Różne podejścia przy opracowaniu i wdrażaniu zmian organizacyjnych Metodyka DIANA

1. dr E.Michalewski mgr A. Barski Instytut Badań Systemowych PAN 01-447 Warszawa ul. Newelska 6 (+48-22) 836-41-67 Metodyka DIANA - wspomagana komputerowo DIAgnostyczna ANAliza i projektowanie systemów zarządzania • Różne podejścia przy opracowaniu i wdrażaniu zmian organizacyjnych • Metodyka DIANA • Aplikacja metodyki - pakiet DIANA 10 • Wprowadzanie danych • Analiza diagnostyczna • Projektowanie struktur organizacyjnych • Wstępne projektowanie systemów informatycznych • Przykłady zastosowania pakietu DIANA na obiektach rzeczywistych

2. Różne podejścia przy opracowaniu i wdrażaniu zmian organizacyjnych • Podejście klasyczne • Podejście systemowe • Podejście diagnostyczne • Podejście prognostyczne

6. Instytut Badań Systemowych PAN DIANA 10(wersja 5.0) Komputerowo wspomagana DIAgnostyczna ANAliza i projektowanie systemów zarządzania

7. Użytkownikami metodyki DIANA są między innymi: 1) Centrala Narodowego Banku Polskiego, 2) Komenda Główna Policji, 3) Telekomunikacja Polska S.A., 4) PKO BP, III Oddział w Warszawie "ROTUNDA", 5) Olsztyńskie Zakłady Przemysłu Opon Samochodowych "STOMIL", 6) Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych PFRON, 7) Fabryka Samochodów Osobowych w Warszawie (obecnie FSO-DAEWOO), 8) Rzeszowska Gospodarka Komunalna - Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej, 9) Urząd Wojewódzki, 10) Polskie Górnictwo Naftowe i Gazownictwo - Centrala, 11) Stocznia GDYNIA S.A., 12) Główny Urząd Ceł, 13) Urząd Ochrony Państwa, 14) Gospodarstwo Pomocnicze Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

9. Moduły pakietu DIANA-10 • Wprowadzanie danych • Analiza diagnostyczna systemu zarządzania • Usprawnianie sytemu zarządzania • Projektowanie struktury organizacyjnej • Usprawnianie obiegu informacji zarządczej • Wspomaganie procesów reorganizacji, restrukturyzacji i re-engineering`u • Wspomaganie bieżące zarządzania - monitoring

11. Wprowadzanie danych • Wprowadzenie struktury organizacyjnej • Wprowadzenie celów i zasobów • Wprowadzenie pracowników i danych psycho-socjologicznych • Wprowadzenie zadań • Wprowadzenie powiązań informacyjnych pomiędzy zadaniami • Wprowadzenie powiązań zadań z celami

12. zaselektowana komórka organizacyjna

13. A N A L I Z A D I A G N O S T YC Z N A • "ślepe uliczki" informacyjne; • dublowanie czynności; • "wąskie gardła"; • źródła błędów i opóźnień; • brak synchronizacji w czasie; Blok wspomaganej komputerowo analizy diagnostycznejwykrywa 64 objawy nieprawidłowości, jak np.na poziomie czynności:

15. A N A L I Z A D I A G N O S T YC Z N A Przykłady objawów na poziomie pracowników: • ukryte sytuacje konfliktowe; • nieodpowiednie predyspozycje; • nieodpowiedni przydział ludzi; • brak satysfakcji z wykonywanej pracy;

17. A N A L I Z A D I A G N O S T YC Z N A Przykłady objawów na poziomie komórek organizacyjnych oraz celów i zasobów: • dysfuncjonalność; • rozbieżność hierarchii stanowisk; • nieodpowiedni podział komórek; • brak powiązań z celami; • nieodpowiednie zasoby itd.

20. PROEKTOWANIE STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ • Wykorzystuje się tu tzw. zalążki - najbardziej istotne dla projektowanych komórek organizacyjnych stanowiska, wyznaczane przez zespół projektantów. Komputer, realizując algorytm typu "cluster - analysis", ściąga do tych zalążków najsilniej powiązane z nimi inne stanowiska.

21. Miarą jakości projektowanych komórek jest tzw. siła powiązań, która świadczy o zwartości wykonywanych wewnątrz komórek czynności. • Jakość całego projektu określa tzw. miara rozproszenia - charakteryzująca powiązania między komórkami.

22. W trakcie projektowania dążymy domaksymalizacji siły powiązańiminimalizacji miary rozproszenia. • Wspomagana przez pakiet DIANA-10 realizacja tego procesu, dla kolejnych poziomów struktury, daje możliwość uzyskania kompletnego projektu organizacyjnego badanego systemu zarządzania.

26. Stan początkowy

27. Stan końcowy

28. M O N I T O R I N G • Umożliwia na bieżąco wykrycie sytuacji alarmujących - (kolor żółty) oraz sytuacji niebezpiecznych - (kolor czerwony) • Daje możliwość dokładnego ustalenia miejsca zaistnienia nieprawidłowości • Podaje sposoby usunięcia wykrytych nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu zarządzania

30. Pakiet DIANA-10 nie tylko więc odpowiada w pełni najnowocześniejszym narzędziom usprawniania systemów zarządzania ale daje również nowe zupełnie unikalne możliwości, a mianowicie: • wariantowe projektowanie restrukturyzacji przedsiębiorstwa; • adaptacja struktury organizacyjnej do wybranego projektu restrukturyzacji; • uwzględnienie tak istotnego czynnika w systemach zarządzania, jak czynnik ludzki

31. Wykorzystanie pakietu DIANA-10 (Wspomaganej komputerowo DIAgnostycznej ANAlizy systemów zarządzania)* Analiza drzewa celów - model

37. Wykorzystanie pakietu DIANA-10 (Wspomaganej komputerowo DIAgnostycznej ANAlizy systemów zarządzania)** Analiza przepływu informacji - dostawcy

38. Wykorzystanie pakietu DIANA-10 (Wspomaganej komputerowo DIAgnostycznej ANAlizy systemów zarządzania)** Analiza przepływu informacji - odbiorcy

39. Wykorzystanie pakietu DIANA-10 (Wspomaganej komputerowo DIAgnostycznej ANAlizy systemów zarządzania)*** Projektowanie zmian organizacyjnych • Ocena stanu istniejącego • Projekt nowego rozwiązania organizacyjnego • Ocena projektu • Porównanie projektu ze stanem istniejącym

42. Miejsce pomiaru Wyniki pomiaru

44. Miejsce pomiaru Było: 40`028,379 5`448,609 Wyniki pomiaru

45. Wnioski końcowe • Wykorzystanie wspomagania komputerowego umożliwia wybór najlepszego wariantu rozwiązania: - bezkonfliktowego - najbardziej racjonalnego • Wykorzystanie narzędzi komputerowych pozwalają: - w sposób bezpieczny zamodelować zmiany organizacyjne - monitorować proces zmian organizacyjnych