SÜREÇ YÖNETİMİNDE KULLANILAN ANALTİK ARAÇLAR & YÖNETİM ve PLANLAMA TEKNİĞİ UYGULAMALARI

1. SÜREÇ YÖNETİMİNDE KULLANILAN ANALTİK ARAÇLAR& YÖNETİM ve PLANLAMA TEKNİĞİ UYGULAMALARI

2. SÜREÇ YÖNETİMİNDE PROBLEM ÇÖZME

3. İçerik • Afinite (Yakınlık) Diyagramı • İlişkiler Diyagramı • Ağaç Diyagramı • Matris Diyagramları • Matris Veri Analizi • Süreç Karar Diyagramı • Ok Diyagramı • Kuvvet Alan Analizi • GZFE Analizi • Nominal Grup Tekniği • Delphi Tekniği • Yönetim ve Planlama Uygulama Tekniği • PUKO Döngüsü • Beyin Fırtınası • Akış Diyagramı • Histogram • Çetele Diyagramı • Pareto Analizi Diyagram • Sebep-Sonuç Diyagramı • Kontrol Kartları • Dağılım Diyagramı

4. SÜREÇ YÖNETİMİ DÖNGÜSÜ- PUKO DÖNGÜSÜ P: NE yapmak gerektiğini ve NASIL yapılacağını belirle. U: Planı ve ölçüm araçlarını uygula. K: Sonuçları değerlendir ve varsa sapma nedenlerini anla. Ö: İyileştirmeyi kararlı hale getir ve yeni çalışma kurallarını düzenle.

6. PUKÖ YÖNETİMİ VE ARAÇLARI Yoklama kağıtları, Histogramlar, Anketler Karar matrisi, Pareto şemaları, Çoklu oylama Beyin fırtınası, Yakınlık diyagramları, Sebep-sonuç diyagramı, Ağaç diyagramı, İlişki diyagramı, Kuvvet alanı analizi 4.iyileştirme fırsatları üzerinde odaklaş Akış şemaları, 3. Ölç ve çözümle 2. Mevcut süreci tanımla 5. Temeldeki nedenleri belirle Beyin fırtınası, Mülakat Beyin fırtınası, Karar matrisi, Ağaç diyagramı 1.Çıktıları, müşterileri ve beklentileri belirle 6. Çözümleri yarat ve en iyilerini seç PLANLA BAŞLA Beyin fırtınası, Kuvvet alanı analizi, Eylem planları, Ağaç diyagramı, . Akış şemaları 12. Takip et ve getirileri sürekli kıl 7. Deneme uygulamasını planla UYGULA Yoklama kağıtları, Anketler, Histogramlar, Kontrol şemaları ÖNLEM AL KONTROL ET 11.Değişikliği standardize et 8. Denemeyi gerçekleştir 10. Önemli sonuçları belirle 9. Sonuçları değerlendir Yoklama kağıtları, Histogramlar Kuvvet alan analizi, Beyin fırtınası, Eylem planları, Ağaç diyagramı, Akış şemaları Pareto şemaları, Kuvvet alanı analizi Yoklama kağıtları, Anketler, Histogramlar,

7. Süreç yönetiminde yoğun olarak başvurulan araçlardan biri, fikir geliştirme aracı olarak bilinen beyin fırtınasıdır.

8. BEYİN FIRTINASI AMACI: Herhangi bir konuda çok sayıda düşünce üretmek veya çözüm önerilerini kısa zamanda ortaya çıkarmaktır. TEMEL AYIRICI ÖZELLİĞİ: Sorgulamaya, yargılamaya ve değerlemeye hiç yer vermemesidir. Fikirlerin kalitesi değil, sayısı önemlidir. BF katılanlar 5 ile 20 kişi arasında değişebilir. İdeal grup sayısı 12’dir. BF, düzenli veya düzensiz olmak üzere iki şekilde uygulanabilir.

9. Beyin fırtınası yaparken; • Serbest ve neşeli bir ortam yaratılmalı. • Uçuk fikirlerin ifade edilmesine izin verilmeli. • Fikir üretme tıkandığında problem yeniden tanımlanmalı. • Çalışmayı başkasının izlemesine izin verilmemeli. • Kimseyle dalga geçilmemeli. • Ses kayıt cihazı kullanılmamalı.

