Tilgangur og framkvæmd vinnufundanna

2. Tilgangur vinnunnar var að ná fram ítarlegri greiningu frá starfsmönnum um ýmis atriði í starfsumhverfi Kirkjugarða Reykjavíkur og um leið fá fram tillögur þeirra að lausnum um það sem betur má fara. Í umræðum með starfsmönnum var horft til niðurstaðna úr könnun sem framkvæmd var fyrir félagsmenn SFR en þar voru einungis tæplega 30% starfsmanna sem svöruðu þeirri könnun og því varhugavert að draga ályktanir út frá þeim Haldnir voru þrír vinnufundir með öllum starfsmönnum sem starfa hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur. Hóparnir fengu sömu viðfangsefni til þess að ræða út frá og voru þau fyrirfram skilgreind. Þau voru eftirfarandi: Hvað er jákvætt við að vinna hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur? Hvað má bæta? Samskipti við stjórnendur – traust og trúverðugleiki? Hvernig upplifum við almennt starfsandann innan Kirkjugarða Reykjavíkur – samvinnu og liðsheild? Hvernig upplifir þú vinnuaðstöðu og vinnuskilyrði Hvernig upplifið þið laun og kjör ykkar? Hrós og endurgjöf – teljum við okkur fá nægjanlegt hrós og endurgjöf frá stjórnendum Auk þess fengu stjórnendur tækifæri á að svara sömu spurningum. Tilgangur og framkvæmd vinnufundanna

3. Ferli vinnunnar

4. Í upphafi hvers fundar voru starfsmenn beðnir um að skilgreina þau atriði sem snúa að því hvað er jákvætt við að starfa hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur og síðan í framhaldi voru þeir beðnir um að skilgreina atriði sem betur máttu fara innan fyrirtækisins. Umræðupunktar: Hver er staðan á þessum þáttum? Hvað þarf að laga? Hvaða lausnir koma til greina? Niðurstöður greiningarvinnu Almennar umræður leiddu í ljós ýmsa styrkleika hjá fyrirtækinu. Einnig komu fram ábendingar um það sem betur má fara. Í þessari samantekt er fjallað um helstu styrkleika og áskoranir, sem og niðurstöður sem tengjast einstaka viðfangsefnum. Megin niðurstöður og lausnir eru skilgreindar út frá þemum frekar en út frá einstaka einingum. Greiningarvinnan

5. Almennt um vinnustaðinn • Hverjir eru helstu kostir þess að starfa hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur? • Góður starfsandi og góðir samstarfsmenn • Samstarfsfélagar – Góður starfsandi innan hópa, góð nær samskipti, gott félagslíf, hægt að kynnast fullt af fólki. • Starfið sjálft – Næg verkefni, fjölbreytt og skemmtilegt starf. • Það er góður andi hér , gott starfsfólk það er ástæðan fyrir því að ég er hér í vinnu. • Þakklátt starf gott að vinna , fólk sem maður er í samskiptum við er almennt jákvætt og þægilegt. • Andinn er góður, góður staður. • Jákvætt að það eru fundir með hverri starfstöð fyrir sig. • Það er mikið gert fyrir starfólkið, jólagjafir og annað mikið gert. • Margt jákvættsem gert er fyrir starfsmenn. • Árshátíðir eru veglegar. • Við fáum íþróttastyrkur sem er mjög veglegur. • Þykir mjög vænt um starfið mitt. • Gott að vinna hérna. • Góður andi. • Mjög góður starfsandi.

6. Almennt um vinnustaðinn • Hverjir eru helstu kostir þess að starfa hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur? • Góður starfsandi og góðir samstarfsmenn • Kirkjugarðar sem stofnun hefur gott orð á sér. • Traustur vinnustaður. • Andinn vera góður, gott að vera með þessu fólki hvort að það er hér eða niðurfrá. • Mórallinn hér hjá okkur er góður og það er mikilvægt þegar við erum svona fá. • Frábært að vinna hérna, æðislegur staður, alltaf gott veður og góðir vinnufélagar. • Góður andi og gaman að vinna hérna og gott umhverfi, skemmtilegt fólk. • Gott að vinna, gott umhverfi, gott að vinna úti, góða vini. • Líkar vel að vinna hérna og hef gert það lengi. • Almennt góður andi sem einkennir þennan hóp. • Lítill en góður hópur, stór fjölskylda. • Kann vel við fólkið og þægilegt að umgangast það. • Starfsmenn hjálpast að og þetta er góður hópur. • Samskipti við yfirmenn ganga vel.

