1 / 54

TAKLIMAT PENGURUSAN SISTEM FAIL

TAKLIMAT PENGURUSAN SISTEM FAIL. UNIT SPBT JABATAN PELAJARAN NEGERI JOHOR. MS ISO 9001:2008. PENGENALAN. Sistem fail adalah amat penting di dalam sesebuah organisasi bagi memastikan kelicinan perjalanan perkhidmatan organisasi tersebut.

adanna
Download Presentation

TAKLIMAT PENGURUSAN SISTEM FAIL

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. TAKLIMAT PENGURUSAN SISTEM FAIL UNIT SPBT JABATAN PELAJARAN NEGERI JOHOR

  2. MS ISO 9001:2008

  3. PENGENALAN • Sistem fail adalah amat penting di dalam sesebuah organisasi bagi memastikan kelicinan perjalanan perkhidmatan organisasi tersebut. • Sistem fail yang berkesan terhasil dari perancangan dan pengurusan yang teliti dan sistematik.

  4. DEFINISI PEMFAILAN • suatu proses menyusun, mengatur, mengasingkan, mengagihkan serta menyimpan surat dan dokumen di tempat yang selamat. • memberi kemudahan semasa membuat rujukan. • perlu di kemaskinikan dari semasa ke semasa mengikut kaedah-kaedah yang tertentu.

  5. KEPENTINGAN PENGURUSAN FAIL • Surat / dokumen yang diterima dan diwujudkan hendaklah dimasukkan dalam satu fail yang didaftarkan menggunakan fail yang ditetapkan. • Maklumat yang disimpan dapat dikawal dan diuruskan dengan cepat/tepat apabila diperlukan. • Diurus mengikut piawaian / prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.

  6. KEPERLUAN FAIL • Bahan rujukan • Kemudahan rekod kepada tindakan yang diambil • Keputusan yang diperolehi • Sumber penyiasatan • Bahan bukti • Bahan penyelidikan • Mengekalkan ingatan

  7. KLASIFIKASI • Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan yang mempunyai perkara yang sama dan fail-fail ini dikenali dengan identiti yang tersendiri. • Identiti ini termasuklah kod nombor, kod warna, kod abjad, kod perkara dan lain-lain lagi.

  8. PENGKELASAN FAIL • Fail-fail ini boleh dikategorikan kepada 3 iaitu : a) Urusan Am ( house keeping files ). Contoh : surat / dokumen yang berkaitan dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel. b) Urusan Fungsian ( functional files ). Contoh : surat / dokumen yang berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan. c) Fail Terperingkat Fail yang perlu diberi peringkat pengkelasan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan.

  9. WARNA KULIT FAIL

  10. JENIS-JENIS FAIL • Terhad – Hanya Boleh dilihat dan dibawa dalam kawasan jabatan sahaja. • Sulit – Hanya boleh lihat oleh pegawai yang berkenaan sahaja. • Rahsia - Jika didedahkan akan menjejaskan maruah jabatan atau negara • Rahsia Besar - Jika didedahkan kepada pihak luar akan mengancam keselamatan dan kesetabilan negara.

  11. TARAF KESELAMATAN • RB - Rahsia Besar • R - Rahsia • S - Sulit • TIADA - Terhad / Terbuka

  12. NO. RUJUKAN FAIL Rujukan Pertama - Kod Ringkas Organisasi • Rujukan Kedua - Kod Subjek • Rujukan Ketiga - Kod Pecahan Subjek • Rujukan Keempat - Kod Subjek Kecil

  13. KOD RINGKAS ORGANISASIKOD SEKOLAH ( JEA/JBA ) • JPN - Jabatan Pelajaran Negeri • PPD - Pejabat Pelajaran Daerah • JBA0001 - Sekolah ( Kod Sekolah )

  14. CONTOH PENULISAN KOD FAIL ( Kulit Fail ) JBA3025/02/10/001 Kod Sekolah Kod HEM Kod SPBT Kod Perkara

  15. JBA3025/02/10/001 EnrolmenMurid/MuridLayakdanTidakLayak 12.04.2009

  16. PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL • Pendaftaran (Rujuk Daftar Fail Induk Sekolah) • Pergerakan • Penyimpanan • Penutupan

  17. PROSEDUR PENGURUSAN FAIL • PEMBUKAAN FAIL a) Dokumen diterima / diwujudkan dan fail belum ada, maka fail baru dibuka. b) Tajuk, no. rujukan dan tarikh perlu dicatat di atas kulit fail. Fail ini hendaklah didaftarkan dalam daftar fail jabatan. c) Setiap fail ada kertas minit dan kandungan surat / dokumen disusun mengikut tarikh transaksi.

  18. d) Setiap kandungan diberi nombor dan direkod di atas kertas minit. e) Dakwat merah bagi dokumen / surat yang diterima dan dakwat biru / hitam bagi surat keluar. f) Kertas minit sebelah kiri dan surat-surat sebelah kanan. g) Kertas minit ditebuk.

  19. KANDUNGAN YANG PERLU ADA DI KERTAS MINIT: • Bilangan • No. Rujukan / Perkara • Tarikh Terima / Tarikh Keluar • Penerima/Pengirim • Tarikh Kandung / Tarikh Hantar

  20. CONTOH PENULISAN KERTAS MINIT

  21. j) Surat rasmi yang didaftar tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter. Contohnya : laporan atau terbitan. k) Atau memerlukan pemeliharaan yang berbeza. Contohnya : lukisan, peta, pelan.

  22. l) Lampiran yang dikeluarkan mestilah dicatatkan kod fail dan no lampiran yang berkenaan. m) Slip pengganti hendaklah dikandungkan ke dalam fail yang tercatat maklumat tempat simpan dokumen tersebut.

