CHARTE DU CONTROLE QUALITE

1. CHARTE DU CONTROLE QUALITE BIEN PREPARER SON CONTRÔLE QUALITE CRCC DE PARIS 04/2014

2. Objectifs de la CRCC de PARIS • Le cadre général du contrôle qualité s’inscrit dans les objectifs définis par la H3C pour l’ensemble de la profession • Il doit répondre à une exigence forte d’amélioration des diligences et des dossiers des confrères • il doit être vécu à la fois comme une démarche positive d’amélioration de la pratique professionnelle et de sanctions des professionnels en cas de manquements aux règles • il doit permettre des gains de productivité dans la gestion des mandats dans un souci constant de gestion des risques • il est avant tout pédagogique et confraternel

3. SOMMAIRE • 1.CADRE DE RÉFÉRENCE DES CONTRÔLES PÉRIODIQUES • 2. DÉROULEMENT D’UN CONTRÔLE • A. Contrôle sur place: les 3 phases • B. Contrôle sur pièces • C. Cas particuliers CONCLUSION

4. 1.CADRE DE RÉFÉRENCE DES CONTRÔLES PÉRIODIQUES • Les textes • Les délais • Distinction EIP / NON EIP • Le cabinet • Abréviations utilisées Le H3C a publié le 23 juillet 2012 un « guide des contrôles périodiques »

5. 1.CADRE DE RÉFÉRENCE DES CONTRÔLES PÉRIODIQUES Abréviations utilisées: • H3C: Haut Conseil au Commissariat aux comptes • EIP: entreprises d’intérêt public • PAC: Plan d’Approche du Contrôle • QIP: questionnaire d’informations préalables • CRQ: chambre régionale de qualité

6. LES TEXTES: LE CODE DE COMMERCE Art. L. 821-7. – les commissaires aux comptes sont soumis dans leur activité professionnelle • Aux inspections (a) • A des contrôles périodiques organisés selon les modalités définies par le Haut Conseil (b) • A des contrôles occasionnels (c) (b) Ils sont réalisés conformément aux principes figurant dans la décision 2009-02 du H3C 6

7. LES DÉLAIS: PERIODICITE DES CONTRÔLES Les contrôles et inspections prévus à l’article L. 821-7 sont : Effectués sur pièces ou sur place art. R. 821-24 Réalisés au moins tous les six ans, selon les orientations, le cadre et les modalités définis par le Haut Conseil du commissariat aux comptes art. R. 821-26 Le délai est ramené à trois ans pour les commissaires aux comptes exerçant des fonctions de contrôle légal des comptes auprès d’entités EIP : entités d’intérêt public art. R. 821-26 Rappel: selon les objectifs du H3C, tous les cabinets non EIP ont été contrôlés dans un premier cycle entre 2008 et 2013. 2014 est l’année de démarrage du second cycle 7

8. LA NOTION D’EIP Rappel de la notion d’EIP dans le cadre des contrôles périodiques (art. R.821-26 du code de commerce modifié par le décret du 19 mai 2009): Personnes ou entités dont les titres financiers sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou faisant appel à la générosité publique NB: Les cabinets détenant des mandats Alternext, Marché Libre et SCPI ne sont plus considérés comme des cabinets EIP 8

9. LA NOTION D’EIP (suite) Organismes de sécurité sociale mentionnés à l’article L.114-8 du code de la sécurité sociale Établissements de crédits Entreprises régies par le code des assurances Institutions de prévoyance régies par le titre III du livre IX du code de la sécurité sociale Mutuelles ou unions de mutuelles régies par le livre II du code de la mutualité 9

10. DÉFINITION DU CABINET Un cabinet au sens du contrôle périodique défini dans la décision 2009-02 du H3C, s’entend d’un ensemble de structures d’exercice du commissariat aux comptes inscrites, titulaires de mandats de commissariat aux comptes partageant des procédures communes. Ainsi, une structure d’exercice du commissariat aux comptes peut être une personne physique titulaire de mandats exerçant seule ou une personne morale titulaire de mandats dans laquelle exercent une ou plusieurs personnes physiques. 10

11. EN RÉSUMÉ • Si votre cabinet détient des mandats EIP vous serez contrôlé tous les 3 ans par des contrôleurs nationaux ou délégués. Le principe de la délégation a été réaffirmé pour la nouvelle campagne. • Si votre cabinet ne détient pas de mandat EIP, vous serez contrôlé tous les 6 ans par des contrôleurs régionaux • Tous les associés ne sont pas forcément contrôlés en même temps, mais le contrôle du cabinet vaut contrôle de tous les associés • En cas de structures multiples, c’est la CRCC de la structure « de tête » qui est concernée par l’ensemble

