EMSLi IX suvekool “KAASAMISE AKADEEMIA” ÕPITUBA KUIDAS KOOSTADA KAASAMISKAVA?

1. EMSLi IX suvekool“KAASAMISE AKADEEMIA”ÕPITUBAKUIDAS KOOSTADA KAASAMISKAVA? Kati Varblane, Euroopa Ringhäälingute Liit Kadri Pau, Eesti Külaliikumine Kodukant 8. september 2007

2. Lähtealus tänasele õpitoale • Kaasamise hea tava • Kaasamine on avaliku võimu või äriettevõtte tegevus, mille sihiks on anda kodanikele või neid esindavale ühendusele võimalus osaleda neid mõjutavate otsuste tegemisel, s.h õigusloomes (M. Lagerspetz, 2006) • Kui organisatsioon teeb otsuseid, siis ta esindab nii ennast kui oma keskkonda (White & Dozier 1992). • Kaasamise planeerimine ja läbiviimine on tööprotsessi osa.

3. Kaasamiskava sisu (1) • Eesmärk ja lühikirjeldus – miks? keda? kuidas? 5-10-realine kokkuvõte eesmärgist, etappidest, tähtaegadest. • Eelnõu algatamise põhjus– taotletavad mõjud; regulatsioonid, mille suhtes arvamusi oodatakse. • Kaasamiskava ettevalmistajad– ametkonna ja valdkonna eksperdid. Kava kinnitatakse ametkonnasiseselt, kooskõlastatakse õigusloome ja avalikkussuhetega, salvestatakse dokumendiregistris. • Kaasatavad/osalejad. Ülevaade sihtrühmadest, mõjustatud sotsiaalsetest rühmadest (nt. pered, pensionärid, puuetega inimesed), ettevõtetest, ühendustest jne. Sihtrühmade ja mõjustatute ootused, probleemid. Eelnõu koostamisse, täiendamisse, elluviimisse, aruandlusesse kaasatud: • Riigi- ja KOV-asutused, nende liidud; • Avalikes huvides tegutsevad ühendused; • Eelnõu regulatsioonialas tegutsevad ettevõtted; • Regulatsiooniala tundvad uurimiskeskused, teadusasutused, sõltumatud eksperdid.

4. Freeman’i sidusgruppide kaart tööturuteenuste ja –toetuste seaduse näitel

5. Kaasamiskava sisu (2) • Kommunikatsioonikanalite valik lähtuvalt eelnõu sihtrühmade infoallikatest, avalikust huvist ja kaasamisvormidest. • Tegevuskava– konkreetne tegevuste ajakava, eesmärk (teavitus, arutelu, visioneerimine, mõjude hindamine jne), osalusvormid, infokanalid, vastutajad/kõneisikud, vahe- või järelhindamine). • Osapoolte teadlikkus. Kaasamiskavaga peaks kaasnema selgitavat taustmaterjali: • alusdokumendid, õigusaktid, strateegiad, protokollid; • kaasamise ja suhtekorralduse põhimõtted; • tegevuste eeldatavad maksumused; • sotsiaalsete rühmade eeldatav hüvede jaotus; • jm antud valdkonnaga seotud lisainfo. • Vahehindamine – kokkuvõte kaasamisest ja võimalikest eriarvamustest. Tagasisidelehed, küsitlused, foorumid, arutelud. • Tulemuste hindamine – pärast eelnõu vastuvõtmist hinnatakse tulemust nii kaasaja kui osaleja poolt. Annab sisendi järgmisesse kaasamisse.

6. Avaliku sektori poolne vaadeMillele võiks mõelda Organisatsiooni sise- ja väliskommunikatsiooni ühtsus ja koordineeritus: • Kaasamiskava majasiseselt kooskõlastatud; • Selged ja ühtsed sõnumid kõigile (mida teha kantseliitide ja ametliku keelega?); • Avatud ja aus dialoog sidusrühmadega; • Koostöö kõikide sidusrühmadega, mitte ainult väljakujunenud partneritega; • Realistlikud eesmärgid ja koostöö ulatus, mida organisatsioon on võimeline juhtima.

7. Avaliku sektori poolne vaadeMillele võiks mõelda Sidusrühmadega koostöö läbimõtlemine juba ettevalmistavas- ehk planeerimisetapis: • Kaasamiskava tuleks koostada varajases etapis. • Kui ministeerium alustab koostööd sidusrühmadega seadusloome varajases etapis, kaalub huvigruppide ettepanekuid ning seejärel teeb tasakaalustatud ja argumenteeritud otsuse eelnõu suhtes, siis on võimalik saavutada eelnõu legitiimsus ja ühiskondlik konsensus.

8. Ühenduste pilk avaliku sektori poolt toimuvale kaasamisele. Millele võiks mõelda • Pikaajaline planeerimine Ideaalis peaks ministeeriumid koostama ja avalikustama ühe aasta tööplaanid → see võimaldab ühendustel oma tegemisi planeerida, s.h arvestada nt. tuleva seaduseelnõu arvamuste kogumise ringiga enda liikmetelt.

