Duurzame samenwerking Een kader

1. DuurzamesamenwerkingEenkader

2. Verhaal : studiebegeleiding in een West-Afrikaanse stad

3. Verhaal : studiebegeleidingRelaties onderhouden met alle stakeholders • Degelijke Identificatie van de stakeholders • Stakeholder : IEDEREEN die beïnvloed wordt door een project, ook in negatieve zin • Blijvende inspanningen leveren om in dialoog te gaan met stakeholders (ook tijdens uitvoering en evaluatie) • Nagaan of je contactpersonen wel een ‘representatieve spreekbuis’ voor een bredere gemeenschap zijn • Betekent ook soms : een hiërarchie respecteren en erkenning geven • Er is een directe link tussen relaties onderhouden met (alle) stakeholders en ownership • Voor meer info : surf naar www.atol.be

4. Venn diagram : study support project PTA ? schools employers Teachers market harbor Principals Pupils Parents - family City council Imam/mosque/ Coranic school Ward elderman Church/ Reverend Womens association http://www.delicious.com/microproject

5. Relaties onderhouden met alle stakeholders: de zandloperstructuur van veel (micro) projecten Partners in het Noorden Contactpersonen (soms de zwakke schakel) Partners in het zuiden

6. Verhaal : de slagerij en de vismarkt

7. verhaal : de slagerij en de vismarkt • De grote markt Banjul wordt beheerd door de lokale overheid. De slagerijen en de ‘toonbanken’ waar het vlees verkocht wordt zijn één en dezelfde plaats. D.w.z. een met golfplaten overdekte hangar. Ook de verse vis wordt er schoongemaakt en verkocht, de activiteiten gebeuren in allesbehalve hygiënische omstandigheden. Er is geen koelruimte en overdag is er geen tijd om de ruimte en de tafels schoon te maken vanwege de drukte op de markt. Tegen de avond stopt het werk. Na zonsondergang is het zowat aardedonker in de slagerij/vismijn en kan de ruimte eigenlijk niet op een degelijke wijze schoongemaakt worden. Vlees/vis die niet verkocht is, ligt de hele nacht in buitenluchttemperatuur en gaat de volgende ochtend over de toonbank,

8. verhaal : de slagerij en de vismarkt • De partner uit Vlaanderen doet het volgende voorstel : • Plaatsen van zonnepanelen op het dak van de hangar, • Betegelen slagerij/vismijn, • Elektriciteit zorgt voor koeling om producten te bewaren en licht ‘s avonds, • Licht zorgt ervoor dat de ruimte in de avonduren kan schoongemaakt worden. • Betegeling zorgt ervoor dat wanden, vloeren, tafels gemakkelijk schoon te maken zijn, • Het budget is voor handen, maar het voorstel ketst af op weigering van lokale overheid in het Zuiden. • Waarom komt dit voorstel niet van de grond? Graag enkele suggesties?

9. Materiële en financiële middelen Tijd Sterke Organisatie/ overheid Communicatiekanalen

10. 1.De context • Materiële en financiële middelen : • Reizen, gasten ontvangen, partner ondersteunen (in geval van een stedenband) , projecten ondersteunen, sensibiliseringsactiviteiten in het Noorden, vorming, enz…. • Samenwerking kost ook geld/middelen vooor de partner in het Zuiden? • (Toegang tot) degelijke communicatiekanalen : • Toegang is er vaak wel voor lokale overheid in het Zuiden, maar niet altijd voor andere stakeholders • uitdaging = contact onderhouden in de lange periodes tussen de wederzijdse bezoeken .

11. 1 De context • ‘Sterkeorganisatie/lokaleoverheid ’ (7 S-model) Convenant gemeenten en lokale overheden ingeschreven in het Federaal MJP worden verondersteld van over een strategie te beschikken In hoeverre heeft de partner in het Zuiden een uitgebalanceerde visie op I.S. ? Hoe groter de discrepantietussenlokaleoverheden (en organisaties) hoe moeilijker het dikwijls (nietaltijd) is,. • Tijd : om het draagvlak in de gemeente/ stadtevergroten en de relatie met de partner uittebouwen. 6 to 8 jaar is nietoverdreven.

