Reuniones de Balance Educativo

1. Reuniones de Balance Educativo Formación Permanente para Titulares y Asesores de Puntos de Encuentro.

2. Reuniones de Balance Educativo Director General del INEA Ing. Ramón de la Peña Manrique Directora Académica Lic. Luz María Castro Mussot Subdirector de Formación Profr. Humberto Jiménez Elaboración de contenidos Ma. Aurora Suárez Muñoz Samuel de la Paz Ángel Diseño Subdirección de Formación Instituto Nacional para la Educación de los Adultos Francisco Márquez No. 160 Col. Condesa, C.P. 06140 México, D. F., 2005

3. En este material de formación para los titulares y asesores de los puntos de encuentro, vamos a tratar un tema que esperamos les sea de utilidad para dar seguimiento a las actividades que realizan dentro del punto de encuentro. Reuniones de balance educativo Probablemente ya hayas participado en reuniones de balance, pero las que se desarrollan generalmente son de carácter operativo, en las cuales se pretende evaluar los logros cuantitativos principalmente. Lo que pretendemos con las reuniones de balance que aquí te proponemos, es evaluar y dar seguimiento pero a los aspectos educativos, que tienen que ver más con aspectos cualitativos. Las reuniones de balance educativo son una estrategia para evaluar periódicamente la práctica educativa, la problemática que enfrenta el punto de encuentro al respecto, con el fin de tomar medidas correctivas, la planeación de acciones, el intercambio de experiencias, pero también son un espacio para la actualización del equipo que conforma el punto de encuentro.

4. ¿Quiénes participan en las reuniones de balance educativo? En las reuniones de balance educativo deben participar el técnico docente, el responsable del punto de encuentro y los asesores Organización de las reuniones de balance educativo El técnico docente establecerá en su programa anual una calendarización de reuniones por punto de encuentro, para esto es necesario que cuente con un formato como este: P.E. Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ag. Sep. Oct. Nov. Dic. En este formato anotará la fecha y hora de la reunión con cada uno de los puntos de encuentro de su micro región, previo acuerdo con los titulares. Es muy importante que a las reuniones de balance educativo asistan todos los asesores del punto de encuentro, tanto los que atienden círculos de estudio dentro como los que operan fuera de él, y que lleven consigo la información del avance educativo de los adultos que atienden. El técnico docente deberá llevar información cuantitativa y cualitativa, una fuente es el resultado del análisis de la que se encuentra en el SASA. Trabajar en equipo es la mejor forma de cumplir los objetivos. El respeto es uno de los valores que deben permear la relación entre sus participantes para mantener la armonía

5. Para llevar a cabo la reuniones de balance educativo, es conveniente seguir los pasos siguientes: 1. Saludo y bienvenida 2. Presentación de los objetivos de la reunión. 3. Exposición de resultados de la práctica educativa y problemática detectada. 4. Elaboración de alternativas de solución por parte del equipo. 5. Asignación de compromisos por parte de cada uno de los integrantes del equipo. 6. Elaboración del plan de trabajo. Veamos cada uno de estos puntos. 1. Saludo y bienvenida El técnico docente responsable de la micro región o el titular del punto de encuentro pueden ser los animadores o coordinadores de la reunión. Es importante que agradezca la asistencia de los participantes y que se presenten cada uno, ya que probablemente no todos los asesores se conozcan, principalmente si existen círculos de estudio fuera del punto de encuentro, o bien son de reciente incorporación. 2. Presentación de los objetivos de la reunión Después de la presentación hay que señalar cual es el objetivo de la reunión, recuerda que este es “evaluar los resultados de las acciones educativas” que se realizan en el punto de encuentro. Puede suceder que se aproveche la reunión para entrega de materiales, de calificaciones o de certificados, o comunicar algo importante acerca de la operación de los servicios, pero recuerda que el objetivo más importante es el de conocer los resultados y problemas detectados respecto al avance educativo de los adultos.

6. Los objetivos podrán anotarlos en una hoja de rotafolio y pegarlo a la vista de todos. También deberán ponerse de acuerdo en la duración de la reunión para que puedan exponer cada uno y no se pierdan en discusiones fuera del tema. Es decir las reglas para un mejor desarrollo de la reunión. 3. Exposición de problemática y resultados. Cada uno de los participantes expondrá la situación de los adultos que atiende para ir reconociendo cual es la problemática que enfrentan en general, esto lo pueden realizar planteándose las siguientes preguntas: ¿cuáles son nuestras metas educativas?, ¿las hemos cumplido?, ¿cuánto hemos avanzado?, ¿qué nos falta por lograr?, ¿qué problemas enfrentamos?, ¿cómo los superamos? Para hacer más efectiva esta exposición e ir priorizando la problemática, hemos anexado a este folleto la guía para la técnica de la espina de pescado, por si no la conoces. Con esta técnica les será mucho más fácil ir aclarando cuáles pueden ser las causas de las situaciones expuestas.

