420 likes | 921 Views
โครงการถ่ายทอดความรู้ เรื่อง การจัดทำหนังสือสั่งการ. วันพุธที่ 30 เมษายน 2557. โดย... กาญจนา จันทรสมบัติ บุคลากรชำนาญการ. การจัดทำหนังสือสั่งการ. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งาน สารบรรณ ( ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548.
E N D
โครงการถ่ายทอดความรู้เรื่อง การจัดทำหนังสือสั่งการ วันพุธที่ 30 เมษายน 2557 โดย... กาญจนา จันทรสมบัติ บุคลากรชำนาญการ
การจัดทำหนังสือสั่งการการจัดทำหนังสือสั่งการ • ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 • ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548
ความหมายของงานสารบรรณความหมายของงานสารบรรณ งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่งการเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย
ชนิดของหนังสือ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ • 1. หนังสือส่วนราชการมีไปถึงส่วนราชการ • 2. หนังสือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือ • บุคคลภายนอก • 3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึง • ส่วนราชการ
ชนิดของหนังสือ (ต่อ) • 4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ • 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ • 6. ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ประเภทของหนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ • 1. หนังสือภายนอก • 2. หนังสือภายใน • 3. หนังสือประทับตรา • 4. หนังสือสั่งการ (คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ) • 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว) • 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ • (หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น)
1. หนังสือภายนอก เป็นหนังสือราชการที่เป็นแบบพิธี - ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือ - ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือ บุคคลภายนอก ใช้กระดาษตราครุฑ
2. หนังสือภายใน เป็นหนังสือราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก - ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
3. หนังสือประทับตรา เป็นหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ ได้รับมอบหมาย เป็นผู้ลงนามกำกับตรา - ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับ บุคคลภายนอก ในเรื่องที่ไม่สำคัญ ได้แก่ 1. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม 2. การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร บรรณสาร
3. หนังสือประทับตรา(ต่อ) 3. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน 4. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการ ที่เกี่ยวข้องทราบ 5. การเตือนเรื่องค้าง 6. เรื่องที่หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด โดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
4. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด คำสั่ง - บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วย กฎหมาย - ใช้กระดาษตราครุฑ 2) ระเบียบ - บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของ กฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานประจำ - ใช้กระดาษตราครุฑ
4. หนังสือสั่งการ (ต่อ) 3) ข้อบังคับ - บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจ ของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ - ใช้กระดาษตราครุฑ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ประกาศ -บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือ แนะแนวทางปฏิบัติ - ใช้กระดาษตราครุฑ 2) แถลงการณ์ - บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของ ทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน - ใช้กระดาษตราครุฑ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์(ต่อ) 3) ข่าว บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน มี 4 ชนิด 1) หนังสือรับรอง -หนังสือที่ทางราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือ หน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคล โดยทั่วไปโดยไม่จำเพาะเจาะจง - ใช้กระดาษตราครุฑ 2) รายงานการประชุม - การบันทึกความคิดเห็นขอบผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติ ของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน (ต่อ) 3) บันทึก - ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับต่ำกว่ากรม ติดต่อกัน ในการปฏิบัติราชการโดยมีหัวข้อได้แก่คำขึ้นต้น สาระสำคัญของ เรื่อง และชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก - โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความถ้าไม่ใช้ให้ลงวัน เดือน ปี ที่บันทึกไว้
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน (ต่อ) 4) หนังสืออื่น - หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของ เจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ และสื่อกลางบันทึกข้อมูล (สื่อที่ อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วยอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น ซีดี) หรือ หนังสือของบุคคลภายนอก ที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และรับเข้าทะเบียนรับ ของทางราชการแล้ว
มาตรฐานตราครุฑ มาตรฐานตราครุฑที่ใช้ในหนังสือราชการ มี 2 ขนาด ได้แก่ 1. ขนาด 3 เซนติเมตร (ใช้สำหรับกระดาษตราครุฑ) 2. ขนาด 1.5 เซนติเมตร (ใช้สำหรับกระดาษบันทึกข้อความ)
การกำหนดเลขที่หนังสือออกการกำหนดเลขที่หนังสือออก ประกอบด้วย รหัสตัวพยัญชนะ 2 ตัว แล้วต่อด้วยเลขประจำของ เจ้าของเรื่อง 1. รหัสพยัญชนะ 2 ตัว ใช้แทนชื่อกระทรวง ทบวง และส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายก รัฐมนตรี กระทรวง ทบวงหรือจังหวัด เช่น - กระทรวงศึกษาธิการ ศธ - จังหวัดขอนแก่น ขก
การกำหนดเลขที่หนังสือออก(ต่อ)การกำหนดเลขที่หนังสือออก(ต่อ) 2. เลขประจำของเจ้าของเรื่อง ประกอบด้วยตัวเลข 4 ตัว 1) สำหรับบริหารราชการส่วนกลาง ตัวเลข 2 ตัวแรก หมายถึง ส่วนราชการระดับกรมโดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลำดับส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยการปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม ตัวเลข 2 ตัวหลัง หมายถึง สำนัก กอง หรือส่วนราชการที่มี ฐานะเทียบเท่ากอง โดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลำดับส่วนราชการ ตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ
การกำหนดเลขที่หนังสือออก(ต่อ)การกำหนดเลขที่หนังสือออก(ต่อ) ตัวอย่าง ที่ ศธ 0514.19/98 ศธ หมายถึง กระทรวงศึกษาธิการ 05 หมายถึง สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา 14 หมายถึง มหาวิทยาลัยขอนแก่น .19 หมายถึง คณะสถาปัตยกรรมศาสตร์ 98 หมายถึง เลขทะเบียนลำดับที่ของหนังสือส่งออก
การกำหนดเลขที่หนังสือออก(ต่อ)การกำหนดเลขที่หนังสือออก(ต่อ) 2) สำหรับบริหารราชการส่วนภูมิภาค ตัวเลข 2 ตัวแรก หมายถึง อำเภอ หรือกิ่งอำเภอ โดยเริ่มจาก ตัวเลข 01 โดยปกติให้ใช้สำหรับอำเภอเมืองเรียงไปตามลำดับตามที่ กระทรวงมหาดไทยกำหนด สำหรับหน่วยงานในราชการส่วนภูมิภาคที่ขึ้นกับจังหวัดโดยตรง ให้ใช้ตัวเลข 00 ตัวเลข 2 ตัวหลัง หมายถึง หน่วยงานในราชการส่วนภูมิภาค ที่สังกัดจังหวัดหรืออำเภอ
ชั้นความเร็วของหนังสือชั้นความเร็วของหนังสือ กรณีเป็นหนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ ชั้นความเร็วของหนังสือ กำหนดเป็น 3 ระดับ คือ 1. ด่วนที่สุด ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือ 2. ด่วนมาก ปฏิบัติโดยเร็ว 3. ด่วน ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้ ใช้ตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ ให้เห็นได้ชัดบนหนังสือ และบนซอง ส่วนบนสุดด้านซ้ายมือ
ชั้นความลับของหนังสือชั้นความลับของหนังสือ พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.2540 ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.2544
ชั้นความลับ (ต่อ) แบ่งเป็น 3 ระดับ คือ 1. ลับที่สุด (TOP SECRET) หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรงที่สุด 2. ลับมาก (SECRET) หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรง 3. ลับ (CONFIDENTIAL) หมายความถึงข้อมูลข่าวสารลับ ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐ
ชั้นความลับ (ต่อ) เอกสารลับโดยปกติต้องประทับหรือเขียนตัวอักษรตามชั้นความลับที่กึ่งกลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและด้านล่างของทุกหน้าเอกสารลับนั้น ใช้ตัวอักษรสีแดง ต้องใหญ่โตสีเห็นเด่นชัดกว่าธรรมดา
การใช้คำนำหน้านามในการลงชื่อในหนังสือราชการการใช้คำนำหน้านามในการลงชื่อในหนังสือราชการ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการใช้ตำแหน่งทางวิชาการเป็น คำนำหน้านาม พ.ศ. 2536
การใช้คำนำหน้านามในการลงชื่อในหนังสือราชการ (ต่อ) ให้ใช้คำนำนามว่า นาย/ นาง/ นางสาว หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ ยกเว้น เจ้าของลายมือชื่อ 1. มีตำแหน่งทางวิชาการ (ผู้ช่วยศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ ศาสตราจารย์ และคำต่อท้ายตำแหน่งดังกล่าวคือ พิเศษกิตติคุณ หรือ เกียรติคุณ) 2. เป็นสตรีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ (ท่านผู้หญิง หรือ คุณหญิง)
การใช้คำนำหน้านามในการลงชื่อในหนังสือราชการ (ต่อ) 3. มีบรรดาศักดิ์ ฐานันดรศักดิ์ (หม่อมเจ้า หม่อมราชวงศ์ หม่อมหลวง ฯลฯ) ให้พิมพ์ตำแหน่งตามข้อ 1-3 หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ 4. มียศที่ต้องใช้ยศประกอบชื่อ (พลเอก พลตำรวจโท นาวาตรี ร้อยเอก ฯลฯ) ให้พิมพ์ยศ ตามข้อ 4 ไว้หน้าลายมือชื่อ และพิมพ์ชื่อเต็มไว้ใต้ลายมือชื่อ
ข้อห้าม หรือข้อพึงระวัง ในการใช้คำนำหน้านามหรือนำหน้าชื่อในหนังสือ ราชการเอกสารราชการหรือเอกสารอื่นใดที่เป็นทางการ 1. งดใช้คำย่ออักษรย่อหรือตัวย่อ เช่น ผวจ. (ผู้ว่าราชการจังหวัด), น.พ. (นายแพทย์), รศ. (รองศาสตราจารย์), ม.ร.ว. (หม่อมราชวงศ์) ฯลฯให้ใช้คำเต็มเท่านั้น 2. งดใช้คำ ฯพณฯ(พะ-นะ-ท่าน) เพราะมีข้อกำหนดให้เลิกใช้ไปแล้ว ยกเว้นใช้ในการพูดเพื่อให้เกียรติสำหรับผู้ที่ยังอยู่ในตำแหน่งตามที่ กำหนดให้มีสิทธิ์ใช้
3. งดใช้คำนำหน้านามที่เป็นคำแสดงถึงวิชาชีพหรืออาชีพ เช่น นายแพทย์ เภสัชกร ทันตแพทย์สัตวแพทย์ สถาปนิก วิศวกร ครู ทนาย ฯลฯ 4. งดใช้คำ ดร. (ด๊อกเตอร์) นำหน้า เพราะเป็นคำที่แสดงคุณวุฒิการศึกษา ระดับปริญญาเอก เท่านั้น
กรณีมีคำนำหน้านามหลายอย่าง ให้เรียงลำดับก่อน-หลัง ดังนี้ 1. ตำแหน่งทางวิชาการ 2. ยศ 3. บรรดาศักดิ์ ฐานันดรศักดิ์ สตรีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราช- อิสริยาภรณ์ (ท่านผู้หญิง หรือคุณหญิง) เช่น ศาสตราจารย์ พลตรี หม่อมราชวงศ์คึกฤทธิ์ ปราโมช ศาสตราจารย์ ร้อยตำรวจเอกปุระชัย เปี่ยมสมบูรณ์ เป็นต้น
การพิมพ์หนังสือราชการภาษาภาษาไทย ด้วยโปรแกรมการพิมพ์ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ - หนังสือสำนักนายกรัฐมนตรี ที่ นร 0106/ว 2019 ลว. 30 พฤศจิกายน 2553 เรื่อง คำอธิบายการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย ด้วยโปรแกรม การพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ และตัวอย่างการพิมพ์
การพิมพ์หนังสือราชการภาษาภาษาไทย ด้วยโปรแกรมการพิมพ์ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ (ต่อ) สาระสำคัญ - มีการแจ้งมติ ครม. เมื่อวันที่ 7 กันยายน 2553 ให้หน่วยงานภาครัฐ ติดตั้งแบบตัวพิมพ์ (ฟอนต์) สารบรรณ และรูปแบบตัวพิมพ์ (ฟอนต์) อื่น ๆ ทั้งหมด 13 รูปแบบตัวพิมพ์ ของสำนักงานส่งเสริมอุตสาหกรรมซอฟแวร์แห่งชาติ (องค์การมหาชน) และกรมทรัพย์สินทางปัญญา เพิ่มเข้าไปในระบบปฏิบัติการ Thai OS และใช้รูปแบบตัวพิมพ์ดังกล่าว แทนรูปแบบตัวพิมพ์เดิม
การพิมพ์หนังสือราชการภาษาภาษาไทย ด้วยโปรแกรมการพิมพ์ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ (ต่อ) - จัดทำคำอธิบายการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ไว้ท้ายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม พร้อมตัวอย่างการพิมพ์หนังสือดังกล่าว เพื่อให้ส่วนราชการถือปฏิบัติเป็นรูปแบบมาตรฐานเดียวกัน - ให้ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์ สำหรับการจัดทำหนังสือราชการตามแบบท้ายระเบียบฯ จำนวน 11 แบบ
คำอธิบายรูปแบบการพิมพ์หนังสือราชการคำอธิบายรูปแบบการพิมพ์หนังสือราชการ
คำอธิบาย และตัวอย่างการจัดทำคำสั่ง