12. Sterke organisatie : 7s model

13. Reflectie- en evaluatievragen : Context • Wat kost de samenwerking aan geld en middelen voor onze partner in het Zuiden, • Welke initiatieven kunnen financiële middelen genereren voor onze partner in het Zuiden? • Wat is onze financiële en materiële draagkracht i.f.v. de samenwerking? • Hoeveel middelen wensen/kunnen we (jaarlijks) te investeren in de stedenband/samenwerking? • Heeft de partner in het Zuiden een internetfaciliteit ? • Hoeveel van de stakeholders in het Zuiden hebben toegang tot internet ? Kan dat geoptimaliseerd worden en hoe? • Zijn we bereid om partners in het Zuiden te ondersteunen bij het creëren van een internetfaciliteit? • Slagen we er in om geregeld via digitale weg contact te onderhouden met elkaar en zo niet : hoe komt dat?

14. Reflectie- en evaluatievragen : Context • Wat is voor ons een sterke organisatie/lokale overheid? • Wat is een sterke organisatie/lokale overheid voor onze partner(s) in het zuiden? • Waar zitten onze sterktes en zwaktes rekening houdend met het 7S-model? Idem dito voor e partner(s) in het Zuiden? • Hoeveel tijd willen we graag in de samenwerking investeren? • Hoeveel kunnen we werkelijk investeren? • Zijn we bereid om jaren energie in een project te stoppen zonder veel tastbare resultaten op korte termijn? • Weegt de voorlopige meerwaarde op in verhouding tot de tijd die we in het project stoppen? • Hebben de mensen in onze vereniging/organisatie/lokale overheid/gemeente het geduld/het nodige begrip voor een project dat pas op middellange termijn vruchten afwerpt ?

15. 2. Ownership / eigenaarschap ownership • 2.1. Aansluiting bij een heldere, gedeelde visie op internationale samenwerking ( Die visie is er meestal wel, maar is die het werk van één ambtenaar of wordt ze geschreven & gedragen door meerdere mensen) • 2.2. Ondersteuning van leidinggevenden • 2.3. Gedragenheid van het project door zoveel mogelijk ‘stakeholders’ binnen de gemeente = lokale overheid en civiele maatschappij • 2.4. Vraaggestuurde ondersteuning

16. 1. Ownership : knelpunten ownership Aandachtspunten • Is de oefeningrondvisievoldoendegemaaktbijalle partners/stakeholders? (vb. scholen in Oostende en Banjul) • Slagen we er als dienst I.S in om met zoveel mogelijk andere diensten samen te werken? • Ondersteuning en (actieve) betrokkenheid van leidinggevendenis medebepalendvoor ownership • Betrokkenheidleiddingevendenis vaakbelangrijkvoor de partner in het Zuiden. • Verleidingomideeën op tedringen, • Ganietmeteen van intentienaaractie Knelpunten • Vaakeenkleine, geëngageerde, overvraagde, groepmensendie initiatieventrekt+ veelvrijwilligerswerk,

17. Reflectie- en evaluatievragen : Ownership • Is onze visie op internationale samenwerking vooral het werk van één/enkele personen en/of wordt ze geschreven en gedragen door een bredere groep, • Wat is de rol die leidinggevenden opnemen in het project? • Hoe kunnen leidinggevenden een betekenisvolle rol opnemen in een stedenband/internationale samenwerking, rekening houdend met hun (andere) taken? • Is er voldoende gedragenheid voor het project bij de diverse diensten van de lokale overheid? • Welke zijn de elementen die er voor zorgen dat de gedragenheid beperkt is? • Hoe kunnen we de gedragenheid voor het project vergroten? • Als lokale overheid werken we samen met ander partners in het kader van een stedenband (scholen, verenigingen,,,,) Zijn er mogelijkheden om het evenwicht tussen draagkracht en draaglast voor mensen (leerkrachten, andere personeelsleden) die internationale samenwerking actief ondrsteunen haalbaar(der) te houden? M.a.w,, welke faciliterende rol kan de lokale overheid hier spelen? • Sluit de ondersteuning die de partner in het Noorden aan bij concrete vragen, prioriteiten, capaciteiten in het Zuiden? • Worden de geïdentificeerde vragen/noden door zoveel mogelijk relevante stakeholders gedeeld/erkend? • Kennen we ook die stakeholders die ‘negatief’ getroffen worden door onze projecten? Hoe kunne we met en in dialoog gaan? • Zijn we ons bewust van mogelijke valkuilen op vlak van ownerschip en wat doen we daaraan? • Hoe zit het met ownership bij de projecten die we subsidiëren als lokale overheid?