7. Recuerden que el punto de partida para la exposición y análisis, son resultados educativos, los resultados cualitativo y cuantitativos logrados por los adultos. Para conocer éstos pueden apoyarse en los reportes que arroja el SASA y que pueden solicitar al área de informática de la coordinación de zona a través del técnico docente. Un ejemplo de los indicadores que les pueden servir para el análisis son: • Adultos que concluyen nivel • Módulos que son más solicitados • Número de adultos por nivel Módulos en los que los adultos obtienen bajas calificaciones • Necesidades de formación para mejorar las asesorías. • Módulos en los que los adultos obtienen mejores calificaciones. • Los módulos más complicados o complejos para los asesores. • Problemas internos del equipo de trabajo. • Factores externos que afectan el desarrollo de la práctica educativa. • Adultos en atención Motivación de las personas jóvenes y adultas • Aciertos en la práctica educativa.

8. Estos indicadores y otros que se les ocurran les ayudarán a analizar cual es la situación académica de los adultos que atiende el punto de encuentro y a partir de de estos ir encontrando las razones y soluciones. Por ejemplo: si los datos nos arrojan que los adultos están teniendo mayor índice de reprobación en el eje de ciencias, ¿cuál crees que puedan ser las razones?. Puede ser que los asesores no estén muy preparados en esa área, puede ser que estén faltando materiales, e incluso que un solo módulo sea el que no se está comprendiendo bien. En este ejemplo ¿cuál podría ser la solución? Primero, el técnico docente puede preparar mejor a los asesores en el área en la que están teniendo dificultades. También puede ser que un asesor pueda apoyar a los demás compañeros explicando cómo trabaja esa área o módulo, e inclusive se puede solicitar a la Delegación o Instituto Estatales, a través de su área académica o de servicios educativos que les imparta un taller. La Delegación o Instituto Estatal puede solicitar a la Dirección Académica varios talleres que pueden ayudarles como: mejoramiento de la práctica educativa, sobre los ejes de matemáticas, lengua y comunicación o ciencias; así como de autoestima, motivación, etc.

9. Es muy importante que se valore el esfuerzo de cada uno de los integrantes del grupo y no se caiga en críticas superficiales o personales, sólo escuchando y aprendiendo de las experiencias del grupo se podrá mejorar la calidad de los servicios y permitirá saber si realmente se están llevando a cabo de manera correcta las actividades que corresponde a cada integrante del equipo. Estos son algunos aspectos que debemos tener siempre presentes durante la reunión: Respeto a las opiniones de los demás aún cuando no estemos de acuerdo Puntualidad Escuchar sin interrumpir Dar oportunidad de que todos expresen sus puntos de vista de manera ordenada Participar con ideas concretas Contar con un moderador que mantenga el oren y de cumplimiento a los puntos de la agenda del día. Respetar los tiempos asignados a los puntos a tratar durante la reunión Asignar tiempos a cada uno de los puntos de la agenda

10. 4. Elaboración de alternativas de solución por parte del equipo. Con la técnica de la espina de pescado (ver anexo) se puede definir más claramente cuáles son los problemas más apremiantes y a partir de esto, priorizarlos. Cuando ya se tiene claro cuál es la problemática, entre todo el equipo se establecerán las alternativas de solución, podrán irlas apuntando en una hoja de rotafolio o pizarrón para después ver cual es la más viable. En este sentido es muy importante buscar el consenso del grupo, porque sólo así se puede llegar a compromisos. No hay hombres cultos: Hay hombres que se cultivan Ferdinand Foch

11. 5. Asignación de compromisos por parte de cada uno de los integrantes del equipo. Cuando el grupo está de acuerdo en cuál es la mejor alternativa de solución, es más fácil saber en quién o quiénes recae la responsabilidad de su ejecución y de ésta manera asumir la responsabilidad. Al asignar las responsabilidades de cada miembro del equipo, es conveniente que queden por escrito, por eso es importante elaborar una minuta de la reunión, para poder dar seguimiento a los acuerdos a los que se llegaron y los temas que se trataron, quiénes participaron y los compromisos asumidos por cada uno. 6. Elaboración del plan de trabajo En el último punto antes de terminar la reunión de balance educativo los participantes deben elaborar el plan de trabajo, sobre todo si es la primera reunión, con acciones a corto mediano y largo plazo, responsables, tiempos, etc. En las reuniones siguientes se debe retomar el plan de trabajo para verificar los logros, problemática y medir los resultados del esfuerzo realizad por el equipo de trabajo del punto de encuentro. Se recomienda hacer un plan de trabajo anual, que sea el resultado de acuerdos tomados por el equipo, con objetivos medibles y de posible realización, donde cada participante sepa perfectamente cual es la parte que le toca realizar y con ello evitar malos entendidos o duplicidad de tareas. Es importante recuperar en cada reunión la minuta de la reunión anterior para verificar el cumplimiento los acuerdos y compromisos.

