P.M.P.K. Diklat Kepemimpinan Tingkat IV

1. Fasilitator : Drs. Surjadi, M.Si P.M.P.K.DiklatKepemimpinan Tingkat IV (SUMBER : LAN-RI, 2008, MODUL DIKLATPIM TINGKAT IV)

2. DASAR FILOSOFIS SEBUAH KEPUTUSAN PUBLIK “SETIAP KEPUTUSAN TIDAK SEMATA-MATA DIDASARKAN PADA KOMPETENSI LEGAL, TETAPI JUGA HARUS MEMENUHI NILAI-NILAI KEBENARAN ETIK DI DALAMNYA” (Prof. Dr. DjokosantosoMoeljono)

3. DESKRIPSI SINGKAT Mata diklatinimenjelaskanpengertian, proses, teknikanalisis, pemelihanalternatifdanpengambilankeputusan. TUJUAN UMUM Setelahmengikutipembelajaranini, pesertamampumemahami, menjelaskandanmenerapkanketerampilandalammemecahkanmasalahdanpengambilankeputusan yang tepat, cepatdanbenar.

4. TUJUAN KHUSUS SETELAH MEMPELAJARI MATA AJAR INI, PESERTA MAMPU : • MemahamiAlurPikirRasionalDalamProsesPemecahanMasalah; • Memahami Dan MenjelaskanTahap-tahap Dari AlurPikirRasional; • Memahami Dan MenjelaskanTeknik-teknikdalamMengidentifikasi, Merumuskan, MenentukanPrioritas, MenganalisisMasalah Dan MenentukanPilihan; • Memahami Dan MenjelaskanTeknik-teknikAnalisisPersoalanPotensial; • Memahami, Menjelaskan Dan MenerapkanKonsep-konsepTersebutDalamPraktek.

5. PENGERTIAN • PEMECAHAN MASALAH DAPAT DIARTIKAN SEBAGAI : SuatuProsesMengamati, Pengenalan Dan Usaha MengurangiPerbedaanAntaraSituasiSekarangDengan Yang AkanDatang (Rencana); • PENGAMBILAN KEPUTUSAN DIARTIKAN SEBAGAI : ProsesMemilihTindakan Dari BeberapaAlternatifUntukMencapaiTujuan/ Sasaran (ProsesMengakhiriSuatuMasalah).

6. Pengertian …… • PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN (PMPK) DAPAT DIARTIKAN : SebagaiSuatuProsesIdentifikasi, MencariPenyebab, PemilihanAlternatif Dan MengantisipasiHambatan Yang MungkinMenghalangiTerlaksananyaKeputusan.

7. BANYAK RAGAM MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN “KEGUNAAN MODEL” BERPERAN UNTUK : • Mengetahuihubungan faktor-2 yang bersifattunggalrelevandenganmasalah yang akandiselesaikan; • Memperjelashubungan yang signifikandiantaravariabel yang ada; • Merumuskanhipotesistentanghakekathubunganantarvariabel.

8. FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN MODEL PENGAMBILAN KEUTUSAN • TUJUAN ORGANISASI; • KENDALA INTERNAL; • KRITERIA PELAKSANAAN; • BERBAGAI ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH.

9. FAKTOR YANG BERPENGARUH FAKTOR YANG BERPENGARUH DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN : • Keadaanlingkungandannilai-nilai yang dipertentangkan; • Politik; • Emosional; • Tingkat pendidikan; • Model keputusanfaktual.

10. PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM PROSES MANAJEMEN • KEPUTUSAN DALAM PERENCANAAN; • KEPUTUSAN DALAM PELAKSANAAN / IMPLEMENTASI PROGRAM; • KEPUTUSAN DALAM PENGAWASAN.

11. KEPUTUSAN DALAM PERENCANAAN Keputusandalamperencanaanberhubunganpemilihan program prioritas yang difokuskanpadaIdentifikasiMasalah, AlternatifKeputusandanDampak yang akanterjadi (baikdampak yang diinginkanmaupun yang tidakdiinginkan)

12. KEPUTUSAN DALAM IMPLEMENTASI PROGRAM KeputusandalamImplementasi Program berhubungandengan “MasalahPengendalianKegiatan” sesuaidenganProsedurdanLingkunganOrganisasi.

