Seminarski rad iz kolegija Uredsko poslovanje: ALATI ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA (DMS)

1. Seminarski rad iz kolegija Uredsko poslovanje:ALATI ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA (DMS) Studenti: Ivan Jelić Boris Dokić

2. Sustav za upravljanje dokumentima(DMS) je računalni sustav ili skup računalnih programa za praćenje i pohranu elektronskih dokumenata (kreiranih u Wordu, Excellu…) ili digitaliziranih papirnatih dokumenata kao što su skenirane slike, ali i kompleksnih dokumenata koji su kombinacija ova dva tipa dokumenata. • Razlikovali smo dva tipa takvih sustava 1.upravljali skeniranim dokumentima 2.upravljali elektronskim dokumentima -danas više ne postoji ta podjela jer se svi sustavi baziraju na kompleksnim (višeslojnim) dokumentima • Ovakvi sustavi kontroliraju “životni ciklus” svih dokumenta unutar neke organizacije (od kreiranja, ispravljanja, publiciranja, kada su raspoloživi, kada su čitani, tko im je pristupao i td.) Osnovni podaci o DMS-u

3. Nastao je iz potrebe za zajedničkim korištenjem informacija sadržanih u dokumentima te boljeg upravljanja informacijskim resursima u velikim firmama. • Stvorila se potreba za organizacijom cjelokupne arhive u firmama koje svoju djelatnost temelje na papirologiji • Svaki djelatnik tvrtke koja koristi ovakav sustav može u trenutku pristupiti arhiviranim dokumentima bez napuštanja svoga radnog mjesta • Bez ovakvog sustava organizacija same arhive je jako loša, teško ju je održavati, propadaju vrlo često značajni dokumenti, a i dostupnost dokumentima je loša Osnovni podaci o DMS-u

4. ovakvi sustavi su se bavili najviše skeniranim dokumentima ili gotovim elektronskim dokumentima napisanim u nekim od editora kao što je npr. Word -to su sve statički oblici dokumenata. • Danas su u središtu rada ovakvih sustava dinamički oblici dokumenata, a to su već spomenuti kompleksni (višeslojni) dokumenti (oni nose podatke o sebi samima) koji postaju objektno orijentirane arhitekture(nisu više jedna informacija nego pokazivač na više informacija) • Mogu pokazivati npr. na konkretan sadržaj koji se koristi u više dokumenata, na administratorske podatke, metapodatke, linkove na neke vanjske sadržaje ili na druge dokumente Osnovni podaci o DMS-u

5. Svaki ovakav sustav ima jedinstveno spremište-server u kome su pohranjeni svi podatci, kao i veze među njima, promjene i sl. • Osnovnih 5 komponenti svakog sustava su: • Skeniranje- digitaliziranje papirnatih dokumenata • Pohrana- spremanje svih dokumenata na 1 mjesto • Indeksiranje- opis svakog dokumenta za brži pristup • Dohvat- načini pretrage, filteri, algoritmi • Pristup- administriranje tko smije čemu pristupiti Sve njih možemo svrstati u tri grupe -Arhiviranje -Pronalaženje -Administracija Komponente DM sustava

6. Sve funkcije koje ovakav sustav ima izvode se pomoću različitih alata i software-a • Prvo što je neophodno je temeljna infrastruktura, tj. server i računala koja koriste taj sustav, spojeni svi preko mreže, ne ovise jedan o drugome ili o mrežnom operacijskom sustavu, zasebno funkcioniraju, čak ne moraju biti ni na istoj lokaciji • Kada je ovakav preduvjet ispunjen sustav može obavljati svoje funkcije: • Stvaranje(Authoring)-koristi alate za kreiranje dokumenata (kod nekih se podaci mogu unijeti samo u određenom obliku); oni skupljaju metapodatke • Tijek dokumenta(Workflow)-središnja funkcija DMS-a; prati dokument kroz sve faze procesa upravljanja; pomoću alata za workflow traži se što bolje rješenje za putanju dokumenta i vrši se kontrola obrade, vremena, korisnika i svih drugih čimbenika koji utječu na proces upravljanja dokumentom Funkcije DMS-a