12. Recuerden que los compromisos se refieren a la realización de tareas que incrementen los logros educativos y mejoren la calidad de los servicios del punto de encuentro. También se puede consultar información en las plazas comunitarias que refuercen o apoyen la práctica educativa, si hay una cerca de donde se encuentra el punto de encuentro, soliciten sus espacios y recursos. No olvides mandar tus sugerencias y observaciones respecto a los temas de esta serie, a las siguientes direcciones: Correo electrónico: formacion@inea.gob.mx Dirección: Francisco Márquez 160, Col. Condesa, Del. Cuauhtémoc, México D.F. C.P. 06140. Dirección Académica, Subdirección de Formación, cuarto piso. ¡Trabajemos juntos... por la educación ... por México!

13. Escuela 1º de mayo Compromiso Ejercicio Relaciona cada dibujo con la acción correspondiente trazando una línea Saludo y bienvenida Presentación de los objetivos de la reunión Exposición de resultados Elaboración de alternativas Asignación de compromisos Elaboración del plan de trabajo

14. ANEXO Diagrama Espina de Pescado • El diagrama causa-efecto es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce también como diagrama de Ishikawa o diagrama de pescado y se utiliza en las fases de diagnóstico y soluciones de causa. La pueden usar cada vez que sea necesario, es decir cuando haya que discutir o establecer soluciones a problemas de diversa índole: educativos, humanos, de trabajo, de equipo, etc. • Ahora veamos los pasos a seguir en su desarrollo. • Se desarrolla de manera grupal durante las reuniones de balance educativo, para esto debe haber una persona del equipo que dirija y vaya anotando en hojas de rotafolio o pizarrón el ejercicio. • Se dibuja una espina de pescado de la siguiente manera: Se anota el asunto o tema a tratar aquí • Se selecciona el problema a tratar y se inicia con una tormenta de ideas, por medio de la cual los participantes expresan sus experiencias y puntos de vista. • El orden de la participación de los integrantes se da en el sentido de las manecillas del reloj. • Los problemas que se presenten deben ser generales, no personalizar. • Se organiza a partir de categorías, que son los grandes temas que contempla el asunto o problema a tratar. Categoría Se anota el asunto o tema a tratar aquí

15. De cada una de las categorías se desprenden las ideas primarias, secundarias y terciarias. Idea terciaria Idea secundaria Idea primaria Categoría Se anota el asunto o tema a tratar aquí • Una vez definidas las ideas se someten a votación las primarias, secundarias y terciarias, se les asigna un número progresivo, de la más importante a la menos importante para el equipo

16. Ejemplo: 1 Deserción 1 No hay exámenes 2 Pocas sedes de aplicación 4 3 1 Material didáctico Certificación Acreditación Punto de encuentro MEVyT Atención educativa 5 Formación 2 6 1 Falta de recursos • A continuación se elabora una gráfica de acuerdo a los resultados de la votación 1. Acreditación Ideas terciarias Ideas primarias Ideas secundarias • Pocas sedes de aplicación • No hay exámenes • Deserción 2. Formación Ideas terciarias Ideas primarias Ideas secundarias • Formación • Falta de recursos

17. Ahora se analizan los resultados y se buscan alternativas de solución por clasificación de espinas. Es importante valorar cuáles de los problemas encontrados están dentro del ámbito de competencia de los participantes, para darle solución y cuáles no. Considerando la valoración de orden de importancia se anotarán en hojas de rotafolio las alternativas de solución para llevarlas a la práctica. • Se concluye seleccionando las áreas a atender, así como los factores humanos y de otro tipo que intervienen para su cumplimiento. • Con este ejercicio puedes abordar cualquier tipo de problema en las reuniones de balance educativo, no olvides que esta es sólo una alternativa, pero se pueden usar otras, siempre y cuando se logre el objetivo, mejorar la atención educativa de las personas jóvenes y adultas en rezago que participan en el punto de encuentro.