Gestion des épreuves numériques 2012

1. Gestion des épreuves numériques 2012 CSDM 27 avril 2012 Version modifiée de la présentation faite aux intervenants en février et mars

2. Intentions de la présentation • Situer le contexte d’utilisation des épreuves numériques • Connaître les démarches préalables à faire avec les élèves • Connaître les démarches à faire pour faire une demande d’épreuves en format numérique auprès du B.O.S. • Connaître l’existence du site sécurisé

3. Intentions de la présentation • Connaître les balises techniques à mettre en place avant, pendant et après les épreuves • Connaître les problématiques potentielles et les moyens d’y faire face • Connaître les personnes ressources

4. Contexte d’utilisation des épreuves numériques • Depuis l’Info sanction 10-11-013 d’octobre 2010 • Chapitre 5 du Guide de la sanction des études (dernière version du guide en mars 2012 : http://adagio/OrgScol/Sanction/GuideGestionSanctionEtudesEpreuvesMinis2012.pdf ) • Utilisation de la synthèse vocale pour lire les épreuves = épreuves en format numérique • Première expérience en juin 2011

5. Nous ferons une petite démonstration de l’utilisation de la synthèse vocale au départ

6. Avant de décider de faire une demande pour des épreuves numériques • S’assurer que les mesures d’adaptation sont bien inscrites au PI de l’élève; • S’assurer que l’élève utilise régulièrement les outils d’aide à la lecture en situation d’apprentissage et d’évaluation; • S’assurer que l’élève a réellement besoin d’avoir des épreuves en format numérique et savoir dans quelles matières ceci est requis;

7. Avant de décider de faire une demande pour des épreuves numériques (suite) • S’assurer de demander les épreuves convenant aux élèves. (Pour s’assurer de demander les épreuves requises, on peut consulter le document Épreuves 2011-2012 et processus de régulation de la CSDM, publié en décembre 2011, disponible sur le site de l’Organisation scolaire, dans la section épreuves de juin. Aux pages 16 et 17, il est question du choix des épreuves à administrer aux élèves EHDAA). (Pour un élève en modification de programme qui nécessiterait une épreuve numérique d’un niveau d’âge inférieur à son groupe d’âge, il s’avère nécessaire d’avoir une épreuve de l’année antérieure et non de l’année en cours. La demande au BOS doit se faire selon le même calendrier que les épreuves en format papier, soit avant le 1er mars).

8. Avant de décider de faire une demande pour des épreuves numériques (suite) • S’assurer que si des mesures d’adaptation nécessaires ne font pas partie des mesures permises dans le chapitre 5 du Guide de la sanction desétudes http://adagio/OrgScol/Sanction/GuideGestionSanctionEtudesEpreuvesMinis2012.pdf, une demande doit avoir été adressée préalablement à la Sanction des études;

9. Avant de décider de faire une demande pour des épreuves numériques • S’assurer que l’élève connaisse bien ses outils technologiques (être familier avec l’ordinateur qu’il utilisera, avec les logiciels d’écriture/lecture/planification requis (si nécessaire), être familier avec l’utilisation d’une clé USB; • S’assurer que l’élève sache facilement sauvegarder un document sur une clé, ouvrir et fermer des fichiers, passer du mode portrait en mode paysage dans un document PDF; • S’assurer que l’élève s’est exercé à répondre à des épreuves en format numérique qui seront similaires à celles des épreuves présentées;

10. Avant de décider de faire une demande pour des épreuves numériques (suite) • S’assurer que l’élève connaît bien un logiciel d’annotation et d’édition pour les documents PDF (ex: le logiciel PDF XChange Viewer) s’il a l’intention de l’utiliser pour annoter les épreuves et pour créer des zones de réponse. Le logiciel PDF Xchange viewer est sur l’image CSDM. Le raccourci apparaîtra sur tous les ordinateurs du réseau pédagogique. S’il n’y est pas, il faut faire une requête au service informatique. (Sur les ordinateurs Macintosh: utiliser le logiciel Aperçu ou Skim car le logiciel PDF XChange Viewer ne peut pas être utilisé sur un Mac.) (Malheureusement le logiciel Antidote ne peut pas être utilisé dans des documents PDF.)