10. BEYİN FIRTINASI Uygulama Aşamaları • Konunun katılacaklara önceden bildirilmesi • Oturum başladığında panoya konunun açık bir şekilde yazılması • Her üyeye sıra ile söz verilmesi (Bir seferde bir tek fikir söylenmesi) • 10-15 Sn içinde aklına fikir gelmeyen üye o tur için “Pas” geçmesi • Kimsenin söyleyecek fikri kalmayıncaya kadar turlara devam edilmesi • Fikirler belirtildiğinde üzerinde tartışma yapılmaması, alay edilmemesi

11. BEYİN FIRTINASI Uygulama Aşamaları • Söylenen bir fikir tekrar başka sözcüklerle ifade edilse bile yazılması • Tüm fikirlerin söylenmesi ve yazılmasından sonra 5 dk. ara verilmesi • Birbiri ile aynı olan fikirlerin belirlenmesi • Benzer fikirlerin gruplandırılması • Açıklama gereken fikirler üzerinde tartışılması ve netleştirilmesi • Fikirlerin oylamasının yapılması.

12. BEYİN FIRTINASI Fikirleri Oylama Aşaması • Birinci tur oylamada üyeler istedikleri sayıda fikre oy verirler. • Herkes birinci tur oylamaya katıldıktan sonra her fikrin aldığı oy sayısı belirlenerek yanına yazılır. • En çok oy alan fikirler daire içine alınarak bunlar üzerinde tekrar konuşulur. Üyeler sıra ile söz alarak fikir geliştirir. • Oylama sonrası en az oy almış fikirler (En az katılımcılar tarafından belirlenir.) ikinci tur oylamaya sokulmaz. • İkinci tur oylamada her üye sadece bir tek fikre oy verir. • Oylama sonunda her fikrin aldığı oy sayısı yanına yazılır. • Böylece herkesin benimsediği ve nitelikli fikirler sıralanmış olur.

13. Örnek: Sağlık hizmetlerinde kaliteyi nasıl artırırız? Enfeksiyondan ölümleri nasıl azaltırız?

14. Süreç akışı analizi araçları • Grafiksel araçlar • Süreç haritaları • Süreç faaliyet tabloları

15. Analiz • Süreç analizinde yaygın olarak kullanılan veri toplama teknikleri • Süreçte çalışanlardan bilgi toplama • Gözlemleme • İlgili dokümantasyonu inceleme

16. Süreç akışı analizi araçları • Grafiksel araçları niçin kullanırız • Sürecin ne olduğunun anlaşılmasına yardımcı olması • Sürecin parçalarının bir arada görülmesi • Süreç geliştirme için alternatiflerin belirlenmesi

17. Süreç haritaları • Süreçteki faaliyetler arası ilişkiyi serbest formatta veren haritalardır. Süreç haritaları, birsüreçtekibütünadımlarınresimselifadesidir. Sürecin pratikte nasıl işlediği gösterilerek, olası zorluklar tanımlanır ve kısa yoldan, yeni, daha geliştirilmiş bir sürecin yaratılması ile sonuçlandırılır. Bu araç, yeni sürecin uygulanmasından önceki planlama sürecinde, ortaya çıkabilecek sorunların kolaylıkla ortadan kaldırılmasında yararlıdır.

18. Süreç haritası • Sürecin görsel olarak ifade edilmesi • Mevcut sürecin doğrulanması, • Süreç süresinin ve darboğazların belirlenmesi • Değer yaratmayan adımların belirlenmesi • Verilerin toplanacağı yerleri göstermesi Süreç haritasının yararları

19. Kontrol veya onay Depolama Akış yönü, süreç adımlarını bağlamak için Aktarma (tel., faks) Sayfa içi birleştirici (aynı sayfadaki adımları bağlamak için) Sayfa içi birleştirici (farklı sayfadaki adımları bağlamak için) Süreç başlangıcı süreç sonu Faaliyet veya işlem Karar noktası Kağıt dokümanlar Gecikme (örn. Bekleme geçici depolama) Taşıma veya hareket Süreç haritalarında kullanılan semboller Bilgi Akış Şeması Sembolleri

22. tahsis diyagramı/haritası-her bir bölümün sorumluluğunu net olarak ortaya koymada kullanılır

23. hiyerarşik süreç haritası-detaya boğulmamak ve adımların sayısını azaltmak için kullanılır Piknik planlama 1.Piknik büyüklüğünü belirle 2.Piknik için yer bul 3.Misafirleri davet et 1.1. Bütçeyi belirle 1.2.Misafir listesini belirle