7. Pohrana(Storage)-ova funkcija obavlja se pomoću baze podataka, baza mora dozvoljavati pretraživanje i ponovnu pohranu novih podataka (ima svoje mehanizme pretrage) • Knjižne službe(Libraryservices)-kontrola dokumenata (prijava, odjava, praćenje traga, zaštita, kontrola verzije) • Prezentacijsko-distribucijski servisi-funkcija koja vodi računa o tome na kakav način se dokumenti mogu prikazati, tj. u kojim je sve oblicima dostupan (ponekad nam je dokument iz baze potreban u fizičkom obliku ili na CD-ROMU); ova funkcija je značajna jer se firme moraju prilagoditi tržištu pa ako je neki dokument potreban u nekom obliku ova funkcija DMS-a to omogućava Funkcije DMS-a

8. Brža distribucija i pristup dokumentima • Preglednost poslovanja • Centralizacija arhive • Olakšan rad sa strankama • Bolja raspodjela posla • Veća konkurentnost • Zadovoljstvo korisnika(djelatnika) • Ušteda vremena • Manje kopiranja dokumenata • Manje prostora potrošeno za arhivu • Uređena organizacijska pravila • Arhive se mogu dugoročnije voditi Prednosti DMS-a

9. Prednosti DMS-a

10. Microsoft SharePoint2007-web platforma namijenjena za razmjenu podataka i online suradnju • Namijenjen je obradi Office-ovih dokumenata, raznih popisa, upravljanju poslovnim zadacima i sl. • Upravljanje dokumentima samo je jedna njegova namjena jer može upravljati i npr. Web sadržajima • Neke njegove mogućnosti u upravljanju podacima su npr. sinkronizacija podataka iz Outlooka, zatim My Site personalizacija stranica-kreiraju se podstranice (profili) različitih klijenata u kojima se automatski mijenjaju sve izmjene podataka i o tome se šalje obavijest • Ima vrlo učinkovite alate za pretragu • Posjeduje i blog na kome korisnici mogu voditi diskusije o određenim projektima, procesima, zadacima… Primjeri DMS-a

12. Xerox DocuShareCPX-web bazirana aplikacija sa mnogo alata koji se odlično mogu primijeniti u poslovanju • Odlično se može primijeniti u npr. hipotekarstvu, poslovanju s računima, državnim dozvolama, sudskim pozivima, životnim osiguranjima, zdravstvenim kartonima i osiguranjima, u brokerstvu, a naročito u mendžerstvu • Jedna od najboljih mogućnosti je automatsko primanje dokumenata (prijave, molbe, podnesci) i njihova obrada u editorima odakle se šalju u mape iz kojih će ih ovlaštene osobe pregledati Primjeri DMS-a

14. INA-koristi sustav pomoću kojeg ima nadzor nad svim ugovorima i poslovanjima unutar tvrtke • Sustav upravlja i tehničkim dokumentima, raznim dozvolama, nacrtima, podatcima o rafinerijama i td. • Za bazu podataka koristi Oracle, pristup omogućen samo imenovanim ljudima unutar same INA-e • HRT-koristi sustav za upravljanje video, foto i novinskom arhivom, ali i nadzor nad svim računima i financijskim poslovanjima (svi računi se automatski skeniraju i pohranjuju u bazu) • Uprava vodnog gospodarstva-sustav za registriranje, obradu,arhiviranje i pretraživanje predmeta i dokumenata Primjeri korištenja DMS-a

15. BusinessCriticalComputing (BCC) – sjedište u Zagrebu, posluje još i u Splitu i Beogradu, nudi mnoga informatička rješenja pa tako i DMS rješenje njihovog poslovnog partnera, tvrtke Meridio iz Belfasta • Dialog – sjedište u Osijeku, bave se informatičkim inženjeringom, nude DMS rješenje pod nazivom Alexandria • InPro – sjedište u Zagrebu, bave se isključivo projektiranjem sustava za upravljanje dokumentima i u tome su vodeći u Hrvatskoj i okolnim zemljama; rješenja koja nude su InArchive, InDMS, InQMS i InGDMS • King – sjedište u Zagrebu, regionalni centri u Sarajevu, Beogradu i Skoplju; kao DMS rješenje nudi BlueBox platformu za koju je potreban aplikacijski server OracleWebLogic i Oracle baza podataka; zasnovano je na Java tehnologiji i radi na više operacijskih sustava (Windows, Linux, Solaris…) Tvrtke koje nude DMS rješenja

