Manajemen Perubahan

1. Manajemen Perubahan

2. Pendahuluan • Panta Rei (bahasaBelanda: allesverandert – bahasaInggris: evertyhing changes). • Manusiaperlu “berubah” sesuaidengantuntutanperubahanitusendiri. –perubahandalamperilaku. – perubahandalamsistemnilaidanpenilaian. – perubahandalammetodedancara-carabekerja. – perubahandalamperalatan yang digunakan. – perubahandalamcaraberpikir. – perubahandalamhalbersikap.

3. Perubahan mengandung makna : Beralihnya keadaan sebelumnya (the before condition) menjadi keadaan setelahnya (the after condition). • Transisi dari kondisi awal hingga kondisi kemudian memerlukan transformasi. • Salah satu sasaran dari manajemen perubahan ialah “mengupayakan agar proses transformasi tersebut berlangsung dalam waktu yang relatif cepat dengan kesulitan-kesulitan seminimal mungkin”.

4. Aneka macam kekuatan yang membantu dan menghalangi perubahan keorganisasian (George/Jones, 2002: 645-646)

5. Sifat dari Perubahan Keorganisasian (Schermerhorn, Hunt, Osborn, 1991: 494-495) • Dalam proses perubahan ada yang disebut agen perubahan (a change agent) seorang atau kelompok yang bertanggung jawab untuk mengubah pola perilaku yang ada pada orang tertentu atau sistem sosial tertentu. Dua konsep perubahan • Perubahan yang direncanakan (Planned Change). • Perubahan yang tidak direncanakan (Unplanned Change).

6. Target-target Keorganisasian yang dapat diubah dan metode-metode Menghadapinya

7. Fase Proses Perubahan (Kurt Lewin)

8. Pandangan Stephen P Robbins Tentang Perubahan (Robbins, 1991: 632-644) Enam kekuatan yang bekerja sebagai stimulan bagi perubahan: 1.Sifat angkatan kerja yang berubah. 2.Teknologi. 3.Kejutan-kejutan ekonomi. 4.Tren sosial yang berubah. 5.Politik dunia baru. 6.Sifat persaingan yang berubah.

9. Tentangan atau Penolakan Individu terhadap Perubahan

10. Tentangan Keorganisasian (Organizational Resistance)

11. Organisasi tempat berlangsungnya Manajemen dan Perubahan dapat digambarkan sbb GLOBAL NON PROFIT HAKIKAT KEMANUSIAAN INDIVIDUALITAS SOSIALITAS MORALITAS NEGARA/ PERINTAH NASIONAL TUJUAN ORGANISASI SEJUMLAH MANUSIA PROFIT SWASTA NASIONAL KEBUTUHAN MANUSIA BIOLOGIS SOSIAl PSIKOLOGIS MENTAL SPIRITUAL VOLUNTIR GLOBAL

12. Tujuan Manajemen Perubahan secara lebih khusus ada- lah : 1. Meningkatkan kemampuan organisasi. 2. Meningkatkan peranan organisasi. 3. Melakukan penyesuaian secara internal dan ekster- nal. 4. Meningkatkan daya tahan organisasi. 5. Mengendalikan suasana kerja. 6. Mewujudkan kondisi organisasi yang lebih baik dari kondisi sebelumnya. # Di lingkungan organisasi profit muara tujuan manajemen perubahan adalah mempertahankan dan mengembang- kan eksistensi organisasi, menjadi organisasi yang lebih baik kondisinya dari kondisi sebelumnya.

13. Sejumlah Target Perubahan (Jones, 1998; 512-513) Perubahan keorganisasian yang terencana ditujukan kearah upaya perbaikan kinerja pada salah satu diantara tingkatan berikut: •Tingkat Sumber daya manusia. •Tingkat sumber-sumber daya fungsional. •Tingkat kemampuan teknologi. •Tingkat kemampuan keorganisasian.

14. Sejumlah cara untuk mengatasi tentangan terhadap perubahan (Robbins, 1991: 643-644) Enam taktik yang dapat diterapkan oleh agen perubahan: 1.Pendidikan dan komunikasi. 2.Partisipasi 3.Fasilitas dan bantuan. 4.Negosiasi 5.Manipulasi dan kooptasi (kooptasi merupakan sebuah bentuk manipulasi dan partisipasi). 6.Paksaan (Coercion).

15. Aneka macam tipe Perubahan (Jones 1998; 513-515) Dua kategori perubahan: 1.Perubahan yang bersifat gradual, inkremental dan yang terfokuskan secara khusus 2.Perubahan yang bersifat revolusioner, yang bersifat mendadak, drastis dan mencakup seluruh organisasi. Perubahan revolusioner mencakup upaya untuk meningkatkan efektivitas bekerjanya suatu organisasi sedangkan Perubahan evolusioner berupaya mencari cara-cara baru untuk menjadi efektif.

