1 / 34

Biro Organisasi dan Tata Laksana Sekretariat Jenderal - Kementerian Agama

KMA NOMOR 16 8 TAHUN 2010 PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR. Biro Organisasi dan Tata Laksana Sekretariat Jenderal - Kementerian Agama Unaaha , 12 Ju l i 2012. MATERI PRESENTASI. KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA. I . LATAR BELAKANG. LATAR BELAKANG. 1. TRADISI.

xylia
Download Presentation

Biro Organisasi dan Tata Laksana Sekretariat Jenderal - Kementerian Agama

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. KMA NOMOR 168 TAHUN 2010 PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Biro Organisasidan Tata Laksana SekretariatJenderal - Kementerian Agama Unaaha, 12 Juli2012

  2. MATERI PRESENTASI

  3. KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA I. LATAR BELAKANG

  4. LATAR BELAKANG

  5. 1. TRADISI Penyelenggaraankegiatankantorlebihbanyakdidasarkanpadakebiasaan yang sudahdijalankankaryawansecaraturuntemurunselamabertahun-tahun. Karyawanbekerjadengancaramengikutikebiasaanparakaryawanpendahulunya. Alhasil, apabilaseorangkaryawan yang memegangsuatupekerjaantertentutidakmasukkerjasecaramendadak, makatidakada yang bisamenggantikannyakarenatidaktahuproseskerjanya. Muncullahistilahposisi yang taktergantikan.

  6. 2. REFORMASI BIROKRASI DalamrangkamendukungpenerapanReformasiBirokrasiInstansiPemerintah yang memprioritaskanpemberianpelayanan yang prima – lebihcepat, lebihbaik, lebihmudah, danlebihmurah–, dan – peningkatankualitaskinerja– perluadanyapembakuanproseskerja yang terangkumdalam Standard Operating Procedure (SOP).

  7. 3. PERATURAN PERUNDANGAN • UU 25/2009 tentangPelayananPublik • Permenpan Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan

  8. KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA II. PENGERTIAN, MAKSUD & TUJUAN

  9. PENGERTIAN, MAKSUD & TUJUAN PENGERTIAN MAKSUD & TUJUAN SOP (StandarOperasionalProsedur)adalahserangkaianinstruksitertulis yang dibakukanmengenaiberbagaiprosespenyelenggaraanadministrasipemerintahan, bagaimanadankapanharusdilakukan, dimanadanolehsiapadilakukan • PedomanPenyusunan SOP dimaksudkansebagaiacuanbagisetiapsatuanorganisasi/kerjadalampenyusunan SOP; • Pedoman Penyusunan SOP bertujuan untuk: • Mendorong setiap satuan organisasi/kerja melakukan penyusunan SOP; • Menyamakanprinsipdanpersepsidalampenyusunandanpelaksanaan SOP padasemua unit organisasi/kerjadilingkunganKementerian Agama.

  10. KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA III. ASAS & PRINSIP PENYUSUNAN SOP

  11. ASAS – ASAS PENYUSUNAN SOP • Disusunberdasarkantatacaradanbentuk yang dibakukandan menjadiacuan yang bakudalammelakukansuatutugas 1. AsasPembakuan • Dapatdipertanggungjawabkanbaikdarisisiisi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkanmaupunsisikeabsahan 2. AsasPertanggung-jawaban • Adanyakeseimbanganhakdankewajibanantaraaparaturdanmasyarakatsehinggamasing-masingpihakmempunyaitanggungjawab yang sama 3. AsasKepastian 4. AsasKeterkaitan • Harusterkaitdengankegiatanadministrasiumumlainnyabaiksecaralangsungataupuntidaklangsung • Dapatmenjaminterselesaikannyasuatutugaspekerjaansesuaidenganwaktu yang telahditetapkan, tepatsasaran, menjaminkemudahandankelancaransecaraprosedural 5. AsasKecepatandanKelancaran 6. AsasKeamanan • Dapatmenjaminkepentingansemuapihak yang terlibatdalampelaksanaantugas 7. AsasKeterbukaan • Keberadaan SOP dapatmenciptakantransparansidalampelaksanaantugas