11. Demande d’épreuve numérique au Bureau de l’organisation scolaire Pour demander des épreuves à la CSDM : Site de l’organisation scolaire sur Adagio http://adagio/Orgscol/ D’ici la fin mars Mesures d’adaptation : épreuves : formulaire

12. Demande d’épreuve numérique au Bureau de l’organisation scolaire Pour demander des épreuves à la CSDM : Site de l’organisation scolaire sur Adagio http://adagio/Orgscol/ D’ici la fin mars Adaptation : épreuves : demande d’épreuve numérisée

16. Balises techniques pour l’administration des épreuves ministérielles et institutionnelles en lien avec l’utilisation des aides à l’écriture par un élève ayant des besoins particuliers à la CSDM Février 2012

17. Balises en lien avec l’utilisation des aides à l’écriture • Vous trouverez dans le présent document quelques stratégies ainsi qu’un pense-bête qui pourront vous aider et vous guider à la préparation et à la passation de l'épreuve ministérielle. Ce document s’est inspiré d’un document créé en 2011 par le Service national du RÉCIT en adaptation scolaire. De nombreuses mises à jour y ont été faites avec l’accord du RÉCIT.

18. Balises en lien avec l’utilisation des aides à l’écriture • Voici d’abord l’extrait du Guide de gestion de la sanction des études qui traite de l’administration de l’épreuve avec l’utilisation d’outils technologiques d’aide à l’écriture et à lecture: • «L’organisme scolaire autorisé à administrer une épreuve ministérielle d’écriture ou de lecture (incluant les épreuves de lecture et d’écriture en langue d’enseignement et en langue seconde) pour laquelle un élève utilisera des outils d’aide à l’écriture ou à la lecture doit prévoir un environnement technologique et une surveillance de l’épreuve adaptée.»

19. À faire quelques semaines avant les épreuves • À la CSDM, les directions, directions adjointes et les gens qui ont été délégués à la gestion des épreuves dans chaque école, doivent s’assurer qu’ils ont bien accès à l’unité N. L’unité N est accessible sur les postes qui sont sur le réseau ADMIN des écoles seulement. • Il est nécessaire de faire l’exercice proposé par le MELS afin de s’assurer de bien comprendre comment télécharger les épreuves sur une clé USB à partir de cette unité. Lors de cet exercice, il faudrait également s’assurer que la synthèse vocale et le logiciel PDF Xchange s’activeront. Il faut s’assurer de bien recopier avec exactitude le mot de passe afin d’ouvrir les épreuves. Notons que les boutons sonores qui cette année devaient permettre de lire les formules mathématiques dans les épreuves MELS apparaissent mais ne sont pas fonctionnels. • Si l’unité N n’apparaît pas sur le poste ou si l’épreuve de test n’est pas téléchargeable, la direction devra contacter Madame Hélène Belzil au poste 6220.

20. À faire quelques semaines avant les épreuves (suite) • Un Guide de téléchargement sera envoyé aux directions d’école ayant fait la demande d’épreuves numérisées. Il contient la procédure pour s’exercer à récupérer les épreuves sur l’unité N. Il contient également l’essai proposé par le MELS. Ce document d’essai est réservé aux personnes autorisées. • Les gens n’ayant pas accès à l’unité N peuvent faire un essai en utilisant tout document numérisé en PDF et vérifier si les logiciels Word Q et PDF X change viewer s’activent correctement. Nous avons placé à l’annexe 3 un document en format PDF comme exemple.

21. Avant les épreuves uniques et obligatoiresdu MELS Téléchargement des épreuves Au secondaire • Les directions et directions adjointes recevront un courriel du BOS (la veille de l’examen ou de la remise du dossier préparatoire aux élèves, s’il y a lieu)leur indiquant que l’épreuve demandée sera disponible sur l’unité N le lendemain. Un mot de passe spécifique à l’épreuve sera fourni. (Même chose pour les activités préparatoires.) • Dès la réception de cette information, la direction pourra informer la personne en charge de la gestion des épreuves de l’école, du mot de passe.

