Predavač: mr.sc. Branislav Orešković

1. Veleučilište u Slavonskom BroduStručni studij - MENADŽMENTkolegij -- Menadžment promjenaPOMOĆ PRI PRILAGODBI – kako smanjiti stres i tjeskobu Predavač: mr.sc. Branislav Orešković

2. Uvod Poslovni tisak i mnogi znanstvenici vole govoriti o važnosti promjena i o tome kako nas one čine boljim osobama i ljudima zadovoljnijim i ispunjenijim na poslu. Imate osjećaj da bi ti pisci da su živjeli u trinaestom stoljeću, križarski pohod na Carigrad opisali kao “zajedničko poučno iskustvo” latinskog zapada i bizantskog Istoka. U stvarnom životu, međutim, promjene ljude izmuče, posebno promjene prema teoriji E, koja cilja prema brzom povećanju dioničkog kapitala. Daleko od “cvjetanja ruža” neki djelatnici jedva prežive program promjena, a kamoli da iz njega izađu neokrnjeni.

3. Uvod • Programi promjena, kako oni neuspjeli tako i uspjeli, proizvode stres, a mnogi donose otpuštanje ljudi. Pitajte tisuće djelatnika General Electrica koji su izgubili posao kada je Jack Welch srezao svoju tvrtku na nekoliko savladivih dijelova okrenutih budućnosti. Nisu ga bez razloga prozvali “neutronskim Jackom”. • Preživjeli u takvim vrstama promjena gotovo su svagdje potpuno ošamućeni. Moral im je jadan, povjerenje u tvrtku na samome dnu, a lojalnost je potpuno nestala. • Dobar menadžer ne može tim ljudima vratiti njihov svijet , ali im može pomoći u tom metežu i vratiti ih u produktivno stanje svijesti.

4. REAKCIJE NA PROMJENE OSJEĆAJ GUBITKA I TJESKOBE • Tipičan zaposlenik provodi barem osam sati na dan obavljajući prilično rutinske zadatke. I doista kada tvrtke govore o svojoj “kulturi”, podrazumijevaju određenu mjeru stabilnosti i rutine. Tu stabilnost potkrepljuju opisima posla koji u tančine propisuju što djelatnici trebaju raditi dan za danom i tjedan za tjednom. • Postoji također i psihološki ugovor između djelatnika i tvrtke: sve dok se zaposlenik uklapa u radne i društvene okvire, on “pripada”. Tu je i politička dimenzija, koja zahtjeva od djelatnika od karijere da se pridržavaju nekih pisanih i nepisanih “pravila” igre. Ali što se događa kada se neočekivano ugovor ili pravila promjene?

5. REAKCIJE NA PROMJENE • Uzmite, primjerice, slijedeći slučaj: • Jutros smo primili dopis upućen “svim djelatnicima”. U njemu je pisalo da se ukidaju godišnji bonusi. Tek tako – 20% moje plaće otišlo je kroz prozor! I to poslije svih prekovremenih sati proteklih mjeseci.. • Što mislite, kako se ta osoba osjećala ? Nedvojbeno, pretrpjela je gubitak. No gubici uzrokovani promjenama nisu tako drastični. Češće se radi o promjeni opisa posla, ili gubitku položaja, statusa ili samopoštovanja. Prije će to biti prijetnja vrijednostima što ih je čovjek izgradio nego gubici u materijalnom smislu. • Kod nekih ljudi čak i pozitivna promjena može izazvati tjeskobu. Primjerice, osoba koja je dobila promaknuće, može se pitati: Jesam li dorastao tom poslu ? Što će biti s prijateljstvom s ljudima na odjelu sada kada sam im šef? itd.

6. FAZE REAKCIJE NA PROMJENE • Većina se ljudi naposljetku prilagodi i pomiri s promjenama, ali ne prije nego što prođu različite psihološke faze. Prema jednoj teoriji, promjena zahtijeva od ljudi da rade i opažaju na neuobičajene načine, što uključuje rizik. Ti su rizici potencijalna težnja samopoštovanju. Razumljivo je da ljudi nerado ulaze u rizik i da ga nastoje izbjeći kad god je moguće. • Kada ne mogu izbjeći taj rizik, kada su uvučeni u proces promjena – pri prilagodba promjenama obično ljudi prolaze kroz predvidive psihološke faze. Te faze donekle podsjećaju na proces žalovanja što se proživljava nakon gubitka voljene osobe. Posrijedi su četiri faze.