24. Süreç faaliyet tabloları • Süreç diyagramlarını/haritalarını tamamlarlar • Faaliyetlerin sırası hakkında detaylar verirler • Dezavantajları • Sadece ortalama faaliyet zamanlarını dikkate alırlar • Eğer süreç farklı akışlara sahip farklı varyasyonlara sahipse her bir varyasyon için ayrı ayrı tablo oluşturulmalıdır • Paralel faaliyetleri gösteremezler

25. Süreç faaliyet tabloları

26. Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı)Diyagramı Sorunların nedenlerini sistemli bir biçimde araştırmaya yönelik bir yöntemdir. Bir süreci geliştirmek için süreç ve çıktıları hakkında yeterli ve gerekli bilgiye sahip olmak gerekir. Bu amaca ulaşmak için en önemli araç, sebep-sonuç diyagramıdır.

27. Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı)Diyagramı UYGULAMA AŞAMALARI: 1. Sorunun tespit edilmesi ve tanımlanması. (Kağıdın sağ tarafına kare içerisinde sorunun yazılması) 2. Bu soruna neden olabilecek temel nedenler kareler içerisinde yazılarak ana gövdeye bağlanır. Belirlenen diğer sebepler küçük çizgilerle temel çizgilere eklenir.(Temel başlıklar, İnsan, Malzeme, Metod, Makine olarak belirlenir. Çevre, Yönetim vb. de eklenebilir.) 3. Beyin fırtınası tekniği ile sebepler bulunmaya çalışılır. 4. En önemli sebepler belirlenir. (Oylama yolu ile).

28. Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı)Diyagramı Kağıt Toner Kulanım Gramaj Seviye Yanlış Ayar Kağıt Yerleştirme Buruşukluk Tazelik Kötü Fotokopi Ellerin Temizliği Bakımı Masanın Temizliği Yaşı Makina Çevre

30. HİSTOGRAM Sayısal verilerin sütun şema olarak ve bir ölçümün frekans dağılımının görüntülenmesidir.

32. ÇETELE DİYAGRAMI Bir zaman dilimi içerisinde toplanan basit verilerin guruplandırılarak ne anlama geldiğini değerlendirmede ve verilerin frekanslarının görüntülenmesinde kullanılan en kolay araçtır. Ayrıca süreç iyileştirilmesinde olasılıkları elemede yardımcı olma potansiyeline sahiptir. UYGULAMA AŞAMALARI: 1. Toplanan verilerin niteliği ve kaydedilme sıklığı veya hangi durumlarda kaydedileceği belirlenmeli. 2. Belirlenen aralıkların/sınıfların karşısına çizgi çizilmesi (Çizgilerin toplamı frekansı verir.) 3. Toplanan veriler özellikle histogram, pareto vb. grafiklerle görüntülenmelidir.

33. ÇETELE DİYAGRAMI Hastanedeki birimlere göre enfeksiyon

34. PARETO ANALİZİ (DİYAGRAMI) Histogram şeklinde düzenlenmiş frekans bilgilerinin azalan frekanslar sırasına göre düzenlenmiş şeklidir. Pareto analizi çoğunlukla bir problem çözme aracı olarak düşünülür. Oysa bu araç, problemin nasıl çözüleceğinden çok, hangi sorunların öncelikli olarak çözüleceğini belirler. 80:20 kuralı olarak da bilinir. (Ör: Personelin % 20'si devamsızlığın % 80'ni oluşturur.) Kontrol çizelgeleri veya diğer veri toplama formlarına dayanılarak yapılan pareto diyagramları bize dikkatimizi hangi önemli problemlere vereceğimiz konusunda yardım eder.

35. PARETO ANALİZİ NASIL UYGULANIR? 1.Karşılaştırılacak problemleri beyin fırtınası  veya var olan verileri kullanarak  seçin. 2.Ölçüm karşılaştırması için yıllık maliyet veya sıklık gibi bir standart seçin. 3. Çalışılacak zaman periyodunu seçin, 8 saat, 5 gün, 4 hafta ... vb.  4. Her kategorideki gerekli verileri bir araya getirin.  5. Diğer tüm kategorilere bağlı olan her kategorinin sıklığını veya maliyetini karşılaştırın. 

36. PARETO ANALİZİ NASIL UYGULANIR? 6. Kategorileri azalan sıklık veya maliyetlerine göre, soldan sağa yatay bir eksende sıralayın. En az madde içeren kategoriler, en sağda son bar olarak birbirinin içine alınabilir. Ölçüm birimini dikey eksene çizin.  7. En uzun bar'ın üstünden, soldan sağa doğru, kategorilerin kümülatif sıklığını veren bir çizgi eklenebilir. Bu hat,  "Toplamın ne kadarı ilk 3 kategori ile açıklanır?" gibi sorulara cevap verir. 