7. Almennt um vinnustaðinn • Hverjir eru helstu kostir þess að starfa hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur? • Starfsöryggi og stuðningur • Töluvert starfsöryggi. • Vinnuöryggi, fjölbreytni í starfi er gott. • Atvinnuöryggi það er gott og maður metur það. • Vel haldið utan um starfsmenn, það er passað upp á mann, ef maður lendir í veikindum eða þess háttar þá finnur maður fyrir miklum stuðningi. • Ágætt að vinna hérna, góðir vinnufélagar, vinnuöryggi. • Ef við lendum í slysi þá er vel hugsað um okkur. • Maður upplifir töluvert starfsöryggi og það er styrkur. • Maður kynnist miklum tilfinningum og mikil nánd og maður lærir mikið af því. • Þegar maður lendir í áföllum þá fær maður mikinn stuðning og finnur fyrir miklum samhug. Starfsmenn hér láta sig náungann varða. • Það er mjög jákvætt við vinnustaðinn að ef eitthvað kemur uppá þá er það aldrei neitt mál og maður fær stuðning og um leið tækifæri til þess að skreppa frá ef þess gerist þörf. • Eg maður hefur veikst þá er stuðningur fyrir því og maður upplifir ekki að það sé erfitt að fá sveigjanleika vegna persónulegrar verkefna.

8. Almennt um vinnustaðinn • Hverjir eru helstu kostir þess að starfa hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur? • Starfsmannafélagið og félagskapur • Það er margt vel gert við starfsmenn hér hjá okkur og margt gert til þess að gleðja starfsmenn. • Starfsmannafélagið er mjög virkt og mikið gert til þess að „þétta“ hópinn svona vel saman. Það sem er líka jákvætt við alla viðburði hér er að mökum er boðið líka. • Margt gert fyrir okkur fyrir utan vinnu. • Brugðist skjótt við þessari könnun með því að boða til fundar og það er jákvætt. • Mikið verið að gera fyrir utan vinnu líka skemmtilegt. • Vel gert við starfsmenn að mörgu leyti, íþróttastyrkur og ýmislegt annað.

9. Almennt um vinnustaðinn • Hverjir eru helstu kostir þess að starfa hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur? • Áhugaverð verkefni og umhverfi • Verkefni eru góð og maður getur verið úti alla daga og það er gott. • Sjálfstæði í verkefnum og gott að vinna hérna. • Jákvætt það er mikill sveigjanleiki í starfi, maður getur brugðið sér frá þegar þess gerist þörf, það er ekkert mál. • Stutt í vinnuna og gott fólk sem vinnur hérna. • Mjög jákvætt er að fá að sinna krefjandi starfi og nýta sína menntun og fagþekkingu • Róleg vinna ekkert stress, þægileg og góð vinna, góðir félagar. • Nær vel yfir sitt hlutverk og maður veit til hvers er ætlast af okkur. • Fuglasöngur, fallegur staður, sjálfstæð vinnubrögð. • Umhverfið, gaman að vinna í skóginum gott að vinna úti, það er ekki stress hérna og vinnufélagar eru skemmtilegir. • Líkar verkefnin vel, gott að vera úti og það er vel hugsað okkur. • Það er verið að gera mikið fyrir okkur fyrir utan vinnu. • Hvatning til þess að menn séu að standa sig faglega. • Gaman að vinna með ungu og skemmtilegu fólki, fjölbreyttur hópur. • Lítið stress og mikið sjálfstæði. • Áhugaverð og skemmtileg verkefni og mikið sjálfstæði í starfi. • Æðislegt að koma hérna í vinnu, fallegt umhverfi og gaman að vera hérna, manni líður svo vel hérna. • Mikill faglegur metnaður.

10. Almennt um vinnustaðin • Hverjir eru helstu áskoranir við að starfa hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur? • Leitað til starfsmanna eftir hugmyndum og athugasemdum • Starfsmenn upplifa það stundum ef hugmyndir eru nýjar þá er ekki horft til þeirra því það má ekki breyta. • Stjórnendur eru ekki opnir fyrir nýjum hugmyndum, við megum helst ekki hafa skoðun á hlutunum. • Hugmyndir frá okkur eru drepnar niður eða ekki hlustað á það sem við komum með. • Ef kaupa á vélar eða annan búnað þá er ekki leitað til okkar eftir ábendingum er varðar kaupin. • Einelti eða slæm framkoma • Hér verður maður var við einelti eða slæma framkomu gagnvart fólki, ef menn eru örðuvísi þá verða menn fyrir einelti eða slæmri hegðun frá starfsmönnum og stjórnendum.

11. Staðan í dag – má bæta • Hverjir eru helstu áskoranir við að starfa hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur? • Stjórnun • Stjórnendur eru ekki sýnilegir og starfsmenn eru að kalla eftir því að þeir séu sýnilegri • Starfsmenn upplifa það að Garðyrkjustjórinn sé mikið á bakinu á þeim, hann sé „mikcomanagement.“ • Forstjórinn er með smá tilskipunarstjórn, og menn upplifa að millistjórnendur þurfa mikið að bera verkefni undir forstjóra. • Forstjórinn þarf að sleppa, við verðum að upplifa það að okkur sé treyst. Það eru verkefni sem millistjórnendur „fá“ ekki að gera þar sem forstjóri þarf að bera ábyrgð á öllu, á sér sögulegar skýringar. • Það þarf að yfirfæra völd og ábyrgð til næsta millistjórnenda, of mikil miðstýring sem dregur úr skilvirkni, millistjórnendur fá ekki ábyrgð og völd. • Stjórnendur eru ekki að taka á erfiðum málum, mál eru ekki leyst. Starfsmenn eru beðnir um að eiga ekki í samskiptum við þá aðila sem þeir eiga í „útistöðu“ við. Þetta þarf að leysa, hefur slæm áhrif á vinnustaðinn. • Garðyrkjustjóranum skortir hæfni til mannlegrar samskipta, það hafa margir „lent“ í honum, hann hefur skánað en þ´ðo er það ekki gott. • Það er of mikið verið að anda ofan í hálsmálið á okkur, við finnum fyrir því að okkur sé ekki treyst, við erum allir með mikla reynslu og eigum að geta unnið okkar vinnu án þess að verið sé að fylgjast með okkur.

