Hvernig má spara í upplýsingatækni án þess að draga um of úr gæðum

1. Hvernig má spara í upplýsingatækni án þess að draga um of úr gæðum

2. Efni til kynningar • Rammasamningar um upplýsingatæknibúnað og þjónustu • Kostnaður • Hver er árlegur kostnaður fyrirtækis í UT málum • Í hverju felst kostnaðurinn • Hvar getum við sparað, án þess að skerða gæði • Sérsmíðaður hugbúnaður • Almenn aðferðafræði • Lotus Notes eða Microsoft lausnir • Stöðlun sérsmíðaðra kerfa • Tölvubúnaður • Rammasamningur 2008 – niðurstöður • Rekstur og þjónusta • Hýsingarþjónusta • Afritun • Rekstur netkerfa • Staðlaðar hugbúnaðarlausnir • MS Office eða OpenOrg ? • MS SQL • Almenn sparnaðarráð

3. Þekkt ferli allar götur síðan 1995 Útboð 2006 Samið við 4 aðila Kominn tími á að endurnýja Breytingar á markaði Nýjungar Útboð 2008 Heildarútboð Reynt að ná utanum allar þarfir, allt frá rekstrarvöru til hýsingar til tölvubúnaðar ... Nýjungar 2008 A-B-C flokkun seljenda Rekstrarvörur Hýsing og rekstrarþjónusta Kaup eða rekstrarleiga búnaðar Sérhæft vallíkan Árangur 2008 Almenn veðlækkun metin um 15% Áhugaverðir kostir í hýsingu og rekstrarþjónustu Nýr samningur 2008

4. A - hópur Nýherji og EJS Gild tilboð í alla flokka búnaðar og þjónustu Besta einkunn í 9 tilvikum af 14 Besta verð í 8 tilvikum af 14 B – Hópur Opin kerfi Tölvubúnaður, netþjónar, prentarar Sensa Öflugt tilboð í netbúnaði og þjónustu Þekking Hýsing og þjónusta, MS hugbúnaður Penninn Yfirburðir í rekstrarvöru Niðurstöður September 2008

5. Niðurstöður

6. Staðan í dag • Kaupendur halda að sér höndum, bæði vegna takmarkaðs fjármagns, samdráttar og almenns sparnaðar, auk þess sem verð búnaðar hefur hækkað. • Gengisvísitala úr 169 (sep.08) í 233 (sep.09) og nemur gengislækkun þannig um nærri 40% • Mikill samdráttur í sölu á búnaði og þjónustu. Merkjanlegur munur frá því sem var í maí sl. • Í vor var erfitt að fá búnað í sumum tilvikum, svo virðist ekki vera í dag. • Verð búnaðar hefur hækkað talsvert frá því í vor, enda gengið farið til fjandans, en verð á þjónustu hins vegar staðið í stað og útseldir taxtar þjónustuaðila hafa ekki breyst. Það skal hins vegar áréttað að verð búnaðar hérlendis eru ekki há miðað við það sem við sjáum víða erlendis.

7. Erfitt að alhæfa en “algengt” að sjá stofnanir verja 2% – 8% af rekstrarkostnaði til UT mála Erlendar kannanir sýna okkur að kostnaður skiptist nokkuð jafnt á milli meginþátta þ.e. tölvubúnaðar, hugbúnaðar og þjónustu Hér vegur hugbúnaður líklega þyngra, en árið 2006 voru opinber stöðugildi í hugb.gerð og þjónustu um 330 en að auki vörðu opinber fyrirtæki 2.4 milljörðum í kaup slíkrar þjónustu. Hér eru háar upphæðir og eftir allnokkru að slægjast! Kostnaður vegna UT mála

8. Erfitt að alhæfa en “algengt” að sjá stofnanir verja 2% – 8% af rekstrarkostnaði til UT mála Erlendar kannanir sýna okkur að kostnaður skiptist nokkuð jafnt á milli meginþátta þ.e. tölvubúnaðar, hugbúnaðar og þjónustu Árið 2006 voru opinber stöðugildi í hugb.gerð og þjónustu um 330 en að auki vörðu opinber fyrirtæki 2.4 milljörðum í kaup slíkrar þjónustu. Hér eru háar upphæðir og eftir allnokkru að slægjast! 20 starfsmenn Fjárbinding í tölvubúnaði gæti verið 4 milljónir ? Endurnýjun á þriggja ára fresti ? Fjárbinding í MS hugbúnaði gæti verið 2 milljónir Aðkeypt kaup á þjónustu gætu numið 3 milljónum á ári Fjárbinding í sérhæfðum hugbúnaðarkerfum gæti numið 10 milljónum króna og árleg gjöld því tengd gætu verið 1 – 2 milljónir jafnvel hærri Hvernig getur þessi stofnun fundið leiðir til að hagræða og/eða spara ? Kostnaður vegna UT málaHin dæmigerða opinbera stofnun ?