  12. PRINSIP – PRINSIP PENYUSUNAN SOP SOP harusditulissecarajelas, sederhanadantidakberbelit-belitsehinggamudahdimengertidanditerapkanuntuksatukegiatantertentu; SOP harusdapatmenjadipedoman yang terukurbaikmengenainormawaktu, hasilkerja yang tepatdanakurat, maupunrincianbiayapelayanandantatacarapembayaranbiladiperlukanadanyabiayapelayanan SOP harusdapatmemberikankejelasankapandansiapa yang harusmelaksanakankegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkandansampaidimanatanggungjawabmasing-masingpejabat/pegawai SOP harusmudahdirumuskandanselalubisamenyesuaikandengankebutuhandanperkembangankebijakan yang berlaku SOP harusdapatmenggambarkanalurkegiatan yang mudahditelusurijikaterjadihambatan

  13. KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA IV. JENIS & FORMAT SOP

  14. A. JENIS SOP (1/2) SOP TEKNIS 1 • Adalahstandarprosedur yang sangatrincidanbersifatteknis serta setiapprosedurdiuraikandengansangattelitisehinggatidakadakemungkinanvariasi lain. • Ciri SOP teknis: • Pelaksanaprosedur (aktor) bersifattunggal, yaitusatuorangatausatukesatuantimkerja; • Berisicaramelakukanpekerjaanataulangkahrincipelaksanaanpekerjaan. • SOP inibiasanyaditerapkandalampenyelenggaraankegiatanadministrasiantara lain bidangpemeliharaansaranadanprasarana, keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanankepadamasyarakat, dankepegawaian

  15. A. JENIS SOP (2/2) SOP ADMINISTRATIF 2 • Adalahstandarprosedur yang disusunbagijenispekerjaan yang bersifatadministratif, yaitudilaksanakanolehlebihdarisatuorangataupekerjaan yang melibatkanbanyakorang, danbukanmerupakansatukesatuan yang tunggal (tim, panitia). • Ciri SOP teknis: • Pelaksanaprosedur (aktor) berjumlahbanyak (lebihdarisatuorang) danbukanmerupakansatukesatuan yang tunggal; • Berisitahapanpelaksanaanpekerjaanataulangkah-langkahpelaksanaanpekerjaan yang bersifatmakroataupunmikro yang tidakmenggambarkancaramelakukanpekerjaan. • SOP inidapatditerapkanpadapekerjaan yang menyangkuturusankesekretariatan(administratif) pada unit-unitpendukung (supporting units) danurusanteknis (substantif) pada unit-unitteknis (operating units).

  16. B. FORMAT SOP (1/3) 1. FORMAT DIAGRAM ALIR BERCABANG (BRANCHING FLOWCHARTS) Format yang dipergunakandalam SOP AdministrasiPemerintahanhanya format diagram alirbercabang (branching flowcharts) karena prosedurpelaksanaantugasdanfungsiKementerian Agama memuatkegiatan yang banyak (lebihdarisepuluh) danmemerlukanpengambilankeputusan yang banyak. • 2. MENGGUNAKAN MAKSIMAL 5 (LIMA) SIMBOL FLOWCHARTS SimbolKapsul/Terminator untukmendeskripsikankegiatanmulaidanberakhir SimbolKotak/Processuntukmendeskripsikanprosesataukegiataneksekusi SimbolBelahKetupat/Decisionuntukmendeskripsikankegiatanpengambilankeputusan SimbolAnakPanah/Panah/Arrowuntukmendeskripsikanarahkegiatan (arahproseskegiatan) SimbolSegilima/Off-Page Connectoruntukmendeskripsikanhubunganantarsimbol yang berbedahalaman

