzata. Criticità: • Incertezza sull’esito positivo del recapito della merce (lato Fornitori). • Attività onerosa di ricezione e inserimento dati all’interno del gestionale (lato Magazzino). Rischi: • Ritardi, errori e/o mancate consegne. EVASIONE ORDINI RICEZIONE/CARICO MERCE INVIO U.O. RICHIEDENTI

42. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Parte 4 Integrazione del Flusso Logistico AOPD-ULSS

43. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Con la nascita della nuova struttura IOV (Istituto Oncologico Veneto), si è incrementata la criticità relativa alla gestione degli interscambi di materiale tra differenti aziende sanitarie all’interno dell’area padovana. Tale problematica era stata già affrontata con riferimento allo scambio di merci esistente tra Azienda Ospedaliera di Padova e ULSS16, al fine di garantire un più alto livello d’integrazione tra i diversi sistemi e soprattutto ottenere un’effettiva “chiarezza” nella valutazione di quanto scambiato da ciascuna Azienda.

44. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 I principali obiettivi sono quelli di: • Eliminare/ridurre i disagi dei magazzini nella fase di distribuzione ai reparti. • Ridurre i disagi delle unità ordinanti nelle operazioni di riordino, ottimizzando i tempi di lavoro e la risposta verso i reparti. • Monitorare con precisione l’attività di interscambio economico tra le varie Aziende, sia ai fini di una corretta valutazione delle compensazioni contabili, sia per un maggiore controllo nella gestione complessiva dei consumi.

45. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 La soluzione d’integrazione qui proposta ha come premessa base per lo sviluppo dell’integrazione logistica è l’Allineamento delle Anagrafiche (Articoli, Servizi, Clienti, etc…). Tale attività, già in fase di realizzazione, verrà progressivamente effettuata dagli utenti, fino al completo allineamento.

46. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 I reparti ULSS emettono richieste di approvvigionamento materiali all’interno del sistema SCI-ULSS. Tali richieste potrebbero essere indirizzate sia verso magazzini interni ULSS (A), sia verso entità esterne, magazzini in outsourcing, quali Felletti-Spadazzi (B), oppure magazzini di altre aziende sanitarie, quali l’AOPD (C). C A AOPD ULSS FELLETTI B

47. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Emissione delle Richieste (ULSS) Gli utenti di reparto ULSS continueranno ad emettere le richieste all’interno del proprio sistema, selezionando i prodotti da riordinare secondo le stesse modalità in uso oggi. Il legame tra articoli e magazzino di appartenenza sarà pertanto trasparente all’utente, il quale potrà emettere richieste miste di prodotti diretti verso i magazzini Interni, verso Felletti o verso i magazzini dell’AOPD. Gli utenti avranno la possibilità di consultare in fase di emissione delle richieste le giacenze/disponibilità dei diversi prodotti del magazzino dell’AOPD, come già avviene per i magazzini Interni.

48. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 AOPD ULSS Vista su giacenze/disponibilità del Magazzino Richieste da reparto Richieste da reparto Magazzino Riscontro Richieste

49. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Riscontro Richieste (AOPD) - 1 Il riscontro delle richieste avverrà attraverso le medesime funzionalità e le medesime modalità operative attualmente utilizzate in AOPD. Il riscontro a seconda del tipo di articolo riscontrato e della modalità di gestione utilizzata genererà: • Generazione Scarichi al reparto dei prodotti riscontrati con emissione di una Bolla di Scarico (Magazzino Generale). • Emissione di Ordini in Transito verso i fornitori e successivamente, all’arrivo della merce, riscontro della merce e scarico a reparto con emissione di una Bolla di Scarico. • Generazione di una Proposta di Scarico (picking list) a cui seguiranno gli eventuali scarichi a reparto con emissione di una Bolla di Scarico. (Farmacia)

50. Azienda Ospedaliera di PadovaU.L.S.S. 16 Riscontro Richieste (AOPD) - 2 Le richieste provenienti dal sistema ULSS verranno interpretate come Richieste con Causale Vendita (Ordini di Vendita). Potranno essere riscontrate separatamente all’occorrenza, ma in ogni caso è stata prevista la possibilità di gestire un riscontro unico, insieme alle altre richieste di provenienza interna. La generazione di scarichi collegati a richieste con causale vendita darà però luogo a: • Generazione dell’usuale Bolla di Scarico. • Generazione di una DDT contabile. • Generazione movimenti di scarico con tipologia vendita e prezzo pari al prezzo d’acquisto dei lotti scaricati.