16. Inovasi Ada beberapa cara yang dapat diterapkan organisasi untuk menimbulkan hasil-hasil secara cepat: Reenginering Restrukturisasi

18. Konsep Gemba Kaizen (Imai, 1997) • Tahun 1986 terbit sebuah buku yang berjudul: Kaizen; the key to Japan’s competitive succes. • Kini istilah Kaizen menjadi istilah kunci dalam manajemen. • Kaizen berarti “perbaikan secara berkesinambungan” • Kaizen merupakan konsep pokok yang memayungi istilah dalam lingkungan industri jepang seperti Total Quality Control (TQC), Quality Circle, (Gugus kendali mutu), Zero Defect, Just in Time (JIT) Management, Sugestion System.

19. Siklus Perubahan yang Saling Memperkuat Komitmen (Motivasi) Efektivitas Kooridnasi (perilaku) Kompetensi (keterampilan)

20. OrganisasiPembelajaran(The Learning Organization) • Menurut Ikujiro Nonaka, Keberhasilan perusahaan-perusahaan Jepang bukanlah karena keahlian mereka dalam bidang produksi, atau karena mereka dapat mencapai modal murah, memiliki hubungan dekat dengan pelanggan, rekanan ataupun pemerintah tetapi karena keterampilan mereka dalam hal “ menciptakan Pengetahuan Keorganisasian”. • Yaitu kemampuan sebuah perusahaan secara keseluruhan untuk menciptakan pengetahuan baru, kemudian meyebarkannya melalui seluruh organisasi tersebut dan memasukannya ke dalam produk-produk-servis-servis-serta sistem-sistem.

21. Tahapan-tahapan Perkembangan Menurut Nonaka, satu-satunya sumber yang dapat diandalkan bagi tercapainya keunggulan kompetitif yaitu pengetahuan.

22. Kongruensi Lingkungan-Nilai-nilai-Sumber-sumber Data (Thompson,1993) Makin besar kongruensi yang terjadi, makin besar kemungkinan organisasi yang bersangkutan memanaje sumber-sumber dayanya secara efektif, guna menyesuaikan diri dengan faktor-faktor keberhasilan utama, yang ditetapkan oleh lingkungan.

23. Model Pendekatan Sistem 3 Lingkaran dalam konteks manajemen Perubahan (Winardi, 2002) Setiap proses perubahan senantiasa diawali dengan kondisi yang berlaku (das sein) yang syarat dengan aneka macam problem. • Maka pihak manajemen perlu mencari penyebab masalah dengan analisis medan kekuatan (Force Fields Analysis) atau analisis SWOT. • Kemudian tahapan berikutnya dinamakan fase die ubergang. Diterapkan aneka macam tindakan korektif untuk mengatasi masalah-masalah yang muncul pada fase awal (das sein). • Fase ketiga disebut fase kondisi yang dicita-citakan (Das Sollen).

24. Perubahan dan Pendekatan Kontingensi dalam Manajemen (Contingency Approach in Management) Sejumlah pendekatan manajemen (Koontz, Weihrich, 1988: 38-39)

34. Teori Kontingensi • ...contingency theory, The idea that managers choice of organizational strucutres and control systems depends on-is contingent on-characteristics of the external environment in which the organizational operates. (Jones, George, Hill, 2000:62) • Setiap organisasi yang beroperasi di dalam lingkungan tertentu, perlu menyesuaikan diri dengan (tuntutan-tuntutan) lingkungan eksternal dimana ia berada.

35. Teori Kontingensi Desain Keorganisasian Organisasi-organisasi dalam lingkungan struktu mekanistik (otoritas yang desentralisasi-arus komunikasi vertikal kontrol melalui peraturan-peraturan serta prosedur-prosedur ketat) Karakterisitik Lingkungan Tetapkan desain struktur suatu organisasi dan sistem-sistem kontrol Organisasi-organisasi pada lingkungan yang berubah memilih struktur organik ( otoritas yang didesentralisasi-arus komunikasi horisontal-kerja sama silang antar departemen)

36. Teori Kontingensi (lanjutan) (Putti, Koontz, Weihrich, 1998: 60-61) Menurut teori kontingensi, strategi yang dipilih guna menghadapi situasi tertentu, tergantung pada tipe situasi yang dihadapi, atau ia bersifat kontingen pada situasi yang ada. • Menurut teori kontingensi tugas seorang manajer ialah mengidentifikasi metode mana, dalam situasi tertentu, dan pada waktu tertentu, dapat memberikan kontribusi terbaik bagi pencapaian tujuan-tujuan keorganisasian. • Menurut pendekatan kontingensi “situasi-situasi yang berbeda memerlukan reaksi-reaksi manajerial yang berbeda”.