7. POMOĆ PRI PRILAGODBI 1) ŠOK U fazi šoka, ljudi doživljavaju najavljenu promjenu kao prijetnju. Mogli bi čak i negirati njeno postojanje: “To se ne događa.” Kako bi se zaštitili, postaju nepokretni i često zatvoreni. Osjećaju se nesigurno, plašljivo i nisu u stanju djelovati, a još manje preuzimati rizike. U toj se fazi produktivnost smanjuje. 2) OBRAMBENI UZMAK Ljudi uhvaćeni u vrtlog promjena postupno prijeđu iz stanja šoka u obrambeno povlačenje. Postaju ljutiti i okomljuju se na ono što im je bilo učinjeno, dok se još drže uobičajenih načina obavljanja poslova.

8. POMOĆ PRI PRILAGODBI 3) PRIZNANJE Konačno, većina ljudi prestaje negirati činjenicu o nastupu promjena i priznaje da su nešto izgubili. Počinju žalovati. Psihološka dinamika te faze uključuje i tugu i oslobađanje. Dakle, osoba se može osjećati kao pijun u igri , dok istodobno može tu igru promatrati s određenom dozom objektivnosti i psihološkog odmaka. U ovoj fazi ideja preuzimanja rizika postaje prihvatljiva. 4) PRIHVAĆANJE I PRILAGODBA Većina ljudi na kraju usvoji promjene, učine sve potrebne prilagodbe i krenu dalje. Sebe vide “prije i poslije” promjene i, iako nevoljko, priznaju da je promjena najbolje rješenje. U nekim slučajevima, ljudi aktivno zagovaraju ono čemu su se prije suprotstavljali.

9. POMOĆ PRI PRILAGODBI • Napredovanje kroz ove četiri faze je linearno. Ubrzavanjem procesa riskira se prenošenje psihološke “prtljage” iz jedne faze u drugu. Dakle, ako ste rukovoditelj ljudima koji proživljavaju taj proces s četiri faze, morate se oduprijeti svojoj prirodnoj sklonosti akciji i vježbati strpljivost. Izreka “vrijeme liječi sve” govori dovoljno. • Neki ljudi u konačnici i ne prihvate promjene, zaglave u obrambenom povlačenju i usmjeravaju svoju energiju prema otporu. Ljudi zaglave obično iz dva razloga: promjena nema uredan početak i kraj, drugo iskustva s promjenama razlikuju se ovisno o osobnim okolnostima. Promjene također mogu pogađati iz dva ili više smjerova istodobno. U najgorem mogućem slučaju pojedinac pod opsadom na poslu doživljava kod kuće , primjerice, razvod.

10. POMOĆ PRI PRILAGODBI • Tijekom uvođenja promjena najrizičnija su skupina emotivno krhki ljudi. Oni se uglavnom najteže nose sa osjećajima gubitka i moguće je da se doživljavaju kao žrtve procesa. Predodžba o žrtvovanju uvijek oduzima djelatniku sposobnost kretanja naprijed nakon što su promjene provedene. UOBIČAJENI SAVJETI • Što možete učiniti kako bi ste kod svojih ljudi na najmanju mjeru sveli negativne aspekte promjena? -ZADRŽITE HLADNOKRVNOST U POSTUPANJU S DRUGIMA -DAJTE SVE OD SEBE DA POD PRITISKOM POSTUPATE LEŽERNO I UČINKOVITO

11. POMOĆ PRI PRILAGODBI -NEBUDITE BUDITE DEFANZIVNI KADA SE OSTALI S VAMA NE SLAŽU -RAZVIJAJTE KREATIVNA I INOVATIVNA RJEŠENJA PROBLEMA -BUDITE SPREMNI NA PREUZIMANJE RIZIKA I ISKUŠAVANJE NOVIH ZAMISLI -BUDITE SPREMNI PRILAGOĐAVATI PRIORITETE PROMJENJENIM UVJETIMA -POKAŽITE ENTUZIJAZAM I PREDANOST DUGOROČNIM CILJEVIMA -BUDITE OTVORENI I ISKRENI U ODNOSIMA S DRUGIMA -AKTIVNO SUDJELUJTE U PROCESU PROMJENA -AKO JE POTREBNO, DONESITE RADIKALNE ODLUKE