18. Reflectie- en evaluatievragen : Ownership • Als lokale overheid werken we samen met ander partners in het kader van een stedenband (scholen, verenigingen….) Zijn er mogelijkheden om het evenwicht tussen draagkracht en draaglast voor mensen (leerkrachten, andere personeelsleden) die internationale samenwerking actief ondersteunen haalbaar(der) te houden? M.a.w., welke faciliterende rol kan de lokale overheid hier spelen? • Sluit de ondersteuning die de partner in het Noorden aan bij concrete vragen, prioriteiten, capaciteiten in het Zuiden? • Worden de geïdentificeerde vragen/noden door zoveel mogelijk relevante stakeholders gedeeld/erkend? • Kennen we ook die stakeholders die ‘negatief’ getroffen worden door onze projecten? Hoe kunne we met en in dialoog gaan? • Zijn we ons bewust van mogelijke valkuilen op vlak van ownerschip en wat doen we daaraan? • Hoe zit het met ownership bij de projecten die we subsidiëren als lokale overheid?

19. raakpunten 3. Raakpunten /gemeenschappelijke interesses • Raakpunten (gemeenschappelijke interesses, inhouden, ….) vergroten de kans op echt ownership. • Bij het opstarten van een stedenband is de denkoefening rond raakpunten fundamenteel. Schaalgrootte kan daarbij een belangrijk element zijn, Dit is niet de ‘heilige graal’ voor internationale samenwerking maar het is een krachtige hefboom. Geldt eveneens voor samenwerking tussen scholen, bedrijven & andere actoren uit de civiele maatschappij.

20. Reflectie- en evaluatievragen : Raakpunten? • Hebben we genoeg oog voor gelijkenissen en raakpunten in onze samenwerking ? • Welke inhoudelijke raakpunten delen we met de partner uit het Zuiden/Noorden? • Indien er minder inhoudelijke raakpunten zijn, hoe kunnen we elkaar dan wel vinden? • Welke mogelijke diensten/organisaties/verenigingen in onze stad/gemeenten ‘matchen’ goed met vergelijkbare partners in het Zuiden?

21. Afstemming: een denkoefeningWat is de ‘Civiele maatschappij’ ?

22. 4. Afstemming : op vlak van afstemming • Visie op ontwikkeling/internationale samenwerking, Gezamenlijke haalbare doelstellingen • Agenda’s • Inhoud van de uitwisselingsprogramma’s • Tijdsgebruik (uur, dag, week , maand , jaar) • Wederzijdse verwachtingen • Communicatie • De spiritueel/symbolische dimensie

23. Voorbeeld : Wat is civiele maatschappij/middenveld? • Lokale overheid in het Noorden : • Civiele maatschappij = het middenveld met expertise in bepaalde domeinen die zinvol is voor onze stedenband • UN : = the totality of voluntary civic and social organizations and institutions that form the basis of a functioning society as opposed to the force-backed structures of a state and commercial institutions of the market Roles: empowerment, socio-economic capacity building, government watchdog, service delivery, culture, advocacy, awareness raising, etc.