9. Ühenduste pilk avaliku sektori poolt toimuvale kaasamisele.Millele võiks mõelda • Ettepanekute esitamise tähtajad Valdavalt kuni 2 nädalat Enamjaolt oodatakse ettepanekuid katuseorganisatsioonidelt, kes arvamuse avaldamiseks, ettepanekute tegemiseks peavad esmalt pöörduma oma liikmete poole (valides selleks sobiliku kaasamismeetodi, suhtluskeele). Ettepanekute kokkukogumine katuselt, nende läbivaatamine, ühtse arvamuse kujundamine ja ministeeriumile esitamine.

10. Seega: • Kvaliteetsete ja läbimõeldud ettepanekute tegemiseks vajavad ühendused rohkem aega, 2 – 3 nädalat on minimaalne, 4 nädalat optimaalne.

11. Ühenduste pilk avaliku sektori poolt toimuvale kaasamisele.Millele võiks mõelda • Ettepanekute esitamise tähtajad Valdavalt kuni 2 nädalat • Aktiivsetelt katuseorganisatsioonidelt oodatakse ettepanekuid mitmetele erinevatele dokumentidele. • Aja- ning inimressurss on piiratud ning vahel valitakse välja ainult mõned teemad millele konkreetseid ettepanekuid tehakse. Mis võib valikut määrata: • kuidas on välja toodud konkreetse dokumendi probleemkoht ja seos kaasatava ühendusega • varasem positiivne kogemus (hästi suhtlev ja sisulist huvi üles näitav ministeeriumi poolne kontaktisik, tagasiside tehtud ettepanekute osas jne.)

12. Avaliku sektori poolne vaadeMillele võiks mõelda • Info peab sidusrühmadele olema kättesaadav. • Üle 80% sidusrühmadest on teinud infopäringu või –otsingu ministeeriumi info kohta. • Kõige populaarsem infokanal on ministeeriumi veebileht ja üldse Internet. • Üks vähempopulaarsem infokanal on avalike suhete osakond. • Rohkem tähelepanu Interneti erinevate võimaluste kasutamisele. • Ministeerium peaks rohkem tegelema teavitamisega, mis parandaks sidusrühmade teadmisi ning ühtlasi tõstaks ametnike ja poliitikute mainet nende silmis. • Ametnike kompetentsi hinnati keskpäraselt, aga poliitikute kompetentsi madalalt. Uuring: Uuring:

13. Ühenduste pilk avaliku sektori poolt toimuvale kaasamisele.Kuidas saada asjalikke ettepanekuid? • Millised materjalid kaasatavale ühendusele saadetakse? • Kas on välja toodud selged küsimused, millele vastuseid oodatakse? Vastamise vorm • Mida ühenduselt konkreetselt oodatakse? • Kas on juurde lisatud seletuskiri või muud taustinformatsiooniks vajalikud materjalid või viited nende olemasolu kohta?

14. Ühenduste pilk avaliku sektori poolt toimuvale kaasamisele.Millele võiks mõelda • Ühenduste igapäevane tegevus • Kes on ühendustes tegutsevad inimesed? Palgalised töötajad (vähem) ja oma vabast ajast ja ressurssidest toimetavad inimesed (rohkem). • Kust tulevad ühenduste vahendid oma halduskulude s.h inimeste tasud, katmisel? Mitmed erinevad projektid, mis on siiski mõeldud konkreetsete tegevuste elluviimiseks, mitte aga ministeeriumile ettepanekute koostamiseks ja aktiivseks sotsiaalseks partneriks olemiseks. • Avalikes huvides tegutsevatele ühendustele on vajalik tegevustoetus.

15. Ühenduste pilk avaliku sektori poolt toimuvale kaasamisele.Millele võiks mõelda • Ühendused on kulutanud oma aega ja ressursse ettepanekute tegemiseks. Vajalik on teada, mis neist sai. • Kuidas anda ühendustele tagasisidet nende poolt tehtud ettepanekute kohta?

16. Avaliku sektori poolne vaadeMillele võiks mõelda • Võiks luua sidusgruppidele tagasiside andmise süsteemi • Majasiseselt küsimuste-vastuste registreerimine, Internetis KKK vms. • Tagasiside ei rahuldanud sidusrühmi, ehkki ametnikud väitsid, et nad annavad koostööpartneritele tagasisidet. • Eelnõu otsustusprotsessi ja kaasamise hindamine • Eelnõu otsustusprotsess oli sidusrühmadele formaalselt avatud, sidusrühmadel oli võimalus esitada ettepanekuid, neid arutati. • Sidusrühmade kaasamise efektiivsus oli väike. Ametnikud pidasid läbirääkimisi jõupositsioonilt. • Ametnike arvates väga suuri muutusi eelnõusse ei tehtud, sidusrühmade arvates ettepanekuid aktsepteeriti kas osaliselt või üldse mitte. Uuring: Uuring:

17. Aitäh osalemast ja kaasa mõtlemast! Kati ja Kadri