12. Kirkjugarðar Reykjavíkur hafa gengið í gegnum töluverðan niðurskurð á Fjárlögum sem hefur niðurskurðurinn sett mark sitt á ýmsar stjórnunarlegar ákvarðanir m.a. um framkvæmdir sem krefjast aukins fjármagns.  Starfsemi Kirkjugarða Reykjavíkur er töluvert dreifð sem gerir það að verkum að sýnileiki stjórnenda og upplýsingagjöf reynist flóknari.   Stjórnendur eru að sinna hlutverkum sínum misjanfnlega vel og með misjöfnum hætti. Starfsmenn upplifa töluverða miðstýringu og vantraust stjórnenda þrátt fyrir sveigjanleika í verkefnum. Þeir upplifa að þeim sé ekki treyst til þess að taka ákvarðanir er varðar þeirra verkefni og ábyrgð. Einnig upplifa þeir að stjórnendur leyti ekki til þeirra eftir hugmyndum eða ábendingum er varðar verkefni þeirra. Starfsmenn upplifa að stjórnendur fari ekki eftir samþykktu verkferli og rýrir það traust almennra starfsmanna gagnvart skjólstæðingum Kirkjugarða Reykjavíkur. Með þeim hætti sýna stjórnendur slæmt fordæmi gagnvart starfsmönnum. Það er jafnframt upplifun starfsmanna að stjórnendur taki ekki á erfiðum starfsmannamálum og að slæm framkoma stjórnenda sé stundum látin viðgangast án afskipta yfirstjórnar. Hvað einkennir stöðuna í dag – Niðurstöður umræðuhópa Forstjóri er ekki nægjanlega sýnilegur. Of mikil miðstýring. Millistjórnendur þurfa að bera allt undir forstjóra. Starfsmenn upplifa það að sumir stjórnendur eru mjög mikið á bremsunni og hlutirnir fara því ekki í framkvæmd. Þeir upplifa það að þeir óski eftir því að vera „innvolveraðir“ inn í öll verkefni og treystir starfsmönnum ekki nógu vel. “Tilskipunarstjórnun” í gangi, stundum er okkur „skipað“ að gera hlutina á einn hátt þvert á samþykkt verkferli. Stundum upplifum við að aðstandendur geti fengið „sérmeðferð“ ef þeir tala við forstjóra/garðyrkjustjóra. Stjórnendur fara oft ekki eftir reglum og verkferlum og sýna því ekki fordæmi gagnvart starfsmönnum sem um leið ýtir undir vantraust starfsmanna gagnvart skjólstæðingum. Stjórnendur þekkja ekki nógu vel ferli sem mál þurfa að fara í gegnum og því er mikilvægt að haft sé samráð við starfsmenn áður en loforð er veitt. Annars grefur það undan trúgverðugleika starfsmanna ef skjólstæðingar fá ólíka meðferð og ólík svör. Tryggja þarf að millistjórnendur fái þau völd og ábyrgð sem þeim er ætlað að standa undir og um leið það svigrúm sem þarf til þess að geta sinnt daglegum verkefnum. Stjórnun

13. Hvað einkennir stöðuna í dag – Niðurstöður umræðuhópa Stjórnendur eru ekki að sýna starfsmönnum nægjanlegt traust í þeim verkefnum sem þeir bera ábyrgð á. Stjórnendur taka ekki á starfsmannavandamálum, slæm samskipti og einelti. Stjórnendur þurfa að bæta sig í mannlegum samskiptum og þurfa að koma fram við starfsmenn af virðingu. Stjórnendur eiga það til að „skamma“ starfsmenn fyrir framan aðra og gera þannig lítið úr þeim. Grafarar verða fyrir mikilli afskiptasemi og þeir upplifa mikið vantraust til þeirra. Þeir upplifa það gjarnan að þeim sé ekki treyst til þess að leysa þau verkefni sem þeim er falið að sinna. Sumir stjórnendur eru ekki að sýna starfsmönnum nægjanleg traust og þurfa að bæta sig í mannlegum samskiptum. Stjórnendur eru ekki að taka á erfiðum samskiptamálum, þeim er ýtt á undan í von um að þau leysist. Stjórnendur Stjórnendur gera sér grein fyrir því að þeir mega vera sýnilegri á meðal starfsmanna og fara meira út á svæði. Millistjórnendur telja að hlutverk, völd og ábyrgð séu mjög skýr og að forstjóri beri fullt traust til þeirra, þeir telja sig hafa það svigrúm sem þarf til þess að sinna verkefnum. Mikið traust er á meðal stjórnenda. Stjórnun

