e-Procurement Situering in het inkoopproces

1. e-ProcurementSituering in het inkoopproces Gert Maddens November 2005

2. Introductie • Gert Maddens • Oprichter 1e cursus inkoop (1990) • Sinds 1992 werkzaam in inkoop • 1992-1994: fabrikant conveyors • 1994-1995: roomijsfabrikant • 1995-1998: oprichting 1e dienstverlener inkoop (PSI) • 1998-nu: Purcon Consultants Ltd

3. Inhoud • Situering van inkoop • e-Procurement

4. SITUERING INKOOP • Definitie inkoop • De inkoopfunctie • Het inkoopproces • Praktijkobservaties • Terminologie

5. Definitie Het via externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, bedrijfsvoering en de instandhouding van de organisatie tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden

6. Definitie Alles waarvoor een externe factuur binnenkomt betekent inkoop! We onderscheiden Directe en Indirecte inkoop Directe Indirecte Mechanische componenten goederen Hard & Software diensten ICT onderhoud Verpakken

7. Wat is de inkoopfunctie De inkoopfunctie beslaat: • Alle activiteiten in de fasen van het inkoopproces • Alle afdelingen die deze activiteiten uitvoeren • Alle goederen/diensten/werken die worden ingekocht en aanbesteed • De administratieve afhandeling van bestellingen en facturen Kortom, de inkoopfunctie is breder dan de inkoopafdeling of inkoper

8. Organisatie- beleid Inkoopbeleid Leveranciers Klanten SPECIFICEREN SELECTEREN CONTRACTEREN BESTELLEN BEWAKEN NAZORG Organisatie & Personeel Methoden & Procedures Informatie- voorziening Prestatie-indicatoren

9. Praktijkobservaties extern • Elektronisch inkopen en aanbesteden (met stip) • Uitbesteden niet-kerntaken • Toenemend aandeel inkoopvolume • Aandacht voor milieuzorg en integriteit • Toenemende professionalisering inkoopvak

10. Terminologie: Begrippen rond inkoopproces Inkoopfunctie Bestel/operationele inkoopfunctie Initiële/tactische inkoopfunctie Klant Lever- ancier Speci- ficeren Select- eren Contrac- teren Bestel- len Bewa- ken Nazorg Purchasing/supply management Sourcing Buying Procurement

11. Terminologie: Inkoopproces kent 3 koopsituaties • Eerste aankoopsituatie • Gewijzigde herhalingsaankoop • Rechtstreekse herhalingsaankoopAfhankelijk van de koopsituatie kunnen één of meerdere fasen in het inkoopproces worden overgeslagen

12. e-PROCUREMENT • Definitie • Soorten e-Procurement • Het inkoopprocesmodel en e-Procurement • E-ordering • E-marketplaces • Purchasing Card • E-procurement en Kraljic • SRM

13. Definitie “e-Procurement is het afhandelen van de fasen van het inkoopproces met behulp van internettechnologie met als doel kostenreducties te genereren en het inkoopproces te stroomlijnen”

14. Soorten e-procurement E-Sourcing: Zoeken naar nieuwe leveranciers op het internet E-Tendering: Het electronisch aanvragen en uitwisselen van offertes E-Auctioning: Leveranciers strijden interactief en dynamisch om een contract E-Ordering: Bestellen over het internet

15. Het inkoopprocesmodel en e-procurement Specificeren Selecteren Contrac- teren Nader Specificeren Nader Selecteren Nader Contrac- teren Bestellen Bewaken Nazorg E-sourcing E-tendering E-auction E-tendering E-auction E-ordering

16. E-Ordering: Catalogi Papieren catalogus: • Overzicht assortiment • Kost papier • Aanpassingen • Opzoeking kan ingewikkeld zijn CD-Rom catalogus: • Overzicht assortiment • Gemakkelijk aan te passen • Kan meer info bevatten • Opzoeking is eenvoudiger • Aanpassingen nog steeds een probleem

17. E-Ordering: Catalogi Sourcing catalog: • Gebruikt bij zoeken naar leveranciers • Omvat zoveel mogelijk goederen van zoveel mogelijk leveranciers • Zoeken op trefwoorden • Voorbeelden: • www.kompass.be • www.thomasregister.com

18. Sourcing catalog: www.kompass.be

19. E-Ordering: Catalogi Ordering catalog: • Catalogus met automatische bestelmogelijkheid • Bevat 2 elementen: • Catalogus • Ordering systeem • Voorbeeld: • www.dell.be

20. E-Ordering: Catalogi Maar ... Content management !!! • De inkopende organisatie doet beheer • Handmatig inbrengen MAAR leidt tot fouten • Electronisch inbrengen MAAR is moeilijk omdat het in het juiste formaat moet geconverteerd worden • De verkopende organisatie doet beheer • Op maat van de klant aanleveren MAAR als de leverancier dat voor al haar klanten moet doen ... • Een derde doet beheer Wie zal dat betalen ?