12. POMOĆ PRI PRILAGODBI • To su dobri savjeti, ali ne uzimaju u obzir psihološke potrebe kojima se treba pozabaviti. Ljudima bi više odgovaralo od savjeta razumijevanje i podrška. KAKO LJUDI SAMI SEBI POMAŽU • Osim snažnih osjećaja što ih većina nas proživljava kada nastupe promjene – ljutnja, potištenost i šok – nemamo nikakve koristi. Naša bića imaju racionalnu i emocionalnu stranu i svaka od njih treba dobiti ono što joj pripada. Tajna uspjeha je u tome da emocionalnoj strani omogućimo da se izrazi, to jest da joj odamo dužno priznanje, ali i da postupno prebacujemo kontrolu na racionalnu stranu.

13. POMOĆ PRI PRILAGODBI SAVLADAVANJE OSJEĆAJA NEMOĆI • Glavni uzrok nevolja povezanih sa promjenama osjećaj je nemoći ili gubitka kontrole. Netko nad kime nemamo nikakvu kontrolu, samovoljno je poremetio ustaljene načine rada, prodao odjel, otpustio mnoge naše kolege, ili promijenio sustav plaća. Što je još gore, nemamo izlaza. • Mogući lijek protiv osjećaja nemoći uspostava je određene kontrole u drugim područjima života. Primjerice, preuzmite poslove oko mjesečnog biltena kluba kojeg ste član, ili projektiranje dodatne prostorije u vašoj kući, mogu biti načini vraćanja osobne kontrole. Ako je prilagodba promjenama jako naporna, svoje snage valja štedljivo trošiti. To zahtijeva njegovanje fizičkog zdravlja, ali i njegovanje duha.

14. POMOĆ PRI PRILAGODBI Neki savjeti: • dovoljno spavajte, • vodite računa o prehrani i tjelovježbi, • napravite povremeno stanke na poslu, • opustite se sa prijateljima, • bavite se hobijima. Popis dobitaka i gubitaka • Važno je u danim okolnostima promjena vidjeti ne samo nedostatke nego i prednosti. Približavanje prihvaćanju i prilagodbi promjenama je proces balansiranja: “Što sam izgubio?” treba ići skupa s “Što sam dobio?”. Popisivanje osobnih gubitaka i dobitaka opipljiv je korak u skupljanju snage za napredovanje.

15. POMOĆ PRI PRILAGODBI Nova uporišta • “Nova uporišta” povezana su sa popisom gubitaka i dobitaka. Čovjek uravnotežuje emocionalna ulaganja vezana uz posao ali i uz druga područja (kao što su obitelj, prijatelji, civilne i vjerske aktivnosti). Stoga, kada mu je otrgnuta jedna ili više uporišnih točaka na poslu, osoba može ostati stabilna tako da će kreirati ili učvrstiti uporišnu točku negdje drugdje. • Ako je promjena uzrokovala vaš premještaj na novi odjel na kojem nemate pravih prijatelja možete: steći nove prijatelje na tome odjelu, priključiti se nogometnoj momčadi toga odjela ili recimo učvrstiti prijateljstva izvan posla. U mnogo boljem položaju su oni koji su unaprijed predvidjeli težinu promjena, od onih koji je taj proces zahvatio nespremne.

16. POMOĆ PRI PRILAGODBI KAKO MENADŽERI MOGU POMOĆI DJELATICIMA NOSITI SE S PROMJENAMA • Rukovodioci su plaćeni obaviti posao s ljudskim i materijalnim sredstvima koja su im na raspolaganju, bez obzira na to koliko ta sredstva bila nesavršena. Baš kao i vojni zapovjednici, menadžeri moraju skupiti svu “vatrenu moć” koja im je na raspolaganju, a to znači angažirati svakoga od svojih ljudi. • Oni sebi ne mogu priuštiti otpisivanje onih koji nisu spremni za pokret. U “borbu” moraju uključiti svakoga a to znači da im ponekad trebaju pomoći da prevladaju strah. • Imajući to na umu pogledajmo što menadžeri mogu učiniti u svakoj od četiri opisane faze.

17. POMOĆ PRI PRILAGODBI • Prva faza: šok Dobri menadžeri pripremaju svoje ljude za promjene daleko prije negoli ih šok pogodi. Evo nekih savjeta: • Promijenite proces rada kada god vidite stvarnu priliku za poboljšanje, • Dajte povremeno ljudima nove zadatke kako biste ih prisilili učiti nove stvari i nositi se novim situacijama, • Postavljajte rastezljive ciljeve kako biste potaknuli prilagodljivost i povećanje napora, • Ne dopustite da se ljudi na poslu osjećaju previše udobno, • Iskorijenite svaki osjećaj neotuđivosti prava.