14. Stjórnun – mögulegar lausnir • Forstjóri og aðrir stjórnendur þurfa að gera sig sýnilegri gagnvart starfsmönnum, gefa sér tíma til þess að kynnast starfsfólki og verkefnum þeirra til þess skapa virðingu og traust á milli þeirra og starfsmanna. • Það sem starfsmenn geta upplifað sem „afskiptasemi/vantraust“ getur verið áhugi stjórnanda á starfi þeirra og því þarf að skapa traust og skilning allra aðila. • Forstjóri og aðrir stjórnendur þurfa að auka tíðni samskipta og byggja þannig upp traust gagnvart starfsmönnum og um leið leita til starfsmanna eftir lausnum og ábendingum. • Stjórnendur þurfa að vera skýrari í fyrirmælum, útdeila verkefnum, vald og ábyrgð og sýna þannig traust til starfsmanna. • Yfirfara hlutverk og ábyrgð stjórnenda og tryggja skilvirkan vettvang upplýsinga. Stuðla að því að stjórnendur tali einni röddu og séu samstíga í upplýsingagjöf og þeim aðgerðum/athöfnum sem beinast að starfsmönnum. • Stjórnendur og starfsmenn verða að fylgja skilgreindu verklagi, ef víkja þarf frá samþykktu verklagi verður það að vera gert í samráði við þá aðila sem að málinu standa. • Stjórnendur þurfa að taka á erfiðum málum strax og þau koma upp og koma þannig í veg fyrir að mál vindi upp á sig • Slök frammistaða starfsmanna /stjórnenda • Einelti og slæm framkoma

15. Eins og fram hefur komið er starfsemi Kirkjugarða Reykjavíkur dreifð á nokkra staði sem gerir það að verkum að samskipti og upplýsingagjöf á milli starfsmanna eru ekki markviss og um leið að sýnileiki stjórnenda mis mikill á milli starfsstöðva. Stefna og megináherslur Kirkjugarða Reykjavíkur er ekki miðlað nógu skýrt til starfsmanna og skapar það ákveðna óvissu um þau verkefni sem framundan eru. Staðbundnir fundir svo sem starfsmannafundri eru haldnir reglulega og þar er upplýsingaflæðið gott, en hins vegar fá starfsmenn takmarkaðar upplýsingar um það sem er í gangi á öðrum starfseiningum. Fundargerðir berast ekki alltaf á milli allra starfseininga. Í þeim tilgangi að styrkja upplýsingaflæði og samskipti er mikilvægt að horfa til eftirfarandi ábendinga: Hvað einkennir stöðuna í dag – Niðurstöður umræðuhópa Starfsmenn telja sig vel upplýsta um það sem er í gangi innan starfsstöðva en ekki á milli starfsstöðva. Starfsmenn hafa takmarkaða innsýn inn í önnur störf. Stefna og áherslur Kirkjugarða Reykjavíkur eru mjög óljósar fyrir starfsmönnum, oft á tíðum er rætt um að fara í hinar og þessar framkvæmdir en síðan gerist ekkert eða þá að hlutirnir gerast afar hægt og starfsmenn erum illa upplýst um það sem framundan er. Á mánaðarlegum fundum með starfsmönnum og stjórnendum er ýmislegt rætt og aðgerðir staðfestar í fundargerðum með skilgreindum ábyrgðarmanni en síðan fara hlutirnir ekki í framkvæmd og starfsmenn fá engar skýringar á töfum. Starfsmannafundir eru haldnir einu sinni í mánuði sem er gott, en þess á milli fá starfsmenn takmarkaðar upplýsingar. Starfsmenn fá takmarkaðar upplýsingar um það sem gerist í kirkjunni. Upplýsingaflæði er ekki nógu gott, það er óljóst hver ber ábyrgð á því að miðla upplýsingum. Ýmsar getgátur eru því í gangi sem ýtir undir óánægju og óöryggi. Fundargerðir eru ekki nógu aðgengilegar. Hér áður fyrr voru þær hengdar upp á vegg. Starfsmenn upplifa takmarkað upplýsingaflæði sem ýtir undir ranghugmyndir og um leið óöryggi. Starfsmenn upplifa það að þeir þurfa að sækja upplýsingar. Upplýsingaflæði

