TULOKSELLISUUDEN ARVIOINNISTA JA MITTAAMISESTA JULKISELLA SEKTORILLA

1. TULOKSELLISUUDEN ARVIOINNISTA JA MITTAAMISESTA JULKISELLA SEKTORILLA • Aki Jääskeläinen (aki.jaaskelainen@tut.fi) • Mittaritiimi, Tampereen teknillinen yliopisto Aki Jääskeläinen

2. Aki Jääskeläinen

3. - MITTARITIIMI -Aineettoman pääoman ja liiketoiminnan suorituskyvyn johtamisen tutkimusryhmä • ryhmä tutkii ja kehittää yritysten suorituskyvyn johtamismenetelmiä ja -työkaluja keskittyen seuraaviin teemoihin: • aineettoman pääoman johtaminen • mittaaminen, mittarit ja tunnusluvut • tuottavuus • toimintamallina yritysyhteistyössä toteutettavat tutkimusprojektit • viimeisimpiä case-organisaatioita mm. Helsingin kaupunki, Jämsän seudun terveydenhuollon kuntayhtymä, Hollming Works Oy, Luvata Pori Oy, Prizztech Oy ja JVN Oy Kehittämistalo, Value Partners Oy, Insinööritoimisto Enmac Oy, Fastems Oy Ab, Tamfelt Oyj Abp, Oy Tamglass Ab, Nokian Renkaat Oyj, Buildercom Oy, Idean Research Oy, Mobisoft Oy, Nokia Oyj ja TeliaSonera Oyj • ryhmään kuuluu kuusi TTY:n teollisuustalouden ja tiedonhallinnan laitosten tutkijaa – projekteja toteutetaan yhteistyössä muiden tutkimuslaitosten kanssa • Mittaritiimi on perustettu vuonna 1999 • Yhteystiedot, projektikuvaukset, ja julkaisut verkkosivuilla: www.tut.fi/pmteam Aki Jääskeläinen

4. ESITYKSEN SISÄLTÖ • Tuloksellisuus julkisella sektorilla • Mittausjärjestelmien kehittäminen sekä siihen liittyvät haasteet ja niiden voittaminen • Case: Helsingin kaupunki • Yhteenveto Aki Jääskeläinen

5. TUOTTAVUUS • tuottavuuden perinteinen määritelmä: • tuotos / panos • tuottavuutta voidaan tarkastella eri tasoilla: • kansantaloudet • toimialat • yritykset ja julkiset organisaatiot • organisaatioiden yksiköt • yksilöt Aki Jääskeläinen

6. TUOTTAVUUS JA TULOKSELLISUUS JULKISELLA SEKTORILLA Valtiovarainministeriö, 1991 Aki Jääskeläinen

7. ESIMERKKEJÄ JULKISTEN ORGANISAATIOIDEN TULOKSELLISUUDEN TEKIJÖISTÄ • Tuotokset ja vaikutukset • tuotettujen palvelujen määrä, laatu ja laillisuus • toiminnasta saatavat hyödyt • Panokset • henkilöstö ja sen osaaminen • henkilöstön terveys ja hyvinvointi • tietojärjestelmät ja muut tekniset apuvälineet • asiakkaiden oma panos • käytössä olevat rahat • Johtaminen ja prosessit • ennakoiva henkilöresurssien suunnittelu • organisaation sisäisten ja ulkoisten prosessien sujuvuus • Palvelukyky • palvelujen saatavuus ja kattavuus • asiakastyytyväisyys • alueen asukkaiden tyytyväisyys Aki Jääskeläinen

8. ESIMERKKEJÄ LAADUN ERI ULOTTUVUUKSISTA • palvelutuotoksen vaativuus • palvelutuotoksen vaikuttavuus (esim. ennaltaehkäisevä hoito) • palvelutuotoksen asiakaslähtöisyys • laadukkaasti toimiminen (vahinkojen minimointi) Aki Jääskeläinen

9. MITTAUSJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMINEN • mittausjärjestelmän kehittämisessä voidaan tunnistaa kolme vaihetta • (esim. Bourne et al., 2003, Neely et al., 2000) 1. Suunnittelu • mittauksen käyttötarkoituksen määritys • mittauskohteiden määritys • mittareiden tekninen suunnittelu • mittareiden käyttöperiaatteiden määritys 2. Käyttöönotto • vaadittavien tietojärjestelmien kehittäminen • tiedottaminen ja kouluttaminen • johdon sitouttaminen 3. Käyttö • järjestelmän käyttö johtamisen tukena • järjestelmän päivittäminen tarvittaessa Aki Jääskeläinen

