Processus achats publics dans le cadre du code des marchés publics

1. ETAPES ACTIONS 1-Définition des besoins Expression des besoins : prescripteur / utilisateur 2-Préparation Choix de la forme des marchés et de la procédure de mise en concurrence 3-Passation et notification du marché Procédure de sélection des candidats Consultation et dépouillement Attribution du marché 4-Suivi et contrôle des marchés et délégation de services publics Maîtrise de la consommation Évaluation du fournisseur et maîtrise de sa prestation Situations d ’avancement et suivi des prestations Processus achats publics dans le cadre du code des marchés publics

2. Catégories d ’achats Exprimer le besoin Simplifier /standardiser Grouper les besoins Exprimer le juste nécessaire Traduire le besoin en cahier des charges fonctionnel Faire jouer la concurrence Maîtriser la consommation Évaluer les fournisseurs et maîtriser la prestation 1-Matériel et fournitures 2- Prestations de service 3- Déplacements 4- Documentation 5- Frais d'affranchissement 6- Frais de téléphone 7- Impressions / reprographie 8- Informatique, bureautique, télématique Pratique essentielle Pratique efficace

3. Les bonnes pratiques du processus achat Le projet pour les mettre en place 500 MF Des pratiques appliquées par une organisation efficace Les principes d'organisation La politique achat cible de la RATP : une matrice 6 segments / 6 pratiques Grouper les besoins Exprimer le juste nécessaire Simplifier / standardiser Faire jouer la concurrence Maîtriser la consom-mation Maîtriser la prestation Biens d'équipement Fournitures Prestations Sous- traitance Systèmes Pièces et organes Pratique essentielle Pratique efficace

4. Le projet pour les mettre en place 500 MF Des pratiques appliquées par une organisation efficace Notre objectif : partager la même vision Les bonnes pratiques du processus achat Les principes d'organisation

5. Les bonnes pratiques du processus achat Le projet pour les mettre en place 500 MF Des pratiques appliquées par une organisation efficace Les principes d'organisation Le processus achat S'engager avec un fournisseur Spécifier le besoin Définir la solution Piloter la réalisation

6. Les bonnes pratiques du processus achat Le projet pour les mettre en place 500 MF Des pratiques appliquées par une organisation efficace Les principes d'organisation Maîtriser le processus achat : 6 pratiques clés Spécifier le besoin Définir la solution S'engager avec un fournisseur Piloter la réalisation Grouper les besoins Maîtriser la consommation Simplifier / standardiser Faire jouer la concurrence Exprimer le juste nécessaire Maîtriser la prestation

7. Les bonnes pratiques du processus achat Le projet pour les mettre en place 500 MF Des pratiques appliquées par une organisation efficace Les principes d'organisation 430 MF 170 MF 220 MF 160 MF 410 MF 200 MF L'appliquer systématiquement, c'est faire 25 % d'économies Assiette estimée Enjeu en % donnés par les acteurs Enjeu MF donnés par les acteurs Biens d'équipement 1300 MF 30 % Fournitures 1000 MF 17 % Potentiel maximum d'économies : 1600 MF Prestations 1000 MF 22 % Sous- traitance 600 MF 27 % Systèmes 1700 MF 24 % Pièces et organes 900 MF 21 %

8. Axe 1 : pilotage du projet Phase 0 Phase 1 Phases 2 et 3 Phase Lancement du projet Formalisation du plan projet Déploiement du plan projet Organisation projet Mise en place de la structure de pilotage Comités de pilotage et revues d ’avancement Structure de pilotage Démarche Planning projet détaillé par phase Prise de décisions et validation des livrables Planning projet Modalités de gestion de projet et supports méthodologiques Reporting et lancement d ’actions correctives Rôles des intervenants Outils de suivi projet (avancement des actions, risques, charges…) Mise à jour du planning Cadrage du projet Définir les modalités de gestion de projet Piloter le projet Objectifs

9. Phase 1 Phase 2 Phase 3 Organisation projet Mise en place de la structure de pilotage Comités de pilotage et revues d ’avancement Structure de pilotage Démarche Planning projet détaillé par phase Prise de décisions et validation des livrables Planning projet Modalités de gestion de projet et supports méthodologiques Reporting et lancement d ’actions correctives Rôles des intervenants Outils de suivi projet (avancement des actions, risques, charges…) Mise à jour du planning Cadrage du projet Définir les modalités de gestion de projet Piloter le projet Objectifs 3 jours 15 jours Durée du projet Durée Axe 1 : pilotage du projet