16. Upplýsingaflæði – mögulegar lausnir • Bæta upplýsingaflæði til starfsmanna um framtíðaráform og ákvarðanatöku, tryggja skýra miðlun upplýsinga til allra starfseininga. Tryggja þannig að starfsmenn fái upplýsingar sem ýta undir stolt og um leið sýn þeirra á fyrirtækið. • Innri vefur fyrirtækisins. • Senda út „úrdrátt“ úrlykimannafundum. • Tryggja gott aðgengi að fundargerðum á starfsstöðvum. • Halda áfram með reglubundna starfsmannafundi og fundi innan eininga. • Tilkynningar í tölvupósti til allra þeirra er málið varðar. • Stjórnendur þurfa að taka á erfiðum málum strax og þau koma upp og koma þannig í veg fyrir að mál vindi upp á sig, stoppa slæma umræðu • Slök frammistaða starfsmanna /stjórnenda • Einelti og slæm framkoma • Vakandi fyrir neikvæðum umræðum

17. Hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur starfar hópur starfsmanna með ólíka þekkingu og bakgrunn og áralanga starfsreynslu. Til þess að starfsmenn nái að þróast í starfi og um leið styrkja sig í þeim verkefnum sem þeir eru að sinna er mikilvægt að stjórnendur setji sig inn í þau verkefni sem starfsmenn sinna. Einnig er mikilvægt að þeir beiti reglubundinni endurgjöf og fari vel ofan í atriði sem eru að ganga vel ásamt því að ræða atriði sem betur mega fara. Til þess að þetta gangi eftir þarf að huga að neðangreindum atriðum. Hvað einkennir stöðuna í dag – Niðurstöður umræðuhópa Starfsmenn upplifa að stjórnendur hafi ekki nægilega innsýn inn í þau störf sem starfsmenn bera ábyrgð á. Stjórnendur mis góðir í að hrósa. Starfsmönnum sjaldan hrósað, fá frekar skammir þegar þeim „verður á“. Lítið um endurgjöf á frammistöðu starfsmanna í vinnu almennt. Starfsmannasamtöl eru ekki reglubundin og forstjóri tók þau öll síðast en hann hefur ekki nægjalega þekkingu og reynslu á þeim verkefnum sem starfsmenn eru að sinna. Starfsmenn hafa takmarkaða innsýn inn í önnur störf og enn síður á milli starfsstöðva. Stjórnendur óska ekki eftir skoðunum og ábendingum starfsmanna, starfsmenn eru ekki hvattir til þess að koma með þeirra skoðun. Stjórnendur Stjórnendur eru sammála um að þeir geti bætt hrós og endurgjöf til starfsmanna Hrós og endurgjöf

18. Hrós, endurgjöf – mögulegar lausnir • Stjórnendur þurfa að sýna aukinn áhuga á því sem starfsmenn eru að gera og sækja meira til starfsmanna eftir áliti þeirra og ábendingum er varðar þeirra verksvið. • Koma á starfsmannasamtölum þar sem „næsti“ yfirmaður tekur samtölin. • Stjórnendur þurfa að gera sér grein fyrir mikilvægi hrós og endurgjafar í þeim tilgangi að staðfesta hlutverk og frammistöðu starfsmanna. • Endurgjöf og hrós eru á ábyrgð stjórnenda • Koma á markvissum vettvangi til endurgjafar • Þjálfun og fræðsla stjórnenda til endurgjafar • Hrósa starfsmönnum fyrir vel unnin störf og þeirra framlag, ekkert er sjálfgefið.... • Einnig er það mikilvægt fyrir stjórnendur að veita starfsmönnum leiðréttandi endurgjöf á það sem betur má fara með uppbyggilegum hætti(stjórnendur eiga ekki að „skamma“) • Sameiginlegir viðburðir, þverfagleg verkefni • Tryggja þátttöku starfsmanna í þverfaglegum verkefnum; • Stuðlar að betri innsýn inn í störf annarra • Ýtir undir starfsþróun

19. Í vinnuumhverfi Kirkjugarða Reykjavíkur er margt sem starfsfólk er ánægt með varðandi vinnuaðstöðuna, sér í lagi þeir starfsmenn sem vinna við skrifstofustörf. Starfsmenn eru ánægðir með vinnufatnað og ýmis tæki sem þeir þurfa til þess að sinna störfum. Hins vegar átta starfsmenn sig á því að fjárframlög hafa minnkað sem hefur áhrif á endurnýjun véla og tækja og af þeim sökum eru ýmis tæki og búnaður orðin gamall og slitinn og það hefur áhrif á vinnuna. Mikill tími fer í viðgerðir og bið eftir varahlutum. Við endurnýjun á búnaði eða kaup á nýjum, upplifa starfsmenn að ekki sé tekið tillit til þeirra þarfa eða að sóst sé eftir áliti þeirra. Stjórnendur fara ekki eftir öryggiskröfum vinnueftirlitsins varðandi réttindi á stærri vinnuvélar. Til þess að stuðla að aukinni ánægju og vellíðan starfsmanna er mikilvægt að horfa til neðangreindra þátta: Hvað einkennir stöðuna í dag – Niðurstöður umræðuhópa Starfsmenn ánægðir með það að fá vinnufatnað. Skrifstofufólkið er almennt mjög ánægt með búnað og vinnuaðstöðu. Við ákvörðun um úrbætureða vélakaup/tækjakaup er ekki haft samráð við starfsmenn né leitað ráða. Bílarnir eru orðnir lúnir. Starfsmenn gera sér grein fyrir þeim niðurskurði sem Kirkjugarðarnir standa frammi fyrir af þeim sökum eru ýmis tæki og búnaður orðinn gamall og slitinn. Mikill tími fer í viðgerðir eða bið eftir varahlutum sem tefur starfsemina verulega. Búnaðurinn er orðinn ansi slitinn og löngu orðið tímabært að endurnýja hann ef vel á að vera. Starfsmenn lenda of oft í því að langur tími líður frá því að óskað er eftir nauðsynlegum búnaði og tækjum og þangað til hann berst starfsmönnum. Starfsmenn upplifa það að þeir þurfi að ganga verulega á eftir því að fá tæki og búnað og hafa þeir lent í því að þurfa bíða í 5 mánuði eftir vetlingum. Talstöðvar virka ekki nógu vel, það kom sérfræðingur fyrir 2 árum og tók út stöðuna og síðan hefur ekkert gerst. Vinnuaðstaða og búnaður