13. KEPUTUSAN DALAM PENGAWASAN Keputusandalamkegiatanpengawasanberhubungandengan “Keberhasilan Program”, apakahsudahsesuaidengansasarandanpenggunaansumberdayaorganisasi.

14. JENIS KEPUTUSAN MENURUT “TATARAN PROSES” MANAJEMEN DAN “CONTAIN” KEPUTUSANNYA

15. TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN(KegiatanUtama) • IdentifikasiMasalah; • AnalisisMasalah; • MerumuskanAlternatifPemecahanMasalah; • MenetapkanKeputusan.

16. TAHAPAN ANALISIS DALAM PMPK (MenurutKepner-Tregoe)

17. TAHAPAN ANALISIS DALAM PMPK

18. TAHAPAN ANALISIS DAN KEGIATANDALAM PMPK

19. LANGKAH-LANGKAH PMPK(Halaman 9) • Menginventarisasi/IdentifikasiMasalah; • Menentukanmasalahprioritas(MU); • Mengidentifikasipenyebabmasalah(MP); • Menentukanpenyebabutama dg USG (MPD) & MengidentifikasiMasalahSpesifik(MS) sbgPenyebabtimbulnyaMasalahPokokDominantsbdilanjutkanMenentukanMasalahSpesifikDominan(MSD) dg USG; • Membuatalternatifpemecahan (DiawalidenganMenentukanTujuanPengambilanKeputusan; Drs. Surjadi,M.Si - Latihan PMPK, 2011

20. Langkah………… • MenentukanAlternatifTerbaik (DenganTeoriTapisan, atau Cost Benefit Analysis); • Mengidentifikasi hal-2 yang mungkinakanterjadi; • MenentukanTindakanPencegahan. Drs. Surjadi,M.Si - Latihan PMPK, 2011

21. 1 - ANALISIS SITUASI • MENGENALI “KERISAUAN”; • MEMILAH KERISAUAN; • MENENTUKAN KRITERIA DAN PRIORITAS; • MERENCANAKAN PENYELESAIAN. “Kerisauan (Concern) berarti :sesuatu yang dirasakanmengganggu, kurangmengenakkan, menyitaperhatian TAPI kitabelumyakinapakahsesuatuitumemangperlukitaatasi”

22. 1). MengenaliKerisauan:

23. 2). MemilahKerisauan : • Apa yang dimaksuddengan ……; • Apabuktinyasehinggaitutidak ……; • Apakahhaltersebutmasihbisadirincilebihlanjut ……; • Apakahhaltersebuttelahspesifik …..; (Menunjukkan “masalahspesifik / tunggalsehinggadapatdianalisispenyelesaaiannya)

24. 3). MenentukanKriteria & PrioritasMasalah : (TeoriKepnerTregoe : “USG”) PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT (5 – 4 – 3 – 2 – 1 ) TN = TOTAL NILAI

25. KRITERIA PEMILIHAN MASALAH PRIORITAS • U (Urgency) : kegawatanyaitubesarnyadampak yang timbulterhadapkeselamatanjiwamanusia/uang/produksi/hartabenda/reputasibaikindividumaupunorganisasi. • S (Seriousness) : mendesaknyayaitubanyaknyawaktutersediauntukpenanganansuatumasalah. • G (Growth) : pertumbuhanyaituperkiraanbertambahburuknyasuatukeadaandibandingkandengansebelumnya/keadaansekarang.

26. CONTOH “SITUASI” (KERISAUAN-KERISAUAN) • LAPORAN MINGGUAN TIDAK TEPAT WAKTU. • KEMISKINAN MENINGKAT. • KESULITAN KOORDINASI ANTAR BAGIAN; • JUMLAH ANAK JALANAN MENINGKAT; • TARGET PBB TIDAK TERCAPAI; • PELAKSANAAN PROYEK TERLAMBAT; • PKL TIDAK TERTIB; • SISWA SMA TIDAK LULUS MENINGKAT; • SOAL UJIAN NASIONAL BANYAK BOCOR; • SI BADU SERING BOLOS, DLL. KENALI KERISAUAN DAN PILAH KERISAUAN.