  23. CONTOH PENULISAN NOMBOR BIL. SURAT JBA3025/02/10/001( 1 ) Kod Sekolah Kod HEM Kod SPBT Kod Perkara Kod Siri Kes (Bil. Surat)

  24. FAIL- FAIL SPBT 9 Jenis Fail Utama

  25. Fail PertamaJBA3025/02/10/001 Nama Fail : Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak Layak Kandungan Fail : Senarai enrolmen murid mengikut Tahun / Tingkatan termasuk murid layak dan tidak layak

  26. Fail KeduaJBA3025/02/10/002 Nama Fail : BTBT190, BTBT170 dan BTBT460 • Kandungan Fail • Borang BTBT190, BTBT170 • Penyata BTBT460 • Dokumenberkaitanpermohonan / • pemesanantambahan

  27. Fail KetigaJBA3025/02/10/003 Nama Fail : Sijil Akuan Penerimaan / Invois dan Nota serahan • Kandungan Fail : • SalinanSijilAkuanPenerimaan (SAP) • SalinanInvios • Salinan Nota Serahan

  28. Fail KeempatJBA3025/02/10/004 Nama Fail : Pekeliling SPBT • Kandungan Fail : • SuratPekelilingIkhtisasberkaitan SPBT • SuratPekelilingberkaitan SPBT

  29. Fail KelimaJBA3025/02/10/005 Nama Fail : Surat Menyurat dengan BBT / JPN / PPD / JAIN berkaitan dengan SPBT • Kandungan Fail : • Surat-suratedarandaripada BBT/JPN/PPD/JAIN • Salinansuratmakluman/tindakan/ jawapandaripadasekolahke BBT/JPN/PPD/JAIN

  30. Fail KeenamJBA3025/02/10/006 Nama Fail : Rekod Pinjaman Buku Teks Kandungan Fail : Borang SPBT G

  31. Fail KetujuhJBA3025/02/10/007 Nama Fail : Pelupusan Buku Teks SPBT • Kandungan Fail : • Suratmenyuratberkaitanpelupusan • SalinanBorang Kew.PA-17 • SalinanBorang Kew.PA-18 • SalinanBorang Kew.PA-19

  32. Fail KelapanJBA3025/02/10/008 Nama Fail : Rekod Buku Hilang/Rosal dan Gantian Kandungan Fail : Dokumen, penyata dan laporan kehilangan, musnah dan gantian buku teks SPBT

  33. Fail KesembilanJBA3025/02/10/009 Nama Fail : Penyeliaan/Pemantauan dan Aduan Kandungan Fail : Dokumen atau surat Laporan, teguran hasil penyeliaan dan pemantauan BBT/JPN/PPD/JAIN/Nazir/Audit serta aduan ibu bapa

  34. Fail-fail TambahanJBA3025/02/10/010 Nama Fail : Mesyuarat SPBT • Kandungan Fail : • Suratpanggilanmesyuarat • Daftarkehadiranmesyuarat • Minitmesyuarat

  35. Fail-fail TambahanJBA3025/02/10/011 Nama Fail : Kelab SPBT • Kandungan Fail : • Suratpanggilanmesyuarat • Daftarkehadiranmesyuarat • Minitmesyuarat • Senarai AJK Kelab • SenaraiNamaAhliKelab • TakwimKelab • AktivitiKelab

  36. PERGERAKANFAIL

  37. Pergerakan/pengedaran fail adalah seperti berikut: • Semua pergerakan fail diedarkan oleh Pembantu Tadbir Fail kepada pegawai atau kakitangan yang menggunakannya. • Catatan perlulah dibuat di muka hadapan kulit fail berkenaan. • Perkara-perkara yang perlu dicatat ialah: -Nama jawatan -Tarikh fail diedarkan

  38. KEGAGALAN MEMULANGKAN FAIL • Adalah perlu diawasi, bahawa pegawai yang membawa fail menyerahkan kepada pegawai yang sepatutnya dan meminta menandatangani penerimaan fail berkenaan. • Jika fail-fail yang dipinjamkan hilang, maka kelalaian pegawai berkenaan patutlah dikenakan tindakan tatatertibkerana kecuaian.

  39. KadRekodPergerakan Fail

  40. PENYIMPANAN FAIL

  41. JENIS, PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL • Fail terbuka / sulit - disimpan dikabinet besi yang berkunci. • Fail Rahsia– disimpan dikabinet besi dan dipasang dengan palang besi berkunci. • Fail Rahsia Besar – disimpan dalam bilik kebal dan seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira.

  42. PENUTUPAN FAIL

  43. a) Fail yang mengandungi 100 kandungan / ketebalan 4 sentimeter hendaklah ditutup dan dibuka fail baru. b) Atas kulit yang ditutup hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatat ‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’ dengan dakwat biru/hitam. c) Di atas kulit baru fail dicatat tajuk dan no. rujukan sama beserta ‘ Jilid 2’ (Jld. 2)

  44. JBA3025/02/10/001 Tarikhkandungsuratpertama EnrolmenMurid/MuridLayakdanTidakLayak Tarikhkandungsuratakhir 12.04.2009 26.10.2009 DITUTUP RujukJilid 2

  45. JBA3025/02/10/001Jld.2 EnrolmenMurid/MuridLayakdanTidakLayak 27.10.2009

  46. FAIL SEMENTARA • Fail sementara boleh dibuka apabila : i) surat / dokumen diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan. ii) lebih dari seorang pegawai perlu ambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama. • No. rujukan fail dan tajuk mesti sama dengan fail ini. • Isi kandungan serta kulit fail ini hendaklah dimasukan kembali jika fail asal telah dijumpai sebagai kandungan fail. • Jika fail asal tidak dijumpai sehingga satu tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka.

More Related