12. 2. DÉROULEMENT D’UN CONTRÔLE • Organisation interne du contrôle qualité • Rôle de la CRCC • Les préalables au contrôle • Le déroulement de votre contrôle sur place: process et délais • Cas particuliers: contrôles sur pièces, obstacles

13. Organisation du contrôle qualité au sein de la CRCC: les intervenants • Deux élus, dont un vice président, en charge du contrôle qualité • 4 contrôleurs responsables (confrères) • 40 à 45 contrôleurs régionaux, confrères en activité • 2 assistantes permanentes de la CRCC • En arbitre dans certains cas: Chambre Régionale Qualité (CRQ): composée d’élus, du responsable du contrôle qualité, assistance du contrôleur responsable

14. Rôle de la CRCC dans le contrôle des cabinets non EIP Préparation de la liste des cabinets à contrôler non EIP en lien avec la cellule coordination de la CNCC. La liste est validée par le H3C. Envoi des demandes de confirmation de périmètres, envoi des QIP en fonction des réponses (a) Validation du choix du type de contrôle retenu par le H3C Affectation des contrôleurs par le contrôleur responsable Revue des pré-rapports des contrôleurs avant envoi au commissaire aux comptes contrôlé (a): procédure en voie de simplification 14

15. Rôle de la CRCC dans le contrôle des cabinets non EIP (2) Mise en œuvre de la procédure contradictoire écrite Tenue de chambres régionales Qualité Envoi de tous les rapports de synthèse définitifs à la CNCC et au secrétariat général du H3C, avec les restitutions des questionnaires de contrôle Suivi des constats relevés Ne pas oublier que les conclusions définitives relèvent entièrement du H3C 15

16. CONDITIONS PRÉALABLES A UN BON CONTRÖLE La préparation du contrôle ne commence pas avec la réception de l’avis de contrôle Le respect des obligations professionnelles en amont est essentiel: Déclarations d’activité (DA) faites sur le portail de la CNCC (Art 821-68 C Com) Déclarations de nouveaux mandats ou de fin de mandat faites sur le portail de la CNCC Demandes de dérogation effectuées en cas de non respect du barème (Art 823-12, 14, 15 et 18 C Com) Suivi de formations sur l’audit (décret 19/12/2008), déclaration annuelle sur le portail Paiement des cotisations et des assurances 16

17. ORGANISATION PRATIQUE DES CONTRÔLES • Outils de contrôle: • Tous les outils liés au contrôle qualité sont accessibles librement sur le site de la CRCC/Outils pratiques crcc-paris.fr • En cas de contrôles sur pièces, les outils seront adaptés et allégés

18. DECLENCHEMENT DU CONTRÔLE PAR LA CRCC Phase préparatoire (commune à tous les contrôles) A partir de la liste des contrôles de la campagne validée par le H3C Une demande de reconnaissance du périmètre est adressée à chaque cabinet sélectionné Le destinataire doit confirmer ou infirmer le nom des entités et des signataires qui composent le cabinet au sens H3C: « qui suivent des procédures communes », et retourner le document sous 15 jrs A partir de ces informations, un questionnaire unique d’informations préalables (QIP + annexe mandats) est envoyé par la CRCC 18 18

19. DECLENCHEMENT D’UN CONTRÔLE (2) Le contrôle qualité étant global pour le cabinet, le même QIP (CQ33) est utilisé pour le contrôle d’une structure simple (personne physique signataire (PP)) ou complexe ( le cabinet (PM). Il comprend 2 parties, la première pour l’ensemble des cabinets, la seconde pour ceux qui détiennent des mandats EIP Le QIP est rempli par le cabinet contrôlé puis transmis à la CRCC dans un délai de 3 SEMAINES à compter de la date du courrier CRCC 19

20. Prise de connaissance du QIP • Identification du cabinet contrôlé • Structure(s) d’exercice • Précisions sur l’activité • Effectif, collaborateurs externes • Organisation de l’activité • Adéquation des ressources humaines • Maintien des connaissances associés/collaborateurs • Evaluation (formation)

21. Prise de connaissance du QIP (2) • Dispositions d’évaluation des risques • Procédures de réalisation et de contrôle des missions • Lutte anti blanchiment (NEP 9605) • Obligations déclaratives • Déclaration d’activité • Demande de dérogation

22. NOS CONSEILS Remplir de manière exhaustive et avec soin toutes les rubriques Le responsable du cabinet remplit toutes les rubriques, il complète obligatoirement la liste des mandats en cours sur l’annexe jointe. Elle doit pouvoir être rapprochée des DA produites Toutes les informations complémentaires utiles sont données (éviter les simples réponses OUI/NON). Le cabinet conserve les documents justificatifs qui seront à remettre au contrôleur: bordereaux de cotisations, plan de formation, guide des procédures internes etc .. 22