27. CONTOH KERISAUAN • Perencanaan Proyek Kurang Sempurna. (Bersifat Umum); • Perijinan Bangunan Lambat Diselesaikan (Bersifat Umum); • Peralatan Kerja Kurang.(Umum); • Menteri Akan Berkunjung.(Jelas).

28. MEMILAH KERISAUANPertanyaan untuk Memilah Kerisauan:1.Apa yang Anda Maksud Dengan…………2.Bukti Apa yang Anda Punyai………………3.Apakah Kerisauan Masih Bisa Diperinci Lagi? CONTOH Indek Skala LIKERT: 1-5; Sangat Penting, Penting, Cukup, Kurang, Sangat Kurang.

29. 4). MerencanakanPenyelesaian : KemungkinansifatMasalahPrioritas : • Masalahprioritasbelumdiketahuipenyebabnya; • Masalahprioritastelahdiketahuipenyebabnyasecarajelas; • Masalahmasihpotensial. = (DILANJUTKAN LANGKAH ANALISIS PERSOALAN)

30. TEKNIK MERENCANAKAN PENYELESAIAN A B C

31. A TEKNIK ANALISIS MASALAH • PerumusanMasalah; • SpesifikasiPenyebab; • MengujiPenyebab; • Memverifikasipenyebab (akarmasalah); • PenetapanTujuanPengambilanKeputusan; • MenentukanKriteriaPemilihan; • MengembangkanAlternatifpilihan; • Mengevaluasialternatif.

32. PerumusanMasalah • PerumusanMasalah : Beruparumusan “kesenjangan” baikkesenjangan “prosedur” maupun “sistem” antarakenyataan (empirik) dengan yang seharusnya (yang diinginkan). Perbedaanantara Das Saindan Das Sollendapatdikatakansebagai “masalah”; • Ada 2 kemungkinanmasalah : “masalahtunggal” (spesifik) bisalangsungdicarifaktorpenyebabnya. Dan “masalahmajemuk” yang harusdicaripenyebabnyamasing-masing.

33. SpesifikasiPenyebab • Mencaripenyebabspesifik yang menggambarkanhubungan “sebab – akibat” yang logis, yaitudenganmenjawabpertanyaan“mengapa” atau“apabila…..” “maka…..”; • Jawabanataspertanyaan “apabila…” merupakan “penyebab” dan “maka” akantimbulsuatumasalahsebagai “akibat”; • Membuat “daftarpenyebab” timbulnya “masalahprioritas” yang telahdiketemukan/ditetapkan.

34. Contohmenjawab “MENGAPA” terjadi “MasalahPrioritas” (mis. : Terlambatmasukkantor)

35. MengujiPenyebab • Daftar yang menyajikankemungkinan – kemungkinan “penyebab” padatahapsebelumnyadiujikebenarannyadenganmenggunakanpertanyaan : • Apakahpenyebabinisesuaidenganfakta?; • Siapa yang bertanggungjawabataskebenaraninformasitsb (sumberinformasidiperolehdari yang berkompeten)?.

36. MemverifikasiPenyebab • Adaberbagaipisauanalisis yang dapatdigunakanuntukmemverifikasipenyebab, yaitua.l. : • Causal Map (petasebab – akibat); • Fish Bone Diagram (diagram tulangikan) • Diagram PohonMasalah; • Dll.

37. CONTOH CAUSAL MAP COIL MESIN RUSAK AKI KLEP AKI LEMAH BUSI PERAWATAN LEMAH

38. CONTOH FISH BONE DIAGRAM METODE SDM TERLAMBAT MASUK KANTOR MOGOK MESIN TDK HIDUP Aki lemah. MESIN Air aki habis Lupa servis Jadwal servis tidak ada MANAJEMEN PERAWATAN LEMAH

