IT-strategi

1. IT-strategi Hvordan foregår det i praksis?Hvor ligger C-momentene?

2. Er det behov for en separat IT-strategi i det hele tatt? • Eller bør den være en del av virksomhetsstrategien? • Vi er midt i en ekstra krevende overgangsfase innen IT-utviklingen, fra PC-fasen til nettfasen (pluss Y2K og euro) - så svaret foreløpig må være ja

3. Hva er en IT-strategi? • ”En IT-strategi er et retningsgivende dokument som blir til i forpliktende dialog med ledelsen. Den rammer inn prioriterte prosjekter for anvendelse av IT med ca 3 års horisont og beskriver deres praktiske og økonomiske konsekvenser.” P.H. • Veivalg: Gjøre de riktige ting, fokusere på viktige ting, hva skal vi bruke ressursene våre på? • Målet er beslutninger om kursendringer

4. IT-strategiens innhold: Forsøk på kategorisering Beslutnings-støtte Strategiske prosjekter Må-prosjekter Infrastruktur Organisering, styring, bemanning

5. ITs betydning varierer fra bedrift til bedrift (eller til og med internt) Kostnadsfokus Gevinstfokus S Fabrikk Strategisk ITs betydning i dag Snu-operasjon Støtte L L S ITs betydning i fremtiden

6. Status (nå-situasjon) er selvfølgelig et viktig utgangspunkt • Status skal vurderes, ikke bare beskrives • Ingen er 100% fornøyd • Krever erfarne personer med innsikt i bransjens utfordringer • IT-strategi skal være konklusjoner, ikke bare analyser. Uten konklusjoner, ingen forankring. Uten forankring, ingen gjennomføring

7. Dialogen er viktigere enn dokumentet • Eller: Produkt og prosess • Involvere de rette personer (å vite litt er farlig) • Ikke en konsulent/IT-sjef jobb (men noen må skrive og redigere) • Aldri flertall/mindretall • Dialogen blir lett prat og syting • Organisasjonsmessig læringsprosess

8. Fokus skal rettes mot gevinster, ikke bare mot kostnader • Hva vil vi med IT? Perspektiver, sammenheng, lange linjer • ”Ekte” gevinster: Bedre tjenester, spare innsats eller penger • Andre gevinster: Redusere IT-kostnadene • Fra slagord til konkrete ideer

9. Fra visjoner til handlinger • Mer effektivt arbeid, tjenesteleveranser, informasjonsdistribusjon (dvs. systemer, ikke bare verktøy) • Forbedringer i det tekniske fundamentet (bl.a. kommunikasjon, sikkerhet) • Forbedringer i gjennomføringsevnen (organisering, styring, bemanning)

10. Typiske erfaringer med IT-strategier • Mindre enn 50%, kanskje bare 10% av strategien blir satt ut i livet - hvorfor? • Hvorfor skal vi gjøre det likevel? • Planlegge tilstrekkelig - men gjennomføre mye (5% strategi, 95% gjennomføring) • Få gehør og forankring Prosess, dvs. måten strategien søkes realisert (forankring mangler) Egnethet, dvs. er planene gode og gjennom-førbare? • Ressursmangel: • tid • penger • personale • ledelsesstøtte • ofte fordi altfor mange tiltak blir satt i gang samtidig

11. Fra strategier til handlingsplaner Hva vil vi med IT? Forbedringer, nyanskaffelser Hvordan skal vi realisere de prioriterte tiltakene? • Hva? • Når? • Hvor mye? Prioritering, dvs. administrativ og politisk vilje til å satse Konsentrasjon eller spredning?

12. Ansvarsplassering • Det er ingen mening i å lage handlingsplaner uten å plassere ansvaret for realisering på det rette sted (prosjekteier, prosjektleder) • Hit the ground running • De fleste IT-strategier blir i liten grad gjennomført

13. Hvor går grensen? start dok. levert beslutning fattet videre arbeid organisert

14. Hvor dypt skal vi gå? Hvordan klarer vi å gå dypt nok? • Strategi: Hva vil vi med IT? Hva skal vi prioritere? Hva skal vi gjøre selv og hva skal vi kjøpe av andre? Hvordan skal vi organisere oss og styre IT-virksomheten? Hva skal vi anskaffe? Hvordan skal vi skaffe data? Grove kostnader og gevinster.... • Taktikk: Anskaffelsesprosesser inkl. forhandlinger; forprosjekter; detaljerte kostnader og gevinster.... • Operasjon: Gjennomføre strategien....