  17. B. FORMAT SOP (2/3) 3. AKTOR DIPISAHKAN DARI AKTIVITAS • Penulisanaktordalam SOP AdministrasiPemerintahaninidipisahkandariaktivitas (kegiatan-kegiatan). • untukmenghindarirepetisi (pengulangan) dantumpang-tindih (overlapping)makapenulisankegiatantidakdisertaidenganaktorpelaksanakegiatandandipisahkandalamkolomaktortersendiri serta menggunakankatakerjaaktifdiikutiobyekdanketeranganseperti: menulislaporan; mendokumentasikansuratpengaduan; mengumpulkanbahanrapat; mengirimsuratundangankepadapeserta; menelitiberkas, menandatangani draft suratnet (konsep final), mengarsipkandokumen. • Penulisanaktortidakdiurutkansecarahierarkitetapididasarkanpadasekuenkegiatansehinggakegiatanselaludimulaidarisisikiridantidakadakegiatan yang dimulaidaritengahmaupunsisikananmatriksflowcharts. 4. DILENGKAPI DATA IDENTITAS, MUTU BAKU DAN KETERANGAN SOP AdministrasiPemerintahan yang dipersyaratkandalamKebijakanReformasiBirokrasidisampingmatriksflowcharts yang berisinomor, aktivitas (kegiatan) danflowcharts, dilengkapidengan data identitas, mutubakudanketerangan

  18. B. FORMAT SOP (3/3) 5. FORMAT KHUSUS TERKAIT LAYOUT PENULISAN SOP • Penulisan SOP padakertasberukuran A4 (210 x 297 mm) • Arahkertas (paper orientation) penulisantegak (portrait) • Jenishurufadalah Arial denganukurandisesuaikan • Dokumentasi SOP dibuatdalambentuksoftcopymaupundalambentukhardcopy 6. STANDAR MUTU OUTPUT • SOP yang telahdisusunperludilengkapidenganstandar-standarmutu, balk dilihatdarisisi output yang dihasilkan, waktupenyelesaian, kelengkapan, ketepatan, dankesesuaiandenganperaturanperundang-undangan, serta kriterialainnya. • Untuksetiapaktivitas yang dimuatdalam SOP, pemuatanstandar-standarmutuinisangat penting karena setiapprosedurharusmemilikikepastiandalampenyelesaianoutputnyadilihatdarikriteria-kriteriadiatas 7. STANDAR SARANA DAN PRASARANA • SOP yang telah disusun juga harus dilengkapi dengan standar sarana dan prasarana yang akan digunakan dalam melaksanakan prosedur-prosedur yang distandarkan. • Ketersediaan sarana dan prasarana yang dipersyaratkan dapat mengganggu konsistensi prosedur dan pelayanan

  19. KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA V. DOKUMEN & MUATAN SOP

  20. A. DOKUMEN SOP (1/2) • Dokumen SOP adalah sekumpulan uraian prosedur yang disusun dalam satu buku untuk suatu kegiatan tertentu pada satuan organisasi/kerja tertentusesuai jenjang penerapan dari SOP yang bersangkutan yaitu mulai dari tingkat eselon I, eselon II, eselon III dan eselon IV. • Informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain: 1. HALAMAN JUDUL Halaman judul disesuaikan dengan kepentingan satuan organisasi/kerja, berisi informasi mengenai: Logo/lambangKementerian Agama/PTAN; d. TahunPembuatan; dan Juduldokumen SOP; e. Informasi lain yang diperlukan. SatuanOrganisasi;

  21. A. DOKUMEN SOP (2/2) 2. PENETAPAN SOP • PMA yang termuat dokumen merupakan bentuk kekuatan hukum pada dokumen SOP 3. DAFTAR ISI DOKUMEN SOP Daftarisidibutuhkanuntukmembantumempercepatpencarianinformasi yang diperlukandalamdokumen SOP terkait • 4. PENJELASAN SINGKAT PENGGUNAAN Sebagaisebuahdokumen yang menjadipedoman, dokumen SOP memuatpenjelasanbagaimanamembacadanmenggunakandokumentersebut. Isidaribagianpenjelasaniniantara lain: 1) RuangLingkupmenjelaskantujuandibuatnyaprosedurdankebutuhanorganisasi; 2) Ringkasanmemuatringkasansingkatmengenaiprosedur yang dibuat; dan3) Definisi/Pengertian-pengertianUmummemuatbeberapadefinisi yang terkaitdenganprosedur yang distandarkan. • 5. PROSEDUR-PROSEDUR Sebagaibagiandaridokumen SOP, sebaiknya SOP dibagikedalamjenistertentu, sesuaidengankebutuhansatuanorganisasi/kerja