10. ESIMERKKEJÄ MITTAREIDEN KÄYTTÖKOHTEISTA JULKISISSA ORGANISAATIOISSA • tavoitteiden asettaminen ja niiden toteutumisen seuraaminen • kehityskohteiden tunnistaminen • mitattavan asian merkityksen korostaminen • henkilöstön motivointi ja palkitsemisjärjestelmän tukeminen • erilaiset vertailut • budjetin laatiminen ja ennakoiva resurssien kohdentaminen Aki Jääskeläinen

11. MITTAREIDEN SUUNNITTELUUN LIITTYVIÄ HAASTEITA JULKISISSA ORGANISAATIOISSA • paljon sidosryhmiä, joilla ristiriitaiset tavoitteet ja tarpeet • mielipiteet liittyen mittauksen käyttötarkoituksiin (miksi mitata?) • mielipiteet liittyen mittausjärjestelmän sisältöön (mitä mitata?)  päädytään helposti monimutkaiseen järjestelmään • huonosti määritellyt tavoitteet • ongelmat tiiviin ja selkeän strategian määrityksessä • ongelmat tavoitteiden asettamisessa (mikä on toiminnan tarkoitus?) • epätietoisuus eri menestystekijöiden tavoitetasosta (esim. laatu) • haasteelliset mittauskohteet (esim. tuotos ja aineettomat menestystekijät) Aki Jääskeläinen

12. JULKISET ORGANISAATIOT TUOTTAVAT PALVELUJApalveluiden ominaispiirteet tuovat lisähaasteita mittareiden kehittämiseen • aineettomuus • tuottaminen ja kuluttaminen tapahtuu samanaikaisesti (työvoimaintensiivisyys, laatu) • palvelua ei voi varastoida • tuotannon standardoiminen haasteellista Aki Jääskeläinen

13. MITTARIN HYVYYDEN ARVIOINTI • mittarin ominaisuudet • validiteetti • reliabiliteetti • käytännöllisyys • relevanssi • mitattavan asian ominaisuudet • miten tärkeä? • onko mitattavissa? • mittaustilanne • mikä on mittauksen käyttötarkoitus? • kuinka paljon on käytössä resursseja (aika & raha)? • onko jo käytössä joitakin asiaa tukevia mittareita? Aki Jääskeläinen

14. ESIMERKKEJÄ MITTAREIDEN ARVIOINTIKRITEEREISTÄ PALKITSEMISJÄRJESTELMIEN YHTEYDESSÄ • miten hyvin mittarit ohjaavat toiminnan tavoitteiden toteutumiseen? • onko tuloksia mahdollista manipuloida? • liittyykö mittareihin osaoptimointiriskejä? • kuinka luotettavaa mittareiden data on? • voivatko palkitsemisjärjestelmässä mukana olevat henkilöt aidosti vaikuttaa mittarin tuloksiin? Aki Jääskeläinen

15. MITTAREISSA HAVAITTUJA KÄYTÄNNÖN ONGELMIA • mittausmenetelmien puutteet • erilaisten toimintojen ominaispiirteet • palveltavien asiakkaiden erot • puutteellinen informaatio toiminnan ja tavoitteiden kannalta merkityksellisistä tekijöistä • jättävät tilaa selityksille ja erilaisille tulkinnoille • mittausmenetelmien huono hyödyntäminen • riittämätön motivointi, ohjeistus ja koulutus • mittareiden vaatima data kirjataan eri tavalla eri yksiköissä  tulosten luotettavuus heikkenee • kerättävää dataa ei seurata ja analysoida tarpeeksi Aki Jääskeläinen

16. AJATUKSIA HAASTEIDEN VOITTAMISESTA • toiminnalle asetetaan jokin konkreettinen pitkän tähtäimen tavoite • tehokkuus • tuottavuus • vaikuttavuus • tuloksellisuus • mittausjärjestelmät suunnitellaan palvelemaan selkeästi määriteltyjä käyttötarkoituksia • eri sidosryhmien mittaamiseen liittyvät tarpeet priorisoidaan • johto laatii suunnitelman mittausinformaation hyödyntämisestä • mittausjärjestelmiä tuetaan motivaatiotekijöillä Aki Jääskeläinen

17. CASE: Helsingin kaupunki Aki Jääskeläinen

18. TUOTTAVUUDEN MITTAAMINEN JA JOHTAMINEN HELSINGIN KAUPUNGISSA • projektin tavoitteena kehittää Helsingin kaupungin tuottavuuden mittausta ja johtamista • projektin aikana toteutettavia tehtäviä: • kaupungin virkamiesjohdon haastattelut • tuottavuuden mittauksen pilottiprojektit yksittäisissä palveluissa • koko kaupungin tuottavuuden muutosta mittaavan menetelmän suunnitteleminen • projekti toteutetaan vuosina 2007 ja 2008 Aki Jääskeläinen