15. Don´t stop the music! • Verden og perspektivene forandrer seg kontinuerlig • Fortsette dialogen som er etablert under strategiprosessen

16. IT-strategi - hovedpunkter Plan for å forbedre virksomheten v.h.a. IT-bruk, dvs. forandringer • ressurser • penger • gjennomførb. Nye prosjekter/ forprosjekter • hva vil vimed IT? Prio Tiltaksplan (handlingsplan) Visjon Forbedringer i tekn. fundament Styrking av gjennomfør.evne • ansvar Basis: Vurdering av nå-situasjonen • Dialog • Dokument • Spredning? • Konsentrasjon? • 2/3 dokum. • Strategi/handl. plan • Regler ogretningslinjer • Roller og ansvar • Ledelsen • Brukeravdelingene • IT-avdelingen Noen hovedtemaer

17. Bakgrunn og formål med IT-strategien • Hovedhensikten er • dels å tenke gjennom og stake ut kursen for IT-bruken og • dels å sørge for at ledelsen, brukerne og IT-avdelingene får en felles forståelse av hva bedriften ønsker å oppnå med bruk av IT, hva konsekvensene vil være og hvordan ressursbruken skal prioriteres

18. Hva er en IT-strategi? • IT-strategien er bedriftens plan for å forbedre virksomheten ved hjelp av IT. Den skal • forankres i og understøtte forretningsstrategien • omhandle strategiske sider ved bedriftens bruk av IT, konkretisert i satsinger • vise de konsekvenser satsingene vil føre med seg • forankres i linjeorganisasjonen • realiseres gjennom en handlingsplan • vedtas formelt • Toppledelsen skal ha eierskap til IT-strategien • IT-avdelingen (og evt eksterne leverandører) er det utførende ledd

19. 3 dokumenter • IT-strategi (3 års horisont) • Handlingsplan (tiltaksplan), grovt over 3 år, detaljert 1 år ad gangen, budsjettbundet • Regler og retningslinjer (”kjøreregler”)

20. IT-strategiens avgrensning Forretningsvirksomheten 30-50 ganger X personer Ledersfære IT-virksomheten IT-avdelingen = IT-sfære Brukersfære X personer

21. Hvorfor skal vi lage en IT-strategi? • Forståelse og støtte fra toppledelsen slik at de nødvendige ressurser blir bevilget og beholdt (dvs. at toppledelsen er målgruppe nr 1 og strategien må derfor være virksomhetsrettet) • Mest mulig målrettet bruk av ressursene, finne riktig balanse mellom konsolidering og innovasjon (dvs prioritering) • Riktige forventninger i brukermiljøene om de resultater de kan regne med å få IT Ressurser (NOK) Resultater (info) • Strategi: Velge et sett virkemidler for å nå angitte mål

22. IT-strategiens hoveddisposisjon • Bakgrunn og formål • Forretningsmål og IT-mål • Prioriterte satsinger innen • Datasystemer/datagrunnlag • Teknisk fundament • Gjennomføringsevne • Konsekvensvurderingeri forhold til en grov tidsplan • IT-strategi skal være konklusjoner, ikke bare analyser. Uten konklusjoner, ingen forankring. Uten forankring, ingen gjennomføring

23. Strategiprosessen • Toppledelsen: Godkjenner mandat, fungerer som styringsgruppe (evt utvidet med fagorg.), godkjenner resultatet • Referansegruppe (IT-utvalg): Høringsinstans underveis, forbedrer både forankringen og kvaliteten • Arbeidsgruppe: En håndfull personer som representerer hovedsystemområdene og IT, diskuterer og legger frem utkast og forslag Pr. leder

24. IT-strategi for en næring • Standardsystemer (flere deler kostnadene, største felles multiplum, basis for skreddersydde tillegg) • Tverrgående, “inter-organisatoriske” prosesser (f.eks. samarbeid kunde-leverandør) • Felles data - ett sted, tilgjengelig for alle • Felles teknisk fundament (f.eks. intranett) • Felles ressurser og styring Samarbeid om formiddagen, konkurranse om ettermiddagen (f.eks. banknæringen, møbelnæringen osv)

25. Viktige stikkord om IT-strategier • Forbedre virksomheten v.h.a. IT - ikke bare tenke teknikk • Fra forretningsmål/visjon til satsinger og derfra til satsingenes konsekvenser (hva skal til?) • Konsekvensene omfatter både den underliggende teknikken og gjennomføringsevnen • Gå ut fra status, men ikke dvele ved den • Ofte er beslutningen å avgrense og utrede et område gjennom et forprosjekt - ikke å sette i gang selve prosjektet • Prioritere satsingene i planperioden - ikke alt skal gjøres første året • Alltid tildele ansvar for en satsing - ellers dunster den bort • Handlingsplan og budsjett konkretiserer strategien år for år • IT-policy bør beskrives i et eget dokument: Regler og retningslinjer

26. Hva består IT-virksomheten av? Datamaskiner og -systemer Datakommunikasjon Informasjons- produksjon og -distribusjon

27. 3 viktige dokumenter Regler og retningslinjer for bruk av IT Handlingsplan og budsjett for neste år IT-strategi for kommende 3 års periode