22. Avant les épreuves uniques et obligatoires du MELS (suite) • La personne responsable de la gestion des épreuves de l’école devra avoir prévu un mode d’organisation afin de distribuer les épreuves aux différents élèves. Si plusieurs élèves doivent passer des épreuves en format numérique en même temps, plusieurs clés USB pourront être prévues car seulement trente minutes seront permises pour aller chercher l’épreuve sur l’unité N puis pour faire l’installation des épreuves sur les postes des élèves le jour de l’examen. • Il faut prévoir un nombre approprié de gens qui seront en charge de la distribution des clés ou du téléchargement sur le bureau des ordinateurs des élèves. Il faut avoir prévu un nombre approprié de surveillants (ainsi que leurs remplaçants s’il y a des pauses).

23. Avant les épreuves uniques et obligatoires du MELS (suite) • Il ne faut jamais ouvrir l’épreuve directement sur l’unité N mais la télécharger sur une clé USB d’abord, sinon le bon fonctionnement de l’opération pourrait être perturbé. • Le jour de l’épreuve : C’est seulement 30 minutes avant le début de l’examen que l’épreuve pourra être téléchargée à partir de l’unité N afin de préparer les clés USB. (Veuillez noter que cette procédure ne donnant accès à l’épreuve que 30 minutes avant l’examen est conforme avec la nouvelle directive du MELS émise en mars 2012 concernant les épreuves uniques et obligatoires. L’épreuve numérique est donc disponible 30 minutes avant l’examen au même titre que l’épreuve en format papier afin de limiter les risques de plagiat.) • L’examen pourra aussitôt être installé sur l’ordinateur des élèves. Il faudra écrire le mot de passe pour débarrer l’épreuve sur le bureau ou sur la clé de l’élève. (Si un seul élève utilise la clé, l’examen n’a pas besoin d’être téléchargé sur le bureau. L’élève pourra y répondre directement à partir de la clé.)

24. Avant toute autre épreuve Téléchargement des épreuves Au secondaire • Pour toutes les épreuves (autres que uniques et obligatoires du MELS), la veille de l’examen, les directions et directions adjointes recevront un courriel du BOS leur indiquant que l’épreuve demandée est disponible sur l’unité N. (Même chose pour les activités préparatoires.) Dès la réception de cette information, la direction ou le personnel mandaté par la direction devra se rendre sur le serveur afin de télécharger sur une clé USB maîtresse l’épreuve (ou les épreuves). Cette clé USB sera remise au responsable de la gestion des épreuves de l’école (si autre que la direction). • Si l’épreuve n‘est pas téléchargeable, la direction devra contacter Madame Hélène Belzil au poste 6220.

25. Avant toute autre épreuve (suite) • La personne responsable de la gestion des épreuves de l’école devra avoir prévu un mode d’organisation afin de distribuer les épreuves aux différents élèves. Si plusieurs élèves doivent passer des épreuves en format numérique en même temps, il faudra donc utiliser plusieurs clés USB. Ces épreuves pourront être téléchargées sur la ou les clés USB dès la veille de l’examenmais ce n’est que 30 minutes avant l’examen que les personnes chargées d’installer les épreuves numérisées pourront procéder au téléchargement sur l’ordinateur de l’élève. Ces personnes devront bien connaître le nombre d’élèves et où seront ces élèves dans l’école. • Prévoir un nombre approprié de surveillants (ainsi que leurs remplaçants s’il y a des pauses).

26. Au primaire • La même procédure s’applique au primaire. Cependant, dans le cas de certaines épreuves, les dates de passation n’étant pas imposées, chaque école détermine ses périodes de passation d’épreuves à l’intérieur des plages-horaires proposées. Les versions numériques seront donc, pour ces épreuves, accessibles sur l’unité N plus longtemps à l’avance.

27. Avant toute épreuveOrganisation des ressources humaines • Avec l’opérateur ou le technicien de l’école, prévoir la logistique d’installation et d’utilisation des équipements informatiques qui seront utilisés lors des épreuves ministérielles. • L’école doit solliciter la collaboration du Service des ressources informatiques afin de s’assurer du bon fonctionnement des équipements qui seront utilisés lors de l’épreuve. Faire une requête pour tout problème technique. La requête doit se faire à l’avance.

28. Comment faire une requête • Faire une requête sur Figaro • Faire : nouvelle requête • Choisir : catégorie épreuves numérisées • Écrire la date de l’examen, l’opération requise (installation de logiciel, vérification du poste, accès au réseau, accès à l’impression, etc), nom des postes concernés, numéro de local, nom de la personne responsable. Dans cette requête, indiquez si souhaitez que le technicien ou l’opérateur programme la sauvegarde automatique à chaque dix minutes. (Le service informatique recevra du BOS le calendrier des dates d’examens et aura la liste des écoles où des épreuves numérisées seront utilisées.)

