A pplication de G estion des A bsences et des TE mps Support de formation Gestionnaire

1. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 28/01/2013 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Gestionnaire V3 25 février 2013

2. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Présentation contexte • Le CNRS a acquis l’outil « OS-Congés » de la société OS –Concept, en s’appuyant sur les fonctionnalités proposées en standard par l’outil, déjà utilisé dans la fonction publique (INRIA, SNCF,) • Adaptations de l’outil aux spécificités du CNRS • Plusieurs versions : • Première version : gestion des congés annuels, des absences et des RTT • Seconde version : gestion du CET (novembre 2013) • Déploiement progressif sur les unités du CNRS en 2 ans : • 2013 : 500 -600 unités (80% des effectifs CNRS) • 2014 : les unités restantes

3. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Présentation contexte • AGATE est interfacé avec Sirhus et Labintel : • pour disposer dans AGATE des effectifs des unités • pour disposer dans Sirhus des congés • Pour disposer dans AGATE des absences Sirhus ayant un impact sur le droit à RTT et/ou CA • Les agents présents dans AGATE • sont les personnels présents dans les unités du CNRS • Les agents payés par le CNRS issus de Sirhus (à l’exception des élèves stagiaires et des vacataires) • Des agents non CNRS issus de Labintel • sont rattachés à une implantation d’unité

4. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Présentation informations pratiques • Pré-requis techniques pour le déploiement dans votre labo • AGATE est accessible via : • navigateur web (Firefox , IE, safari) : https://agate.cnrs.fr • smartphone (navigateur web) • La connexion se fait via janus par mail+mot de passe, ou via votre certificat CNRS • Les horaires d’ouverture d’AGATE (au démarrage): de 7H à 20H , 7jours/7 • Versions minimales des navigateurs : • Firefox 5 • IE 7 • Mise à jour de l’agenda : Outlook (messagerie centralisée CNRS)

5. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Présentation informations pratiques formation • La formation se fait sur une base de formation AGATE : https://agate-form.cnrs.fr • La connexion se fait via janus : Adresse mèl , Mot de passe janus (via sésame) ou via le mot de passe de votre certificat • Le calendrier de la messagerie Outlook est mis à jour • Connexion Agate: l’identifiant est le matricule Sirhus (pour les agents CNRS ) ou le matricule LABINTEL ( pour les agents non CNRS) suivi du mot de passe XXXXXX. • Le matricule Labintel est consultable sur « Labintel Consultation » (à partir de la page Annuaire CNRS), et peut être extrait dans AGATE menu « Exploitation » du profil «Gestionnaire » • La base de formation est pérenne sur 2013. Sa mise à jour par les livraisons de corrections et d’évolution est décalée par rapport à la base de production compte tenu des contraintes d’exploitation.

6. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Présentation principes de navigation Zone menus Zone sous-menus Zone résultats

7. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Présentation principes de navigation • A chaque profil, correspondent des droits et des options de menu spécifiques. • Agent • L’agent dépose ses demandes de congés et suit ses compteurs. • Valideur (inclut les droits du profil Agent) • Le valideur valide les congés des agents dont il est le valideur. Il peut appartenir à une autre unité, et être un agent Non CNRS. • Gestionnaire (inclut les droits des profils Valideur et Agent) • Le gestionnaire gère les agents de son portefeuille de gestion (périmètre) : par défaut l’implantation pour le gestionnaire labo, toutes les unités de la DR pour le gestionnaire SRH. • Administrateur • L’administration est assurée par la DSI et le SSTI/DRH

8. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent menus Le profil Agent v v Agent Indication du profil L’agent accède aux détails de ses droits et suit ses demandes de congés L’agent peut déposer ses demandes de congés à partir du menu « calendrier » par sélection directe sur le calendrier, ou à partir du menu « dépôt » avec saisie classique des jours de début et de fin.

9. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent menus v v Agent L’agent accède au planning collectif de présence de son équipe, et des équipes qui lui auront été autorisées en visualisation par son gestionnaire. L’agent consulte son dossier général AGATE : matricule Sirhus, matricule Labintel, adresse mèl, affectation, équipe, valideur(s).

10. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent écran d’accueil L’écran d’accueil, identique quelque soit le profil : Tableau des crédits et des soldes Jean Dupont Agent Tableau des demandes de congé (en cours et historique)

11. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent dépôt de demande Le dépôt d’une demande de congé peut se faire de 2 façons possibles : • À partir du menu « Dépôt » •  Préalable : Pour déposer une demande, la personne validant habituellement vos congés et/ou absences doit être déclarée dans AGATE en tant que valideur par votre gestionnaire. Vous pouvez déposer des congés si vous avez un « solde » suffisant. 1- Dans « Type de congés », Choisissez le compteur à décompter 2-Sélectionner la période de congés 3 –Cliquer sur «Déposer »   Facultatif Les AEA sont saisies uniquement par le gestionnaire 

12. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent dépôt de demande • À partir du menu « calendrier » 1- Pour indiquer la période de congés, faire glisser sa souris sur les carrés gris clairs face aux dates. 2- Dans la fenêtre «Demande d’absence », les champs des dates indiquent la période sélectionnée. Sélectionner le compteur à utiliser dans la liste du champ « Type d ’absence » 3- Cliquer sur « Déposer » pour confirmer votre demande de congés ou sur «Annuler » pour annuler votre saisie   Facultatif Dans les cas de régularisation, une demande peut être déposée rétroactivement jusqu’à 14 jours dans le passé 

13. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent dépôt de demande • Une fenêtre de confirmation apparaît : • Vous recevez un courriel de confirmation de dépôt de votre demande • Votre valideur est informé par courriel de votre demande • Le compteur sélectionné est mis à jour  Validation de la demande • Vous recevrez un courriel lorsque votre congé sera validé par votre valideur • L’agenda de votre messagerie Outlook sera synchronisé (si vous acceptez l’invitation Outlook).

14. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent statuts des demandes

15. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent annulation/modification des demandes • Votre demande est toujours au statut déposée:  Vous pouvez l’annuler. Après avoir cliqué sur la ligne correspondante, vous confirmez l’annulation. Possibilités d’annulation ou de modification d’une demande Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés • Votre demande est consultée par le valideur. Dans le tableau, elle est au statut Ouverte.  Vous ne pouvez plus la modifier ni supprimer. Seul le valideur ou le gestionnaire ont la main. Ils peuvent la refuser ou l’accepter.

16. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent annulation/modification des demandes Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés • Votre demande est refusée. •  Vous pouvez saisir une nouvelle demande avec les modifications souhaitées • Votre demande est validée. •  L’absence n’a pas commencé. L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification. A la validation, le compteur et l’agenda seront mis à jour. •  L’absence a débuté ou est terminée. Seul le gestionnaire peut régulariser l’absence si elle ne correspond pas à la réalité.

17. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent crédits et soldes Ecran d’accueil > Tableau des crédits et soldes • Compteur « CA 2013 » et définition des colonnes : • Les congés annuels, les RTT et les jours de fractionnement sont gérés dans un compteur unique et global nommé « CA 2013 en jours » pour la période calendaire du 01/01/2013 au 28/02/2014 Dans la colonne « Crédit », s’affiche le nombre de jours que vous avez acquis. C’est le droit, calculé par AGATE (ou saisi, selon le compteur) La fraction « Congés payé » = 32J X (Nombre de jours travaillés par semaine / 5J) La fraction « jours RTT » varie en fonction de la durée hebdomadaire de travail de l’unité et de la quotité. => 13J pour une durée hebdomadaire de travail de 38H30 à 100% Dans la colonne «Régul» du compteur « CA », nombre de jours en positif ou en négatif impactant le crédit, saisi par le gestionnaire au vu d’une situation réglementaire particulière. Ces jours (Crédit et Régul) sont éligibles au CET. Le crédit CA n’est pas modifiable

18. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent crédits et soldes Ecran d’accueil > Tableau des crédits et soldes La colonne « Validés » correspond au nombre de jours congés validés pour ce compteur. La colonne « En attente » correspond au nombre de jours de congés en attente de validation pour ce compteur. La colonne « Solde » correspond à «Crédit » + « Régul » -  « Validé » - « Attente» Les jours de congés sont décomptés sur la base des obligations hebdomadaires réelles de service de l’agent renseignées dans AGATE au moyen du cycle de travail

19. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent planning Affiche le planning de l’équipe à laquelle vous êtes affecté. Permet de consulter les obligations de service et les absences des agents de l’équipe Votre gestionnaire peut vous affecter d’autres équipes en visualisation : elles apparaitront aussi dans cet écran.

20. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Agent en bref • Dépôt des congés annuels par l’agent. • AGATE gère les absences de l’agent au sens réglementaire RH (congés, AEA, jours de récupération, etc.). • Les formations comme les missions ne sont pas des absences mais des présences. Elles ne sont pas à saisir dans AGATE. Elles sont à noter dans l’agenda. • Les absences impactant la paie, faisant l’objet d’une décision, restent saisies dans Sirhus par le SRH. Elles sont importées dans AGATE par le flux nocturne et apparaissent le surlendemain dans le calendrier de l'agent et le planning de l’équipe (sans indiquer le type d’absence) • Dans une unité gérant des jours de récupération, AGATE ne se substitue pas au système ou aux procédures déjà en place. Un compteur « récupération » peut être activé, alimenté, et la demande d'absence est à saisir par l'agent (soumise à validation du valideur) • Modification et annulation des demandes • Suivi des compteurs • Visualisation du planning de son équipe

21. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur menus Le profil Valideur Le valideur peut consulter ses droits à congés et celui de ses agents. Il accède aussi aux tableaux des demandes de congés : les tiennes et celles à valider de ses agents Le valideur peut consulter son calendrier et celui de ses agents. A partir de ce menu, il peut aussi saisir les congésde ses agents et les siens. Le valideur peut poser ses congés et ceux de ses agents. Il dispose aussi de l’outil « Edition des zones » permettant d'indiquer à son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés ou périodes de forte ou de faible activité. Il visualise le planning de son équipe, des équipes pour lesquelles il a un rôle de valideur pour au moins une personne de ces équipes, et des équipes pour lesquelles le gestionnaire lui a donné un droit de visualisation. Il peut aussi créer une « Liste personnalisée ».

22. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur menus En un seul coup d'œil, le valideur visualise les compteurs des personnes dont il doit valider les congés. Il peut aussi obtenir et exporter des états avec un choix de champs : par équipe, types de congés, en fonction du statut de la demande Ou Avec le solde prévisionnel ou réel Ce menu permet au valideur de visualiser la liste des agents qu’il valide, et de déléguer son rôle de valideur

23. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur écran d’accueil Tableau des crédits et des soldes L’écran d’accueil du valideur : Accès aux crédits et soldes des agents dont il est valideur Jean Dupont DUPONT JEAN DURAND Anne DURAND Anne Tableau des demandes de congé

24. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur traiter une demande • Dans Agate, vous avez été identifié comme valideur • Vous avez été désigné par le gestionnaire de votre laboratoire Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congé   DURAND Anne 1- Le point rouge clignotant vous indique qu’une (des) demande(s) sont en attente de validation 2- Cocher la(les) demande(s) que vous souhaitez traiter.

25. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur traiter une demande 3- Votre action provoque l’ouverture du détail de la demande. L’agent est informé que vous avez pris connaissance de sa demande, il ne pourra plus la modifier. Pour vous aider dans le traitement de la demande, vous pouvez consulter  les droits de l’agent et le planning de l’équipe 4- Cliquer sur « Traitement de la demande »  DURAND Anne DURAND Anne 

26. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur traiter une demande 5- Acceptez, refusez ou transférez la demande 6- Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un commentaire 7- Après avoir effectué votre choix, cliquer sur « Suivant » 8- Enregistrez avec ou sans commentaire (obligatoire en cas de refus)     Un courriel d’information est automatiquement envoyé à l’agent demandeur

27. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur dépôt de demande Menu Gestion permet de déposer des congés pour ses agents (ou pour lui-même par défaut) DURAND Anne MARTIN Jean CHEMIN Pierre PIERRE Anne DURAND Sophie Liste des agents du valideur

28. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur dépôt de demande Menu Gestion  > Dépôt de demande    permet de déposer en masse des congés pour ses agents Sélectionner les agents concernés

29. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur dépôt de demande Menu Calendrier Le valideur peut également déposer les demandes directement sur le calendrier en sélectionnant l’agent ou lui-même DURAND Anne MARTIN Jean CHEMIN Pierre PIERRE Anne DURAND Sophie

30. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur périodes d’activité Pour informer l’équipe des périodes de forte activité, ou pour signaler les périodes de vacances scolaires : Menu Gestion > Edition des zones A partir du calendrier, cliquez sur la date de début, puis dans la fenêtre « Nouvelle zone » sélectionnez la date de fin, saisissez un commentaire et enregistrez. Ces périodes apparaîtront hachurées dans le calendrier des agents de l’équipe

31. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur délégation Menu Mon compte> Délégation Permet de déléguer son rôle de valideur La délégation permet d’attribuer temporairement ou durablement la totalité de son rôle de valideur à un autre agent, tout en le conservant. Exemple : avant de partir en vacances

32. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur planning Menu Planning Affiche le planning de l’équipe à laquelle vous êtes affecté. Affiche également les plannings des équipes comprenant au moins un agent dont vous validez les congés. Permet de consulter les obligations de service et les absences des agents de l’équipe Votre gestionnaire peut vous affecter d’autres équipes en visualisation : elles apparaitront aussi dans cet écran.

33. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur exploitation Menu Exploitation> Visualisation  Affiche les soldes des compteurs des agents dont le valideur valide les congés DURAND Anne DUPONT Jean Menu Exploitation  > Visualisation > En attente de traitement Affiche les demandes de congés à traiter par le valideur  Jean Dupont DURAND Anne DURAND Anne

34. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur exploitation Menu Exploitation> Extraction > Export des demandes effectuer des requêtes sur les demandes de congés en fonction de critères Sélections Choix format Sauvegarde de la requête pour réutilisation par le valideur Choix des champs à exporter dans le rapport Export du résultat

35. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur exploitation Menu Exploitation> Extraction > Export des compteurs effectuer des requêtes sur les compteurs en fonction de critères sélections Export du résultat Rq : cet export permet d’obtenir les matricules labintel des agents

36. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Valideur en bref • Tous les agents dans la base AGATE, CNRS et non CNRS, fonctionnaires ou CDD, peuvent être désignés valideur. • Le valideur de l'agent peut être dans une autre équipe ou même dans une autre unité. • Il valide ou refuse les congés des agents dont il est le valideur. • Il visualise les compteurs de ces mêmes agents. • Il gère ses demandes de congés, et a lui-même un valideur. • Il ne peut pas être son propre valideur. • Le valideur peut également déposer une absence pour un agent dont il est le valideur, ou collectivement pour l'ensemble de ses agents. Les demandes saisies par le Valideur passent automatiquement au statut «Validé ». • Il peut paramétrer des périodes de forte ou de faible activité afin de signaler à son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés. • Tous les agents peuvent se faire déléguer ce rôle par un valideur. • Le valideur délégué reçoit les mêmes demandes que le valideur délégant.

37. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire Les fonctionnalités du profil gestionnaire permettent : • de préparer l’unité au démarrage • d’effectuer les actions quotidiennes de gestion Cette partie décrit les menus et écrans du profil Gestionnaire. Le profil Gestionnaire

38. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire menus Le gestionnaire (non valideur) accède à l’espace de gestion de ses congés : Tableaux du solde de ses compteurs et de ses demandes • Permet de déposer ses congés (pour soi ou pour le compte des agents de son unité), de visualiser le planning de son implantation, et les calendriers Prénom, Nom, Matricules, Implantation, Equipe Unité, DR et adresse de l’unité Vos valideurs Cas d’un gestionnaire valideur Agents dont vous êtes le valideur Liste de vos délégués

39. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire menus • Permet de visualiser les demandes en attente de traitement par les valideurs appartenant à votre périmètre de gestion. Sont disponibles des requêtes prédéfinies (absences déposées après la date de fin, congés pris sans accord préalable, volume par type et temps moyen de validation) et des extractions selon certains critères Mise à disposition d’outil permettant d’importer afin de mettre à jour les reliquats CA 2012 des agents et de renseigner les valideurs de chaque agent • Permet la gestion des équipes et l’affectation en masse des agents aux équipes, le planning des fermetures, la gestion des agents et de leurs compteurs et d’ajouter des cycles de travail inexistants. Le menu paramétrage est le plus utilisé par le gestionnaire AGATE

40. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire écran d’accueil Tableau des crédits et des soldes L’écran d’accueil du gestionnaire (non valideur) : Jean Dupont Si le gestionnaire est aussi valideur, son écran d’accueil est celui du valideur Tableau des demandes de congé

41. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire paramétrage Menu Paramétrage Permet la gestion des agents, équipes, des jours de fermeture, des agents et de leurs compteurs. Par défaut, s’affiche l’écran gestion des agents, qui donne accès à la fiche agent CNRS ou non-CNRS sélections Agents sélectionnés Cliquer sur l’agent recherché Jean Pierre Lucien Anne

42. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire paramétrage agent Menu Paramétrage > sous-menu Gestion des agents Jean MARTIN onglets MARTIN Jean La fiche Agent Jean.martin@cnrs.fr Informations modifiables

43. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire paramétrage agent Un gestionnaire peut donner le profil gestionnaire pour désigner un nouveau gestionnaire Modifier le profil utilisateur : utilisateur -> gestionnaire dans la liste déroulante puis « MODIFIER » Le mail peut être modifié, par exemple pour saisir une adresse générique. Décocher pour empêcher la mise à jour par labintel DUPONT Jean Jean.dupont@cnrs.fr

44. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire paramétrage agent Autres éléments paramétrables dans l’onglet général DUPONT Jean Jean.dupont@cnrs.fr Si coché, ne décompte pas la journée de solidarité Permet de modifier l’affectation à une équipe Permet de sélectionner un autre calendrier des jours fériés

45. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire paramétrage agent Cas des directeurs d’unité : Les DU (identifiés dans Labintel) sont repérés dans AGATE. Par défaut, leurs absences ne sont pas soumises à validation. CHEMIN Jean Jean.chemint@cnrs.fr UMR1234_direction La gestion de la coche « pas de workflow » est assurée par l’administrateur central (SSTI-DRH)

46. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire gestion absences Menu Gestion  > absences agents Permet de visualiser des absences, sous forme de liste ou de calendrier, et déposer des congés pour le compte des agents. Affiche le calendrier de l’agent sélectionné, et permet le dépôt Visualisation de demandes Les congés déposés par un gestionnaire ne sont pas soumis à validation  … sauf ses propres congés 

47. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire gestion dépôt Menu Gestion >  Dépôt de demande  permet au gestionnaire de déposer en masse un congé identique pour une sélection de ses agents •   •  Jean Pierre Lucien Anne Alain Sylvie Sélectionner les agents concernés  

48. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire périodes d’activité Pour informer les agents de l’unité des périodes de forte activité, ou pour signaler les périodes de vacances scolaires : Menu Gestion > Edition des zones A partir du calendrier, cliquez sur la date de début, puis dans la fenêtre « Nouvelle zone » sélectionnez la date de fin, saisissez un commentaire et enregistrez. Ces périodes apparaîtront hachurées dans le calendrier des agents

49. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire calendrier Menu Calendrier Le gestionnaire dépose ses propres demandes directement sur le calendrier DURAND Anne

50. Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Profils Gestionnaire exploitation Menu Exploitation > Visualisation Permet de voir les demandes en attente de validation • Menu Exploitation > Extraction Permet d’éditer des états Pierre JEAN Alain DETROIE Emilie GUY Kevin COSTE