39. CONTOH POHON MASALAH TERLAMBAT MASUK KANTOR AKIBAT SEBAB UTAMA MOBIL MOGOK MASALAH UTAMA SDM TIDAK TERAMPIL MESIN RUSAK SISTEM TER-GANGGU MP BUSI KOTOR AKI LEMAH SHILL BOCOR Sebab AIR AKI HABIS MS SERVIS TERLAMBAT JADWAL SERVIS TDK ADA AKAR MASALAH MANAJEMEN PERAWATAN LEMAH

40. MENENTUKAN KRITERIA & PRIORITAS MASALAH : (TeoriKepnerTregoe : “USG”) PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT (5 – 4 – 3 – 2 – 1 ) TN = TOTAL NILAI

41. POHON MASALAH AKIBAT (-) HHASIL USG MASALAH UTAMA (-) HASIL USG (MP) (MP) (MPD) (Faktor yang berpengaruhthd “MasalahUtama”) MASALAH POKOK (-) MASALAH POKOK (-) MASALAH POKOK (-) HHASIL USG (MS) (MS) (MSD) (AkarMasalah) MS (-) MS (-) MS (-)

42. PenetapanTujuanPengambilanKeputusan • UntukmerumuskanAlternatifPemecahanMasalahterlebihdahuludilakukan 3 langkahanalisis yang pokokyaitu : • MenentukanTujuan/Sasaran; • MenilaiAlternatif, dan • MenilaiAkibat. MENENTUKAN TUJUAN/SASARAN MENILAI ALTERNATIF MENILAI AKIBAT YANG TIMBUL

43. POHON TUJUAN/ SASARAN DAMPAK (+) SASARAN UTAMA (+) (Faktor yang berpengaruhthd “MasalahUtama”) SASARAN POKOK (+) SASARAN POKOK DOMINAN (+) SASARAN POKOK (+) (AkarMasalah) SS-1 (+) SSD-2 (+) SS-3 (+)

44. F. MenentukanKriteriaPemilihan • ADA 2 KRITERIA PERSYARATAN APA YANG HARUS DIPENUHI CALON KEPUTUSAN : • KriteriaWajib/Keharusan (mutlak, terukurdanrealistis) • KriteriaKeinginan. • PEMBUATAN KRITERIA MERUPAKAN LANGKAH YANG BERSIFAT SUBSTANTIF, IMAJINATIF DAN KREATIF, SESUAI DENGAN TUJUAN KEPUTUSAN ITU DIAMBIL.

45. KRITERIA PEMILIHAN ALTERNATIF

46. G. MengembangkanAlternatifPilihan ( “AnalisisKeputusan”) B • Merumuskanbeberapa “alternatif” sebagaipilihanuntukmemecahkanmasalahatauuntukmencapaitujuan yang ditetapkan, dengancara “curahpendapat”; Atau : • Menggunakanpisauanalisis : • PohonAlternatif; • FFA; (diberikanSekedarContoh) • SWOT (diberikanSekedarContoh)

47. DAMPAK (+) POHON ALTERNATIF SASARAN UTAMA (+) SASARAN POKOK Dominan (+) HASIL DARI PENILAIAN TUJUAN SAS SPESIFIK DOMINAN (+) ALTERNATIF I ALTERNATIF 3 ALTERNATIF 2

48. CONTOH FFA(GunaMerumuskanAlternatif) ARAH PERUBAHAN • ALTERNATIF STRATEGI : • TingkatkanJumlahInsentifBulanan; • OptimalkanPelaksanaanApel; • TegakkanPeraturanDisiplin. TRANSPORTASI SULIT ADANYA INSENTIF SANKSI KURANG TEGAS ADANYA APEL (FAKTOR PENDORONG) (FAKTOR PENGHAMBAT)

49. FORMULASI STRATEGI SWOT CONTOH

50. G. MENGEMBANGKAN ALTERNATIF……...... TUJUAN : (SasaranSpesifik) A = PendidikanMeningkat; (II) C = Skill Meningkat.(I) (Sas.SpesifikDominan/ SSD) B = PengalamanKerjaMeningkat; (III) ALTERNATIF KEPUTUSAN • Pengembangan Usaha Kemitraan; • PenyelenggaraanLatihanKewirausahaan; • PenyertaanDalam Program Magang.