20. Hvað einkennir stöðuna í dag – Niðurstöður umræðuhópa Stjórnendur fara ekki eftir þeim öryggiskröfum sem vinnueftirlitið setur varðandi réttindi starfsmanna á stærri vinnuvélum. Stundum er skortur á því að starfsmenn séu í réttum öryggishlífum þrátt fyrir að þeir hafa ítrekað óskað eftir því við stjórnendur. Engin viðbragðsáætlun/ferli virðist vera til staðar ef slys á sér stað á vinnusvæðinu. Vinnuaðstaða og búnaður

21. Mögulegar lausnir: Yfirfara aðstöðu og aðbúnað starfsmanna og forgagnsraða úrbótum og upplýsa starfsfólk um þá forgangsröðun eða áætlun um úrbætur. Skilgreina viðhaldsáæltun á nauðsylegum tækjum og búnaði. Hafa samráð við starfsmenn/stjórnendur þegar lagt er mat á úrlausnir á aðstöðu og aðbúnaði starfsmanna áður en ákvarðanir eru teknar. Upplýsa starfsmenn varðandi ákvarðanir sem eru teknar sem tengjast aðbúnaði starfsmanna, hvað var ákveðið, hvers vegna o.s.frv. Komum þannig í veg fyrir óánægju á meðal starfsmanna. Kortleggja viðbragðsferli/viðbragðsáætlun þegar slys ber á hendi og kynna fyrir starfsmönnum. Senda þá aðila á námskeið sem eiga að vinna á vélum og þannig tryggja að þeir hafi tilskilin réttindi. Vinnuaðstaða og búnaður

22. Flestir starfsmenn eru sammála um að samskipti við nánustu vinnufélaga séu mjög góð, sem væri m.a. það sem gerði vinnustaðinn áhugaverðan. Sem dæmi var nefnt að hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur ynni gott og skemmtilegt fólk, vinnustaðurinn væri eins og lítil fjölskylda þar sem samhugur, stuðningur og léttleiki einkenndi samskiptin. Fram kom þó að sumum stjórnendum skorti hæfni til mannlegrar samskipta. Starfsmenn voru ánægðir með þá greiningarvinnu sem það fékk að taka þátt í, það væri gott og þarft skref varðandi samskipti milli starfsmanna og stjórnenda. Það var þó efi í mörgum varðandi hvað yrði gert með þessa vinnu, hvort þetta myndi leiða til breytinga eða ekki. Til að tryggja góð samskipti og auka samskipti milli hópa þarf að horfa til eftirfarandi þátta: Hvað einkennir stöðuna í dag – Niðurstöður umræðuhópa Starfsmenn almennt ánægðir í vinnu, nær samskipti eru góð. Andinn er almennt léttur og góður og starfsmönnum líður vel saman. Forstjóra er mjög umhugað um starfsmenn og umbunar þeim með ýmsum hætti. Einu sinni í mánuði er haldinn fundur á hverri bækistöð og er ekki sparað til veitinganna á þeim fundum. Starfsmenn hafa litla þekkingu á störfum annarra. Núningur (gagnrýni) hefur skapast á mill starfseininga. Lítil þekking, takmarkað upplýsingaflæði. Þarf að bæta samskiptin og upplýsingaflæðið á milli starfseininga,auka þekkingu á því sem er í gangi á ólíkum stöðum. Nokkrir starfsmenn sem þrífast á því að ferðast á milli starfsstöðva með sögur sem oft á tíðum eiga ekki við rök að styðjast og eða hafa tekið miklum breytingum.       Starfsmenn upplifa togstreitu og agnúa á milli starfsstöðva. Ábendingar stjórnenda Stjórnendur upplifa oft á tíðum neikvæð samskipti og pirring eða jafnvel þreytu hjá starfsmönnum. Starfsandi hefur stundum verið neikvæður eða allt að því slæmur. Stjórnendur verða varir við núning á milli starfseininga Samvinna, liðsheild og samskipti

