Vytvoření záznamu dodavatele 2. úrovně - obsah

1. Vytvoření záznamu dodavatele 2. úrovně - obsah • Obsah • Obecné zásady • Seznam dodavatelů – jak rozeznat, jestli má ústav připojený svůj záznam dodavatele • Vyhledávání záznamů dodavatelů • Adresa dodavatele • Záznamy dodavatelů ústavů – 2. úroveň • Přidání záznamu 2. úrovně

2. Zakládání dodavatele 2. úrovně – obecné zásady Dodavatelé Dodavatele nalezneme v modulu Akvizice, karta Správa, uzel Dodavatelé (obr. viz níže) Seznam dodavatelů se zobrazí v horním panelu vpravo Nejdříve vytváří KNAV záznam vyšší úrovně, poté si každý ústav k dodavateli přidá záznam pro svou dílčí knihovnu, ve kterém si doplní nebo změní své údaje Dodavatelé jsou ve dvou úrovních 1. úroveň – záznamy vytvořené KNAV – nadřazené (v dolním okně jako KNA50) 2. úroveň – záznamy dodavatelů jednotlivých ústavů a knihovny (např. USD, KNAV) Záznam dodavatele ústavu (záznam 2. úrovně) musí být přidán k hlavnímu záznamu dodavatele (záznam 1. úrovně) Pokud dodavatel, od kterého si chce ústav objednat publikaci, není v seznamu dodavatelů, je potřeba kontaktovat správce dodavatelů (turkova@lib.cas.cz), aby přidal/a hlavní záznam dodavatele Pokud se změní adresa dodavatele či jiné potřebné údaje, které má právo doplnit správce dodavatelů, a které nelze doplnit do záznamu 2. úrovně, je potřeba zaslat požadavek Práva jednotlivých ústavů: ústavy nemají práva si záznamy dodavatelů navzájem mazat, upravovat a přidávat dodavatele jiného ústavu do své objednávky

3. Seznam dodavatelů V pravém horním okně je seznam všech dodavatelů, kteří jsou v bázi. Když klikneme na dodavatele (na obr. Megabooks), v dolním okně se ukáže, které ústavy si připojily k hlavnímu záznamu svou dílčí knihovnu (zde má záznam připojený Pokusná knihovna).KNA50 – hlavní záznam dodavatele (vytváří pouze KNAV)POKUS – záznam druhé úrovně (vytváří ústavy – např. USD, KNAV, MU) Seznam všech dodavatelů KNA50 – hlavní záznam, pokus - záznam dodavatele ústavu.

4. Vyhledávání dodavatelů Pro snadnější vyhledání určitého dodavatele lze použít filtry pro vyhledávání. Pokud se chystáme dodavatele měnit nebo chceme připojit svůj záznam k hlavnímu záznamu KNAV, můžeme dodavatele nalézt v seznamu pomocí vyhledávání. Dodavatele lze vyhledávat podle jména, kódu, přesného hledání (přesný kód dodavatele) a klíčového slova (doplňkový kód, kontaktní osoba, země, druh dokumenty, adresy dodavatele). Lze použít pravostranné zkrácení (*).Použijeme filtr pro dodavatele – vyhledáváme podle jména, kódu dodavatele, přesného názvu nebo klíčového slova. Dále můžeme vybrat, zda chceme zobrazit všechny dodavatele,aktivní nebo neaktivní.Po vybrání dílčí knihovny se nám zobrazí pouze záznamy, které k ní patří. Po vybrání měny se nám zobrazí pouze dodavatelé, kteří mají v záznamu tuto měnu. Tlačítko pokračovat zde funguje jako enter. Tlačítkem „vyprázdnit“ vymažeme dříve zadané parametry.Př. Hledáme dodavatele Pravda – v roletce nastavíme vyhledávat podle jména, zapíšeme Pravda a dáme pokračovat.