21. E-Marketplaces Definitie: • Zijn electronische en virtuele marktplaatsen die kopers en verkopers samenbrengen. • Meestal beheerd door een derde partij (on-line intermediair) V E R K O P E R S IN K O P E R S E-marktplaats internet internet

22. E-Marketplaces: aanbod • Catalogi: Een derde partij biedt een geaggregeerde catalogus (bijna allemaal mislukt) • Goederenbeurs Werkt op principe van een aandelenbeurs (vb. e-bay) • Handelsverzoeken Verzoek wordt via een online formulier op de site gezet ofwel naar de desbetreffende handelspartners verstuurd. - RFP (Request for Proposal) - RFQ (Request for Quotation) - RFI (Request fro Information) • Veilingen

23. Alternatief: Purchasing Card • Principe van Visa / MasterCard: Individual Purchasing Card = een kaart per persoon Department Purchasing Card = een kaart over groep • Bevat de nodige veiligheden Limiet per persoon / per afdeling Limiet per transactie Limiet per tijdsperiode Limiet waar kan besteld worden • Sinds 2000 – BTW recupereerbaar indien goedgekeurde leverancier – “Line Item Detail-capable”

24. Alternatief: Purchasing Card • Voordelen voor de inkopers: Vereenvoudinging van administratie - geen bestelbon nodig - vermindering van aantal facturen Makkelijke controle op uitgavenpatroon per kaart Controle op omzet per leverancier, per productcode, etc. • Voordelen voor de leveranciers Zeker van betaling binnen de 3 dagen Indien LID, geen facturen meer te sturen • Kosten Leverancier: abonnementsbijdrage + per transactie een percentage op het brutobedrag van de transactie Inkoper: abonnementsbijdrage per kaart + per transactie een vaste bijdrage

25. E-procurement en Kraljic • Hefboomproducten • Doel: • Vinden van de beste ‘prijs’ • Beleid: • Concurrerende offertestelling • Activiteiten: • Degelijke markt- en leverancierskennis • Centraal ofgesloten raamcontracten • Selectie toeleveranciers • Methode voor vergelijking offerte • Strategische producten • Doel: • Planmatig samenwerken • En wederzijdse betrokkenheid • Beleid: • Partnership • Activiteiten: • Zorgvuldige leveranciersselectie • Uitwisseling kennis en deskundigheid • Op verschillende niveaus • Ideeënbus • Collaborative • engineering E-auction Hoog Ordering- catalog Invloed op resultaat • Routineproducten • Doel: • Efficiënte bestelprocedure • Beleid: • Met minder leveranciers meer doen • Activiteiten: • Standaardisatie • Raamcontracten • Vaste order-, bestel- en • factuurafhandelingsprocedure • Knelpuntproducten • Doel: • Veilig stellen toelevering • Beleid: • Creëren voorkeurspositie • Activiteiten: • Risicobeperkende maatregelen • Zoeken naar substituten E-sourcing P-Card Laag Leveranciers- gebonden Oplossingen Vb. voorraad VMI Inkoop- Portfolio `Kraljic Laag Hoog Toeleveringsrisico

26. Na 5 jaar e-procurement ... Wat nu? S upplier R elationship M anagement

27. SRM • Definitie • Waarom SRM • SRM in het inkoopproces

28. Definitie “de beheersing / het managen van de juiste relatie met de juiste leverancier”

29. Waarom SRM ? Uit onderzoek blijkt dat een inkoopstrategie gebaseerd op een goede relatie minder kost dan een strategie gebaseerd op transacties Goede relatie betekent: - uitwisseling van ideeën - afstemmen van voortgang - voorkomen van over- en ondercapaciteit Kan beschouwd worden als de tegenhanger van CRM

30. SRM in het inkoopproces E-contract management SOURCING SRM Vendor rating E-sourcing Collaborative Product Commerce E-tendering E-auction 3. Optimaliseren leveranciersbestand 4. Ontwikkelen en managen van de leveranciersrelatie 2. Ontwikkelen strategie per inkooppakket 5. Optimaliseren van proces/product innovatie en ontwikkeling 1. Make-or-buy 8. Managen van strategische kosten 7. Verbeteren leveranciers- prestaties en bewaken en vergroten kwaliteit 6. Integratie van leveranciers in orderrealisatie proces PURCHASING E-ordering E-invoicing