23. Samvinna, liðsheild og samskipti – mögulegar lausnir • Stjórnendur þurfa að sýna fordæmi í jákvæðum og góðum samskiptum og tryggja þannig góðan liðsanda. • Allir starfsmenn Kirkjugarða Reykjavíkur þurfa að stuðla að góðum starfsanda og vinna markvisst gegn neikvæðu umtali og láta vita að neikvæð hegðun eða umtal sé óásættanleg og særandi. • Ýta undir frekari liðsheildarhugsun með því að auka upplýsingaflæðið, á milli manna og milli starfsstöðva. Fá starfsmenn til þess að vera með „heimboð“ þar sem starfsmönnum annarra starfsstöðva er boðið í heimsókn og fá kynningu á starfsmönnum og þeim verkefnum sem eru í gangi. • Heimboð • Markvisst upplýsingaflæði á milli starseininga • Skilja þann mikilvæga þátt sem upplýsingar leika í því að skapa stolt og ánægju starfsmanna • Innri markaðssetning • Sýna í verknaði að starfsfólk sé metið

24. Flestir starfsmenn voru sammála um að töluvert væri gert fyrir starfsmanninn og að ýmis hlunnindi fylgdu því að starfa hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur, bæði fyrir starfsmanninn og maka þeirra. Þegar horft er til launa starfsmanna þá upplifði stærsti hluti starfsmanna að launin hefði ekki hækkað í langan tíma og jafnvel ekki síðan löngu fyrir hrun. Starfsmenn upplifa að laun þeirra séu ekki í samræmi við markaðslaun og hafa ekki hækkað í samræmi við kjör almennt. Starfsmenn á skrifstofu eru sáttari við launin en aðrir starfsmenn. Þrátt fyrir launaleynd upplifa starfsmenn misræmi í yfirvinnugreiðslu. Eftirfarandi punktar komu fram í umræðum starfsmanna: Hvað einkennir stöðuna í dag – Niðurstöður umræðuhópa Starfsmenn upplifa að vinnustaðurinn gerir margt fyrir starfsmanninn íþróttastyrkur, matarstyrkur og ýmislegt annað, mikil búbót. Launin eru of lág og hafa ekki hækkað í takt við þær hækkanir sem hafa átt sér stað í sambærilegum störfum. Starfsmenn eru almennt ekki sáttir við núverandi laun miðað við það vinnuframlag sem unnið er af hendi. Í fyrirtækinu eru til staðar 3 eða 4 verkalýðsfélög sem gerir það að verkum fyrirtækið er endalaust að semja við mismunandi hópa. Þurfum að velja fulltrúa semur um launamál fyrir hönd starfsmanna. Þessi leið sameinar ekki starfsmenn heldur skapar frekar gjá á milli starfsmanna. Störfin hér eru ekki beint illa launuð (skrifstofan) en mættu þó vera betri, erfitt reynist ávalt að ganga á eftir launahækkun þegar menn vita hvaða svör menn fá. Erfitt að tala um launamál við forstjórann því hann tekur ekki vel í þá umræðu. Það virðist vera misræmi í yfirvinnugreiðslu starfsmanna. Upplifunin er sú að sumarstarfsmenn fá meira greitt fyrir yfirvinnu en fastir starfsmenn. Laun og kjör starfsmanna

25. Laun og kjör starfsmanna – mögulegar lausnir • Upplýsa starfsmenn um þróun launa hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur samanborið við launaþróun þeirra stéttafélaga þar sem starsmenn eru félagar að. • Kanna möguleika á því að fá starfsmenn til þess að vera í einu verkalýðsfélagi.

26. Vinnuferli Forgangsverkefni Byggja á niðurstöðu vinnufundar Úrbótahópar Hvernig? Markmið, leiðir, aðgerðir, eftirfylgni og mat á árangri • Hvar erum við? • Sammælst um greiningu: • Úrbótatækifæri • Flokkun • verkefni Hlutverk, skipulag og stefna. Stjórnendahópur Umræðufundur með starfsmönnum og stjórnendum VR-Könnun Hópfundir

27. Forgangsröðun verkefna - stjórnendahópur • Stefna og framtíðarsýn • Upplýsa starfsmenn um megin stefnu og áherslur Kirkjugarða Reykjavíkur til næstu ára • Skipulag • Yfirfara þarf verkferla og verklag í þeim tilgangi að tryggja samræmi og sameiginlegan skilning á samþykktum ferlum. Tryggja það að bæði stjórnendur og starfsmenn vinni ávallt samkvæmt því vinnulagi sem viðurkennt er. Ef hverfa þarf frá samþykktu vinnuferli verður það að vera í samráði við stjórnanda/starfsmann sem sinna þeim verkefnum. Tryggja þannig vandaða og faglega þjónustu og jákvæða ímynd Kirkjugarðanna.