  22. B. MUATAN SOP (1/5)

  23. B. MUATAN SOP (2/5)

  24. B. MUATAN SOP (3/5)

  25. B. MUATAN SOP (4/5) • berupaflowcharts yang menjelaskanlangkah-langkahkegiatansecaraterincidansistematisdariprosedur yang distandarkan, yang berisi: • Nomorkegiatan; • UraianAktivitas yang berisikegiatan-kegiatan; • Pelaksana yang merupakanaktorkegiatan; • Keterangan n. Uraian SOP (Prosedur)

  26. B. MUATAN SOP (5/5) • Contoh Format SOP

  27. KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA VI. PENETAPAN DAN TAHAPAN PENYUSUNAN SOP

  28. A. PENETAPAN SOP • Dokumen SOP sebagaisebuahpedomanpelaksanaankegiatan yang mengikatseluruhunsursatuanorganisasi/kerjadan UPTditetapkandalamsuatukeputusan yang diaturberdasarkansatuanorganisasidan UPT, yaitu: • Menteri Agama • Menteri Agama menetapkan SOP unit Eselon I kantorpusatKementerian Agama. • 2. SekretarisJenderal • SekretarisJenderalatasnamaMenteri Agama menetapkan SOP Kanwil Kemenag Provinsi, PerguruanTinggi Agama Negeri, Balai, danLajnah. • ContohLembarPenetapan SOP

  29. B. TAHAPAN PENYUSUNAN SOP PERSIAPAN PENILAIAN KEBUTUHAN SOP PENGEMBANGAN SOP MONITORING DAN EVALUASI PENERAPAN SOP DALAM MANAJEMEN

  30. C. RINCI TAHAPAN PENYUSUNAN SOP Penerapan dalam Manajemen Monitoring Dan Evaluasi Persiapan Penilaian Kebutuhan Pengembangan • Menciptakan Komitmen Pemimpin; • Memberitahukankepadaseluruh unit tentangkegiatanpenyusunan SOP. • Menyusunrencanatindakpenilaiankebutuhan; • Melakukanpenilaiankebutuhan; • Membuatsebuahdaftarmengenai SOP yang akandikembangkan; • Membuatdokumenpenilaiankebuthan SOP. • Membentuktim& kelengkapannya; • Melakukanpelatihanbagianggotatim; • PengumpulanInformasi, Identifikasi danAlternatifnya; • Analisis dan pemilihan alternatif; • Penulisan SOP; • Pengintegrasian SOP; • PengujiandanReviu; • Pengesahan SOP. • Pastikan: • Pelaksana mengetahui adanya SOP; • Pelaksana mengetahui bahwa ini adalah bukan pekerjaan tambahan; • Pelaksana mengetahui bahwa SOP merupakan dasar bekerja mereka. • Monitoring; • Evaluasi.

  31. D. FORMAT RENCANA TINDAK & DAFTAR KEBUTUHAN FORMAT RENCANA TINDAK FORMAT DAFTAR KEBUTUHAN • Keterangan Format Kebutuhan Pengembangan SOP: • Nama satuan kerja SOP diterapkan • NomorUrutdaftar SOP • Bidangtugas/prosestertentu (misalnya: perencanaan,monitoring danevaluasi, ataukepegawaian, keuangan, pembuatankebijakan, danlainnya). • Nama SOP yang akandibakukan. • Pertimbanganpenyusunan SOPAS

  32. CONTOHSOP (1/2)

  33. CONTOH SOP (2/2)

  34. KEMENTERIAN AGAMAREPUBLIK INDONESIA TERIMA KASIH WASSALAM JUNI 2012

More Related