5. Adresa dodavatele– vyplní správce dodavatelů KNAV • Kartu „Adresu“ dodavatele vyplňuje správce dodavatelů KNAV. Adresa, která je zde doplněná, se automaticky vybírá do dopisů objednávek. Ostatní kontakty se do dopisů vyplňují ze záznamů dodavatelů. V kartě „Adresa“ lze nastavit různé adresy určené pro objednávky, urgence, platby a vracení dokumentů. • Povinná je adresa pro objednávky. Pokud nebudou vyplněny ostatní adresy, použije systém adresu uvedenou jako adresa pro objednávky. • Ústavy mohou informace v „Adrese“ dodavatele prohlížet, ale nemají právo je měnit. • Pokud ústavy zjistí nějaké změny, které by bylo potřeba do „Adresy“ přidat či opravit, kontaktují správce záznamů dodavatelů, aby nové informace doplnil. • E-mailová adresa – pokud si ústavy nezadají e-mailové kontakty do svého záznamu dodavatele 2. úrovně, objednávka se zašle na e-mailovou adresu, která je uvedená v hlavním záznamu dodavatele, pokud není e-mailová adresa vyplněná ani tam, natáhne se do záznamu objednávky e-mailová adresa, která je v „Adrese“ dodavatele.

6. Záznamy dodavatelů ústavů – 2. úroveň • Ústavy si mohou přidat pouze záznamy dodavatelů, kteří jsou v seznamu. Pokud dodavatel v seznamu chybí, je potřeba kontaktovat správce a požádat o doplnění hlavního záznamu dodavatele. • Přidat – pokud chceme přidat dodavatele, musíme ho označit v seznamu dodavatelů (zde SUWECO) a zkontrolujeme, jestli se již naše knihovna nezobrazuje v dolním panelu (zde je pouze KNA50-žádný ústav zde nemá přidaný záznam dodavatele). • Vymazat – označím náš záznam nižší úrovně (např. USD) a kliknu na tlačítko „Vymazat“. Vymažu pouze svůj záznam dodavatele – ze seznamu dodavatelů nezmizí. • Po kliknutí na „Přidat“ se objeví okno, ve kterém vybereme svoji dílčí knihovnu. Ústavy nejsou oprávněny duplikovat stávající dodavatele. Systém jim to neumožní. Kliknu na dodavatele, ke kterému si chci vytvořit svůj záznam a dám přidat Pro dodavatele SUWECO je zde zatím pouze hlavní záznam KNA50

7. Přidání záznamu dodavatele 2. úrovně – (ústavy, KNAV) Zde se vybere dílčí knihovna ústavu. V seznamu se pohybujeme pomocí roletky. Po kliknutí na „Přidat“ se objeví okno, ve kterém vybereme svoji dílčí knihovnu. Ústavy nejsou oprávněny duplikovat stávající dodavatele. Systém jim to neumožní. Po vybrání dílčí knihovny ústavu se objeví karty dodavatele. V kartě 1. údaje o dodavateli nelze nic doplnit, vše se doplňuje automaticky z hlavního záznamu dodavatele

8. Karta 2. Údaje o dodavateli Ve druhé kartě je možné doplnit: Čísla účtu ústavu – pro monografie a pro seriály (nepovinné), číslo účtu dodavatele (nepovinné) Slevy/přirážky (o co se sníží/zvýší cena v objednávce; nepovinné; doplní se znaménko +/- a částku) Typ odeslání objednávky (povinné) – doplní se z hlavního záznamu, je možné změnit LI- objednávky se posílají jako seznam, LE-objednávky se posílají jednotlivě Formát dopisu a seznamu - způsob odeslání dopisu a seznamu (tisk nebo e-mail). Způsob odeslání dopisu a seznamu

9. Karta 3. Údaje o dodavateli • Kontakty, které zde vyplníme, se nám nabídnou v objednávce, kde si z roletky vybereme 1 e-mail. Je přednastaveno, pokud v objednávce nevybereme kontakt z roletky, automaticky se tam vybere kontakt 1. • Dodání – monografie, seriály – např. pozemní poštou, vybereme z roletky - povinné • Příloha e-mailu – podoba e-mailové zprávy, kterou bude dostávat dodavatel • Zpoždění dodání – pro každý typ dodání zadáme také zpoždění dodání (je potřeba vzít v úvahu dobu, která obvykle uplyne mezi odesláním objednávky a jejím dodáním daným způsobem). Zde př. pro SER-seriály 90 dní, pro M-monografie 30 dní. • Přidá se tlačítkem „Přidat“ a po změně tlačítkem „Aktualizovat“. Před prvním uložením se zde objevuje „Přidat“. Poté, pokud něco změníme, musíme záznam uložit tlačítkem „Aktualizovat“.

10. Po přidání záznamu 2. úrovně se u dodavatele SUWECO dole zobrazí dílčí knihovna ústavu, který ho přidal – zde jako příklad Pokusná knihovna (nebo např. USD, KNAV).