28. Forgangsröðun verkefna - Stjórnendur • Vald og ábyrgð • Skilgreina þarf betur vald og ábyrgð starfsmanna og stjórnenda. • Skilgreina þarf megin verkefni starfsmanna og stjórnenda. • Tryggja skýra miðlun upplýsinga upp og niður skipurit. • Tryggja tengsl milli eininga–skýra valdsvið og lárétt skipulag. • Stjórnun og samskiptavettvangur • Forstjóri og aðrir stjórnendur þurfa að gera sig sýnilegri gagnvart starfsmönnum, gefa sér tíma til þess að kynnast starfsfólki og verkefnum þeirra til þess skapa virðingu og traust á milli þeirra og starfsmanna. Vera duglegri við að leita til starfsmanna eftir lausnum og ábendingum. • Stjórnendur þurfa að upplýsa starfsmenn um þær ákvarðanir sem teknar eru og í hvaða farveg þær fara. Tryggja þannig að allir starfsmenn séu upplýstir um það sem framundan er. • Stjórnendur þurfa að vera skýrari í fyrirmælum, útdeila verkefnum, vald og ábyrgð og sýna þannig traust til starfsmanna. • Yfirfara hlutverk og ábyrgð stjórnenda og tryggja skilvirkan vettvang upplýsinga. Stuðla að því að stjórnendur tali einni röddu og séu samstíga í upplýsingagjöf og þeim aðgerðum/athöfnum sem beinast að starfsmönnum. • Það sem starfsmenn geta upplifað sem „afskiptasemi/vantraust“ getur verið áhugi stjórnanda á starfi • Stjórnendur þurfa að taka á erfiðum málum strax og þau koma upp og koma þannig í veg fyrir að mál vindi upp á sig • Einelti og slæm framkoma starfsmanna og/eða stjórnenda • Stjórnendur þurfa að sýna fordæmi í jákvæðum og góðum samskiptum og tryggja þannig góðan liðsanda.

29. Forgangsröðun verkefna - Stjórnendur • Upplýsingaflæði • Bæta upplýsingaflæði til starfsmanna um framtíðaráform og ákvarðanatöku, tryggja skýra miðlun upplýsinga til allra starfseininga. Tryggja þannig að starfsmenn fái upplýsingar sem ýta undir stolt og um leið sýn þeirra á fyrirtækið. • Senda út „úrdrátt“ úr frá lykilmannafundum stjórnenda • Innri vefur fyrirtækisins. • Tryggja gott aðgengi að fundargerðum á starfsstöðvum. • Halda áfram með reglubundna starfsmannafundi og fundi innan eininga. • Tilkynningar í tölvupósti til allra þeirra er málið varðar. • Stjórnendur þurfa að taka á erfiðum málum strax og þau koma upp og koma þannig í veg fyrir að mál vindi upp á sig, stoppa slæma umræðu • Slök frammistaða starfsmanna /stjórnenda • Einelti og slæm framkoma • Vakandi fyrir neikvæðum umræðum á kaffistofum • Laun og kjör starfsmanna • Upplýsa starfsmenn um þróun launa hjá Kirkjugörðum Reykjavíkur samanborið við launaþróun þeirra stéttafélaga þar sem starsmenn eru félagar að. • Kanna möguleika á því að velja einn fulltrúa sem semur um laun fyrir hönd allra starfsmanna

30. Forgangsröðun verkefna - Starfsmenn • Hvatning, endurgjöf og hrós • Koma á starfsmannasamtölum þar sem „næsti“ yfirmaður tekur samtölin. • Tryggja skilning fyrir því að endurgjöf og hrós er á ábyrgð allra starfsmanna Kirkjugarða Reykjavíkur sem skilar sér í aukinni ánægju og afköstum starfsmanna. • Stjórnendur og starfsmenn þurfa að viðhalda þeim kúltúr vinnulagi að ræða hlutina og ræða þá hluti sem þeir eru ósáttir við, veita hvort öðru reglubundna endurgjöf um það sem er gott og það sem betur má fara. • Samvinna, liðsheild og samskipti • Allir starfsmenn Kirkjugarða Reykjavíkur þurfa að leggja metnað í að viðhalda góðum starfsanda og vinna gegn slæmri framkomu gagnvart samstarfsmönnum • Ýta undir frekari liðsheildarhugsun með því að auka upplýsingaflæðið, á milli manna og milli starfsstöðva. Fá starfsmenn til þess að vera með „heimboð“ þar sem starfsmönnum annarra starfsstöðva er boðið í heimsókn og fá kynningu á starfsmönnum og þeim verkefnum sem eru í gangi. • Heimboð • Markvisst upplýsingaflæði á milli starseininga • Skilja þann mikilvæga þátt sem upplýsingar leika í því að skapa stolt og ánægju starfsmanna • Innri markaðssetning • Sýna í verknaði að starfsfólk sé metið • Allir starfsmenn Kirkjugarða Reykjavíkur þurfa að stuðla að góðum starfsanda og vinna markvisst gegn neikvæðu umtali og láta vita að neikvæð hegðun og eða umtal sé óásættanleg og særandi.