28. Elementer i strategien • Virksomhetsmål og IT-mål • Marked: Interne og eksterne kunder • Hvordan skal IT bidra til oppgaveløsningen (datasystemer og datagrunnlag) • Intern utvikling/vedlikehold • Innkjøpt utenfra • Systemintegrasjon (hvilke systemer behøver å henge sammen?) • Teknisk fundament • Bruk av eksterne leverandører • Gjennomføring av strategien og realisering av gevinster • IT-funksjon og ressurser; eksterne leverandører • Styring og prioritering av IT-virksomheten • Ansvarsplassering innen IT-virksomheten, bl.a. for OU og gevinstrealisering • Opplæring og brukerstøtte forutset-ninger konsek-venser

29. Systemstøtte: Nye muligheter • Arbeidsflyt • Elektronisk dokumentlagring • Elektronisk datautveksling (EDI) • Internett: Etablert infrastruktur, tilgjengelig for alle, kan brukes til mange ting, etterhvert like uunnværlig som telefonnettet • Intranett/Ekstranett: Infrastruktur forbeholdt en gruppe bedrifter, basert på Internett-teknologien, vanligvis knyttet til både de interne dataressurser og Internettet

30. IT-strategi i fugleperspektiv • Input: • Virksomhetsstrategien (hvordan kan IT bidra til å realisere den, ambisjoner, visjoner) • IT-status • Eksternt og internt pålagte må-oppgaver • Resultat: • Strategien (prinsipiell, kortfattet og langsiktig, med ledelsen som hovedadressat) • Handlingsplaner/ budsjetter (årlige, IT-rettede, operasjonelle, ofte tekniske, tidssatte)

31. Modell for strategiutvikling Nå-situasjon 3a. Forbedringer innen systemstøtten (inkl. datagrunnlaget) 1. Oppsummere bedriftens visjoner og målsettinger 2. Hvordan kan IT bidra til å realisere bedriftens visjoner og målsettinger 4. Utforme handlingsplaner, kost/nytte vurderinger og underlag for budsjettering 3b. Forbedringer innen det tekniske fundamentet Ved- tak 3c. Forbedringer innen gjennom-føringsevnen (organisering, styring, bemanning, opplæring m.v.) prioritering nr 1 prioritering nr 2

32. Økende risiko • IT må virke, stadig mer kritisk for virksomheten • Økende kompleksitet • Økende krav til kontinuitet og sikkerhet • Høyere krav til effektivitet, kost/nytte • Økende krav til integrasjon • Raske og brå endringer • Må akseptere høyere IT-kostnader

33. IT-virksomheten Leder- sfære Forretnings- utvikling bl.a. hva kan vi bruke IT til System- utvikling (evt anskaffelse) System- integrasjon • Drift • Kundeservice • Maskin- og • applikasjonsdrift Bruker- sfære IT-sfære Tekn.fundament Implementering

34. IT-funksjonens to roller • Stabsrolle: Strategier, gevinster, kostnader • Servicerolle: Kostnader, servicenivå-avtaler • Stabsrollen: • forretnings-utvikling • IT-strategi • arkitektur • organisering • Servicerollen: • utvikle/skaffe/ integrere systemer • drift • sentral brukerstøtte Stabsrollen blir ofte overskygget av servicerollen!

35. "IT-huset" Organisering og gjennomføring Administrative fellessystemer Teknisk fundament inkl. drift og støtte

36. Gjennomføringsevnen:Hvor er flaskehalsen? • IT-avdelingen? • Eksterne ressurser? • Brukerressursene? • Lederressursene?

37. Teknisk fundament, inkl. drift, administrasjon og opplæring/støtte • “Distribuerte miljøer” (dvs. PCer, lokalnett, lokale tjenermaskiner) koster pr bruker 50-100% mer enn stormaskin-basert databehandling (Gartner Group: NOK 70.000 pr bruker pr år eller mer) • Av kostnadene er 80% arbeid, bare 20% utstyr og programmer • Arbeid både hos brukerne og i IT-avdelingen • Skal vi redusere kostnadene, må vi fokusere på de arbeidskrevende komponentene

38. Gjennomføring Større beslutninger IT-utvalget IT-forum Systemmøte Brukeransvarlig-forum Mindre beslutninger

39. Gevinstrealisering • Nå i forhold til før; i fremtiden i forhold til nå • ITs Akhilleshæl? • IT er muliggjører (enabler), gevinstene realiseres i brukermiljøene, vanskelig å måle • Forholdene forandrer seg • Hva var egentlig ITs bidrag? • Vi bør fokusere mye kraftigere på gevinster: Hva skal vi få til og hvordan?