29. Avant l’épreuveOrganisation physique • Prévoir un local où aura lieu l’épreuve. • Prévoir un aménagement du local permettant de respecterla confidentialité des épreuves s’il y a plusieurs élèves.

30. Avant l’épreuveOrganisation physique • Prévoir l’accès à un ordinateur qui devra être fourni par l’école sur lequel on aura installé les logiciels régulièrement utilisés par l’élève tel que prévu dans son plan d’intervention. (Dans les documents du MELS, il est écrit que seuls les ordinateurs prêtés par l’école sont autorisés. La CSDM a informé le MELS que ce n’est souvent pas possible et que dans plusieurs cas, l’ordinateur qui sera utilisé sera celui avec lequel l’élève est déjà familier.) Si l’élève utilise son ordinateur personnel durant l’épreuve, le surveillant devra lui porter une attention particulière.

31. Avant l’épreuve • Préparer un fichier-réponse avec un pied de page indiquant le nom de l’élève, son code permanent, le nom de la surveillante ou du surveillant, le code de cours des épreuves et la date d’administration. Nous vous fournissons un modèle en annexe. (Ce fichier-réponse ne sera peut-être pas nécessaire si l’épreuve numérique comprend des zones de réponse ou si le logiciel PDF XChange Viewer est suffisant pour permettre à l’élève de bien répondre.)

32. Avant l’épreuve • Prévoir un casque d’écoute sans micro pour chaque élève dans le cas de l’utilisation d’un logiciel intégrant la fonction de synthèse vocale pour la relecture du texte produit par l’élève ou pour la lecture du texte numérisé. • Prévoir un casque d’écoute muni d’un microphone dans le cas où l’élève donne sa réponse verbalement avec un logiciel d’enregistrement de la voix ou dictée vocale (reconnaissance vocale). Dans le cas où l’élève doit utiliser sa voix pour donner sa réponse, prévoir un local avec surveillance qui l’isolera des autres élèves afin de ne pas nuire à leur concentration. (Notons que ce type de logiciel n’est pas permis dans le cas des examens d’écriture en français et en anglais. )

33. Avant l’épreuve • Prévoir une imprimante facilement accessible. Prévoir des cartouches d’encre de rechange. Prévoir une rame de papier. S’assurer du bon fonctionnement avec l’ordinateur qui sera utilisé : faire la vérification la veille de l’épreuve et juste avant le début de l’épreuve.

34. Pendant l’épreuve • S’assurer avant de débuter l’épreuve que l’élève remette au surveillant tout équipement mobile : téléphone, iPhone, iPod, etc. • L’élève pourra répondre directement sur le PDF (via XChange Viewer (ou Aperçu ou Skim si ordinateur MACIntosh) ou dans les zones de réponse déjà programmées ou dans un document Word). • Si l’élève répond dans un fichier Word, la copie doit contenir un pied de page indiquant le nom de l’élève, son code permanent, le nom de la surveillante ou du surveillant, le code de cours des épreuves et la date d’administration.

35. Pendant l’épreuve • Utilisation d’un caractère de 12 points. • S’assurer d’une surveillance active, vigilante et constante. (Voir pense-bête) • S’assurer de la suppression de l’accès à internet en tout temps au cours de l’épreuve. • S’assurer de l’enregistrement automatique de l’épreuve ou s’assurer que l’élève sauvegarde aux 10 minutes. Cette sauvegarde sera effectuée sur une clé USB ou sur le bureau de l’ordinateur.

36. Après l’épreuve • Produire une impression finale du document. Imprimer à partir du réseau ou avec une clé USB directement sur l’imprimante facilement accessible (voir pense-bête). • Le surveillant doit effacer le contenu de la clé USB ou supprimer les documents de l’épreuve enregistrée sur le bureau. Dans ce dernier cas, le surveillant doit s’assurer de vider aussi la corbeille.