23. A. LES ETAPES DU CONTRÔLE SUR PLACE La CRCC distingue: Les cabinets contrôlés selon le process normal (périodicité de 6 ans) en distinguant Cabinet A et B: détenant au plus 20 mandats. Ils seront contrôlés par un contrôleur parisien (sauf cas particuliers des élus et des contrôleurs) Cabinet C-D-E: détenant plus de 20 mandats. Il seront contrôlés par des contrôleurs appartenant à des CRCC extérieures (on parle de dépaysement) Les cabinets en « recontrôle ». Ils ont fait l’objet d’un précédent contrôle non satisfaisant et sont re-contrôlés dans un délai réduit à 2/3 ans par une autre CRCC 23

24. PHASE D’EXECUTION Les contrôleurs responsables affectent les contrôleurs praticiens à chaque dossier La CRCC s’assure de l’indépendance du contrôleur par rapport au cabinet sélectionné Elle adresse au cabinet contrôlé un courrier (CQ 51) lui donnant les coordonnées du contrôleur désigné, le budget d’heures affecté au contrôle, la période obligatoire du contrôle, le processus à suivre avant la visite du contrôleur Avant le RV le signataire devra en outre préremplir 2 documents concernant les procédures du cabinet et les diligences mandats qu’il remettra au contrôleur pour discussion 24

25. GRILLES D’HEURES

26. DEROULEMENT DU CONTRÔLE : avant le RV Le contrôleur prend RV dans les 3 semaines suivant le courrier. Le contrôle doit avoir lieu dans un délai impératif maximum de 4 mois après la réception du premier courrier reçu de la CRCC. Le contrôleur informe le cabinet contrôlé du choix des dossiers qui seront examinés environ 10 à 15 jours avant le premier RV. Au cours de cette phase préalable au premier RV, le contrôleur s’efforcera de faire compléter par le cabinet les points non éclaircis du QIP pour obtenir le maximum d’informations et réduire les temps sur place, notamment lors de l’examen des procédures du cabinet. 26

27. DEROULEMENT DU CONTRÔLE : avant le RV, le PAC Au vu de toutes les informations collectées par le contrôleur et transmises par la CRCC, (QIP, liste des mandats, état des obligations déclaratives, résultats précédents contrôles etc …) le contrôleur construit un « Plan d’Approche Cabinet », PAC, qui lui servira de démarche d’audit, identifiant a priori les risques préalables aux investigations, et y répondant ensuite au vu des constats sur place. Il arrête la sélection des dossiers examinés. 27

28. CHOIX DES DOSSIERS (exemples) Les critères qui peuvent être retenus, ensemble ou séparément, pour la sélection des dossiers à contrôler sont diversifiés: (sans exhaustivité) Absence de DA Temps inférieurs ou supérieurs au barème sans demande de dérogation Budget faible Particularités dans l’opinion: réserves, refus, alerte Dossier sans expert-comptable Activité prépondérante dans le portefeuille ou au contraire marginale Implication faible du signataire 28

29. SUR PLACE SUR PLACE, le contrôleur procède au Diagnostic de l’organisation et des procédures du cabinet à travers des entretiens avec le signataire, examen de la documentation et des outils existants, en particulier du Guide d’exercice Professionnel obligatoire ( Art 15 du Code de déontologie) Contrôle des mandats (sur ledernier rapport émis), avec revue du respect des NEP, à partir de vos dossiers de travail 29 29

30. NOUVEAUTÉS 2014 • Le second cycle des contrôles supervisés par le H3C s’accompagne de changements importants dans leur déroulement. • Les cabinets sont désormais identifiés sous 2 catégories en fonction des résultats du contrôle précédent et des conclusions du H3C • Cabinets « à risques » et cabinets sans contrôle précédent • Cabinets « non risqués »

31. DEUX TYPES DE CONTRÔLES I, Cabinets « non risqués » • Le contrôle précédent de ces cabinets n’a pas révélé de manquements significatifs dans les procédures du cabinet ou la maîtrise des diligences (cf courrier de conclusion du H3C) • Ils bénéficient d’un contrôle allégé à la fois sur les procédures et les diligences. Des investigations transversales seront réalisées. 31

32. DEUX TYPES DE CONTRÔLES (2) II. Cabinets « à risques » ou bénéficiant d’un premier contrôle: Risque cabinet: le contrôle précédent a mis en évidence des insuffisances notoires qui ont été traduites dans le courrier de conclusion du H3C avec des axes d’amélioration à suivre. Un courrier joint au QIP sera à remplir par le contrôlé et le contrôleur s’intéressera à la prise en compte de ces recommandations et à l’examen des procédures en place 32 32

