Taustaa ja perusteita uudistukselle

1. Lastuna laineilla vai omaa purtta ohjaten?Syysseminaari Jyväskylä 25.9.2009, klo 13.30-14.15Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja säilytysaikojen uudistaminen Maaret Botska

2. Taustaa ja perusteita uudistukselle • sosiaalihuollon asiakastiedoilla on vanhat • 1989 laaditut säilytysaikamääräykset ja ne koskevat vain kunnallista sosiaalihuoltoa • sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyyn ja säilytykseen ei ole yhtenäisiä säännöksiä ja ohjeita • sosiaalihuollon palvelutehtävistä kertyville kaikille asiakaskirjallisille tiedoille ei ole määritelty säilytysaikoja Maaret Botska

3. Taustaa ja perusteitauudistukselle • 1989 seulontaohjeita (säilytysaika) on vaikea tulkita ja toteuttaa sähköisessä toimintaympäristössä • ohjeet eivät kata kaikkia sosiaalihuollon nykyisiä palvelutehtäviä • asiakastietoja säilytetään turhaan, koska erilaiset säilytysajat vaikeuttavat tietojen poistoa asiakastietojärjestelmistä ja paperisista asiakaskansioista • asiakastietojen säilytys ja käsittely ovat moniammatillista yhteistyötä tekevissä organisaatioissa erityisen hankalaa ja ollaan epätietoisia siitä mitä ohjeita tulisi noudattaa asiakastietojen käsittelyssä ja säilytyksessä • hallinto- ja palvelumuotoja muutettaessa ei tiedetä miten asiakastietoja käsitellään muutostilanteessa (vastuut ja ohjeet) • sähköinen ja paperinen käsittelykäytäntö rinnakkain aiheuttaa ongelmia myös tietojen säilytyksessä… mikä on alkuperäinen asiakirja ja miten kauan kumpaakin tietoa tulee säilyttää Maaret Botska

4. Sosiaali- ja terveysministeriön asettamat tavoitteet Asettamispäätöksissään 2006-2007 ja 2008-2009 1 Luoda linjaukset asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä koskevan sääntelyn pohjaksi 2 Valmistella ehdotus asiakirjojen säilytysajoiksi 3 Valmistella ehdotus asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä koskeviksi tarvittaviksi ohjeiksi ja oppaiksi kunnille ja muille sosiaalipalvelun tuottajille AHA-työrymän pöytäkirjoihin voi tutustua www.tikesos.fi Maaret Botska

5. Toteutus Asiakirjojen käsittely, hävittäminen, säilytys ja arkistointi- säilytysaikojen määritystyön näkökulmasta Säilytysaikojen määrittäminen tapahtuu asiakkaan palvelutapahtuman eri vaiheissa kertyvien asiakastietojen kartoittamisen avulla, jonka avulla selvitetään • moninkertainen asiakastietojen päällekkäinen säilytys, sillä sama tieto useassa säilytysmuodossa ja –paikassa aiheuttaa mm. ongelmia tietojen poistamisessa niille asetetun määräajan umpeuduttua • sähköisiin asiakastietojärjestelmiin sisältyvät asiakastiedot ja asiakastietoihin liittyvät muut asiakirjat (mm. videot, äänitteet) • määräaikaisesti säilytettävien asiakastietojen säilytysaikojen yhtenäistämistä • asiakastiedot, jotka ovat mahdollisesti pysyvästi säilytettäviä • jokaisen palvelutehtävän osalta mitä mahdollisia ohjeita asiakastietojen käsittelyyn tarvitaan Maaret Botska

6. Toteutus 1) Tehtäväkohtaisten asiakirjallisten tietoaineistojen säilytysaikojen määritystyön pohjana käytetty käsittelyrunko (rakenne ja sisältö). *) • *) Asiakirjahallinnon ryhmässä on otettu arvonmäärityksen • pohjaksi seuraavat käyttötarkoitukset: • asiakkaan identifiointi, • palvelun tai hoidon järjestäminen, • palvelun tai hoidon toteuttaminen, • asiakkaan ja henkilöstön oikeusturva, • tutkimustyö ja opetus sekä • hallinto ja talous. Maaret Botska

