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FORMANET application de traitement des marchés DFC de formation professionnelle continue Les Grands principes fonctionnels L’application et son utilisation DEFC/EL. Rappel : Le système d’information de la DEFC – avec zoom sur partie Marchés. CTEF. Réseaux prescripteurs. Organismes
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FORMANET application de traitement des marchés DFCde formation professionnelle continueLes Grands principes fonctionnelsL’application et son utilisationDEFC/EL
Rappel : Le système d’information de la DEFC – avec zoom sur partie Marchés CTEF Réseaux prescripteurs Organismes de Formation Opérateurs externes (ASP / Pôle Emploi / AGEFIPH / …) PRAO Extra net ( portail SICORRA) Recensement des besoins Traitmt Subv. Indicateurs Éditions Appel d’Offres Suivi et Paiements FORMANET APPELNET REPERNET Conception/ Préparation Extranet CARED Extranet CTEF SUBNET dépôt-instr-vote -paiements Contrôle Instruction Suivi / Édition Saisie des offres Identification Des structures et sites Infos sessions + prescriptions Relevés d’heures Facturation Mandatement PROSPER PILOTAGEPilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses FSE / CTEF / Budgets Autres Directions FINANCES Outils Comptables de la Région Rhône Alpes Référentiels internes Région Rhône Alpes SCHEMA BLOC DU SYSTEME D’INFORMATION DE LA DEFC – Traitement des marchés
Consultation Les données d’une offre Caractéristiques attendues : Niveau Certifications Localisations Type de prestation 1 Lot(s) n Ss traitant(s) Mandataire 1 n 1 n 0 1 1 Ss traitant(s) Titulaire Membres (co traitants) intitulé « générique » de lot 1 0 0 n n 1 1 Prestataires Offre(s) Intitulé = intitulé « générique » du lot 1 n n 1 Parcours localisations 1 n 1 n 1 Caractéristiques proposées : Niveau Certification Localisations Type de prestation 1 parcours = 1 à n couple(s) prestataire - localisation n Parcours Prestataire localisation 1 n 1 1 modules Prestataire n = site du titulaire ou site des co traitants membres du groupement
Consultation Métier Comptable Juridique Les données d’un marché Lot(s) 1 n Mandataire Affectation(s) 1 Lot / Période(s) 1 n 1 n 1 1 Contrat(s) Titulaire Membre(s) RIB 1 1 1 n n Bon(s) de commande Engagement (0) 1 1 n 1 1 Factures/ Paiement Déclaratif n Parcours 1 1 1 n
Qu’est-ce que FORMANET ? • Un outil de type extranet accessible à toute structure titulaire d’un marché ou co-traitant, permettant de gérer les marchés, de traiter les bons de commande, d’inscrire les stagiaires, d’établir les relevés d’heures, les facturations et demandes de paiement. • Une externalisation des tâches sans valeurs ajoutées pour la Région • Une dématérialisation des procédures (bons de commande) permettant une plus grande réactivité dans le traitement des marchés. • Une application en accord avec la structure de nos offres et de notre approche des marchés de formation professionnelle continue. • Un moyen de suivi et de pilotage fin de nos actions de formation (suivi de réalisation au niveau stagiaire).
Les principes fonctionnels de FORMANET • L’inscription des stagiaires • Les relevés d’heures • Les états mensuels et les facturations • Les cas particuliers
Les modalités d’inscription des stagiaires • L’inscription des stagiaires se fait par transfert des prescriptions des candidats retenus dans PROSPER • Le transfert sera possible si • L’action a fait l’objet d’un bon de commande dans Formanet • Le volume d’heures commandées disponible est suffisant • L’inscription du stagiaire sera confirmée dès que les dates d’entrée réelle et la date de sortie prévue seront renseignées ainsi que sa durée prévisionnelle en centre et en entreprise • La suppression d’un stagiaire dans Formanet n’est pas possible. Si la prescription du stagiaire a été transférée mais que celui-ci ne se présente pas, considérer sa date d’entrée et de sortie identique. Il sera sortie pour cause d’abandon de candidature.