38. Pareto Şeması Bir hastanede yapılan şikayetler kategorilerine göre aşağıda verilmiştir. Pareto diyagramını çiziniz.

39. Pareto diyagramı

40. Pareto diyagramı %

41. KONTROL (KARTLARI) ŞEMASI Devam etmekte olan bir süreçteki değişkenleri, grafik olarak göstermekte kullanılır. Kontrol şemasının zamanı gösteren yatay bir ekseni, sistem veya süreci gösteren dikey bir ekseni vardır. Eğer süreç alt ve üst sınırların dışına çıkıyorsa, istatistiksel kontrolün dışında olduğu için, sistemin ayarlanması gerekir. Değişkenlik özel bir nedenden mi, yoksa genel bir nedenden mi kaynaklanıyor, sorgulanmalıdır.

43. DAĞILIM (YAYILMA) DİYAGRAMI İki değişken arasındaki ilişkiyi analiz etmede anahtar görevi görür. Bir X-Y diyagramıdır. Yatay eksende problemin nedeni, dikey eksende ise problem yer alır Diyagramda ilişkiyi görüntüleyen noktalar ya pozitif veya negatif olarak birbiri ile ilişkilidir ya da noktalar öylesine dağınıktır ki, iki değişken arasında herhangi bir ilişkiden söz edilemez.

44. Dağılım diyagramı

46. AFİNİTE (YAKINLIK, İLGİ, K-J) DİYAGRAMI İlgi diyagramı (veya Yakınlık diyagramı) çok sayıda düzensiz fikir ve düşüncenin, aralarında ilişkiler kurularak organize edilmesi için kullanılan bir araçtır.] K-J diyagramı olarak da bilinir.

47. AFİNİTE (YAKINLIK, İLGİ, K-J) DİYAGRAMI • Bir beyin fırtınası neticesinde ortaya çıkan düşünceler ve fikirler, ilgili oldukları, kendi karakteristik özelliklerinin yansıtıldığı durum başlığının altında gruplandırılırlar. • Düzensizce ve ilişkilendirilmemiş fikir ve düşüncelerin, ilgi diyagramıyla ilişkilendirilip düzenlenmesi, hangi fikrin doğru olduğun veya hangilerinin çözüm için daha elverişli olduğunun kademeli olarak görülebilmesi açısından kolaylık sağlar.

48. İlgi Diyagramının Faydaları Nelerdir? • Gerçekler, fikirler ve düşüncelerin faydalı ilişkiler ve gruplar halinde düzenlenmesi • Düzenlenmiş fikirlerle birlikte, var olan sorunun çözümü ve yeni yaklaşımların görülmesi • Grup içinde takım çalışmasının teşvik edilmesi • Gizli ya da belirsiz olan sorunların farkına varılması gibi yararları vardır.

49. AFİNİTE (YAKINLIK) DİYAGRAMI UYGULAMA AŞAMALARI 1. Üzerinde çalışılan konunun açık olarak belirlenmesi 2. Beyin fırtınası uygulamasının yapılması 3. Her düşüncenin (3 satır, 7 kelime) kartlar üzerine yazılarak panoya asılması 4. Düşüncelerin ilgili gruplar altında toplanması 5. Düşünce grupları ile ilgili başlık kartlarının (5-10 adet) ve gerekirse alt başlıkların oluşturulması 6. Başlık, alt başlık ve gruplar için etraflarına çizgi çizilmesi. 7. Sonuçların, afinite diyagramı çalışmasına katılmayanlarla gözden geçirilmesi.

50. Başarılı bir eğitim sistemi nasıl olmalıdır? Sınav sistemi tanımlanmış olmalı Yeterli sayıda ders kitabı ve donanım sağlanmalı Yeterli bir alt yapı sağlanmalı Değişik eğitim ve öğretim türleri tanımlanmış olmalı Öğrenci sayısı uygun olmalı Her düzeyde eğitim sürekliliği sağlanmalı Eğitimin gelecek eğilimleri tanımlanmış olmalı Eğitilmiş insangücügereksinimini sağlanmalı Kontrol mekanizmaları tanımlanmış olmalı Uygun sistem oluşturulmalı Sınıflar uygun olmalı Eğitim programları tanımlanmış olmalı