37. PENSE-BETE Surveillance active et avisée : • La meilleure garantie que l’administration de l’épreuve se fasse dans le respect des balises énoncées consiste à assurer une surveillance active et vigilante de l’épreuve. Le surveillant doit avoir de bonnes connaissances en informatique et aura un œil en permanence sur les écrans des élèves. • Il doit circuler régulièrement dans le local et être en mesure de voir rapidement si un élève clavarde, travaille avec un navigateur caché en arrière-plan, ouvre un document non autorisé ou un fichier illicite, etc. Il veillera à ce que l’élève sauvegarde régulièrement sa copie tout au long de l’examen. • Il pourrait être nécessaire d’avoir plus d’un surveillant quand un grand nombre d’élèves est dans un même local.

38. PENSE-BETE Pas d’accès au réseau : • Afin de s’assurer qu’il n’y ait pas de clavardage, d’accès à Internet et/ou d’échanges possibles de fichiers entre ordinateurs (les élèves pourraient y échanger des documents), il est conseillé de débrancher le fil réseau du poste ou toute fonction Bluetooth permettant la communication entre ordinateurs. • Le débranchement du poste du réseau aura cependant comme conséquence que l’élève ne pourra plus imprimer directement son travail. Cet accès pourra être réactivé lors de l’impression qui devra être supervisée par le surveillant.

39. PENSE-BETE Sauvegarde et impression : • La tâche peut être réalisée par le surveillant d’examen qui sauvegarde une copie de l’épreuve sur une clé USB. Il faut s’assurer avant l’administration de l’épreuve du bon fonctionnement de l’imprimante avec l’ordinateur qu’utilisera l’élève. Il faut également veiller à ce que les cartouches d’encre soient à un niveau de remplissage sécuritaire.

40. PENSE-BETE Réseau sans fil : • La grande majorité des portables possèdent une antenne afin d’accéder à des réseaux sans fil. Il y a possibilité d’éteindre cette antenne, mais ces postes doivent être surveillés de façon attentive.

41. PENSE-BETE • Cibler les postes et les logiciels utilisés durant l’épreuve puis faire le suivi des besoins rapidement avec le Service des ressources informatiques. • Prévoir un nombre suffisant de clés USB. • S’assurer qu’un technicien informatique ou un opérateur vérifie le bon fonctionnement des équipements qui seront utilisés lors de la passation des épreuves.

42. PENSE-BETE • Transmettre cette procédure à l’ensemble des personnes concernées : selon le cas : direction, enseignant, surveillant, parent, conseiller pédagogique, orthopédagogue, orthophoniste, technicien et opérateur. • Prévoir une rencontre d’équipe, au besoin, pour déterminer le rôle de chacun. • Pour des questions techniques, vous pouvez en parler à votre technicien ou opérateur. Pour des problèmes techniques, vous devez faire une requête.

43. Problèmes qui pourraient être rencontrés : Difficultés de lecture de la synthèse vocale  La synthèse vocale ne permet pas toujours de lire : • les mots ou les textes présentés à l’intérieur d’un dessin • les mots ou les textes présentés sur un fond coloré • les mots ou les textes présentés à la verticale • les mots ou les textes présentés dans un mode « capture d’écran » • Les textes en format Word Art • Certains symboles mathématiques : ainsi, le signe de multiplication sera lu comme si c’était la lettre x à moins de paramétrage préalable, les exposants seront très difficiles à lire, les fractions exprimées dans un mode vertical seront lues comme si elles étaient sur deux lignes différentes, les nombres contenant un espace (ex : 30 000) seront lus comme s’ils étaient deux nombres.   • Certains tableaux parfois sont lus à l’horizontale seulement alors qu’ils devraient pouvoir être lus aussi à la verticale à l’intérieur d’une même colonne. Ces difficultés de lecture par la synthèse vocale pourront ou non apparaître selon la conception graphique de l’épreuve.