19. KOKO KAUPUNGIN TUOTTAVUUDEN MITTAUS”bottom-up” lähestymistapa Aki Jääskeläinen

20. SUUNNITTELUTYÖN ETENEMINEN SOSIAALIVIRASTON PILOTTIYKSIKÖISSÄ • yksiköiden toimintaan ja nykyiseen tuottavuusmittaukseen tutustuminen • tuottavuuden määrittely ja tuottavuuden mittaukselta vaadittavien asioiden läpikäyminen • vaihtoehtoisten mittaustapojen läpikäynti ja testaaminen • työversion laatiminen • työversion testaaminen  jatkokehitys • mittaustavan käyttöönotto Aki Jääskeläinen

21. MIKSI PILOTEISSA VALITTIIN LÄHESTYMISTAVAKSI TUOTTAVUUSMATRIISI? • pilottiyksiköiden edustajien kiinnostus matriisia kohtaan • toivomus yhdestä indeksiarvosta, jota selittävät tekijät helposti ymmärrettävissä • toivomukset laadun paremmasta huomioon ottamisesta • pyrkimys käytössä olevien mittareiden merkityksen lisäämiseen • matriisin selkeys ja helppo monistettavuus samankaltaisiin yksiköihin • konkreettisten tavoitteiden asettamisen helppous • ei saatavilla yhtä toimivaa tuotos/panos-mittaria Aki Jääskeläinen

22. TUOTTAVUUS JA SIIHEN VAIKUTTAVAT TEKIJÄTesimerkki päivähoidosta • laskennallisen läsnäolopäivän hinta (ilman vuokria) • S2 opetusta saavien lasten osuus % • tilojen käyttöaste % • lasten määrä / koko henkilökunnan määrä • henkilöstön sairauspoissaolo % • asiakastyytyväisyys (1-5) Aki Jääskeläinen

23. ESIMERKKI PÄIVÄKOTIEN TUOTTAVUUSMATRIISISTA Keskimääräinen arvo Merkitys tuottavuuden ja sen kehittämisen kannalta Aki Jääskeläinen

24. MATRIISIN HYÖDYNTÄMINEN TAVOITEOHJAUKSESSA Tavoite vuodeksi 2008 Tulos vuonna 2007 Aki Jääskeläinen

25. YHTEENVETO • julkisten organisaatioiden tuloksellisuus on moniulotteinen ilmiö • tuloksellisuuden mittaaminen on haastavaa, mutta mahdollista • mittareiden suunnittelun lähtökohtana tulee olla se, että ne liittyvät tarkasteltavan yksikön toimintaan ja tavoitteisiin • lisäksi tulee muistaa, että • käytännössä mikään mittari ei ole täydellinen • tärkeintä on, että mittari on käyttötarkoituksessaan hyödyllinen • mittarit ovat vain yksi tapa kerätä informaatiota Aki Jääskeläinen

26. KIRJALLISUUTTA • Bourne, M., Neely, A., Mills, J., Platts, K. (2003), Implementing Performance Measurement Systems: a Literature Review, International Journal of Business Performance Management, Vol. 5, No. 1, s. 1–24. • Boyne, G. A. (2002), Concepts and Indicators of Local Authority Performance: An Evaluation of the Statutory Frameworks in England and Wales, Public Money & Management, Vol. 22, No. 2, s. 17–24. • Jääskeläinen, A., Lönnqvist, A., Laaksonen, T. & Kulmala, H.I. (2007), Empirical analysis on the factors affecting the design of performance measurement systems in public sector, 4th Conference on Performance Measurement and Management Control, Measuring and Rewarding Performance, Nice, France, September 26-28, 2007. • Kujansivu, P., Lönnqvist, A., Jääskeläinen, A., Sillanpää, V. (2007), Liiketoiminnan ainettomat menestystekijät - mittaa, kehitä ja johda, Talentum Media Oy, Helsinki. • Lönnqvist, A., Kujansivu, P., Antikainen, R. (2006), Suorituskyvyn mittaaminen - tunnusluvut asiantuntijaorganisaation johtamisvälineenä, 2. uudistettu painos. Edita Publishing Oy. • Neely, A., Mills, J., Platts, K., Richards, H., Gregory, M., Bourne, M. and Kennerley, M. (2000), Performance Measurement System Design: Developing and Testing a Process-Based Approach, International Journal of Operations & Production Management, Vol. 20, No. 10, s. 1119–1145. • Rantanen, H., Kulmala, H. I., Lönnqvist, A., Kujansivu, P. (2007), Performance Measurement Systems in the Finnish Public Sector, International Journal of Public Sector Management, Vol. 20, No. 5, s. 415-433. • Uusi-Rauva, E. (toim.) (1997), Tuottavuus – mittaa ja menesty. Helsinki, Kauppakaari Oy. • Valtiovarainministeriö (1991), Hallinnon tuottavuusopas, Helsinki. Aki Jääskeläinen