33. DEUX TYPES DE CONTRÔLES (3) • Risque entité: présence de mandats dans les secteurs HLM, CCI, SEM , Partis politiques, Marché libre • Premier contrôle: par définition « tout est à voir » 33 33

34. POINTS COMMUNS AXES DE CONTRÔLE 3 NEP seront principalement examinées: • NEP 9605: procédure lutte blanchiment (LBAT) • NEP 100: présence d’un co commissaire • NEP 705: justification de l’opinion 34 34

35. DEROULEMENT DU CONTRÔLE SUR PLACE Phase de restitution Le contrôle respecte en permanence le principe du contradictoire: A partir des résultats de ses travaux sur l’organisation du cabinet et le suivi des diligences sur les mandats, le contrôleur établit un pré-rapport Le pré-rapport est signé par le contrôleur et transmis par la CRCC au cabinet contrôlé Le contrôlé est appelé à faire valoir ses observations sur ce pré-rapport dans un délai de 15 jours après réception. La procédure est formalisée à l’aide de questionnaires contradictoires. In fine un rapport définitif est rédigé puis transmis au H3C par l’intermédiaire de la CNCC 35

36. DEROULEMENT DU CONTRÔLE SUR PLACE A l’issue d’un contrôle: Les principales insuffisances relevées dans le rapport définitif peuvent donner lieu à des recommandations Ces recommandations peuvent être assorties d’un suivi afin de s’assurer de leur prise en compte 36

37. B. CAS PARTICULIERS: contrôle sur pièces Prévu par la loi, il est réservé aux cabinets détenant 5 mandats maxi et ayant fait l’objet de contrôles précédents satisfaisants A la réception du QIP et après analyse des DA, un contrôleur responsable examine le dossier et demande par écrit des documents complémentaires (lettre de mission, plan de mission, programme de travail, note de synthèse, rapports etc ..) Le cabinet contrôlé peut préférer bénéficier d’un contrôle sur place 37

38. CAS PARTICULIERS Contrôles sur pièces Le contrôleur responsable établit un prérapport de synthèse après examen des documents transmis Il peut prendre directement contact avec le cabinet contrôlé pour obtenir quelques précisions Le contrôlé reçoit le prérapport et y fait mention de ses observations 38

39. C. CAS PARTICULIERS: OBSTACLE A CONTROLE les cabinets qui ne remplissent pas leurs obligations déclaratives sont suivis et les contrôles diligentés même en l ’absence de QIP À défaut de QIP retourné dans les 3 semaines, à défaut de DA, une lettre de relance est adressée au cabinet avec un nouveau délai accordé de 15 jours Sans réponse dans ce nouveau délai, une dernière lettre AR est adressée au cabinet Passé ce nouveau délai, le contrôlé peut être convoqué devant la chambre régionale qualité (CRQ) Un contrôle a une date imposée est mis en route 39

40. OBSTACLES A CONTRÔLE (2) Le contrôleur ne parvient pas a vous joindre, il demande à la CRCC de le faire Malgré les relances le RV de contrôle ne peut être pris ou est reporté Dans ce cas, vous êtes susceptible d’être convoqué pour être entendu par la Chambre régionale qualité qui peut proposer au bureau d’engager une procédure disciplinaire Le contrôle périodique est inscrit dans le Code de Commerce, nul ne peut s’y soustraire 40

41. CAS PARTICULIERS Suivi particulier: les confrères dont le contrôle est insatisfaisant peuvent être convoqués au sein d ’une Chambre Régionale Qualité qui, après examen de leur dossier, peut soit décider un nouveau contrôle dans les 2/3 ans, soit demander un suivi sur plusieurs points, soit suggérer la transmission du dossier au bureau de la CRCC qui statuera sur les suites. 41

42. LES CONCLUSIONS DES CONTRÖLES Les conclusions des contrôles appartiennent exclusivement au H3C., plus précisément à son secrétaire général. Les appréciations intermédiaires mentionnées dans les rapports définitifs, les recommandations données le cas échéant lors des entretiens en Chambre Régionale Qualité, seront transmises au H3C, souverain pour suivre ou non les avis donnés. Un courrier de clôture du contrôle sera adressé par le H3C, ce sera une absence totale d’observations, une recommandation sur les points à suivre, ou la description des axes d’amélioration obligatoires à mettre en œuvre. Comme évoqué, ces conclusions détermineront l’étendue du contrôle suivant et la périodicité. 42

43. CONCLUSION Un « bon contrôle » est un échange confraternel qui s’attache à prendre en considération toutes les particularités d’exercice du cabinet, en fonction des informations communiquées par le contrôlé, et à permettre au contrôlé de faire un point d’étape en vue d’une amélioration constructive de ses pratiques.