Ny regional logistikstruktur Centralisering og outsourcing af vareforsyning og transport.

1. Ny regional logistikstruktur Centralisering og outsourcing af vareforsyning og transport. LFØ den 4. maj 2011. www.regionmidtjylland.dk

2. Status – siden sidst Styregruppen er bemandet • Thomas Patzy, Direktør Randers/Grenaa (formand) • Jens Peter Østergaard, Driftschef VEST • Ingrid Munk, Centerchef Århus Universitetshospital • Claus Lichtenstein Davidsen, Økonomi- og planchef Horsens • Helle Bennedsgaard, Driftschef Viborg/Silkeborg • Niels B. Aller, Servicechef AUH Risskov • Frank Neidhardt (I&M, projektejer) • Esben Madsen (I&M, projektleder)

3. Indstilling og kommende aktiviteter LFØ den 4. maj: • Godkendelse af kommissorium • Fremlæggelse af model og afgrænsning • Godkendelse af tidsplan Herefter: • Styregruppen indkaldes i maj • Projektgruppe bemandes i maj

4. ProjektorganisationCentralisering og outsourcing af vareforsyning og transport Opdragsgiver Direktionen/LFØ Styre- gruppe Projektejer Indkøb og Medicoteknik Projektgruppe Projekt- sekretariat Arbejdsgruppe Lokal tilpasning Arbejdsgruppe Arbejdsgruppe Lokal tilpasning Arbejdsgruppe Arbejdsgruppe Lokal tilpasning Arbejdsgrupper Arbejdsgruppe Lokal tilpasning Arbejdsgrupper Lokal tilpasning

5. Afgrænsning af ny logistikstruktur- og afgrænsning af projektet • Hospitalernes køb via ILM • Varer rekvireret internt via ILM • Varer indkøbt hos leverandører via ILM-ordrer • Returlogistik for varer rekvireret i/indkøbt via ILM • Udgangspunkt = nuværende serviceniveau

6. Nuværende decentrale forsyningsstruktur- mellem leverandører og hospitaler Ca. 700 aktive ILM-leverandører. Her af leverer ca. 500 leverandører lagervarer. Hospital 1 5 hospitalsenheder. 18 -20 leveringsadresser. Hospital 2 Transport af linned/ vasketøj, væsker, utensilier, mad, apotekervarer mv. Hospital 3 Sterilcentral Sterilt og/eller usterilt centraldepot

7. Fremtidig regional forsyningsstruktur- mellem leverandører, logistikpartner og hospitaler Hospital 1 5 hospitalsenheder. 18 -20 leveringsadresser. Logistik- partner Hospital 2 Transport via ”mælkeruter” Hospital 3 Sterilcentral Ingen centraldepoter på hospitalerne

8. Fordeling af driftsopgaver Ekstern logistikpartner • Indkøb til regionalt lager (ordreafgivelse i ILM) • Varemodtagelse; fysisk og i ILM • Varehåndtering på lager, inkl. på-plads-lægning, pluk og pak mv. • Cross docking (lager- og skaffevarer) • Distribution til hospitaler • Håndtering af returvarer, reklamationsbehandling mv. • Reaktion overfor leverandører i daglig drift • Lagerstyring og –optimering (styring, kontrol og lagerbinding) Regionalt • Anvisning af ordrer til leverandører • Behandling af fakturaer • Leverandørstyring og –udvikling • Vedligeholdelse af stamdata (kontrakter, kataloger, views og lagerstamdata)

9. Fordeling af driftsopgaver Lokalt pr. hospital • Rekvirering af lagervarer i ILM (bl.a. skanning af brikker) • Ordreafgivelse på skaffevarer i ILM, inkl. kontrol af ”fri tekst ordrer” samt anvisning • Intern distribution af varer fra logistikpartner • På-plads-lægning på afdelinger • Vedligeholdelse af lokale brikker, brikskabe, styklister samt brugersupport mv. • Al fysisk håndtering og administration af indkøb udenom ILM: • Ordreafgivelse, anvisning, varemodtagelse og fakturabehandling • Fysisk varemodtagelse og intern distribution • Håndtering af returvarer, reklamationer mv.

10. Vareforsyning på hospital Hospitalets eget ansvar Forbrugende afdeling Forbrugende afdeling Forbrugende afdeling Forbrugende afdeling Forbrugende afdeling Forbrugende afdeling Intern distribution – ind og ud Sterilcentral Sterilisation af Instrumenter. Evt. pak af Procedurepakker. Sterilt centraldepot Usterilt centraldepot Varemodtagelse Afdelingspakkede leverancer fra logistikpartner Skaffevarer indkøbt udenom ILM

11. Tidsplan Projektstart, medio maj 2011 Forberede udbud, maj – medio november 2011 Udbud og udvælgelse (10 uger) Annoncering, medio november Tilbud, primo januar 2012 Kontrakt, primo februar 2012 Første implementering, første hospital og logistikpartner (3 måneder), februar – primo maj 2012 Anden implementering, primo september 2012 Implementering sidste hospital, april 2013 Projekt slut medio 2013 11 ▪ www.regionmidtjylland.dk

12. Udrulningsplan Vest, alle adresser (primo maj ’12) Horsens (primo sept. ’12) Viborg/Silkeborg (medio okt. ’12) Randers/Grenaa (primo dec. ’12) Skejby (medio febr. ’13) Århus Sygehus (april ’13) Risskov (ingen dato) 12 ▪ www.regionmidtjylland.dk

13. Forudsætninger til tidsplan Udbudsperioden kan ikke gøres kortere Der er sat 3 måneder af til implementering efter indgåelse af kontrakt med ny logistikpartner Viborg/Silkeborg implementeres samlet ÅS og SKS implementeres hver for sig Risskov er ikke taget med i udrulningsplan Udrulning på Risskov afhænger af ILM-implementering Udrulning på Risskov vil forlænge projektet Vigtigt at besluttet udrulningsplan holder bl.a. pga. personalesituationen 13 ▪ www.regionmidtjylland.dk

14. Besparelseseffekt fra projektet 2011 • Ingen besparelser • Omkostninger • Projektomkostninger jævnfør projektbudget 2012 • Lokale effekter fra første implementering • Første effekt på regional transport i forbindelse med logistikprojektet • Omkostninger • Projektomkostninger jævnfør projektbudget • Regional drift inkl. logistikpartner • Implementering af ny teknologi 2013 • Lokale effekter fra implementering på flere hospitaler • Øget effekt på regional transport • Omkostninger • Projektomkostninger jævnfør projektbudget • Regional drift inkl. logistikpartner • Implementering af ny teknologi 2014 • Fuld effekt fra projekt • Afledte effekter • Effekt af eventuelle afledte projekter • Omkostninger • Ingen projektomkostninger • Fuld regional drift inkl. logistikpartner

15. Tid Besparelser Udrulning øvrig region Kroner Besparelsesmål Udrulning projekt 2014 2013 2011 2012 2015 Projektstart Projekt Regional drift www.regionmidtjylland.dk