9. Kaupendamarkaður Taxtar óbreyttir sl. tvö ár jafnvel lækkun Útboð Ríkiskaupa Rammasamningur um UT búnað og þjónustu Rammasamningur um ráðgjöf og skylda þjónustu Eðli hugbúnaðar Bókhaldskerfi Samskiptakerfi Hópvinnukerfi Skjalavistunarkerfi ... oft föst nytjaleyfisgjöld á hvern notanda Sérsmíðaður hugbúnaður

10. Kaupendamarkaður Taxtar óbreyttir sl. tvö ár jafnvel lækkun Útboð Ríkiskaupa Rammasamningur um UT búnað (ýmis rekstrarþjónusta) Ráðgjöf og skyld þjónusta Eðli hugbúnaðar Samskiptakerfi Hópvinnukerfi Skjalavistunarkerfi ... oft föst nytjaleyfisgjöld á hvern notanda Endurskoðun nytjaleyfissamninga 100 – 200.000 per notanda á ári ? Nýjar og ódýrari lausnir á sviði hópvinnu- og skjalavistunarkerfa Vanda undirbúning Samningar Útboð Verðkannanir innan rammasamninga Nákvæmar lýsingar Aukaverk Sérsmíðaður hugbúnaður

11. Algeng einmenningstölva sem kostaði um 50.000 f. ári síðan hjá einum söluaðilanum kostar nú um 80.000 (60% hækkun). Hjá öðrum söluaðila eru sömu sögu að segja, hækkun um 50%. Algeng fartölva sem miðað var við í september 2008, kostaði 90 – 100.000 krónur þá, en er 60 – 70% dýrari í dag. Sama gildir um prentara, netþjóna sem og annan búnað Tölvubúnaður

12. Algeng einmenningstölva sem kostaði um 52.000 f. ári síðan kostar nú um 87.000 (67% hækkun). Hjá öðrum söluaðila eru sömu sögu að segja, hækkun um 50%. Fartölva sem miðað var við, kostaði 90 – 100.000 krónur þá, en er 60 – 70% dýrari í dag. Algeng verð á einföldum fartölvum eru 150 – 200.000 krónur Sama gildir um prentara, netþjóna sem og annan búnað Framlengið líftíma með hreinsun og minnisstækkunum ef við á. Náum 1 – 2 árum til viðbótar útúr búnaðinum. Notaðu skjái áfram, þeir endast. Nýttu gamlar tölvur sem netþjóna, samskiptaþjóna, eða sem gagnageymslur. Haltu áfram með prentarana, en reyndu að draga úr prentun eins og hugsast getur. Litaprentun er lúxus! Það kostar sennilega um 12 – 15 krónur að prenta eina A4 síðu út. Endurskoðum fartölvuvæðingu! Tölvubúnaður

13. Kaupendamarkaður Gjöld alls ekki hækkað í sama mæli og búnaður Taxtar þjónustumanna ekki hækkað Samanburður (út)hýsingar gagna annars vega eða kaupa dýrra netþjóna hins vegar kann að vera hýsingu í hag í dag! Rekstur og þjónusta

14. Kaupendamarkaður Gjöld alls ekki hækkað í sama mæli og búnaður Taxtar þjónustumanna ekki hækkað Samanburður (út)hýsingar gagna annars vega eða kaupa dýrra netþjóna hins vegar kann að vera hýsingu í hag í dag! Skoðum hýsingu alvarlega í samanburði við kaup netþjóna og gagnageymslna Ef við erum með hýsingarsamninga í gangi, endurskoðum þá. Rekstur og þjónusta

15. Endurskoðun hýsingarsamninga • Afritun 400GB gæti kostað nærri 2 milljónir á ári. • Er hægt að minnka gagnamagnið • Er hægt að minnka tíðni afritunar á “statískum” gögnum • Má nota búnað í eigu verkkaupa • Viðvera þjónustumanns, m.v. 8 klst á viku gæti kostað 5 milljónir á ári. • Er unnt að draga úr tímafjölda ? • Er unnt að mennta starfsmenn verkkaupa til að leysa hluta verkefna þjónustumanna ? • Lagt er til að kaupendur óski eftir endurskoðun rekstrar- og þjónustusamninga þar sem aðilar leyti sameiginlega að hagkvæmari útfærslu. • Í sumum tilvikum getur verksalinn líka haft hag af slíkri endurskoðun. Óskum þess vegna aðstoðar og samstarfs verksala. Það kann að skila sér.

16. Staðlaður hugbúnaður • Skrifstofukerfi • MS Office (um kr. 80.000 m. vsk til Rammasamningskaupenda) • Gagnasafnskerfi • MS SQL • Stýrikerfi • Windows (Vista/XP ...) • Windows server (um kr. 300.000 fyrir 30 notenda hóp) • Póstkerfi • MS Outlook Sama hvert litið er, Microsoft á alltaf lausnina. Gríðarlega flókin uppsetning á verðskrá, margir valkostir ... allir dýrir ? MAÐUR SPYR SIG, ERU AÐRIR KOSTIR Í STÖÐUNNI ? Linux, MySQL,OpenOffice, MS 2007 Converter ...

17. Að lokum • Nú er ekki tíminn til að kaupa tölvubúnað nema nauðsyn beri til. Leitið allra leiða til að framlengja líftíma búnaðar ykkar. • Rammasamningur um UT búnað ætti hins vegar að tryggja kaupendum besta verð á hverjum tíma, en það er alltaf ráðlegt að gera verðfyrirspurnir til söluaðila • Safnið saman kaupum á búnaði og reynið alltaf að miða við sem mest magn hverju sinni • Ekki kaupa MS Office 2007 að sinni. Látið ókeypis breyti duga ef þið eigið Office 2003. Kannið rækilega OpenOffice hugbúnaðinn en þetta munum við ræða nánar á eftir ! • Ef þið eru með hýsingar- og/eða rekstrarþjónustusamninga, óskið þá eftir endurskoðun þeirra. Sér í lagi viðveruþætti og afritun. • Hýsing- og rekstrarþjónusta kann að vera aðlaðandi kostur ef komið er að endurnýjun á dýrum miðlægum búnaði • Er ástæða til að endurskoða skjalavistunar- og/eða hópvinnslukerfi ? Er unnt að enduskoða nytjaleyfissamninga um slík kerfi ? • Passið uppá prentunina, það er lúxus að lifa í lit 