24. Voorbeeld : Wat is civiele maatschappij/middenveld? • Lokale overheid in het zuiden • Civiele maatschappij = het middenveld dat gelinkt is met het bestuur (politiek en/of op basis van verwantschap), • Vb. City link foundation

25. 4. Afstemming afstemming Knelpunten : • Teweinigcommunicatie • Eenanderidee over de inhoud van communicatie • Eenanderevisie op reizen, vrijetijd, samenzijn. • Verlanglijstjesdoorsturen. • Dingenbepalenzonderoverleg. • Voorstellendoen/doordrijvenzonderrekeningtehouden met lokaleomstandigheden/stakeholders • Andereprioriteiten • Verschillendeverwachtingen. • Kunnenlokaleoverheden/organisaties, partners in het Noorden die verwachtingen verwachitingenwelinlossen? !!! Afstemmingvergtcreativiteit en buiten je eigenlogicalerenkijken.

26. Voorbeeld : De savannetocht afstemming

27. Reflectie- en evaluatievragen : afstemming • Werken we wel vanuit de dezelfde doelstellingen? • Zitten we voldoende op dezelfde golflengte inzake prioriteiten en ge maakte keuzes. Zo niet. Hoe kunnen we bijsturen? • Zitten we voldoende op dezelfde golflengte omtrent de inhoud van uitwisselingsprogramma’s? • Zij we voldoende in staat om buiten onze eigen logica te kijken? • Zijn onze verwachtingen naar de partner in het Noorden/Zuiden realistisch? • Is er voldoende dialoog omtrent het al of niet kunnen inlossen van verwachtingen? • Hoe kijken we naar ontwikkeling, civiele maatschappij…..? Hoe kijken onze partners in het Zuiden naar diezelfde begrippen?

28. 5. Continuiteit continuïteit 5.1. Een ‘vaste’ kern/werkgroep van (geëngageerde) mensen die ‘meegroeit’ met een stedenband / inetiatief in I.S. is mede bepalend voor het slagen ervan. knelpunten : • Werkdruk (vb mensen van SROS of vierde pijlerintiatieven doen dit vrijwillig) • Tanend enthousiasme bij vrijwilligers • Personeelsverloop • “Doorgeven van de fakkel” met grondige info-overdracht kan die continuïteit grotendeels waarborgen in de eigen lokale overheid/organisatie , maar belemmert soms de relatie-uitbouw met de partner

29. 5. Continuiteit continuïteit 5.2.Wil ook zeggen : volgehouden aandacht voor de relatie met de partner. Knelpunten : • Gebrekkige communicatielijnen. • Geschreven versus gesproken traditie? • Een andere idee over de inhoud van communicatie?

30. Reflectie- en evaluatievragen : Continuiteit • Wat betekent continuïteit in de voor ons (als organisatie)? • Slagen we erin om voldoende continuïteit te waarborgen in de samenwerking? • Hoe kunnen we continuïteit toch waarborgen? Welke laagdrempelige systemen, die weinig extra werk vragen, kunnen ons daarbij helpen? • Communiceren we voldoende met elkaar ? • Hoe pakken we monitoring (regelmatige opvolging) van onze samenwerking tot nu toe aan? Is dat een zinvolle werkwijze of moeten we bijsturen?

31. 6. Community baseddialogue • Uitwisselingideeën, ervaringen, methodieken met anderelokaleoverheden die eenvergelijkbarestedenbandonderhouden. • Uitwisseling met anderelokaleoverhedeninzake : toekennenprojectsubsidies, sensibilisering, fair-trade, ondersteuningscholenbanden • Uitdaging = de partners in het Zuidenaanmoedigen tot dezevorm van dialoog • Vraag : Zijn we bereidomzelfontwikkelde ‘know how’ tedelenmet anderen ? Community based dilogue

32. Reflectie- en evaluatievragen : Community baseddialogue • Zijn we bereid om ervaringen, methodieken en ideeën uit te wisselen met anderen (lokale overheden, 4e pijlers organisatie, NGO’s…..? • Kunnen we tijd vrij maken voor uitwisseling? • Wat hebben wij anderen te bieden? • Naar welke ‘know how’ zijn we zelf op zoek? • Weten we waar en hoe we andere potentiële partners kunnen vinden?