7. 2) Sosiaalihuollon palveluprosessikuvaus säilytysaikojen arvonmääritystyössä Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatiolla on ajantasaiset pysyvät kuvaukset omista tehtävistään ja tehtävien yhteydessä kertyvistä asiakirjoista ja tiedoista. Kuvauksilla tarkoitetaan tehtävä- ja toimintaprosessien kartoittamista sekä prosesseihin liittyvien työnkulkujen ja asioiden käsittelyvaiheiden selvittämistä. Sosiaalihuollon prosessiajattelun lähtökohtana on asiakas, asiakkaan tarve ja hänen elämäntilanteensa. Prosessin osapuolina ovat asiakas, sosiaalihuollon ammattilainen, oman organisaation sosiaali- tai terveydenhuollon muut ammattilaiset, sosiaalihuollon muut ammattilaiset ja muut viranomaiset tai asianosaiset. Asiakkaan auttamisprosessi voidaan jakaa eri vaiheisiin, jotka sisältyvät pääsääntöisesti kaikkiin sosiaalihuollon palvelutehtävien asiakassuhteisiin, mutta jotka luonnollisesti ilmenevät ja painottuvat eri tavoin eri toiminnoissa (mukauteltu sosiaali- ja terveystoimen yleisestä prosessikuvauksesta (Lähde: Kalpa &Kuusisto-Niemi, 1997). Tätä prosessikuvausta käytetään säilytysaikamääritystyönyleisenä palveluprosessin kuvauspohjana. 3 1 2 Suunnittelu- vaihe Valmistelu- ja päätöksenteko- vaihe Vireillepano-vaihe Maaret Botska

8. Toteutus Tehtäväkohtaisten säilytysaikaluonnosten laadintatilanne 31.8.2009: Maaret Botska

9. Toteutus Maaret Botska

10. Toteutus Maaret Botska

11. Toteutus Keskeisiä ohjaukseen liittyviä tarpeita on ilmennyt, kuten • asiakkaan perustietojen säilyttäminen • vastuut asiakastietojen säilyttämisestä • vastuut tietojen hävittämisestä asiakastietojärjestelmistä • määräaikaisten asiakastietojen hävittämiskäytännöt • lokitietojen säilyttäminen ja hävittäminen • asiakastietojen käsittelyyn kuten säilytystapaa, - paikkaa ja –aikaa koskevia virallisia ohjeita tarvitaan: - tehtäväkohtaisesti - sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisten palvelujen asiakastiedoille - moniammatillisten yhteistyöpalvelujen asiakastiedoille - eri viranomaisten yhteisten palvelujen asiakastiedoille - asiakastietojen käsittelyyn organisaation muutostilanteiden osalta • skannattujen ja konvertoitujen asiakastietojen käsittely ja hävittämiseen liittyvien käytänteiden osalta - alkuperäinen, kopio? - tulleet lausunnot, lähetteet, kopiot, laskutustiedot - tilastointi ja erilliset raportit • säilytysaikojen voimaantulo Maaret Botska

12. Lopputulos Asiakirjahallinnon työryhmän ehdotukset STM:lle vuoden 2009 lopussa Sidotaan osaksi STM:n asetusta ”sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen laatimisesta, käsittelystä ja säilyttämisestä” - valmisteluun 2010 Arkistolaitos tekee päätöksen pysyvästi säilytettävistä tiedoista/asiakirjoista STM:n esityksestä (ArkL 8.3 §) Säilytysaikamääräyksiä sovelletaan kaikkiin sosiaalihuollon asiakkaan asiakastietoihin Sitovat säilytysaikamääräykset sekä yksityisille että kunnallisille palveluntuottajille (STM:n asetus, ohjeet/määräykset) Maaret Botska

13. Yhteistyöstä kiittäen Maaret Botska Suomen Kuntaliitto, erityisasiantuntija, arkistoasiat STM/tietoteknologian kehittäminen sosiaalihuollossa, projektipäällikkö, asiakirjahallinto puh: 09-771 2664, tai 050-341 3274fax 09-771 2726 sähköposti: Maaret.Botska@Kuntaliitto.fi Maaret Botska