18. POMOĆ PRI PRILAGODBI • Druga faza: Obrambeni uzmak • U ovoj fazi dok su ljudi ogorčeni i ljutiti i dok se pokušavaju držati starih načina obavljanja poslova možete pomoći ljudima na slijedeće načine: • Pokušajte sve da održite povezanost tih ljudi s neposrednom grupom – to je najbolja moguća uporišna točka. Vojska ima veliko iskustvo na tome području, naglašava važnost “kohezije male grupe”. Oni znaju da vojnici mogu činiti nevjerojatne stvari kao članovi male, čvrsto povezane skupine. • Omogućite ljudima verbalne izljeve nezadovoljstva i tjeskobe. Omogući li rukovodstvo da se tuga i frustracije konstruktivno rasprave, oni će se umanjiti.

19. POMOĆ PRI PRILAGODBI • Treća faza: priznavanje • Većina ljudi naposljetku prestane poricati činjenicu promjene i priznaje novonastalu situaciju. Psihološka dinamika ove faze uključuje i tugu za onim što je izgubljeno i početak osjećaja oslobađanja. Postoji nekoliko načina za pomoć ljudima u ovoj fazi: Nastavite sa svojom ulogom “ispušnog ventila” za primjedbe i pitanja. Nastavite graditi uporišne točke i koheziju grupe, započetu u prethodnoj fazi. Ohrabrite ljude da iskušavaju nove stvari , da preuzimaju nove rizike.

20. POMOĆ PRI PRILAGODBI • Četvrta faza: prihvaćanje i prilagodba • Većina djelatnika u konačnici će prihvatiti svoju novu situaciju i prilagoditi joj se. Ostali bi mogli otići na nove poslove koji će ih, prema njihovom mišljenju, više zadovoljiti, bilo unutar organizacije bilo izvan nje. Određeni broj neće se nikad prilagoditi. Kako bi olakšali završnu fazu, možete učiniti slijedeće: • Nastavite raditi na dinamici grupe, upamtite da ljude više brine kako će se uklopiti u nove grupe nego dobiveni zadaci • Pokušajte shvatiti što je svakom od vaših djelatnika potrebno kako bi imao osjećaj da je nešto postigao. Pronađite kod svakog osobno taj posebni talent i dajte mu mogućnost da ga upotrijebi i zasluži priznanje (PowerPoint prezentacija, vođenje projekta i dr.)

21. POMOĆ PRI PRILAGODBI • Pomaknite žarište sa osjećaja na djelovanje. Djelovanje će im skrenuti pozornost s povrijeđenih osjećaja i nesigurnosti, koji će postupno iščezavati. • Budite spremni “riješiti se” onih osoba koje se jednostavno ne mogu i ne žele uklopiti u novu situaciju. Takve će osobe biti stalna kočnica u razvoju i bacat će negativnu sjenu na odjel. PONOVNO RAZMIŠLJANJE O PROTIVNICIMA • Pod protivnikom podrazumijevamo onoga tko odbija prihvatiti promjenu, ili tko se ne mijenja istom brzinom kao mi. Kao takav protivnik se smatra preprekom koju treba savladati. Otpor je dio prirodnog procesa prilagodbe promjenama. Otpor posjeduje energiju s kojom se može raditi i koju se može preusmjeriti.

22. PITANJA • Koje su to četiri osnovne faze reakcije ljudi na promjene? • Kako pojedinci zahvaćeni promjenama mogu uspješnije prevladati osjećaj nemoći na poslu? • Koje metode mogu primijeniti menadžeri kako bi pomogli ljudima koji prolaze kroz četiri osnovne faze? • Da li pozitivna promjena može izazvati tjeskobu (navedite primjer iz prakse) ? • Da li promjene mogu pogoditi pojedinca istodobno iz više smjerova (navedite primjer iz prakse)?

23. PITANJA 6) Navedite neke od uobičajenih savjeta kako se može pomoći ljudima koji su zahvaćeni promjenama, kako bi sveli na najmanju mjeru negativne aspekte promjena? 7) Kako ljudi sami sebi pomažu u promjenama?