33. 7. Wederzijdse verantwoording • Communiceer met elkaar over alles i.v.m. de samenwerking : • Voorgenomen intenties die niet kunnen worden waargemaakt • Bijsturing doelstellingen • ‘Trekkersfiguren’ die weggaan • Geslaagde en mislukte fondsenwerving • Teleurstelling in elkaar • Frustraties n.a.v. faalervaringen • Veranderingen in reisprogramma’s Knelpunten : • Werkdruk/Tijd (dit vraag regelmatig digitaal/telefonisch, contact…. met verschillende stakeholders • Fouten worden soms moeilijk toegegeven • Gebrekkige communicatielijnen • Sommige dingen blijven verborgen (vb. etnische elementen, interne spanningen, politieke aspecten…) wederzijdse verant - woording

34. 7. Wederzijdse verantwoording • Voorstel : laagdrempelige monitoring • Partners proberen 3 tot 4 per jaar een antwoord formuleren op max 4 tot 6 vragen • voorbeeld • Hoe is er sinds ons laatste contact gewerkt aan de doelstellingen (specifieer) die we samen geformuleerd hebben. • Wat is er al bereikt? • Wat is er nog niet bereikt en waarom? • Wat hebben we moeten bijsturen? • Welke andere vragen, opmerkingen of ideeën hebben we nog voor jullie? (subsidiedossiers !) wederzijdse verant - woording

35. Reflectie- en evaluatievragen : Wederzijdse verantwoording • Hebben we tot nu onze acties/stappen die we in het kader van de samenwerking uitgevoerd hebben consequent gecommuniceerd aan onze partner? Zo niet, hoe komt dat? • Communiceren we tot nu toe voldoende met elkaar over wijzigingen, teleurstellingen, etc…? • Wat weerhoudt ons ervan om bepaalde (belangrijke) zaken te communiceren?

36. Knelpunten : Wederzijdse verantwoording • Werkdruk/Tijd (dit vraag regelmatig digitaal/telefonisch contact…. met verschillende stakeholders • Fouten worden soms moeilijk toegegeven • Gebrekkige communicatielijnen • Sommige dingen blijven verborgen (vb. etnische elementen, interne spanningen, politieke aspecten…) • Soms is het moeilijk om de ander niet te ‘blameren’. • Hoe laat je de ander geen gezichtsverlies leiden?

37. 8. Resultaatgericht werken

38. 8. Resultaatgericht werken • Werk vanuit gezamenlijke, haalbare doelstellingen, die gedragen worden door ‘ALLE’ (zoveel mogelijk) relevante stakeholders. • Maak tijd om die te evalueren/bij te sturen tijdens de wederzijdse bezoeken. • Bewaken keten : input – output – outcome – impact • Uitdagingen : Hoe kaneenlokaleoverheid partners/organisaties op ditvlakstimuleren ? (subsidiedossiers?) resultaat - gerichtheid

39. 8. Resultaatgericht werken

40. Voorbeeld : zonneboilerproject

41. Reflectie- en evaluatievragen : Resultaatgericht werken • Werken we vanuit concrete, haalbare doelstellingen die door beide partners gedragen worden? • Besteden we voldoende aandacht aan opvolging en (tussentijdse) evaluatie ? • Zij we voldoende vertrouwd met methodieken om resultaatgericht te werken? • Hebben we ondersteuning of vorming op dat vlak nodig? Is het haalbaar om daar tijd voor vrij te maken? • Vinden we PCM nuttig? Indien ja, is het zinvol voor heel onze werking of enkel voor deelaspecten?