Entrée des stagiaires LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 300 h S2 300 h S3 300 h S4 S5
Entrée des stagiaires + BDC LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 300 h S2 300 h S3 300 h S4 300 h 300 h S5 BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € HS1 + HS2+ HS3 <= H commandées BDC1 Donc inscription S1 S2 et S3 possible. HS1 + HS2+ HS3 + HS4 + HS5 > H commandées BDC1 Donc inscription S4 et S5 non autorisées.
Entrée des stagiaires + BDC LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 300 h S2 300 h S3 300 h S4 300 h 300 h S5 BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées = 500 h La somme des heures engagés pour S1 + S2 + S3 +S4 et S5 sont inférieures ou égales aux heures commandées par les bons de commande numéro 1 et 2. Tous les stagiaires peuvent être inscrits et émargent sur les 2 bons de commande
Notions à retenir - Inscription des stagiaires • La date de téléchargement du BDC et le volume de celui-ci conditionne l’inscription des stagiaires • L’émission d’un 2ème BDC vient abonder le capital d ’heures commandées • le téléchargement de ce 2ème BDC autorise l’inscription de nouveaux stagiaires dans la limite des heures disponibles (total des heures commandées - heures engagées) • les stagiaires ne sont pas « physiquement » rattachés à un BDC • Les stagiaires sont inscrits sur une action de formation (de la réponse à l’appel d’offres)
Notions à retenir - Inscription des stagiaires • Le volume d’heures estimé du marché = il s’agit de la base sur laquelle la Région s’est appuyée pour construire la programmation – ce volume horaire n’est pas contractuel : le marché est sans mini, sans maxi, c’est le(s) bon(s) de commande(s) qui font foi • Le volume d’heures commandées = sommes des heures commandées des différents bons de commande (seuil maximum de réalisation et plafond horaire d’inscription des candidats – pas de « sur-booking » autorisé) • Le volume d’heures engagées = somme des heures prévues de tous les stagiaires inscrits en formation sur le marché • Le volume d’heures réalisées = somme des heures réalisées de tous les stagiaires inscrits en formation sur le marché • Le volume d’heures facturées = sommes des heures réalisées ayant fait l’objet de facturation • Le volume d’heures mandatées = somme des heures réalisées, facturées et ayant été payées
Entrée des stagiaires + Relevé d’heures LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 300 h 35 h S2 300 h 35 h S3 35 h 300 h S4 300 h 300 h S5 Consommé : 105 h Reste 1385 h RH1 = 105 h RH2 RH3 RH4 RH5 RH6 RH7 RH8 RH9 RH10 Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin
Entrée des stagiaires + Relevé d’heures LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 300 h 35 h S2 300 h 35 h S3 300 h 35 h S4 300 h 35 h 300 h 35 h S5 Consommé : 105 h Reste 1385 h Consommé : 175 h Reste 1220 h RH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 RH4 RH5 RH6 RH7 RH8 RH9 RH10 Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin
Entrée des stagiaires + Relevé d’heures LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 20 h S2 20 h S3 20 h S4 300 h 35 h 300 h 35 h S5 Consommé : 105 h Reste 895 h Consommé : 175 h Reste 720 h Consommé : 175 h Reste 545 h Consommé : 175 h Reste 370 h Consommé : 175 h Reste 195 h Consommé : 175 h Reste 20 h Consommé : 175 h Reste 170 h Consommé : 130 h Reste 40 h Reste 345 h 20 h RH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 = 175 h RH4 = 175 h RH5 = 175 h RH6 = 175 h RH7 = 175 h RH8 = 175 h RH9 = 130 h RH10 Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin
Entrée des stagiaires + Relevé d’heures LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 S2 S3 S4 20 h 20 h S5 Consommé : 105 h Reste 895 h Consommé : 175 h Reste 720 h Consommé : 175 h Reste 545 h Consommé : 175 h Reste 370 h Consommé : 175 h Reste 195 h Consommé : 175 h Reste 20 h Consommé : 175 h Reste 170 h Consommé : 130 h Reste 40 h Reste 325 h Consommé : 40 h 20 h RH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 = 175 h RH4 = 175 h RH5 = 175 h RH6 = 175 h RH7 = 175 h RH8 = 175 h RH9 = 130 h RH10 = 40 h Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin
Notions à retenir - Gestion des relevés d’heures • Les relevés d ’heures sont toujours mensuels • Ils font état des heures réalisées par l’ensemble des stagiaires en formation durant le mois, sans distinction des bons de commande émis • un relevé d’heures concerne une action et une seule Contrôles réalisés par FORMANET • la somme des heures réalisées doit toujours être < ou = aux heures prévues par stagiaire • la somme des heures réalisées mentionnées dans le relevé d’heures doit être < ou = aux heures disponibles sur le marché (heures commandées - heures réalisées)=> double contrôle : au niveau du stagiaire et du marché
Particularité de la gestion des bons de commande dans FORMANET Temps Bon de commande 1 Bon de commande 2 Parcours 1 – session 1 Parcours 1 – session 2 Parcours 2 – session 1 Cas « normal » : La commande s’exécute sur le BDC Parcours 3 – session 1 Parcours 4 – session 1 Bon de commande 1 Bon de commande 2 Parcours 1 – session 1 Parcours 1 – session 2 Parcours 2 – session 1 Principe « FormaNet » : Gestion des heures réalisées Facturation des heures sur le BDC 1 Jusqu’à 100% avant de consom le BDC 2 Session 1 Parcours 3 Parcours 4 – session 1
Notions à retenir - Facturation • FORMANET permet d’établir une facture. • Cette facture correspond à la demande d ’acompte ou de solde. • Elle peut être éditée par l ’OF et comporte un numéro d’ordre généré par FORMANET. • Elle se rattache à un bon de commande mais concerne les heures réalisées par les stagiaires sur 1 à n actions, sur 1 à n mois (états mensuels). • Cette facture regroupe donc un à n états mensuels, lesquels concernent chacun une action et un relevé d ’heures mensuel par mois.
Entrée des stagiaires + BDC + relevé d’heures LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 35 h 300 h S2 300 h 35 h S3 35 h 300 h S4 300 h 300 h S5 Consommé : 105 € Reste 745 € Avance : 15% de BDC1soit avance = 150 € Reste : 850 € Facture 1 RH1 = 105 h RH2 RH3 RH4 RH5 RH6 RH7 RH8 RH9 RH10 Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €
Entrée des stagiaires + BDC + relevé d’heures LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 300 h 35 h S2 300 h 35 h S3 300 h 35 h S4 300 h 35 h 35 h 300 h S5 Consommé : 105 € Reste 745 € Consommé : 175 € Reste 570 € Avance : 150 € Reste : 850 € Facture 1 Facture 2 RH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 RH4 RH5 RH6 RH7 RH8 RH9 RH10 Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €
Entrée des stagiaires + BDC + relevé d’heures LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 300 h 35 h S2 300 h 35 h S3 300 h 35 h S4 300 h 35 h 300 h 35 h S5 Consommé : 105 € Reste 745 € Consommé : 175 € Reste 570 € Consommé : 175 € Reste 395 € Récup Av : 150 € Consommé : 175 € Reste 370 € Consommé : 175 € Reste 195 € Consommé : 175 € Reste 20 € Avance : 150 € Reste : 850 € Facture 1 Facture 2 Facture 3 Facture 4 Facture 5 Facture 6 RH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 = 175 h RH4 = 175 h RH5 = 175 h RH6 = 175 h RH7 RH8 RH9 RH10 Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €
Entrée des stagiaires + BDC + relevé d’heures LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 300 h 35 h S2 300 h 35 h S3 300 h 35 h S4 300 h 35 h 300 h 35 h S5 Consommé : 105 € Reste 745 € Consommé : 175 € Reste 570 € Consommé : 175 € Reste 395 € Récup Av : 150 € Consommé : 175 € Reste 370 € Consommé : 175 € Reste 195 € Consommé : 175 € Reste 20 € Avance : 75 €Consommé : 155 €Reste 270 € Avance : 150 € Reste : 850 € C: 20 € R : 0 € Facture 1 Facture 2 Facture 3 Facture 4 Facture 5 Facture 6 F7 Facture 8 RH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 = 175 h RH4 = 175 h RH5 = 175 h RH6 = 175 h RH7 = 175 h RH8 RH9 RH10 Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €
Entrée des stagiaires + BDC + relevé d’heures LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 20 h S2 20 h S3 20 h S4 300 h 35 h 300 h 35 h S5 Consommé : 105 € Reste 745 € Consommé : 175 € Reste 570 € Consommé : 175 € Reste 395 € Récup Av : 150 € Consommé : 175 € Reste 370 € Consommé : 175 € Reste 195 € Consommé : 175 € Reste 20 € Consommé : 175 € Reste 95 € Recup Av : 75€Consommé : 130 € Reste 40 € Avance : 425 €Consommé : 175 €Reste 270 € Avance : 150 € Reste : 850 € C: 20 € R : 0 € Facture 1 Facture 2 Facture 3 Facture 4 Facture 5 Facture 6 F7 Facture 8 Fact 9 Fact 10 RH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 = 175 h RH4 = 175 h RH5 = 175 h RH6 = 175 h RH7 = 175 h RH8 = 175 h RH9 = 130 h RH10 Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €
Entrée des stagiaires + BDC + relevé d’heures LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 S2 S3 S4 20 h 20 h S5 Consommé : 105 € Reste 745 € Consommé : 175 € Reste 570 € Consommé : 175 € Reste 395 € Récup Av : 150 € Consommé : 175 € Reste 370 € Consommé : 175 € Reste 195 € Consommé : 175 € Reste 20 € Consommé : 175 € Reste 95 € Recup Av : 75€Consommé : 130 € Reste 40 € Avance : 425 €Consommé : 175 €Reste 270 € Avance : 150 € Reste : 850 € Consommé : 40 € reste : 0 € C: 20 € R : 0 € Facture 1 Facture 2 Facture 3 Facture 4 Facture 5 Facture 6 F7 Facture 8 Fact 9 Fact 10 Fact 11 RH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 = 175 h RH4 = 175 h RH5 = 175 h RH6 = 175 h RH7 = 175 h RH8 = 175 h RH9 = 130 h RH10 = 40 h Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €
Notions à retenir - Facturation • L’avance est versée au déclenchement de chaque BDC • Les états mensuels donnent lieux à des factures qui s’imputent sur le BDC 1 jusqu ’à épuisement de ce dernier avant de venir s’imputer sur le BDC suivant • Lorsque les états mensuels à facturer donnent lieu à une facture d’un montant dépassant le disponible sur le BDC1, FORMANET génère automatiquement 2 factures, l’une venant solder le BDC1, l’autre venant s’imputer sur le BDC 2 • L’avance sur le BDC 2 peut être versée bien avant que le BDC2 ne commence à être consommé • L’abandon de stagiaires en cours de formation pour motif non légitime libère des heures. Si elles ne sont pas réutilisées, la sous réalisation de l ’action peut selon les cas entraîner une « non consommation » du BDC2. L’avance versée sur BDC 2 sera alors récupérée par un titre de recette.
