Tutkimukseen perustuvia näkökulmia yhteishankintoihin

1. Tutkimukseen perustuvia näkökulmia yhteishankintoihin Tietoisku 24.5.2013 Hankintaosaaminen kasvun tueksi -projekti Harri Lorentz ja Kalle Väänänen

2. Ostajat Mitä on yhteishankinta? A B C D ”Hankintakonsortio koostuu itsenäisistä tai toisistaan riippuvaisista organisaatioista, jotka jakavat resursseja ja/tai keräävät yhteen tarpeita saavuttaakseen yhteensopivia ja vaikeasti yksin saavutettavia tavoitteita.” - Schotanus & Telgen (2007) Horisontaalinen yhteistyö Hankintakonsortio Keskittäminen V X Y Z Toimittajat

3. Mitä hyötyjä yhteishankinnasta voi odottaa? Tutkimus yhteishankinnan motiiveista, Itä-Suomi, 7 PK yritystä, konepajateollisuus (Tella & Virolainen, 2005) Neuvotteluvoimaa  kustannussäästöt Parempaa toimittajien hallintaa  laatu Yhteiset panostukset  Tietoa hankintamarkkinoista ja hintatasoista (esim. kansainvälisesti) Keskustelua  Tieto-taitoa, design-yhteistyötä

4. Yhteishankinnan hyödyt ja haitat  Konsortioon osallistuminen tulisi arvioida uudelleen säännöllisin väliajoin (ts. Ovatko konsortion tavoiteet linjassa omien kanssa?)  make-or-buy päätös Schotanus & Telgen (2007); Nollet & Bealieu (2005):Tapaustutkimus USA:n ja Kanadan terveydenhuoltosektoreilta

5. Kolikon toinen puoli: Hyödyt tuotteiden ja palveluiden toimittajille Hankintasopimukset tuovat etua myynti- ja markkinointikulujen hallinnan ja logistiikan tehostumisen mudossa. Valmistukseen ja ostoihin sekä varaston kiertoon liittyvä kustannustehokkuus paranee lisääntyneen ja sopimukseen perustuvan myyntivolyymin ansiosta.

6. Yhteishankinnan kriittiset menestystekijät (ennustavat menestystä) Evidenssiä 115 Alankomaalaisesta hankintakonsortiosta, PK-yritykset hyvin edustettuina (Schotanus, Telgen & de Boer, 2010) • Motivoitunut ja ”vapaaehtoinen” osallistuminen • Ryhmän jäsenten yhteistyö • Tiedon vaihtoa ja resursseja tarvitaan koordinointiin (esim. uudet projektit), sekä spesifikaatioiden ja toimittajavalinnan synkronointiin (ryhmä pidettävä hallittavan kokoisena) • Yritysten sitoutuminen ja johdon tuki • Yritysten konsortioedustajissa tulee olla jatkuvuutta (muuten ei päästä etenemään oppimiskäyrällä) • Hyötyjen ja kustannusten oikeudenmukainen jakaminen

7. Suosituksia hyötyjen ja kustannusten jakamisesta • Lähes saman suuruiset tarpeet: • ”Hinta tasa-arvo”: kaikki jäsenet maksavat saman saavutetun yksikköhinnan, ostovolyymistä riippumatta (87% konsortioista*) • ”Kustannus tasa-arvo”: jäsenet osallistuvat konsortion kustannuksiin samassa suhteessa tai kiinteällä jäsenhinnalla (29% konsortioista*) • Koska kaikki metodit tuovat melkein samat hyödyt on yksinkertaisin metodi paras. • Erisuuruiset tarpeet, matala rahoitusriski (esim. ): • ”Hinta tasa-arvo” • ”Kustannus tasa-arvo” • Mitä suurempi rahoitusriski (ja jos tarpeet erisuuruiset), sen suurempi tarve monimutkaisille ja ”oikeudenmukaisille” malleille. Schotanus (2007), *Schotanus, Telgen & de Boer (2010)

8. Yhteishankinnan organisoinnin kaksi ääripäätä Yhteistyö 3. osapuolen kautta, formaali ja erillinen organisaatio Yhteistyö epäformaalin ja virtuaalisen organisaation kautta Kun ylösajokustannukset korkeat, suorissa hankinnoissa, dynaaminen toimintaympäristö ja tarpeet, vahvat sisäiset asiakkaat, tarkat hankintakäytännöt, hankinnalla fasilitoiva rooli. Bakker et al. (2008)

9. SUURI Yhteishankinnan organisoinnin typologia ja analogiat Kaikkien jäsenten vaikutus konsortion toimintaan Indikaattorit: yhteispäätöksenteko, tapaamiset, tasa-arvo, mukautuminen PIENI Konsortion erilaisten toimintojen lukumäärä Toiminnot: spesifiointi, valinta, somipinen, arviointi, tiedonjakaminen, resurssien jakaminen, yhteiset käytännöt, benchmarkkaus PIENI SUURI Schotanus & Telgen (2007)