42. Reflectie- en evaluatievragen : Resultaatgericht werken • Op een westerse wijze plannen/analyseren/doelstellingen bepalen meten is vaak moeilijk in het Zuiden? • Uitdaging is de vertaaloefening naar Brussel toe, • Vraag : vindt de partner in het Zuiden zich nog voldoende terug in het document na ‘vertaling’ • (transect walk, socialmapping, seasonalcalendar, venndiagram kan interessant invalshoeken zijn om tot doestelligen te komen i.p.v. samen rond de tafel zitten)

43. 9. Elkaar ontmoeten • Om een relatie blijvend te onderhouden moet je elkaar ontmoeten. • 2 jaar =maximale rekbaarheid • Het ontvangen van bezoekers heeft een vaak grotere impact op lokale overheid/organisatie als geheel dan zelf met een delegatie op reis gaan. • Op dat moment wordt de samenwerking veel zichtbaarder Knelpunten : • Kostprijs , voorbereiding, extra werkbelasting - drempelverhogend • Korte periodes van ontmoeting in verhouding tot lange voorbereiding. • Gasten ontvangen uit Europa is een zeer dure aangelegenheid voor de partners in het Zuiden (zichtbare en verborgen kosten). ontmoeting

44. 9. Elkaar ontmoeten • Verband tussen (informele) ontmoeting en kwaliteit samenwerking. • Relatie opbouw : koud – warm geld • Stedenband : 2 x per jaar is minimum. • Peter V. “Met een lief dat je eenmaal per jaar ziet blijft de relatie geen stand houden” ontmoeting

45. Reflectie en evaluatievragen : Ontmoeting • Hoe vaak zouden we onze partners moeten ontmoeten om de relatie op een bevredigende manier in stand te houden? • Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de balans tussen energie die de ontmoeting kost en meerwaarde voor de school beter in evenwicht geraakt?

46. 10. Voorbereiding (van wederzijdse bezoeken……) Belangrijkbijidentificatiemissies en voorelkenieuwe stakeholder/partner • 10.1. Praktischevoorbereiding : • 10.2. Inhoudelijkevoorbereiding : • Workshops rond land/regioreligie/intercuturelecompetenties (in O. voorzien door lokaleoverheid) • Zeervrijblijvend Knelpunten : • Moet tussendoorgebeuren (woensdagnamiddagen, zaterdagen…) • Somssterke focus op fondsenwerving. Weinigtijdvoorietsanders • Zouook in het Zuidenmoeten voor -bereiding

47. 11. Transfer • Vertaling van de ervaringenuiteenstedenband / andervormen van internationalesamenwerkingnaar de brederebevolking(in de eersteplaatsanderediensten) • Het is juist die vertalingwaarmeeeenstedenband/ eenintiatieflevendblijft of uitdooft. • Ditvraagtvooralveeltijd Knelpunten : • Het is geen sinecure omeengemeente in haartotaliteit warm temakenvoorinternationalesamenwerking. • Ditblijkt in de realiteiteen van de moeilijkstezakentezijn. • Tijdelijkeinitiatievenlukkenmeestalwel : sponsoract. (Gambiarun, lesmarathon,…), tentoonstelling,… transfer

48. 11. Transfer • 11.1. Sluit aan bij wat reeds is • Zichtbaarheid • Visie + actuele thema’s • Hier worden soms kansen gemist • 11. Leren van elkaar (community based dialogue) transfer

49. Reflectie- en evaluatievragen : Transfer • Op welke wijze komen internationale samenwerking, solidariteit met het Zuiden, omgaan met (culturele) diversiteit al aan bod in onze gemeente ? • Hoe kunnen we daar met relatief weinig extra inspanning bij aansluiten om stedenband/anderen initiatieven zichtbaarder te maken? • Hoe kunnen we duidelijk maken dat doelstellingen en attitudes die we nastreven in die verschillende initiatieven gelijkaardig zijn? • Is er bij de partners in het Zuiden de behoefte om de samenwerking te vertalen naar de bredere gemeenschap ? Hoe kunnen we onze partnerin het Zuiden daarbij ondersteunen? • Wat kunnen we van andere leren op vlak van transfer?

50. 12. Netwerking • Geslaagde samenwerking met externe partners is een krachtige hefboom voor internationale samenwerking/ capaciteitsopbouw. • Vb. : bedrijven, Ngo’s, sportverenigingen, filantropische verenigingen, 4de pijler initiatieven, .. • Aanrader Knelpunt : • Betekent meer werk / extra verantwoording • + evaluatie van : input – output – outcome – impact netwerking