10. Axe 1 : pilotage du projet / les priorités de l ’axe pilotage du projet Phase 1 Phase 2 Phase 3 Lancer le projet Mise en place de la structure de pilotage Comités de pilotage et revues d ’avancement Structure de pilotage Priorités Planning projet détaillé par phase Prise de décisions et validation des livrables Planning projet Modalités de gestion de projet et supports méthodologiques Reporting et lancement d ’actions correctives Rôles des intervenants Outils de suivi projet (avancement des actions, risques, charges…) Mise à jour du planning Cadrage du projet Définir les modalités de gestion de projet Piloter le projet Objectifs 3 jours 15 jours Durée du projet Charge

11. Opérations Stratégie Modalités d ’animation RAPPORTS D ’AVANCEMENT TABLEAUX DE PILOTAGE PROJET REVUES D ’AVANCEMENT OPERATIONNELLES COMITÉ DE PILOTAGE (COPIL) Consultants CSC Peat Marwick dédiés par axe projet Consultants CSC Peat Marwick dédiés par axe projet Responsables axes projet MINEFI Managers axes projet CSC Peat Marwick Directeur projet MINEFI et responsables axes Interlocuteurs MINEFI pour chaque direction du périmètre Directeur projet CSC et responsables axes Intervenants • Enregistrer sur une fiche navette le point d ’avancement par axe projet • Niveau d ’avancement • Tâches réalisées • Difficultés rencontrées et proposition de résolution • Risques identifiés • Qualifier les moyens nécessaires (outils, ressources) • Préparer les revues d ’avancement • Consolider les tableaux de bords axe / projet • indicateurs d ’avancement • Risques • Charges et ressources • Présentation du tableau de bord pour revoir l'avancement et s'assurer de la cohérence avec les objectifs du projet • Valider les moyens nécessaires • Traiter les points bloquants et préparer le COPIL • Apporter le regard du terrain sur les choix faits par le projet • Analyser la faisabilité des actions pilotes • Revoir/valider les résultats • Présenter le tableau de bord consolidé et identification des dérives • Arbitrer sur d'éventuels points bloquants • Revoir/valider les résultats et livrables • Fixer les objectifs de résultats et les échéances • Valider les principes de fonctionnement du projet et d'organisation des achats en cours de projet • Prendre les décisions clefs impactant le déroulement du projet Objectifs Hebdomadaire Hebdomadaire Hebdomadaire Mensuelle Fréquence Par axe Par axe Par axe Périmètre du projet Périmètre

12. d 1 2 3 4 5 6 7 Grille de tracking en phase de lancement d'un programme de réduction de coûts Axes de progrès définis / validés Potentiels d’économie validés Fournisseurs cibles identifiés Groupes constitués Cartographie établie Spécifications / CdC définis Appel d’offres lancé Statut • Télécoms • Maintenance infrastructures S25 S25 S25 S25 S25 S25 Niveau de performance étalonné Axes de progrès définis / validés Plan de mise en œuvre défini validé Potentiels d’économie validés Groupes constitués Cartographie établie Processus analysé Statut • Fournitures de bureau S26 S28 • Maintenance informatique S26 S27 S25 S26 S25 S26 S28 S29 S28 S29 S28 S28 S29 S28 S27 S25 S28 S27 : tâche réalisée : tâche en cours / Date de finalisation prévue

13. STRUCTURE DE PILOTAGE : modalités d ’animation, définition des rôles et outils support • Un point d ’avancement mensuel sur : • les plans d ’actions synthétiques des relais filières • le suivi des enjeux réalisés • la communication autour du projet • Le passage de statut coaching lourd / coaching léger / auutonomie La Coordination de Projet L ’équipe CSC Peat Marwick Le chef du Projet Audit achat MINEFI Une assurance de la cohérence des actions au sein de la filière par la mise en place de réunions de suivi achat bi- mensuelles pour présentation détaillée des tableaux de bord Les Relais Projet Échanges d ’informations Les consultants CSC dédiés par axe projet Chaque responsable d ’axe projet, relais du projet Achat Le suivi opérationnel de l ’avancement des politiques achat via l ’alimentation en continu du tableau de bord et la mise au point d ’une compilation mensuelle Les Coordinateurs Achat Les Production Manager en Local

14. STRUCTURE DE PILOTAGE PROJET : modalités d ’animation, définition des rôles et outils support DIRECTIONS MINEFI La Coordination de Projet Directeur projet CSCPeat Marwick Directeur Projet Audit achat MINEFI DPMA Échanges d ’informations DGI DGCP Les relais Projet GDDDI Les consultants CSCPeat Marwick dédiés par axe Responsable de l ’axe MINEFI Axe Gestion du changement Échanges d ’informations INSEE Les consultants CSCPeat Marwick dédiés par axe Responsable de l ’axe MINEFI Axe fonction achat Autres directions Les consultants CSCPeat Marwick dédiés par axe Responsable de l ’axe MINEFI Axe portefeuille Les consultants CSCPeat Marwick dédiés par axe Responsable de l ’axe MINEFI Axe Performance