17. uredski dokumenti čine više od 80% znanja organizacije (dopisi, ugovori, nacrti…), • 90% dokumenata prođe kroz više ruku nego je potrebno • svaki dokument se u prosjeku kopira 19 puta u svom „životnom ciklusu“ • unos i zavođenje dokumenta u prosjeku stoji 20$ • pronalaženje izgubljenih dokumenata u prosjeku košta 120$ • zamjena izgubljenih dokumenata u prosjeku stoji 220$ • 7,5% svih dokumenata se izgubi • 3% dokumenata se pogrešno zavede • do 50% vremena ljudi koji rade sa dokumentacijom se potroši na potražnju dokumenata i informacija, a samo 5-15% na čitanje informacija • opseg dokumentacije se svake godine povećava za 22% Zanimljivosti

18. Zanimljivosti Za ovaj slučaj DMS rješenje bi nas koštalo 35,000.00 kn, serversko računalo 10,000.00kn i skener 10,000.00kn, što znači sveukupno 55,000.00kn. Povrat uloženog novca ostvarili bi već za 4,4 mjeseca.

19. Sustavi za upravljanje dokumentima postali su neizostavni dio svake veće firme, a lako je pretpostaviti da već sada, a ni u skoroj budućnosti nijedna firma neće moći funkcionirati bez ovakvog sustava. • Moderno doba zatrpalo nas je informacijama i dokumentima u kojima se više ne možemo snaći, više ne možemo naći ono što nam treba onda kada nam treba. • Upravo zbog toga rješenja za upravljanje dokumentima (DMS) jedini su izlaz za transparentno i efikasno uredsko poslovanje. • Nijedna ozbiljna kompanija ne može biti konkurentna ako njeni zaposlenici gube vrijeme tražeći dokumentaciju, umjesto pružajući klijentima jasne ponude i odgovore na postavljena pitanja što brže. • Niti jedan poslodavac ne može biti zadovoljan ako najveći dio njegovih troškova odlazi upravo na satnice djelatnika koji najveći dio radnog vremena traže papire, a pravog efektivnog rada gotovo da i nema. • Jedini način za sprječavanje ovakvih negativnih pojava je DMS. Zaključak

20. 1. Nemanja Kostić: „Pregled postojećih CM sistema“ članak dostupan u pdf formatu na adresi http://javasvet.rs/doc/26/cmspregled.pdf 2. Gary Cleveland, „Overview of Document Management Technology” National Library of Canada, 1995. članak dostupan na: http://www.ifla.org/VI/5/op/udtop2/udtop2.htm 3. Službena web stranica firme Xerox; podatci o XeroxDocuShareCPX http://www.office.xerox.com/software-solutions/xerox-docushare/enus.html 4. Službena web stranica firme Microsoft; podatci o MicrosoftSharePoint2007 http://office.microsoft.com/hr-hr/sharepointserver/FX100492001050.aspx 5. Podatci o sustavima za upravljanje sadržajem i dokumentima, definicije, prednosti… http://www.contentmanager.eu.com/dms.htm 6. Službene stranice softverske tvrtke Osmijeh za implementaciju sustavskih rješenja http://www.osmijeh.hr/index.php?/dms-document-management-system-sustav-za-upravljanje-dokumentima.html 7. Brošura tvrtke BCC iz Zagreba s rješenjima dostupna u pdf formatu na http://www.bcc.hr/hr/images/stories/offerings/brosure/DocM_Brochure_hr.pdf 8. Službene stranice King d.o.o.; BlueBox rješenje za upravljanje dokumentima http://www.king-ict.hr/Default.aspx?tabid=724 9. Službene stranice tvrtke InPro na kojoj se nalaze podatci o DMS-u, njihovim rješenjima i DMS kalkulatr za preračunavanje troškova uvođenja sustava http://www.inpro.hr/sadrzaj/rjesenja/upravljanje_dokumentacijom/indms/36.aspx Literatura