37. Karakteristik-karakteristik Kontingensi (Kreitner 1992: 58-59) • Sebuah Perspektif Sistem Terbuka: untuk memahami bagaimana subsistem-subsistem keorganisasian terkombinasi untuk berinteraksi dengan sistem-sistem sosial-politikal-dan ekonomi. 2. Sebuah Orientasi Riset Praktikal: para periset kontingensi berupaya untuk menerjemahkan hasil penemuan mereka menjadi peralatan dan penghalusan-penghalusan situasional guna membantu manajemen menjadi lebih efektif. 3. Pendekatan Multivariat: merupakan sebuah teknik riset yang dimanfaatkan guna mengetahui, bagaimana suatu kombinasi variabel-variabel berinteraksi, guna menimbulkan hasil khusus tertentu.

38. Sejumlah Pelajaran yang Dapat Diperoleh dari Pendekatan Kontingensi (Kreitner, 1992: 60) Pendekatan kontingensi merupakan sebuah alat yang bermanfaat bagi pemikiran manajemen, karena ditekankannya ketepatan situasional (situational appropriateness) • Pemikiran kontingensi merupakan perluasan praktikal dari pendekatan sistem. • Pemikiran sistem (sistemik) merupakan sebuah kekuatan sintetik dalam pemikiran manajemen, maka pendekatan kontingensi memberikan arah praktikal.

39. Pemikiran Sistem dan Pemikiran Kontingensi Pemikiran Sistem

40. Pemikiran sistem mencakup sejumlah asumsi sebagai berikut Terdapat adanya sebuah problem atau masalah • Problem tersebut berada pada situasi tertentu. • Problem tersebut memerlukan suatu solusi atau pemecahan. • Problem tersebut akan menimbulkan dampak terlepas dari dampak yang diinginkan atas problem tersebut. • Perlu diupayakan untuk mengantisipasi dampak demikian. • Solusi yang disajikan dapat dievaluasi dengan jalan mengidentifikasi serta menimbang bauran (the Mix) dampak yang diinginkan dan dampak yang tidak diinginkan. • Solusi yang diterapkan tidak akan bersifat “menetap”-mengingat bahwa situasi akan berubah (Hampton, 1977: 23-24).

41. Pemikiran Kontingensi “...the key contribution of the contingency perspective may best be summed up in the observation that there is no one best way to manage and there are no universally applicable plans, organizational strucutre, leadership styles or controls”. (bersifat kontingen) untuk

42. Pendekatan Kontingensi Dalam Bidang Organisasi dan Manajemen (Hicks, Gullet, 1981: 425-426) • Pendekatan sistem terhadap teori organisasi dibentuk berdasarkan kontribusi-kontribusi para ahli teori klasik, termasuk didalamnya: Scientific Management-bureaucracy-dan administrative management. • Masukan adisional ke dalam konsep sistem, muncul dari para ahli humanistik neoklasik, maupun dari para teoritis kuantitatif dan ekonomi. • Pandangan kontingensi muncul dari konsep-konsep sistem. Pendekatan kontingensi berarti bahwa lingkungan-lingkungan yang berbeda, memerlukan hubungan-hubungan keorganisasian yang berbeda.

43. Teknologi • Internet dan World Wide Web. • TeknologiInformasi (Enterprise Resource Management (ERM). • Genetic Engineering • Komputer-komputerdan robot-robot • Teknik-teknikManajemenKualitasStatistikal • Process Reengineering Kondisi-kondisiEkonomi • Resesiatauekspansi • Fluktuasi-fluktuasisukubunga • Tingkat tenagakerjainternasional • Regulasidantindakan-tindakanperadilan

44. Kompetisi Global • Keberhasilanekonominegara-negaradi Asia • UnifikasiUniEropa (danTimur/Barat) • Merger-merger dankonsolidasi-konsolidasi Perubahan-PerubahanSosialdanDemografik • Perhatian yang makinmeningkatterhadappersoalan-persoalanlingkungan • Diversitaskultural yang makinmeningkat • Tingkat-tingkatedukasi yang meningkat, paratenagakerja • Kesenjangan yang makinmeningkatantarakelompokorang-orangkayadanorang-orangmiskin

45. Tantangan-tantangan Internal • Masalah-masalah behavioral: keluar/masuknyakaryawandengankecepatantinggi, absentisme, pemogokan-pemogokan, sebotase • Problem-problem yang menyangkutproses: kebekuankomunikasidanpengambilankeputusanatauinovasi-inovasi • Pertentangan-pertentanganantaraetikakerja, danetikasosialpadabanyaknegara. • Politikkeorganisasiandankonflik-konflikkeorganisasian yang berisifatdestruktif.

46. Thanks