15. STRUCTURE DE PILOTAGE PROJET : modalités d ’animation, définition des rôles et outils support Échanges d ’informations DIRECTIONS MINEFI La Direction de projet Diriger Orienter Valider Directeur projet CSCPeat Marwick Directeur Projet Audit achat MINEFI DPMA DGI Le pilotage du projet Piloter au fil de l ’eau DGCP Le responsable d ’axe CSC Peat Marwick Responsable de l ’axe MINEFI GDDDI INSEE Les relais Projet Les consultants CSCPeat Marwick dédiés par axe Responsable de l ’axe MINEFI Axe Gestion du changement Autres directions Produire Les consultants CSCPeat Marwick dédiés par axe Responsable de l ’axe MINEFI Axe fonction achat Les consultants CSCPeat Marwick dédiés par axe Responsable de l ’axe MINEFI Axe portefeuille Les consultants CSCPeat Marwick dédiés par axe Responsable de l ’axe MINEFI Axe Performance

16. Le Comité de Pilotage DIRECTIONS MINEFI CSC Peat Marwick CSC Peat Marwick MINEFI MINEFI Diriger Orienter Valider STRATEGIE Axe Pilotage du projet Directeur projet Responsable du Secteur Services Publics Responsables d ’axes en fonction des sujets traités Directeur Projet Mission administrative Responsables d ’axes en fonction des sujets traités DPMA DGI Les responsables d ’axe projet Piloter au fil de l ’eau DGCP GDDDI Responsable d ’axe Les consultants métier Responsable de l ’axe autres intervenants selon sujets à traiter (RH,communication, IGPDE…) Axe Gestion du changement INSEE Responsable d ’axe Les consultants métier Responsable de l ’axe, acheteurs selon disponibilité, Axe fonction achats Autres directions Produire OPERATIONS Responsable d ’axe Les consultants métier Responsable de l ’axe, acheteurs selon disponibilité, Axe portefeuille Échanges d ’informations Responsable d ’axe Les consultants métier Responsable de l ’axe, autres intervenants selon sujets à traiter (contrôleurs de gestion, informaticiens,…) Axe mesure/ performance

17. Comité directeur Comité de pilotage Président du comité Vice président du comité Correspondants achats Correspondants DSI Équipe projet Représentants des 4 pôles, DSI et de la direction des achats SUEZ Architecte Program Office Coordinateur de services Coordinateur fonctionnel Direction de programme Directeur de programme SUEZ Directeur de programme CSC AMO Pôles achats Pôles achats Pôles achats Interfaces SUEZ maison mère, filiales Pôles achats Expertise (Éditeur, …) Chantier infrastructure (lot 1) Chantier e-proc (lot 2) Chantier interface ERP (lot 3) Chantier statistiques achats (lot 4) Gestion du changement (lot 6) Responsable de lot Coordinateur de services Expertise Responsable de lot Consultants fonctionnels Consultants technique Responsable de lot Architecte Développeurs Responsable de lot Responsable de lot Consultant Service Delivery Manager Administrateurs Exploitation Help desk CSC Client Extérieur Option

18. Axe 2 : gestion du changement Définir la stratégie de gestion du changement Analyse des besoins et élaboration du plan de changement Déploiement du plan de changement sur les services tests Organisation projet Mise en place de la structure de pilotage Présentation de la méthodologie aux services tests Structure de pilotage Démarche Planning projet détaillé par phase Planning projet Modalités de gestion de projet et supports méthodologiques Rôles des intervenants Outils de suivi projet (avancement des actions, risques, charges…) Mise en œuvre des changements au sein de ces services tests Cadrage du projet Définir les modalités de gestion de projet Piloter le projet Objectifs 3 jours 15 jours 4 mois Durée

19. Plan de progrès achats Situation existante - Organisation - Processus - Ressources - Pratiques - Outils et système Situation cible : - Organisation - Processus - Ressources - Pratiques - Outils et système Audit Achat Analyse des besoins en conduite du changement Élaboration du plan de changement selon 4 volets méthodologiques Plan de changement Communication et mobilisation Appropriation des changements opérationnels Formations Tutorats

20. Analyse des écarts Actions à mener dans le cadre du plan de changement Actions à mener Situation existante Situation cible Appropriation des changements opérationnels communication et mobilisation Formations Tutorats Fonction achat : Organisation Processus Ressources Pratiques Outils et systèmes Portefeuille : Fonction achat : Organisation Processus Ressources Pratiques Outils et systèmes Portefeuille : Exemple