10. Esimerkkejä toimivista yhteishankintakonsepteista • Maatalouden hankintaosuuskunta; Hansu • http://www.hansunet.fi/showpage.php?id=8 • Teollisuuden Yhteishankintayhtiö; Nordic Source • http://www.nordicsource.fi/yritys.html • Metalliteollisuuden yritysten hankintayhteenliittymä; JST-Group Oy • http://www.jst-group.fi/hankintayhteistyo.php • Toiminta lakannut v 2011 • Talotekniikan (sähkö) hankintaosuuskunta; Salok • http://www.salok.fi/ • Mascus hankintapalvelu (ent. Suomen hankintakeskus); Mascus • http://www.suomenhankintakeskus.fi/ • Case; Jyvässeudun Kehitysyhtiö Jykes Oy:ssä • Case; Lahti mekatroniikkaklusetri; Lakes OY:ssä

11. JST-Group, koetut hyödyt

12. Hybridiorganisaatio Metallifoorumin yhteishankinnan välineeksi • Yhdistelmä ohjelma- (O) ja kolmas osapuoli (3PL) konsortiorakenteita • Osuuskunta hankkii epäsuoria tai muita standardi tuotteita ja palveluita (3PL), rajoitetusti myös reppuselkä-toimintamalli • Osuuskunta fasilitoi haastavampia projekteja esim. suorien hankintojen standardoimiseksi sekä hankintamarkkinoiden laajentamiseksi (O) • Hinta ja kustannustasa-arvo, osuuskuntaan liittymismaksu, provisioilla palkat Metalli-foorumin hankinta-osuuskunta

13. Yhteishankinnan priorisointi Merkittävät (esim. suuret volyymit, arvokkaat materiaalit, merkittävät tieto-taito vaatimukset) Suorat ostot Mahdolliset hyödyt Epäsuorat ostot Rajoitetut (esim. pienet volyymit, arvoltaan matalat materiaalit, matalat tieto-taito vaatimukset ) Vaikea (esim. todennäköisyys ja mahdollisuus yhteneviin spesifikaatioihin PIENI) Helppo (esim. todennäköisyys ja mahdollisuus yhteneviin spesifikaatioihin SUURI) Toteuttamisen helppous

14. Metallifoorumin yhteishankintaprojekti (keskustelun pohjaksi) Toimiva yhteishankinta konsepti Esiselvitys: suorat hankinnat • Esiselvitystyö: • yritykset • yhteishankinnan kohteet (aloitus: epäsuorat hankinnat) • organisoituminen ja sopiminen Kick-off 14.5. 24.5. • Resurssit: • oma erillinen organisaatio (esim. osuuskunta) • ulkopuolinen taho (esim. palveluja tuottava yritys) Resurssit: Hankintaosaaminen kasvun tueksi projekti Viimeistään 06/2014 06/2013

15. Kiitos mielenkiinnosta! Harri Lorentz harri.lorentz@utu.fi, puh. 050 502 7087 Kalle Väänänen kalle.vaananen@utu.fi, puh. 050 427 0035

16. ”Sourcing levers”, ts. tavat parantaa hankinnan suorituskykyä Yhteishankinnalla lisävääntöä? Schiele (2007) Tarpeiden yhdistäminen Hinnan arviointi ja alentaminen Toimittajakentän laajentaminen Tuote- ja designoptimointi Prosessien kehittäminen Toimittajasuhteiden kehittäminen Vuorovaikutusten arviointi ja yhteistoiminta

17. Konsortio vain ylimääräinen linkki toimitusketjussa? (Nollet & Beaulieu, 2005) Ostajat A B C D Horisontaalinen yhteistyö Hankintakonsortio Keskittäminen V X Y Z Toimittajat

18. Miten konsortion HYÖDYT tulisi jakaa? * Schotanus, Telgen & de Boer (2010) • Hinta tasa-arvo (EP): kaikki jäsenet maksavat saman saavutetun yksikköhinnan, ostovolyymistä riippumatta (87% konsortioista*) • Muut metodit: esim. (käytetään konsortioissa joissa suuri ja heterogeeninen jäsenkunta; 13% konsortioista*)

19. Miten konsortion KUSTANNUKSET tulisi jakaa? * Schotanus, Telgen & de Boer (2010) • Kustannus tasa-arvo tai kiinteä hinta (EA): jäsenet osallistuvat konsortion kustannuksiin samassa suhteessa tai kiinteällä jäsenhinnalla (29% konsortioista*) • Koko-perusteinen: jäsenet osallistuvat konsortion kustannuksiin suhteessa yrityskokoon (29% konsortioista*) • Muu tai ei-formaali tapa (42% konsortioista*)