44. Résolution des difficultés de lecture des symboles en mathématiques et en sciences et des tableaux dans toutes les matières • Certains examens du MELS contiendront des boutons (fichiers wave) permettant de lire les symboles mathématiques. Malheureusement ces boutons ne sont pas fonctionnels cette année avec notre équipement. • Il sera donc préférable d’offrir à l’élève de lui lire certains symboles et équations avec la voix humaine cette année si c’est nécessaire. Également, il pourrait être nécessaire de lire à l’élève certains tableaux si la synthèse vocale ne permet pas de les lire correctement. (À vérifier avant l’examen si possible). Dans le cas de questions avec un problème, il est suggéré de sélectionner de petites parties de texte à la fois pour éviter d’y inclure les symboles mathématiques difficilement lisibles avec la synthèse vocale. (Notons qu’il est possible de lire un texte avec la voix humaine sauf lors des épreuves de lectureen français et en anglais. )

45. Trois problèmes fréquents faisant en sorte que la synthèse vocale ne s’active pas • 1) Pour actionner la synthèse vocale de Word Q, les boutons VOIX et LIRE doivent être actionnés. Dans certains cas, l’ordre dans lequel ils sont actionnés peut faire en sorte que la lecture ne commence pas. Il faut alors inverser l’ordre d’activation. • 2) Si malgré le changement de l’ordre d’activation la synthèse ne s’enclenche toujours pas, il faut fermer Word Q puis l’ouvrir. • 3) Lorsqu’on veut actionner la synthèse vocale sur un document en mode PDF, il faut s’assurer de sélectionner un outil de sélection et non pas la « main ». Lorsque la « main » est sélectionnée, on ne peut pas sélectionner de texte à lire donc la synthèse vocale ne démarre pas.

46. Problèmes qui pourraient être rencontrés : Absence de zones de réponses • Certains examens faits par la CSDM offriront des zones de réponse en mode questionnaire. • Cependant, si un examen n’offre pas de zone de réponse permettant d’utiliser des fonctions d’écriture (ex : répondre avec la prédiction de mots de Word Q), il est proposé d’utiliser le logiciel PDF XChange Viewer, ou de préparer avant l’examen un document Word contenant tous les numéros des questions. (Dans les épreuves où l’écriture ne fait pas l’objet de l’évaluation, il est possible de répondre aux questions en dictant les réponses soit directement à l’accompagnateur, soit en utilisant un appareil de dictée vocale, soit en s’enregistrant avec un enregistreur numérique si ceci est inscrit au PI.)

47. Confusion entre les noms des fichiers • Certaines épreuves viennent en plusieurs fichiers. Nous avons informé le MELS de l’importance de nommer clairement ces fichiers afin d’éviter toute confusion. Il pourra néanmoins être nécessaire d’assister les élèves afin qu’ils puissent bien distinguer chacun des fichiers.

48. Choix des locaux d’examens • Lors de la majorité des épreuves, des activités préparatoires sont prévues. Dans certains cas, des amorces de situation sont présentées en classe et des discussions peuvent être prévues. Il est donc primordial que l’enseignant connaisse et respecte ce qui est prévudans le guide de passation pour chacune des épreuves. Les élèves ayant des besoins particuliers qui doivent utiliser des outils technologiques, devraient pouvoir avoir accès à ces mêmes activités préparatoires, aux mêmes consignes, et, si prévu, aux mêmes discussions préalables.Ils doivent aussi avoir accès aux mêmes outils de planification, révision et correction que les autres élèves (lorsque c’est permis dans le guide de passation). Il faut donc s’assurer que si les élèves ne font pas leurs examens dans le même local que les autres élèves de leur classe, ils auront eu néanmoins accès, lorsque c’est requis, aux mêmes phases préparatoires, aux mêmes consignes, aux mêmes discussions préalables et aux mêmes outils que les autres élèves. • Au secondaire: il est nécessaire que les enseignants de la discipline circulent auprès des élèves, qu’ils soient avec leur groupe ou dans un local particulier.

49. Pour des questions pédagogiques ou organisationnelles, vous pouvez contacter : Hélène Belzil Conseillère pédagogique au Bureau de l’organisation scolaire Poste 6220 Martin Gagnon Conseiller pédagogique au Bureau du développement des TIC en pédagogie Poste 6089 Josée Labossière Conseillère pédagogique en adaptation scolaire, Réseau EHDAA Poste 6182

50. Annexes • 1) Tutoriels pour les logiciels d’annotation et d’édition de PDF (PDF XChange Viewer, Aperçu et Skim) • 2) Modèle de fichier pour les réponses • 3)Le document PDF pour s’exercer a été placé dans un fichier indépendant disponible sur ce site. On peut également le trouver à l’adresse suivante: http://recit.org/ul/3rg