Cas particulier LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 35 h 35 h S2 S3 35 h S4 S5 Consommé : 105 € Reste 745 € Avance : 150 € Reste : 850 € F 1 : 105 € EM1 validé = 105 h Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €
Cas particulier LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 35 h 35 h S2 S3 35 h S4 35 h 35 h S5 Consommé : 105 € Reste 745 € Consommé : 70 € Reste 675 € Avance : 150 € Reste : 850 € F 1 : 105 € F 2 : 70 € EM1 validé = 105 h EM2 validé = 70 h Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €
Cas particulier LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 € MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 € Début Fin S1 35 h 35 h 35 h 35 h S2 35 h 35 h S3 35 h 35 h 35 h S4 35 h 35 h 35 h 35 h 35 h 35 h S5 Consommé : 105 € Reste 745 € Consommé : 70 € Reste 675 € Consommé : 350 € Reste 325€ F2 a été mandaté – l’état mensuel d’octobre est non modifiable – impossible de déclarer les heures de S1, S2, S3 oubliées et de corriger les heures de S4 et S5. Les états mensuels sont crées sur les mois de novembre et décembre. Pour la facturation, seuls les nouveaux états mensuels validés sont pris en compte. Détails des états mensuels uniquement sur la facture. Avance : 150 € Reste : 850 € F 1 : 105 € F 2 : 70 € F 3 : 350 € EM1 facturé = 105 h EM2 validé = 70 h EM3 validé = 175 h EM4 validé = 175 h Sept. Oct. Nov. Déc. BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €
Notions à retenir - cas particuliers de facturation • Les relevés d ’heures sont mensuels, et donnent lieu à des états mensuels, quel que soit le rythme de facturation. • la facturation peut être mensuelle ou non (à l’initiative de l ’OF) • une facture peut englober plusieurs états mensuels. • FORMANET autorise la modification ou la suppression d’une facture tant qu’elle est « générée » donc au statut « nouvelle » et qu’elle n’a pas été validée (statut : « validée DFC » pour un acompte ou « validée titulaire » pour un solde) • Une fois validée, une facture n’est pas modifiable : les relevés d ’heures et les états mensuels rattachés seront figés. • En cas d’erreur ou d’heures omises sur un mois ayant fait l ’objet d’une facture, les modifications seront impossibles – les heures non comptabilisées ne seront pas payées. • FORMANET conserve la trace de toutes les modifications opérées et permet de visualiser un historique des modifications. • Nouveauté de fin 2009 : une fois un bon de commande soldé, les états mensuels facturés sur ce bon de commande ne sont plus modifiables
Autres particularités de FORMANET • Gestion d’une base stagiaire unique (unicité garantie par le groupe Nom, prénom, date de naissance, genre) • inscription du stagiaire sur une action et chez le prestataire qui réalise l’action (prestataire principal) • Vision possible pour chaque co-traitant de ses propres marchés et des marchés sur lesquels il intervient en qualité de co-traitant • Possibilité pour chaque co-traitant d’effectuer l’inscription de ses stagiaires et de saisir ses relevés d’heures : seul le mandataire sera habilité à générer les factures • Reconstitution possible des modifications opérées à chaque étape du processus de traitement • Visualisation du détail de chaque facture : bon de commande de rattachement, montant réellement facturé après déductions éventuelles (récupération d’avance, pénalité,…), états mensuels correspondants, relevés d’heures et stagiaires concernés, date de mandatement et date de paiement
Illustration de la répartition des heures opérées par FORMANET entre 2 bons de commande
Illustration de la répartition des heures opérées par FORMANET entre 2 bons de commande Oct. Nov. Déc. États mensuels 01/11 30/11 01/12 31/10 S1 100 S2 20 80 S3 100 S4 100 Heures disponibles fin octobre sur BC1 = 120h BDC 1 BDC 2
Les évolutions de FORMANET à venir • Gestion des stagiaires par session (bénéfice de l’inscription des stagiaires dans PROSPER sur une session et possibilité de regrouper les stagiaires par session => apporter de la lisibilité) • Établissement de relevés d’heures par session et par action • Intégration de la gestion à l’heures groupe (nouvelle modalité de calcul retenue pour la programmation Compétences Première)
Besoin d’assistance Merci de contacter la hotline dfcextranet@rhonealpes.fr Préciser dans l’objet de votre mail : « FORMANET - ………. » Ne pas omettre de préciser votre numéro de marché, la programmation (initiale ou reconduite), le descriptif détaillé de votre problème, l’intitulé de l’action de formation concernée Votre nom et vos coordonnées sont également indispensables Merci de votre attention Illustration sur l’application